(Mitarbeiter) Zeitkonto einrichten

Inhalt

1. Zeitkonto für bestehenden timr Benutzer einrichten

2. Zeitkonto für einen Mitarbeiter ohne bestehendes timr-Konto einrichten

3. Zeitkonto für einen neuen Mitarbeiter einrichten

4. Zeitkonto Initialisierung zurücknehmen

1. Zeitkonto für bestehenden timr Benutzer einrichten 

Um das neue Zeitkonto einzurichten öffnen Sie die Mitarbeiter Eigenschaften in der Benutzer Verwaltung: Verwaltung > Benutzer > Benutzer bearbeiten (Zahnradsymbol beim jeweiligen Benutzer).

Im Tab "Arbeitszeit" definieren Sie nun folgende Komponenten:

1.1. Wählen Sie das für den Mitarbeiter gültige Arbeitszeitmodell

Hier wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus, das Sie zuvor für den betreffenden Mitarbeiter im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitmodelle" definiert haben.

Das Arbeitszeitmodell mit der definierten Wochenarbeitszeit und der Sollzeit je Tag ist die Basis für timr, um Stunden- und Urlaubssaldo automatisch zu berechnen.

Auf Basis des Arbeitszeitmodells werden in timr auch Feiertage oder bezahlte Abwesenheiten wie Krankenstand automatisch richtig verbucht.

Ein Beispiel: Wenn Sie im Arbeitszeitmodell an einem Montag 8h Sollzeit festgelegt haben und der Mitarbeiter an einem Montag krank ist, werden am Stundennachweis automatisch 8h bezahlte Abwesenheit ausgewiesen, wenn an diesem Tag "Krankenstand" gebucht wird.

1.2. Angaben zum Urlaubskonto

1.2.1. Urlaubsanspruch pro Jahr und Start des Urlaubsjahres

Geben Sie den Urlaubsanspruch pro Jahr an und legen Sie den Start des Urlaubsjahres fest.

Der Start des Urlaubsjahres ist idR entweder der 01.01. oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

1.2.2. Einheit Urlaubskonto

Definieren Sie weiters, ob Urlaub in Tagen oder Stunden am Urlaubskonto geführt wird. 

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob das Urlaubskonto in Stunden oder Tagen geführt wird, der Urlaubsanspruch in Stunden ist der Gleiche wie in Tagen. Sollte ein Mitarbeiter jedoch das Arbeitszeitmodell wechseln (also die Wochenarbeitszeit erhöhen oder verringern), ist es einfacher den Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen, wenn das Urlaubskonto in Stunden geführt wird.

Sollten Sie "Stunden" auswählen, wird der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" trotzdem in Tagen angegeben. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird dann allerdings in Stunden berechnet, ausgehend vom Tagesstundendurchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit. Hat ein Mitarbeiter also bsp. eine 5-Tage Woche, in der er von MO-DO 8:30 Stunden arbeitet und am FR 6 Stunden, wird von diesen Arbeitszeiten der tägliche Durchschnittswert ermittelt (im angegebenen Bsp. 8 Stunden). Hat ein Mitarbeiter also 25 Tage Urlaub werden als Urlaubssaldo 25x8 = 200 Stunden initialisiert.

Achtung: Sie sollten bereits vor dem Einrichten des Zeitkontos genau abwägen, welche Einheit (Stunden oder Tage) für den Mitarbeiter Sinn macht. Die Auswahl der Einheit erfolgt vor der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden!

1.3. Initialisierung Zeitkonto

Im Feld "Initialisierung Zeitkonto" legen Sie Folgendes fest:

• Saldo per: Wählen Sie bei "Saldo per" ein Datum, zu dem Sie das Stunden- und Urlaubssaldo für den Start des Zeitkontos angeben.
  • ACHTUNG: Das Datum von "Saldo per" muss der Vortag von jenem Datum sein, an dem Sie das Zeitkonto starten möchten.
  • Wenn Sie zum Beispiel am 1.1.2018 mit dem Zeitkonto starten möchten, wählen Sie bei "Saldo per" den 31.12.2017.
• Stundensaldo: Beim Stundensaldo geben Sie die Plus- oder Minusstunden an, die der Benutzer zum Start des Zeitkontos hat. Natürlich kann der Mitarbeiter auch bei 0 starten.
• Urlaubssaldo: Beim Urlaubssaldo geben Sie den Urlaubsanspruch an, den der Benutzer ab dem Start des Zeitkontos im laufenden Urlaubsjahr noch hat. 

