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Arbeitszeitregeln & Automatische Pausen festlegen

Gundi Leitner
  • Updated
Arbeitszeitregeln dienen der Sicherstellung von gesetzlichen Vorgaben wie Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausen. Ausserdem können Rahmenbedingungen wie Gleitzeit und Kernzeit vorgegeben werden. timr überprüft die Zeiteinträge anhand dieser Regeln, Abweichungen werden als Hinweis angezeigt.

Wichtig: Die Arbeitszeitregel wird nach Erstellung einem Arbeitszeitmodell zugeordnet (siehe Konfiguration Arbeitszeitmodelle).
Um eine Arbeitszeitregel zu erstellen oder zu bearbeiten öffnen Sie das Menü "Verwaltung/Arbeitszeitregeln". Sie können nun eine neue Regel erstellen: "+ Arbeitszeitregel hinzufügen" (Markierung 1) oder eine bestehende Regel auswählen und bearbeiten: "Arbeitszeitregeln bearbeiten" (Markierung 2).

az_regeln_de_04.png
 
Achtung: Wenn Sie bestehende Arbeitszeitregeln bearbeiten und es existieren Zeitaufzeichnungen, die noch nicht abgeschlossen sind, werden diese auf Basis der geänderten Regeln aktualisiert. Darauf werden Sie vorab vom System hingewiesen. Möchten Sie eine neue Regel einführen, müssen Sie daher vorher einen Abschluss erstellen.

az_regeln_de_01.png
 

1. Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit

Unter "Allgemein" können Sie Grenzen für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit definieren (1). Sie können auch festlegen, dass Zeiten bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit automatisch abgeschnitten werden (2). Weitere Details dazu finden Sie in der Dokumentation zur Limitierung der täglichen Höchstarbeitszeit und Mehrarbeit.
 

Arbeitszeitregel.png

2.  Pausen

Sie können in timr 2 Arten von Pausen definieren:
 

2.1 Automatische Pausen

Eine automatische Pause dient dazu, sicherzustellen, dass eine Pause in einem festgelegten Ausmaß gemacht wird. Damit lassen sich vor allem gesetzliche Vorgaben abbilden. Sie können so zum Beispiel definieren, dass gesetzliche Regelungen, wie die in Österreich verpflichtenden 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit, eingehalten werden. Insgesamt können Sie bis zu 3 Pausenregeln festlegen.
Beispiel:  Bucht ein Mitarbeiter manuell nur eine Pause von 10 Minuten am Vormittag, so wird die Differenz von 20 Minuten nach 6 Stunden von timr automatisch eingetragen. Diese automatische Pause scheint in der Zeitbuchung wie unten dargestellt auf.

Pause-10min-30.png

Hinweis: Die Pausenzeiten werden aufaddiert in den Arbeitszeitregeln eingegeben. Wenn die erste Regel also 30 Minuten nach 6 Stunden lautet, die zweite Regel 45 Minuten nach 9 Stunden, bedeutet das insgesamt 45 Minuten für den Arbeitstag. 
Pause-45-2.png
Mit der Einstellung wie oben angegeben werden insgesamt 45 Minuten Pause automatisch gerechnet, wenn kein manueller Eintrag vorliegt.
Die Zeiteinträge sehen dann wie folgt aus: Arbeitszeit von 7:30 bis 18:00 sind insgesamt 10 Stunden 30 Minuten. Abzüglich 45 Minuten Pause ergibt eine Arbeitszeit von 9 Stunden 45 Minuten. Der Saldo zwischen Sollzeit und Istzeit beträgt 2 Stunden 3 Minuten.
Pause-45-Min-Pfeil.png

2.2 Fixe Pausen

Sie können in timr fixe Pausen zu einer bestimmten Uhrzeit festlegen. Diese werden immer zum festgelegten Zeitpunkt verbucht, unabhängig davon wieviel und wann ein Mitarbeiter bereits manuell Pause gebucht hat. Mit einer fixen Pause können Sie zum Beispiel firmeninterne Pausenregelungen, wie eine Kaffeepause am Vormittag, von timr automatisch verbuchen lassen.
In unserem Beispiel wird mit einer automatischen Pause sichergestellt, dass nach 6h insgesamt 30 Minuten Pause gemacht wurden (Markierung 1). Weiters wird zwischen 9:00 und 9:15 Uhr eine fixe Pause von 15 Minuten abgezogen (Markierung 2). 
 

Arbeitszeitregel-bearbeiten.png

Auch eine fixe Pause wird aufaddiert. Möchten Sie z.B. eine Pausenzeit von 45 Minuten darstellen (mit einer Pause von 15 Minuten um 9 Uhr und 30 Minuten zu Mittag), müssten Sie bei "Automatische Pausen" insgesamt 45 Minuten eingeben.

Pause-fix-45.png

In der Regel benötigen Sie pro Unternehmen nur 1 Pausenmodell.  Sollten Sie aber z.B. unterschiedliche Pausenmodelle für Innendienst und Außendienst haben, können Sie auch mehrere Modelle erstellen.
  

