Arbeitszeitregeln & Automatische Pausen festlegen – timr Support

1.1. Tägliche und wöchentiche Höchstarbeitszeit

Sie können in timr Arbeitszeitregeln für Höchstarbeitszeitgrenzen und automatische Pausen festlegen.

Dazu gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Arbeitszeitregeln".

Um neue Arbeitszeitregeln oder automatische Pausen festzulegen, gehen Sie auf "+ Arbeitszeitregel hinzufügen" (Markierung 1).

Wenn Sie bestehende Arbeitszeitregeln bearbeiten möchten, gehen Sie auf "Arbeitszeitregeln bearbeiten" (Markierung 2) neben dem entsprechenden Eintrag in der Liste.

Achtung: Wenn Sie bestehende Arbeitszeitregeln bearbeiten und Zeitaufzeichnungen existieren, die noch nicht abgeschlossen sind, werden diese auf Basis der geänderten Regeln aktualisiert. Darauf werden Sie vorab vom System hingewiesen.

HINWEIS: Damit timr die festgelegten Arbeitszeitregeln verbucht, müssen Sie das betreffende Modell anschließend einem Arbeitszeitmodell zuweisen (siehe Konfiguration von Arbeitszeitmodellen)

1. Arbeitszeitregeln

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Arbeitszeitregeln festzulegen:

Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit
Ruhezeiten
Gleitzeit & Kernzeit

1.1. Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit

Unter "Allgemein" können Sie Grenzen für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit definieren.

1.2. Ruhezeiten

Sie können gesetzliche Vorgaben zur Ruhezeit in timr abbilden. Dabei haben Sie die Möglichkeit Regeln zur täglichen und wöchentlichen Ruhezeit sowie zur Feiertagsruhe festzulegen.

Tägliche Ruhezeit (1): Hier legen Sie die Dauer der tägliche Ruhezeit zwischen 2 Arbeitsagen fest.
Wöchentliche Ruhezeit (2): Sie haben die Option eine Sonntagsruhe festzulegen (gilt von 0:00 bis 24:00 Uhr) oder eine Wochenendruhe, für die Sie den spätesten Beginn individuell definieren.
Feiertagsruhe (3): Um die Einhaltung der Feiertagsruhe zu gewährleisten, können Sie in timr eine entsprechende Regel konfigurieren.

1.3. Gleitzeit & Kernzeit

Wenn Sie mit Ihren Arbeitnehmern einen Gleitzeitrahmen und/oder Kernarbeitszeiten vereinbart haben, können Sie diese hier definieren.

1.4. Überprüfung der Arbeitszeitregeln

Wenn Sie Arbeitszeitregeln festlegen, werden diese bei der automatischen Validierung der Arbeitszeiten in timr überprüft. Bei Abweichungen erhalten Sie im Zeit- & Urlaubskonto einen entsprechenden Hinweis.

Hinweis: Weitere Infos zur automatischen Validierung können Sie hier nachlesen.

2. Automatische Pausen

In vielen Ländern gibt es, teilweise auch abhängig von der Tätigkeit, Regeln wie Pausen zu machen sind. Sie können Ihre Mitarbeiter anweisen diese Pausen zu machen und die Zeit entsprechend der Vorgaben automatisch abziehen, damit die Mitarbeiter wirklich angehalten sind diese Pausen auch einzuhalten. Diese automatischen Pausen können als Pausenmodell konfiguriert werden.

Wenn Sie auch fixe Pausen haben, z.B. Vormittags eine Kaffeepause, so können diese ebenfalls hinterlegt werden, die Mitarbeiter müssen die Pause dann nicht manuell buchen.

Festlegen von automatischen Pausen

Pausenregeln können unter Verwaltung/Arbeitszeitregeln verwaltet und erstellt werden.

Um neue Pausenregeln festzulegen, gehen Sie auf + Arbeitszeitregel hinzufügen (Markierung 1). Um bestehende Regeln zu bearbeiten gehen Sie beim entsprechenden Eintrag in der Liste auf Arbeitszeitregel bearbeiten (Markierung 2).

Um Pausenregeln zu definieren gehen Sie auf den Reiter Pause.

In der Regel benötigen Sie pro Unternehmen nur 1 Modell. Sollten Sie zb unterschiedliche Pausenmodelle für Innendienst und Außendienst haben, können Sie aber auch mehrere Modelle erstellen.

Sie können in timr 2 Arten von Pausen definieren:

Automatische Pausen

Eine automatische Pause dient dazu sicherzustellen, dass eine Pause in einem festgelegten Ausmaß gemacht wird. Damit lassen sich vor allem gesetzliche Vorgaben abbilden. Sie können so zum Beispiel definieren, dass gesetzliche Regelungen, wie die in Österreich verpflichtenden 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit, eingehalten werden. Sie haben die Möglichkeit bis zu 3 Pausenregelungen festzulegen.

