Team Tracking in der Android/BlackBerry10 App

Die timr Android App bietet die Funktion Team Tracking

Wenn Sie der Leiter einer Gruppe sind, können Sie Zeit für diese Gruppe erfassen. Sie bekommen alle Mitglieder der Gruppe und natürlich sich selbst angezeigt und können so für einzelne Mitglieder, mehrere oder die ganze Gruppe die Zeiten hinzufügen, starten, stoppen, ändern, pausieren, fortsetzen, etc. Sie können für jedes Gruppenmitglied anders die Zeit erfassen, wie zB wenn ein Mitglied früher nachhause geht. Mit der Funktion Team Tracking ist es auch möglich die Zeit für nur ein MItglied zu stoppen und vieles mehr.

Die folgenden Screenshots und Erklärungen begleiten Sie durch die Funktion Team Tracking und Sie sehen ein Bespiel für die Arbeitszeitfassung.

In diesem kurzen Video Tutorial wird die Team Tracking Funktion ebenfalls gezeigt. 

1. Team Tracking aktivieren/deaktivieren

Die Funktion Team Tracking ist per default deaktiviert. Sie können in den timr Einstellungen auf Ihrem Smartphone die Team Tracking Funktion aktivieren. Um diese verwenden zu können, müssen Sie zuerst in der timr Webanwendung eine "Organisation" anlegen. Der Leiter der Organisation kann dann die Team Tracking Funktion auf seinem Smartphone aktivieren und verwenden. 

Wenn der Leiter einer Organisation zwischenzeitlich nur für sich selbst Zeit erfassen möchte, kann er den Team Tracking Screen einfach wieder deaktivieren. Gehen Sie in die Einstellungen und drücken Sie auf 'Erweiterte Einstellungen'. Nun deaktivieren Sie das Kontrollkästchen im Feld 'Team Tracking'.

2. Team Tracking starten

Als Gruppenleiter erhalten Sie beim Starten von timr diesen Team Tracking Screen.

Die angezeigten Felder hängen vom aktuellen Status Ihrer Mitarbeiter ab. Um einen besseren Überblick zu ermöglichen, sind nur die Flächen aktiviert, die Sie im Moment aktiv benutzen können. In diesem Beispiel sehen Sie, dass keine laufende Arbeitszeitaufzeichnung stattfindet, deshalb sind zB "Stoppen" und "Pausieren" inaktiv. Sobald Sie für zumindest ein Gruppenmitglied die Arbeitszeit starten, werden die derzeit grau hinterlegten Buttons aktiviert.

Markierung 1: Um die Arbeitszeitaufzeichnung zu starten, drücken Sie "Start".

Markierung 2: Um einen Arbeitszeiteintrag hinzuzufügen, drücken Sie "Hinzufügen".

Markierung 3: Um einen Überblick über alle Teammitglieder und deren aktuellen Status zu bekommen, drücken Sie "Status".

Nachdem Sie auf "Start" gedrückt haben, öffnet sich der "Arbeitszeit starten" Screen. 

Markierung 1: Sie können auswählen für welche Gruppenmitglieder Sie die Arbeitszeitaufzeichnung starten möchten. Die Liste beinhaltet alle Gruppenleiter und alle Gruppenmitglieder, es gibt keine Möglichkeit jemanden zu vergessen.

In diesem Beispiel wurde ausgewählt, dass für 2 Personen die Arbeitszeitaufzeichnung gestartet wird, "Mustermann Max" und "Huber Roland".

Markierung 2: Nachdem Sie die Personen ausgewählt haben, drücken Sie "Start".

Markierung 3: Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, drücken Sie "Abbrechen".

Der Status Screen zeigt immer Ihr Team und den aktuellen Status jedes einzelnen Mitglieds. In diesem Beispiel sehen Sie, dass 3 von 5 Gruppenmitgliedern gerade Ihre Arbeitszeit aufzeichnen.

Das tolle ist, wenn Sie schnell den Status eines einzelnen Mitarbeiters ändern möchten, weil zum Beispiel dieser früher nachhause geht, können Sie einfach auf den Benutzer drücken und ihn stoppen (Sehen Sie dazu 4. Team Tracking Stoppen, Option 2).

3. Team Tracking pausieren

Wenn alle Mitglieder und Leiter einer Gruppe Arbeitszeit aufzeichnen, wird Ihnen ein Screen angezeigt, auf dem der "Start" Button inaktiv ist, weil es keinen Benutzer mehr gibt, für den Sie noch starten könnten. Der "Pausieren" Button wird aktiviert, sobald für das erste Gruppenmitglied Arbeitszeit erfasst wird.

Markierung 1: Sie können einen Arbeitszeiteintrag hinzufügen, ohne den "Timer" zu benutzen.