2. Zeitkonto für einen Mitarbeiter ohne bestehendes timr-Konto einrichten

Um das neue Zeitkonto einzurichten öffnen Sie die Mitarbeiter Eigenschaften in der Benutzer Verwaltung: Verwaltung > Benutzer > Benutzer bearbeiten (Zahnradsymbol beim jeweiligen Benutzer).

Im Tab "Arbeitszeit" definieren Sie nun folgende Komponenten:

1.1. Wählen Sie das für den Mitarbeiter gültige Arbeitszeitmodell

Hier wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus, das Sie zuvor für den betreffenden Mitarbeiter im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitmodelle" definiert haben.

Das Arbeitszeitmodell mit der definierten Wochenarbeitszeit und der Sollzeit je Tag ist die Basis für timr, um Stunden- und Urlaubssaldo automatisch zu berechnen.

Auf Basis des Arbeitszeitmodells werden in timr auch Feiertage oder bezahlte Abwesenheiten wie Krankenstand automatisch richtig verbucht.

Ein Beispiel: Wenn Sie im Arbeitszeitmodell an einem Montag 8h Sollzeit festgelegt haben und der Mitarbeiter an einem Montag krank ist, werden am Stundennachweis automatisch 8h bezahlte Abwesenheit ausgewiesen, wenn an diesem Tag "Krankenstand" gebucht wird.

1.2. Angaben zum Urlaubskonto

1.2.1. Urlaubsanspruch pro Jahr und Start des Urlaubsjahres

Geben Sie den Urlaubsanspruch pro Jahr an und legen Sie den Start des Urlaubsjahres fest.

Der Start des Urlaubsjahres ist idR entweder der 01.01. oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

1.2.2. Einheit Urlaubskonto

Definieren Sie weiters, ob Urlaub in Tagen oder Stunden am Urlaubskonto geführt wird. 

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob das Urlaubskonto in Stunden oder Tagen geführt wird, der Urlaubsanspruch in Stunden ist der Gleiche wie in Tagen. Sollte ein Mitarbeiter jedoch das Arbeitszeitmodell wechseln (also die Wochenarbeitszeit erhöhen oder verringern), ist es einfacher den Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen, wenn das Urlaubskonto in Stunden geführt wird.

Sollten Sie "Stunden" auswählen, wird der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" trotzdem in Tagen angegeben. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird dann allerdings in Stunden berechnet, ausgehend vom Tagesstundendurchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit. Hat ein Mitarbeiter also bsp. eine 5-Tage Woche, in der er von MO-DO 8:30 Stunden arbeitet und am FR 6 Stunden, wird von diesen Arbeitszeiten der tägliche Durchschnittswert ermittelt (im angegebenen Bsp. 8 Stunden). Hat ein Mitarbeiter also 25 Tage Urlaub werden als Urlaubssaldo 25x8 = 200 Stunden initialisiert.

Achtung: Sie sollten bereits vor dem Einrichten des Zeitkontos genau abwägen, welche Einheit (Stunden oder Tage) für den Mitarbeiter Sinn macht. Die Auswahl der Einheit erfolgt vor der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden!

1.3. Initialisierung Zeitkonto

Im Feld "Initialisierung Zeitkonto" wählen Sie "Bestehender Mitarbeiter" und legen Folgendes fest:

• Saldo per: Wählen Sie bei "Saldo per" ein Datum, zu dem Sie das Stunden- und Urlaubssaldo für den Start des Zeitkontos angeben.
  • ACHTUNG: Das Datum von "Saldo per" muss der Vortag von jenem Datum sein, an dem Sie das Zeitkonto starten möchten.
  • Wenn Sie zum Beispiel am 1.1.2018 mit dem Zeitkonto starten möchten, wählen Sie bei "Saldo per" den 31.12.2017.
• Stundensaldo: Beim Stundensaldo geben Sie die Plus- oder Minusstunden an, die der Benutzer zum Start des Zeitkontos hat. Natürlich kann der Mitarbeiter auch bei 0 starten.
• Urlaubssaldo: Beim Urlaubssaldo geben Sie den Urlaubsanspruch an, den der Benutzer ab dem Start des Zeitkontos im laufenden Urlaubsjahr noch hat. 

3. Zeitkonto für einen neuen Mitarbeiter einrichten

Um das neue Zeitkonto einzurichten öffnen Sie die Mitarbeiter Eigenschaften in der Benutzer Verwaltung: Verwaltung > Benutzer > Benutzer bearbeiten (Zahnradsymbol beim jeweiligen Benutzer).

