Inhalt
1. Zeit- & Urlaubskonto initialisieren
2. Initialisierung zurücknehmen/korrigieren
1. Zeit- & Urlaubskonto initialisieren
Um das Zeit- & Urlaubskonto einzurichten gehen Sie ins "Zeit- & Urlaubskonto". Dort wählen Sie den betreffenden Benutzer aus und gehen auf "Zeitkonto initialisieren".
Sie werden durch folgende Schritte geführt:
Fenster 1: Neuer oder bestehender Mitarbeiter
Fenster 2: Arbeitszeit
Fenster 3: Urlaub / Feiertage
Fenster 4: Start Saldo
1.1. Neuer oder bestehender Mitarbeiter
Sie wählen zunächst, ob Sie die Initialisierung für einen neuen oder einen bestehenden Mitarbeiter durchführen möchten. Für einen bestehenden Mitarbeiter haben in Fenster 3 die Möglichkeit einen Saldo für das Zeitkonto einzutragen.
1.2. Arbeitszeit
Im Bereich "Arbeitszeit" legen Sie das Arbeitszeitmodell und Informationen zur Überstundenpauschale bzw. All-In fest.
1.2.1. Arbeitszeitmodell
Hier wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus, das Sie im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitmodelle" definiert haben. Wie Sie Arbeitszeitmodelle definieren, finden Sie unter dem Link Konfiguration von Arbeitszeitmodellen.
Im Arbeitszeitmodell werden Wochenarbeitszeit und Sollzeit je Tag definiert, was als Basis für die Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos dient.
1.2.2. Monatliche Überstundenpauschale
Wenn im Arbeitsvertrag eine Überstundenpauschale definiert wurde, können Sie diese hier angeben oder auch All-In als Option wählen.
Gibt es keine entsprechende Vereinbarung, lassen Sie diese Felder einfach leer bzw. den Wert bei 0.
1.3. Urlaub/Feiertage
Hier hinterlegen Sie Angaben zum Urlaubskonto des Mitarbeiters.
1.3.1. Einheit Urlaubskonto
Definieren Sie, ob Urlaub in Tagen oder Stunden am Urlaubskonto geführt wird. Der Wert des Urlaubsanspruch in Stunden ist der Gleiche wie in Tagen.
Hinweis: Sie sollten bereits vor dem Einrichten des Zeitkontos genau abwägen, welche Einheit (Stunden oder Tage) für den Mitarbeiter Sinn macht. Die Auswahl der Einheit erfolgt vor der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden!
In Tagen: Ist die Wochenarbeitszeit für Ihre Mitarbeiter gleichbleibend und auch gleichmäßig über die Wochentage verteilt, ist die Einheit in Tagen die beste Lösung.
In Stunden: Ist geplant, dass ein Mitarbeiter das Arbeitszeitmodell wechselt, sich also die Wochenarbeitszeit erhöht oder verringert, oder die Sollstunden je nach Wochentag variieren, sollte das Urlaubskonto in Stunden geführt werden.
Wenn Sie "Stunden" auswählen, wird der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" trotzdem in Tagen angegeben. Der tatsächliche Urlaubsanspruch wird dann allerdings in Stunden berechnet, ausgehend vom Tagesstunden-Durchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit.
Beispiel: Hat ein Mitarbeiter eine 5-Tage Woche, in der er von MO-DO 8:30 Stunden arbeitet und am FR 6 Stunden, wird von diesen Arbeitszeiten der tägliche Durchschnittswert ermittelt (im angegebenen Bsp. 8 Stunden). Hat ein Mitarbeiter also 25 Tage Urlaub werden als Urlaubssaldo 25x8 = 200 Stunden initialisiert.
1.3.2. Urlaubsanspruch pro Jahr
Hier geben Sie den generellen Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters an.
1.3.3. Start des Urlaubsjahres
Legen Sie den Start des Urlaubsjahres fest. Der Start des Urlaubsjahres ist i.d.R. entweder der 01.01. oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters.