2.3 Kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit

Sie können eine "kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit" definieren (Markierung 4).
Damit können Sie festlegen, dass manuell verbuchte Pausen erst ab einer bestimmten Dauer für die Berechnung der automatischen Pause vom System berücksichtigt werden. Was als kürzeste zu berücksichtigende Pause gilt, wird über gesetzliche Vorgaben geregelt.
Beispiel: Sie legen die kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit mit 10 Minuten fest. Ihr Pausenmodell definiert 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit. Verbucht ein Mitarbeiter nun manuell 10 min. Pause bevor 6 Stunden Arbeitszeit erreicht sind, werden mit Erreichen der 6 Stunden noch 20 min. Pausenzeit automatisch eingetragen.
Verbucht ein Mitarbeiter allerdings manuell nur 5 min. Pause, werden ihm nach 6 Stunden Arbeitszeit 30 min. Pausenzeit automatisch eingetragen. Für den Tag werden aber sehr wohl insgesamt 35 Minuten Pause gerechnet.
 

2.4 Automatische oder fixe Pause auf Projektzeiten anwenden

Sie können auch festlegen, ob das Pausenmodell auf Projektzeiten angewendet werden soll (Markierung 3). Das ist allerdings nur dann möglich, wenn gleichzeitig Arbeitszeit gebucht wird, da die Arbeitszeitregelungen nur auf die Arbeitszeit angewendet werden.
Beispiel: Wenn Sie eine fixe Pause von 9 - 9:15 Uhr festgelegt haben und diese auch auf Projektzeiten anwenden, werden bei einer Zeitbuchung für Projektzeit von 8:30  - 11 Uhr ebenfalls 15 Minuten Pause verbucht. Das Gleiche gilt für eine automatische Pause von 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeitszeit. In diesem Fall werden um 14 Uhr automatisch 30 Minuten Pause in der Arbeitszeit und in der Projektzeit gebucht.
 

2.5 Konfiguration der Pause

Wenn Sie die genaue Lage der Pausen festhalten wollen, müssen Ihre Mitarbeiter bei der Zeitaufzeichnung auf “Start” und “Stop” drücken. Dafür ist unter Verwaltung/Einstellungen/Allgemein die Auswahl "Manuelle Pausen: Nicht erlaubt" notwendig.
Die Einstellung "Manuelle Pausen:Erlaubt" bietet bei der Arbeitszeitaufzeichnung die Möglichkeit bei Unterbrechung der Arbeitszeit auf Pause zu drücken, die Lage der Pause wird damit aber nicht erfasst.
Wir empfehlen daher die Einstellung "Manuelle Pausen:Nicht erlaubt" und die Erfassung der Pause mit Stopp/Start der Arbeitszeit. Damit ist auch die Lage der Pause erfasst. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation unter "Ausweisen der Lage der Pause".

3. Ruhezeiten

Sie können gesetzliche Vorgaben zur Ruhezeit in timr abbilden. Dabei haben Sie die Möglichkeit Regeln zur täglichen und wöchentlichen Ruhezeit sowie zur Feiertagsruhe festzulegen.
  • Tägliche Ruhezeit (1): Hier legen Sie die Dauer der tägliche Ruhezeit zwischen 2 Arbeitstagen fest.
  • Wöchentliche Ruhezeit (2): Sie haben die Option eine Sonntagsruhe festzulegen (gilt von 0:00 bis 24:00 Uhr) oder eine Wochenendruhe, für die Sie den spätesten Beginn individuell definieren.
  • Feiertagsruhe (3): Um die Einhaltung der Feiertagsruhe zu gewährleisten, können Sie in timr eine entsprechende Regel konfigurieren.

az_regeln_de_03.png

4. Gleitzeit & Kernzeit

Wenn Sie mit Ihren Arbeitnehmern einen Gleitzeitrahmen und/oder Kernarbeitszeiten vereinbart haben, können Sie diese hier definieren.

az_regeln_de_04.png

 

5. Mehrarbeit

Hier können Sie die erlaubten Mehrstunden für bestimmte Arbeitszeitarten vorgeben. Bei Überschreitung erhalten Sie eine Warnung. Maßgeblich ist immer die letzte Aufzeichnung des Tages.
Arbeitszeitregel-Mehrarbeit.png
Weitere Informationen zum Thema Mehrstunden finden Sie hier. 

6.  Arbeitszeitregel einem Arbeitszeitmodell zuordnen

Damit die Arbeitszeitregel von timr auch überprüft werden kann, muss sie einem Arbeitszeitmodell zugeordnet werden. Das ist unter Verwaltung/Arbeitszeitmodelle möglich. Eine genaue Anleitung dafür finden Sie unter Konfiguration Arbeitszeitmodelle. Meist sind in einem Unternehmen nur wenige Arbeitszeitregeln notwendig um alle Vorgaben und Pausenregelungen abzudecken.

 

7.  Überprüfung der Arbeitszeitregeln

Wenn Sie Arbeitszeitregeln festlegen, werden diese bei der automatischen Validierung der Arbeitszeiten in timr überprüft. Bei Abweichungen erhalten Sie im Zeit- & Urlaubskonto einen entsprechenden Hinweis. Weitere Infos zur automatischen Validierung können Sie im Artikel Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten nachlesen.
 

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