Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Initial, nachdem ein Zeiteintrag erstellt wurde, ist der Status "Veränderbar". Die Statuswerte von Einträgen in Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch dienen einerseits als Filter, andererseits als Unterstützung im Workflow zur Abrechnung von Stunden und als Sicherstellung, dass Einträge nicht mehr verändert werden können.
Inhalt
1. Verfügbare Stati
2. Wer kann den Status einstellen?
3. Anwendungsfälle
4. Status ändern
5. Filtern nach Status
1. Verfügbare Stati
In der Arbeitszeit haben Sie haben die Möglichkeit Ihre Einträge auf
- Veränderbar
- Gesperrt
- Abgeschlossen
zu setzen.
In der Projektzeit und im Fahrtenbuch können Sie Einträge auf
- Veränderbar
- Gesperrt
- Abgerechnet
- Abgeschlossen
setzen.
2. Wer kann den Status einstellen
Wer Einträge editieren und den Status einstellen kann, hängt von den jeweiligen
Berechtigungen ab.
- Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter kann eigene Einträge von "Veränderbar" auf "Gesperrt" setzen. Wurde der Status einmal auf "Gesperrt" gesetzt, kann der Mitarbeiter diese Einstellung nicht mehr rückgängig machen.
- Administrator: Der Administrator kann Einträge eines Mitarbeiters auf "Veränderbar", "Gesperrt", "Abgerechnet" oder "Abgeschlossen" setzen. Jede getroffene Einstellung kann vom Administrator wieder verändert werden.
- Projektleiter: Der Projektleiter kann Einträge von Mitarbeitern seines Projekts auf "Veränderbar", "Gesperrt", "Abgerechnet" oder "Abgeschlossen" setzen. Jede getroffene Einstellung kann vom Projektleiter wieder verändert werden.
- Teamleiter: Der Teamleiter kann Einträge von Mitarbeitern seines Teams auf "Veränderbar", "Gesperrt", "Abgerechnet" oder "Abgeschlossen" setzen. Jede getroffene Einstellung kann vom Teamleiter wieder verändert werden.
3. Anwendungsfälle
3.1. Veränderbar
Die initiale Status ist "veränderbar" und wird durch das Symbol eines offenen Schlosses angezeigt.
Veränderbar bedeutet, dass dieser Eintrag bearbeitet werden kann bzw. noch nicht weiter verarbeitet wurde.
3.2. Gesperrt
Wenn der Mitarbeiter oder der Administrator einen Eintrag auf "Gesperrt" setzt, kann dieser Eintrag nicht mehr verändert werden. Es empfiehlt sich jene Einträge zu sperren, die zur weiteren Verarbeitung (Abrechnung, Rechnungserstellung für den Kunden, etc.) bereit sind. Gesperrte Zeiten werden mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.
3.3. Abgerechnet
Wird der Status eines Eintrags auf "Abgerechnet" gesetzt, bedeutet dies, dass für den Eintrag eine Rechnung erstellt und dem Kunden zugesandt wurde. Für Ihr Unternehmen zeigt diese Markierung, dass der Auftrag zwar bereits abgerechnet wurde, allerdings zum Beispiel der Betrag noch nicht eingegangen ist. Wenn ein Eintrag abgerechnet wurde, wird das Symbol von einem Brief mit Dollarzeichen dargestellt.
3.4. Abgeschlossen
Wenn ein Eintrag (Arbeitszeit, Projektzeit, Fahrtenbuch) fertig bearbeitet wurde und Sie keine weiteren Schritte setzen, können Sie den Eintrag auf "Abgeschlossen" setzen. Dadurch wird signalisiert, dass diese Aufzeichnung keiner weiteren Bearbeitung bedarf. Bei Projektzeiten- und Fahrtenbucheinträgen können Sie den Status auf Abgeschlossen setzen sobald der Aufwand vom Kunden bezahlt wurde und die Leistung damit vollständig abgeschlossen ist. Der Status Abgeschlossen wird durch ein Archiv Symbol dargestellt.
4. Status ändern
4.1 Status eines einzelnen Eintrags ändern
Sie können den Status jedes einzelnen Eintrags (gebuchte Zeit oder Fahrtenbucheintrag) ändern. Dazu gehen Sie beim betreffenden Eintrag auf das Bearbeitungssymbol. Dort können Sie den Status ändern.
Wurde bereits ein Abschluss erstellt, sind die Zeiten gesperrt. Eine Anleitung wie Sie den Abschluss rückgängig machen um den Status von Einträgen wieder bearbeiten zu können, finden Sie in der Dokumentation "Abschluss erstellen" unter Punkt 4. "Abschluss zurücknehmen".
4.2 Status mehrerer Einträge ändern - Sammeländerungen
Sie haben auch die Möglichkeit den Status mehrerer Einträge in einem Schritt zu bearbeiten. Sie können mehrere Einträge auswählen und einfach mit einem Häkchen markieren. Danach klicken Sie "Ausgewählte Einträge" und wählen die gewünschte Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit ausgewählte Einträge zu löschen.
5. Filtern nach Status
Sie können Ihre gesamten Einträge einer beliebig gewählten "Zeitspanne" (Markierung 1) nach Status filtern. Wählen Sie den "Status" (Markierung 2), den die gewünschten Einträge haben aus und klicken Sie auf "Filtern" (Markierung 3). Nun werden Ihnen nur mehr jene Einträge angezeigt, die diesen Status haben. Wenn Sie auf "Druck/Export" (Markierung 4) klicken und ein Ausgabeformat wählen, erscheinen in diesem Dokument auch nur die durch den Filter angezeigten Einträge.
Comments
0 comments
Please sign in to leave a comment.