Markierung 2: Sie können eine, mehrere, oder alle laufenden Arbeitszeitaufzeichnungen stoppen.

Markierung 3: Sie können eine, mehrere, oder alle laufenden Arbeitszeitaufzeichnungen pausieren.

Markierung 4: Sie können eine, mehrere, oder alle laufenden Arbeitszeitaufzeichnungen löschen.

Markierung 5: Sie können sich einen Überblick über den aktuellen Status aller Leiter und Gruppenmitglieder verschaffen.

Wenn Sie möchten, können Sie die Arbeitszeitaufzeichnung pausieren. 

Markierung 1: Sie können den Benutzer auswählen, für den Sie die Aufzeichnung pausieren möchten. Sie können einen, mehrere oder alle Benutzer wählen.  

Markierung 2: Nachdem Sie die gewünschten Personen ausgewählt haben, drücken Sie "Pause". 

Markierung 3: Wenn Sie die Pauseeinstellungen abbrechen möchten, drücken Sie "Abbrechen".

Der Status Screen zeigt jetzt, dass gerade Mustermann Max und Huber Roland Pause machen.

Nach der Pause können Sie die Aufzeichnung der Benutzer fortsetzen. Wählen Sie aus für wen Sie die Aufzeichnung fortsetzen möchten und drücken Sie "Fortsetzen".

4. Team Tracking stoppen

timr bietet 2 Möglichkeiten das Team Tracking zu stoppen. 

Option 1 ist in der Übersicht auf "Stoppen" zu drücken. Wenn Sie das machen, erscheint ein Screen wie der auf der linken Seite, der Ihnen alle laufenden Zeitaufzeichnungen zeigt.

Wählen Sie die Benutzer für die Sie die Zeitaufzeichnung stoppen möchten. Sie können einen, mehrere oder alle Benutzer auswählen und drücken Sie dann "Stop".

Option 2 ist es den Status Screen zu öffnen. Klicken Sie auf den Benutzer für den Sie die Zeitaufzeichnung stoppen möchten. Der Arbeitszeit Screen für diesen einzelnen  Benutzer öffnet sich. 

Sie können nun sofort die laufende Arbeitszeitaufzeichnung für diesen User "Stoppen" (Markierung 1), "Pausieren" (Markierung 2) oder "Löschen" (Markierung 3).

5. Arbeitszeit hinzufügen

Sie können jederzeit Arbeitszeit hinzufügen, wenn Sie zum Beispiel vergessen haben sollten, die Zeit mit dem "Timer" aufzuzeichnen. Um eine Arbeitszeit hinzuzufügen drücken Sie in der Übersicht auf "Hinzufügen". 

Markierung 1: Sie können auswählen für wen Sie Arbeitszeit hinzufügen möchten. 

Markierung 2: Wenn Sie auf "Hinzufügen" drücken, bekommen die ausgewählten Benutzer automatisch einen Arbeitszeiteintrag von 30 Minuten (das ist der default Wert) hinzugefügt.

Wie Sie gleich im folgenden Screenshot sehen, können Sie diesen Zeiteintrag auch editieren, indem Sie auf den Benutzer drücken. 

Jede Einstellung die in diesem Screen getroffen wird, kann auf für alle Benutzer verwendet werden. Sie müssen nur die Checkbox "Auf alle Anwenden" aktivieren. Sie können eine Einstellung für alle übernehmen, mehrere, oder alle.

Markierung 1: Sie können die Arbeitszeitart auswählen.

Markierung 2: Sie können ein Startdatum und eine Startzeit auswählen.

Markierung 3: Sie können ein Enddatum und eine Endzeit auswählen.

Markierung 4: Sie können eine Beschreibung hinzufügen.

Markierung 5: Sie können einen Pausenwert eingeben.

Markierung 6: Wenn Sie "Übernehmen" drücken, werden alle Daten gespeichert und der Arbeitszeiteintrag wird hinzugefügt.

Markierung 7: Wenn Sie das Hinzufügen der Arbeitszeit abbrechen möchten, drücken Sie auf "Abbrechen".

6. Erstellen Sie Team Tracking Berichte

Sie können timr Berichte für sich und auch für einen, mehrere oder alle Gruppenmitglieder erstellen. 

Nachdem Sie ausgewählt haben einen Arbeitszeit Bericht zu erstellen, können Sie einige Details für diesen Bericht auswählen, wie die Zeitspanne,etc. 

Sie können auch auswählen für welche Benutzer Sie einen Bericht erstellen möchten. 

Wenn Sie auf "Übernehmen" und anschließend auf "Filtern" drücken wird der von Ihnen gewünschte Bericht erstellt.