Automatisches Abschneiden bei Normalarbeitszeit und Gleitzeit (CLOSED BETA)

Hinweis: Diese Funktion ist aktuell in der closed Beta Phase. Möchten Sie die Funktion testen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Aktuell steht noch nicht fest ob diese Funktion zukünftig im Regular Plan oder in einem höheren Plan enthalten sein wird.

Wenn Mitarbeiter festgelegte Normalarbeitszeiten oder einen festen Gleitzeitrahmen haben, soll die Zeiterfassung erst zu einem vorgegebenen Zeitpunkt starten oder enden, unabhängig davon, ob sich der Mitarbeiter früher eingebucht oder später ausgebucht hat. 

Als Administrator können Sie die Einträge auf die ursprünglichen Zeiten ändern, wenn z.B. die Überzeit gerechtfertigt war. 

1. Gebuchte Zeiten vor/nach der Normalarbeitszeit abschneiden

2. Automatisches Abschneiden für Gleitzeitrahmen konfigurieren

1. Gebuchte Zeiten vor/nach der Normalarbeitszeit abschneiden

Das folgende Video gibt einen Überblick über die Funktionalität des Moduls:

1.1. Normalarbeitszeit konfigurieren

Erstellen oder öffnen Sie in der "Verwaltung" ein Arbeitszeitmodell.

Markierung 1: Wählen Sie "(Fiktive) Normalarbeitszeit konfigurieren" um die "Wochentage und Start-/Endzeiten" anzuzeigen.

Markierung 2: Geben Sie die Beginn- und Endzeiten der gewünschten Arbeitstage ein.

Markierung 3: Die Sollstunden ergeben sich automatisch aus den Start- und Endzeiten. 

Markierung 4: Ordnen Sie die Arbeitszeitregel zu.

Markierung 5: Speichern Sie das Arbeitszeitmodell bzw. die Änderungen.

1.2. Automatisches Abschneiden in den Arbeitszeitregeln aktivieren

Öffnen Sie die Arbeitszeitregel, die Sie unter Pkt. 1.1. dem Arbeitszeitmodell zugeordnet haben.

Markierung 1: Legen Sie fest, ob die Zeiten vor Beginn und/oder nach Ende der Normalarbeitszeit abgeschnitten werden sollen.

Markierung 2: Aktivieren Sie, ob das Abschneiden auch auf Projektzeiten angewendet werden soll.

Markierung 3: Klären Sie vorab mit Ihrer steuerlichen Vertretung, ob das Abschneiden von Arbeitszeiten rechtlich zulässig ist. 

Hinweis: Ist die Arbeitszeitregel bereits aktiv und Sie wollen die Änderungen speichern, können Sie entscheiden, ob Sie die Regel nur aktualisieren wollen (Markierung 1), damit werden dann nur künftige Arbeitszeiten abgeschnitten, oder ob Sie die Zeiten aktualisieren und abschneiden wollen (Markierung 2). Mit dieser Einstellung werden die Arbeitszeiten rückwirkend bis zum letzten Abschluss abgeschnitten.

Achtung: Das Abschneiden kann nicht rückgängig gemacht werden! Auch wenn Sie die Abschneiden-Funktion wieder deaktivieren, bleiben die bisherigen Zeiten abgeschnitten und können nur manuell angepasst werden!

1.3. Erkennen von abgeschnittenen Arbeitszeiten

Wurden die Arbeitszeiten abgeschnitten, wird jeweils eine Überprüfung erzeugt und der Eintrag mit dem Hinweisdreieck gekennzeichnet.

Wenn Sie auf "Bearbeiten" klicken, wird Ihnen der Hinweis ebenso in der Detailansicht angezeigt.

1.4. Tatsächlich gebuchte Zeit (veranlasste Überstunden) anrechnen

Als Administrator sind Sie berechtigt, Zeiten unter "Berichte/Arbeitszeit" über das Bearbeitungsmenü zu bearbeiten, und die Zeiten korrigieren, wenn sie gerechtfertigt waren.

Hinweis: Auch bei Administratoren werden die Zeiten abgeschnitten, wenn das entsprechende Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. Die Zeiten müssen also ebenfalls korrigiert werden, wenn sie gerechtfertigt waren.

Wurden die Uhrzeiten auf die ursprünglich gestempelte Zeit korrigiert, verschwindet der Hinweis.

2. Automatisches Abschneiden für Gleitzeitrahmen konfigurieren

Möchten Sie Zeiten auf einen Gleitzeitrahmen begrenzen, legen Sie das in den Arbeitszeitregeln fest. Öffnen Sie in der "Verwaltung/Arbeitszeitregeln" die gewünschte Regel oder legen Sie eine neue Regel an.

Markierung 1: Wählen Sie "Gleitzeit", damit der Reiter "Gleitzeit & Kernzeit" (Markierung 2) aktiv ist.

Markierung 2: Im Reiter "Gleitzeit & Kernzeit" legen Sie die Uhrzeiten fest, auf die beschnitten werden soll.

Markierung 3: Legen Sie fest, ob nur vor Beginn und/oder nach Ende des Gleitzeitrahmens abgeschnitten werden soll.

Markierung 4: Sollen auch die Projektzeiten automatisch abgeschnitten werden, aktivieren Sie diese Einstellung.

Markierung 5: Prüfen Sie vorab, ob das automatische Abschneiden rechtlich zulässig ist (siehe Hinweis). 

Legen Sie nun im Reiter "Gleitzeit & Kernzeit" die Uhrzeiten für den frühesten Arbeitsbeginn bzw. das späteste Arbeitsende fest und speichern Sie diese Angaben.

Prüfen Sie, ob die Arbeitszeitregel dem gewünschten Arbeitszeitmodell zugeordnet ist. 

Wurde der vorgegebene Rahmen nicht eingehalten, sehen Sie am rechten Rand des Eintrags das Überprüfungszeichen.

Als Administrator sind Sie berechtigt, Zeiten unter "Berichte/Arbeitszeit" über das Bearbeitungsmenü zu bearbeiten und die Zeiten zu korrigieren, wenn sie gerechtfertigt waren. Auch in der Detailansicht sehen Sie, wann die Arbeitszeit tatsächlich gestartet wurde und können ggf. auf diese Uhrzeit korrigieren.

Hinweis: Auch bei Administratoren werden die Zeiten abgeschnitten, wenn das entsprechende Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. Die Zeiten müssen also ebenfalls korrigiert werden, wenn sie gerechtfertigt waren.

Wurden die Uhrzeiten auf die ursprünglich gestempelte Zeit korrigiert, verschwindet der Hinweis der automatischen Korrektur. Die Überprüfung der Verletzung des Gleitzeitrahmens bleibt bestehen und kann über den Menüpunkt "Überprüfungen" genehmigt werden (siehe Punkt 3: Automatische Überprüfungen: Funktionen für Administratoren/Teamleiter).