(Mitarbeiter) Zeitkonto einrichten

Inhalt

1. Zeit- & Urlaubskonto initialisieren

2. Initialisierung zurücknehmen/korrigieren

1. Zeit- & Urlaubskonto initialisieren

Um das Zeit- & Urlaubskkonto einzurichten gehen Sie ins "Zeit- & Urlaubskonto". Dort wählen Sie den betreffenen Benutzer aus und gehen auf "Zeitkonto initialisieren".

1.1. Arbeitszeit

Im Bereich "Arbeitszeit" legen Sie nun folgende Daten fest:

1.1.1.  Arbeitszeitmodell

Hier wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus, das Sie zuvor für den betreffenden Mitarbeiter im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitmodelle" definiert haben.

Das Arbeitszeitmodell mit der definierten Wochenarbeitszeit und der Sollzeit je Tag ist die Basis für timr, um Stunden- und Urlaubssaldo automatisch zu berechnen.

Auf Basis des Arbeitszeitmodells werden in timr auch Feiertage oder bezahlte Abwesenheiten wie Krankenstand automatisch richtig verbucht.

Ein Beispiel: Wenn Sie im Arbeitszeitmodell an einem Montag 8h Sollzeit festgelegt haben und der Mitarbeiter an einem Montag krank ist, werden am Stundennachweis automatisch 8h bezahlte Abwesenheit ausgewiesen, wenn an diesem Tag "Krankenstand" gebucht wird.

1.1.2. Monatliche Überstundenpauschale

Wenn im Arbeitsvertrag eine Überstundenpauschale definiert wurde, können Sie diese hier angeben oder auch All-In als Option wählen.

Wenn mit dem Mitarbeiter keine Überstundenpauschale oder All-In vereinbart wurde, lassen Sie diese Felder einfach leer bzw. den Wert bei 0.

1.2. Urlaub/Feiertage

Hier hinterlegen Sie Angaben zum Urlaubskonto des Mitarbeiters.

1.2.1. Einheit Urlaubskonto

Definieren Sie, ob Urlaub in Tagen oder Stunden am Urlaubskonto geführt wird.

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob das Urlaubskonto in Stunden oder Tagen geführt wird, der Urlaubsanspruch in Stunden ist der Gleiche wie in Tagen. Sollte ein Mitarbeiter jedoch das Arbeitszeitmodell wechseln (also die Wochenarbeitszeit erhöhen oder verringern), ist es einfacher den Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen, wenn das Urlaubskonto in Stunden geführt wird.

Sollten Sie "Stunden" auswählen, wird der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" trotzdem in Tagen angegeben. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird dann allerdings in Stunden berechnet, ausgehend vom Tagesstundendurchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit. Hat ein Mitarbeiter also bsp. eine 5-Tage Woche, in der er von MO-DO 8:30 Stunden arbeitet und am FR 6 Stunden, wird von diesen Arbeitszeiten der tägliche Durchschnittswert ermittelt (im angegebenen Bsp. 8 Stunden). Hat ein Mitarbeiter also 25 Tage Urlaub werden als Urlaubssaldo 25x8 = 200 Stunden initialisiert.

Achtung: Sie sollten bereits vor dem Einrichten des Zeitkontos genau abwägen, welche Einheit (Stunden oder Tage) für den Mitarbeiter Sinn macht. Die Auswahl der Einheit erfolgt vor der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden!

1.2.2. Urlaubsanspruch pro Jahr

Hier geben Sie den generellen Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters an.

1.2.3. Start des Urlaubsjahres

Legen Sie den Start des Urlaubsjahres fest.

Der Start des Urlaubsjahres ist idR entweder der 01.01. oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

1.2.4. Feiertagskalender

Hinterlegen Sie hier den für den Mitarbeiter gültigen Feiertagskalender.

Hinweis: Feiertagskalender erstellen und bearbeiten Sie im Menü "Verwaltung/Feiertage".

1.3. Start Saldo

Im letzten Schritt der Initialisierung legen Sie fest, wann das Zeit- & Urlaubskonto mit automatischer Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos gestartet werden soll.

1.3.1. Saldo per

Wählen Sie bei "Saldo per" ein Datum, zu dem Sie das Stunden- und Urlaubssaldo für den Start des Zeitkontos angeben.

ACHTUNG: Das Datum von "Saldo per" muss der Vortag von jenem Datum sein, an dem Sie das Zeitkonto starten möchten.

Wenn Sie zum Beispiel am 1.1.2018 mit dem Zeitkonto starten möchten, wählen Sie bei "Saldo per" den 31.12.2017.

1.3.2. Saldo Zeitkonto

Bei Saldo Zeitkonto geben Sie die Plus- oder Minusstunden an, die der Benutzer zum Start des Zeitkontos hat. Natürlich kann der Mitarbeiter auch bei 0 starten. Für einen neuen Mitarbeiter geben Sie hier ebenfalls 0 Stunden an.

1.3.3. Saldo Urlaubskonto

Bei Saldo Urlaubskonto geben Sie den restlichen Urlaubsanspruch an, den der Benutzer ab der Initialisiserung des Zeit- & Urlaubskontos bis zum Ende des laufenden Urlaubsjahres noch hat.

Schließen Sie die Konfiguration mit "Zeitkonto initialisieren" ab.

2. Initialisierung zurücknehmen/korrigieren

Sollten Sie nach dem Einrichten des Zeitkontos feststellen, dass Sie den Stunden- oder Urlaubssaldo nicht korrekt angegeben haben, können Sie die Initialisierung auch nochmals zurücknehmen.

Dazu gehen Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Initialisierung im Zeit- & Urlaubskonto. Wählen Sie hier “Löschen”.

Danach können Sie das Zeit- & Urlaubskonto wie oben unter 1. beschrieben nochmals neu einrichten.

Beachten Sie: Wenn Sie bereits einen Monatsabschluss erstellt haben, müssen Sie diesen zunächst ebenfalls zurücknehmen (= löschen), um die Initialisierung löschen zu können.

Ein Hinweis: Das Löschen der Initialisierung hat keine direkte Auswirkung auf bereits erfasste Zeiteinträge, sondern betrifft nur die Angaben zum Stunden- und Urlaubssaldo zum Start des Zeitkontos.