1.3.4. Feiertagskalender
Hinterlegen Sie hier den für den Mitarbeiter gültigen Feiertagskalender. Den Feiertagskalender erstellen und bearbeiten Sie im Menü "Verwaltung/Feiertage". Wie Sie den Feiertagskalender anlegen, finden Sie unter dem Link Feiertage und Feiertagskalender anlegen/erstellen.
1.4. Start Saldo
Im letzten Schritt der Initialisierung legen Sie fest, wann das Zeit- & Urlaubskonto mit automatischer Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos gestartet werden soll.
1.4.1. Saldo per
Wählen Sie bei "Saldo per" ein Datum, zu dem Sie den Stunden- und Urlaubssaldo für den Start des Zeitkontos angeben.
ACHTUNG: Das Datum von "Saldo per" muss der Vortag von jenem Datum sein, an dem Sie das Zeitkonto starten möchten. Wenn Sie zum Beispiel am 1.1.2021 mit dem Zeitkonto starten möchten, wählen Sie bei "Saldo per" den 31.12.2020.
1.4.2. Saldo Zeitkonto
Bei Saldo Zeitkonto geben Sie die Plus- oder Minusstunden an, die der Benutzer zum Start des Zeitkontos hat. Natürlich kann der Mitarbeiter auch bei 0 starten. Für einen neuen Mitarbeiter geben Sie hier ebenfalls 0 Stunden an.
1.4.3. Saldo Urlaubskonto
Bei Saldo Urlaubskonto geben Sie den restlichen Urlaubsanspruch an, den der Benutzer ab der Initialisierung des Zeit- & Urlaubskontos bis zum Ende des laufenden Urlaubsjahres noch hat.
HINWEIS: timr fügt den Anspruch für das kommende Jahr mit Start des Urlaubsjahres jeweils automatisch hinzu.
Beispiel1: Beginnt das Urlaubsjahr am 01.01.2021 und die Initialisierung wird mit 31.12.2020 durchgeführt, wird der Anspruch für 2021 automatisch hinzugefügt. Sie brauchen also nur noch den Saldo aus dem Vorjahr eintragen wenn es sich um einen bestehenden Mitarbeiter handelt.
Beispiel2: Wird die Initialisierung z.B. mit 31.01. durchgeführt und das Urlaubsjahr beginnt am 01.01., dann ist der aliquote Urlaubsanspruch für das restliche Jahr einzugeben. Erst im Folgejahr wird der Anspruch automatisch am 01.01. hinzugefügt.
Beispiel3: Definieren Sie bei der Initialisierung, dass das Urlaubsjahr z.B. am 31.01. beginnt, wird erst mit diesem Datum der neue Anspruch addiert.
Schließen Sie die Konfiguration mit "Zeitkonto initialisieren" ab.
2. Initialisierung zurücknehmen/korrigieren
Sollten Sie nach dem Einrichten des Zeitkontos feststellen, dass Sie den Stunden- oder Urlaubssaldo nicht korrekt angegeben haben, können Sie die Initialisierung zurücknehmen bzw. löschen. Dazu gehen Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Initialisierung im Zeit- & Urlaubskonto. Wählen Sie hier “Löschen”.
Danach können Sie das Zeit- & Urlaubskonto wie oben unter 1. beschrieben nochmals neu einrichten.
Hinweis: Das Löschen der Initialisierung hat keine direkte Auswirkung auf bereits erfasste Zeiteinträge, sondern betrifft nur die Angaben zum Stunden- und Urlaubssaldo zum Start des Zeitkontos.
Beachten Sie: Wenn Sie bereits einen Monatsabschluss erstellt haben, müssen Sie diesen zunächst ebenfalls zurücknehmen (= löschen), um die Initialisierung löschen zu können. Bei mehreren Abschlüssen müssen diese von "oben nach unten" gelöscht werden.
Tipp: Haben Sie vergessen den Saldo für das Zeitkonto oder den Resturlaub aus dem Vorjahr zu buchen und haben bereits einige Abschlüsse getätigt, haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, das Zeitkonto zu korrigieren (Saldo Überstunden) bzw. den Urlaub zu korrigieren. Beide Korrekturbuchungen scheinen im "Zeit- & Urlaubskonto" als Eintrag auf und werden im Zeit- bzw. im Urlaubskonto berücksichtigt.
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