Status - Erfasste Zeiten/Fahrtenbucheinträge – timr Support

Inhalt

Mit Hilfe der Status Werte ist es möglich erfasste Einträge vor nachträglichen Veränderungen zu schützen, sowie einen Workflow zur Abrechnung der erfassten Stunden abzubilden. Sie haben die Möglichkeit Ihre Einträge auf "Veränderbar", "Gesperrt", "Abgerechnet" oder "Abgeschlossen" zu setzen.

1. Wer kann den Status einstellen?

Bei der Editierung des Status kommt es auf die Berechtigung an, in wie weit ein Status verändert werden kann.

-Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter kann einen Eintrag von "Veränderbar" auf "Gesperrt" setzen. Wurde der Status einmal auf "Gesperrt" gesetzt, kann der Mitarbeiter diese Einstellung nicht mehr rückgängig machen

-Administrator: Der Administrator kann einstellen, ob jeder einzelne, mehrere oder alle Einträge eines Mitarbeiters "Veränderbar", "Gesperrt", "Abgerechnet" oder "Abgeschlossen" sind. Wenn der Administrator den Status eines Eintrags bestimmt hat, kann der Mitarbeiter diesen nicht mehr verändern. Jede getroffene Einstellung kann vom Administrator wieder verändert werden.

2. Status Übersicht

2.1. Status Veränderbar

Die initiale Status ist "veränderbar" und wird durch das Symbol eines offenen Schlosses angezeigt.

Veränderbar bedeutet, dass wenn man zum Beispiel die Projektzeit betrachtet, die Aufgabe Internes/Verwaltung gerade erledigt wurde und der Eintrag noch nicht weiter bearbeitet wurde.

2.2. Status Gesperrt

Wenn der Mitarbeiter oder der Administrator einen Eintrag auf "Gesperrt" setzt, kann dieser Eintrag nicht mehr verändert werden. Es können zum Beispiel die Zeiten nicht mehr nachträglich editiert werden. Es empfiehlt sich einen Mitarbeiter jene Einträge sperren zu lassen, die zur weiteren Verarbeitung (Abrechnung, Rechnungserstellung für den Kunden, etc.) bereit sind. Gesperrte Aufträge werden mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.

2.3. Status Abgerechnet

Wird der Status eines Eintrags auf "Abgerechnet" gesetzt, bedeutet dies, dass für den Eintrag eine Rechnung erstellt und diese dem Kunden zugesandt wurde. Für Ihr Unternehmen zeigt diese Markierung, dass der Auftrag zwar bereits abgerechnet wurde, allerdings zum Beispiel der Betrag noch nicht eingegangen ist. Wenn ein Eintrag abgerechnet wurde, wird das Symbol von einem Brief mit Dollarzeichen dargestellt.

2.4. Status Abgeschlossen

Wenn ein Eintrag (Arbeitszeit, Projektzeit, Fahrtenbuch) fertig bearbeitet wurde und Sie keine weiteren Schritte setzen, können Sie den Eintrag auf "Abgeschlossen" setzen. Dadurch wird signalisiert, dass diese Aufzeichnung keiner weiteren Bearbeitung bedarf. Bei Projektzeiten- und Fahrtenbucheinträgen können Sie den Status auf Abgeschlossen setzen sobald der Aufwand vom Kunden bezahlt wurde und die Leistung damit vollständig abgeschlossen ist. Der Status Abgeschlossen wird durch ein Archiv Symbol dargestellt.

3. Status ändern

Sie können den Status jedes einzelnen Eintrags (gebuchte Zeit oder Fahrtenbucheintrag) ändern. Dazu gehen Sie beim betreffenden Eintrag auf das Bearbeitungssymbol. Dort können Sie den Status ändern.

4. Sammeländerungen

Sie haben auch die Möglichkeit den Status mehrerer Einträge in einem Schritt zu bearbeiten. Sie können mehrere Einträge auswählen und einfach mit einem Häkchen markieren. Danach klicken Sie "Ausgewählte Einträge" und wählen die gewünschte Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit ausgewählte Einträge zu löschen.

5. Filtern nach Status

Sie können Ihre gesamten Einträge einer beliebig gewählten "Zeitspanne" (Markierung 1) nach Status filtern. Wählen Sie den "Status" (Markierung 2), den die gewünschten Einträge haben aus und klicken Sie auf "Filtern" (Markierung 3). Nun werden Ihnen nur mehr jene Einträge angezeigt, die diesen Status haben. Wenn Sie auf "Druck/Export" (Markierung 4) klicken und ein Ausgabeformat wählen, erscheinen in diesem Dokument auch nur die durch den Filter angezeigten Einträge.