Fixe Pausen

Sie können in timr fixe Pausen zu einer bestimmten Uhrzeit festlegen. Diese werden immer zum festgelegten Zeitpunkt verbucht, unabhängig davon wieviel und wann ein Mitarbeiter bereits manuell Pause gebucht hat. Mit einer fixen Pause können Sie zum Beispiel firmeninterne Pausenregelungen, wie eine Kaffeepause am Vormittag von timr automatisch verbuchen lassen.

In unserem Beispiel wird mit einer automatischen Pause sichergestellt, dass nach 6h insgesamt 30 Minuten Pause gemacht wurden (Markierung 1). Weiters wird zwischen 9:00 und 9:15 Uhr eine fixe Pause von 15 Minuten abgezogen (Markierung 2).

Automatische oder fixe Pause auf Projektzeiten anwenden

Sie können auch festlegen, ob das Pausenmodell auf Projektzeiten angewendet werden soll (Markierung 3).

D. h.: Wenn Sie eine fixe Pause von 9 - 9:15 Uhr festgelegt haben und diese auch auf Projektzeiten anwenden, werden bei einer Zeitbuchung für Projektzeit von 8:30 - 11 Uhr ebenfalls 15min Pause verbucht. Das Gleiche gilt für eine automatische Pause von 30min nach 6h Arbeitszeit. In diesem Fall werden um 14 Uhr automatisch 30min Pause in jeder Zeitbuchung eingetragen, bsp. auch bei einer Projektzeitbuchung von 13 - 16 Uhr.

Hinweis: Automatische Pausen werden in der Projektzeit nur dann berücksichtigt, wenn gleichzeitig Arbeitszeit gebucht wird. Wenn Sie nur Projektzeit verbuchen, wird vom System keine automatische Pause verbucht.

Kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit

Sie können eine "kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit" definieren (Markierung 4).

Damit können Sie festlegen, dass manuell verbuchte Pausen erst ab einer bestimmten Dauer für die Berechnung der automatischen Pause vom System berücksichtigt werden.

Ein Beispiel: Sie legen die kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit mit 10 Minuten fest. Ihr Pausenmodell definiert 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit.

Verbucht ein Mitarbeiter nun manuell 10 min. Pause, bevor 6 Stunden Arbeitszeit erreicht sind, werden mit Erreichen der 6 Stunden noch 20 min. Pausenzeit automatisch eingetragen.

Verbucht ein Mitarbeiter manuell nur 5 min. Pause, werden ihm nach 6 Stunden Arbeitszeit 30 min. Pausenzeit automatisch eingetragen.

Hinweis: Wenn Sie zB eine kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit von 10 min definieren, bedeutet das nicht, dass manuell erfasste Pausen von unter 10 min vom System nicht als Pause registriert werden. Die manuell erfasste Pause wird in diesem Fall nur für die Berechnung der automatischen Pause ignoriert.

Ein Beispiel:

Sie haben eine automatische Pause von 30 min nach 6 Stunden Arbeitszeit hinterlegt.

Zusätzlich legen Sie eine kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit von 10 min fest.

Ein Mitarbeiter startet um 8:00 Uhr seine Arbeitszeit. Um 10:00 Uhr macht der Mitarbeiter eine Pause von 5 Minuten und erfasst diese in timr. Von 10:05 bis 17:00 erfasst der Mitarbeiter weiter Arbeitszeit. Die Zeiterfassung läuft durch, da der Mitarbeiter vergisst, sich mittags auszustempeln.

Um 14:00 Uhr sind 6 Stunden Arbeitszeit erreicht. Das System überprüft, ob eine manuell verbuchte Pause registriert wurde, die 10 Minuten oder mehr als Dauer aufweist. Da das nicht der Fall ist, verbucht timr automatisch 30 Minuten Pause.

Insgesamt wurden für den Mitarbeiter 35 Minuten Pause an diesem Tag verbucht: 30 Minuten, die ihm vom System als automatische Pause abgezogen wurden + 5 Minuten manuell verbuchte Pause.

Wie werden Pausen verbucht? - Einige Beispiele

Nehmen wir an, Sie haben Ihr Pausenmodell so festgelegt wie im Screenshot oben. Eine fixe Pause von 9 - 9:15 Uhr und eine automatische Pause von 30min nach 6h Arbeitszeit.

Beispiel 1: Bei einer Zeitbuchung von 8 - 11 Uhr werden 15min Pause automatisch eingetragen.

Beispiel 2: Bei einer Zeitbuchung von 8 - 16 Uhr werden 30min Pause automatisch eingetragen.

Beispiel 3: Bei einer Zeitbuchung von 8 - 11 Uhr und einer manuellen Buchung von 10min Pause werden insgesamt 25min Pause eingetragen.

Nehmen wir an, Sie haben eine automatische Pause von 30min nach 6h Arbeitszeit festgelegt, aber keine fixe Pause definiert.

Beispiel 1: Bei einer Zeitbuchung von 8 - 16 Uhr werden automatisch 30min Pause eingetragen.

Beispiel 2: Der Mitarbeiter verbucht um 11Uhr manuell 10min Pause. Bei einer Zeitbuchung von 8 - 16 Uhr werden automatisch weitere 20min Pause verbucht. D. h. insgesamt wird eine Pausenzeit von 30min festgehalten.