Im Tab "Arbeitszeit" definieren Sie nun folgende Komponenten:

1.1. Wählen Sie das für den Mitarbeiter gültige Arbeitszeitmodell

Hier wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus, das Sie zuvor für den betreffenden Mitarbeiter im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitmodelle" definiert haben.

Das Arbeitszeitmodell mit der definierten Wochenarbeitszeit und der Sollzeit je Tag ist die Basis für timr, um Stunden- und Urlaubssaldo automatisch zu berechnen.

Auf Basis des Arbeitszeitmodells werden in timr auch Feiertage oder bezahlte Abwesenheiten wie Krankenstand automatisch richtig verbucht.

Ein Beispiel: Wenn Sie im Arbeitszeitmodell an einem Montag 8h Sollzeit festgelegt haben und der Mitarbeiter an einem Montag krank ist, werden am Stundennachweis automatisch 8h bezahlte Abwesenheit ausgewiesen, wenn an diesem Tag "Krankenstand" gebucht wird.

1.2. Angaben zum Urlaubskonto

1.2.1. Urlaubsanspruch pro Jahr und Start des Urlaubsjahres

Geben Sie den Urlaubsanspruch pro Jahr an und legen Sie den Start des Urlaubsjahres fest.

Der Start des Urlaubsjahres ist idR entweder der 01.01. oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters.

1.2.2. Einheit Urlaubskonto

Definieren Sie weiters, ob Urlaub in Tagen oder Stunden am Urlaubskonto geführt wird. 

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob das Urlaubskonto in Stunden oder Tagen geführt wird, der Urlaubsanspruch in Stunden ist der Gleiche wie in Tagen. Sollte ein Mitarbeiter jedoch das Arbeitszeitmodell wechseln (also die Wochenarbeitszeit erhöhen oder verringern), ist es einfacher den Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen, wenn das Urlaubskonto in Stunden geführt wird.

Sollten Sie "Stunden" auswählen, wird der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" trotzdem in Tagen angegeben. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird dann allerdings in Stunden berechnet, ausgehend vom Tagesstundendurchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit. Hat ein Mitarbeiter also bsp. eine 5-Tage Woche, in der er von MO-DO 8:30 Stunden arbeitet und am FR 6 Stunden, wird von diesen Arbeitszeiten der tägliche Durchschnittswert ermittelt (im angegebenen Bsp. 8 Stunden). Hat ein Mitarbeiter also 25 Tage Urlaub werden als Urlaubssaldo 25x8 = 200 Stunden initialisiert.

Achtung: Sie sollten bereits vor dem Einrichten des Zeitkontos genau abwägen, welche Einheit (Stunden oder Tage) für den Mitarbeiter Sinn macht. Die Auswahl der Einheit erfolgt vor der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden!

1.3. Initialisierung Zeitkonto

Im Feld "Initialisierung Zeitkonto" wählen Sie "Neuer Mitarbeiter" und legen Folgendes fest:

1. Geben Sie den ersten Arbeitstag ein. Ab diesem Tag wird das Zeitkonto geführt. 
2. Bei Erstjahresurlaub aliquot geben Sie den Urlaubsanspruch an, den der Benutzer ab dem Start des Zeitkontos im laufenden Urlaubsjahr noch hat. 

4. Zeitkonto Initialisierung zurücknehmen

Sollten Sie nach dem Einrichten des Zeitkontos feststellen, dass Sie den Stunden- oder Urlaubssaldo nicht korrekt angegeben haben, können Sie die Initialisierung des Zeitkontos auch zurücknehmen.

Dazu gehen Sie ins Menü “Berichte/Zeitkonto” und auf das Bearbeitungssymbol neben der Initialisierung. Wählen Sie hier “Löschen”.

Beachten Sie: Wenn Sie bereits einen Monatsabschluss erstellt haben, müssen Sie diesen zunächst ebenfalls zurücknehmen (= löschen), um die Initialisierung löschen zu können.

Ein Hinweis: Das Löschen der Initialisierung hat keine direkte Auswirkung auf bereits erfasste Zeiteinträge, sondern betrifft nur die Angaben zum Stunden- und Urlaubssaldo etc. zum Start des Zeitkontos.

Danach können Sie das Zeitkonto im Menü “Verwaltung/Benutzer” - wie oben unter 1. - 3. beschrieben - nochmals neu einrichten.