Fotos und Dokumente bei Aufgaben

1. Funktionsübersicht

2. Dateien in einer Aufgabe hinzufügen (Web)

3. Anhänge in den Aufgabendetails anzeigen (Web)

4. Anhänge in den mobilen Apps anzeigen

5. Einschränkungen und Downgrade‑Pfad

6. FAQs und Tipps

 

Diese Funktion ist Teil des Moduls "Digitale Projektakte", welches ab dem Plus-Plan enthalten ist. Falls Sie den Regular-Plan verwenden, können Sie das Modul jederzeit testen. Die Anleitung dazu finden Sie hier unter 5.2.: Zusatzmodule testen

1. Funktionsübersicht

Mit diesem Feature können Sie in timr Fotos und Dokumente direkt an Aufgaben anhängen. Diese Dateien werden in einem eigenen Tab „Dateien“ in den Aufgabendetails angezeigt. Typische Anwendungsfälle sind:

• Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, Anfahrtspläne oder Protokollvorlagen hinterlegen: Beispielsweise für Handwerker oder Außendienstmitarbeiter lässt sich das passende Dokument jederzeit zur Aufgabe abrufen.
• Fotos zur Visualisierung: Für die Immobilien‑ oder Facility‑Verwaltung können Fotos von Mängeln oder Grafiken der Aufgabe zugeordnet werden, um Sachverhalte vor Ort zu klären.

Die Funktion steht im Web und in den mobilen Apps zur Verfügung. In der Webanwendung können Dateien hochgeladen und gelöscht werden, in der App sind sie ausschließlich lesbar.

2. Dateien in einer Aufgabe hinzufügen (Web)

1. Gehen Sie in das Menü "Aufgaben" und öffnen Sie die gewünschte Aufgabe über "Aufgabe bearbeiten"
   
2. Wählen Sie im Aufgabendialog den Tab „Dateien“ aus.
3. Laden Sie per Drag‑&‑Drop oder über „Datei hinzufügen“ Fotos oder andere Dokumente hoch. Es werden Bilder (PNG, JPG, GIF) und Dokumentformate wie PDF, Word oder Excel unterstützt.
   
4. Vergeben Sie bei Bedarf einen sprechenden Dateinamen. Der Dateiname wird im Grid angezeigt; besonders bei PDF‑Dokumenten hilft dies beim schnellen Auffinden.
    

Hinweis: In der ersten Version sind die Dateitypen nicht eingeschränkt, der Upload ist jedoch auf 20 MB pro Datei und 10 Anhänge pro Aufgabe begrenzt. Wird das Feature später deaktiviert, bleiben vorhandene Anhänge erhalten, sind aber nicht mehr sichtbar.

3. Anhänge in den Aufgabendetails anzeigen (Web)

Öffnen Sie die Aufgabendetails über den Schnellzugriff.

Im Informationsfenster erscheint nun ein neuer Tab „Dateien“. 

Die wichtigsten Eigenschaften:

• Darstellungsvarianten: Aktuell werden die Dateien in Kachelansicht angezeigt. In einer zukünftigen Version können Sie zwischen Kachel‑ und Listenansicht umschalten.
• Sortierung: Zuerst werden Bilder angezeigt, sortiert nach dem Änderungsdatum, danach folgen alle anderen Dateitypen. Innerhalb der Dateitypen werden die Dateien alphabetisch sortiert.
• Vererbte Anhänge: Anhänge von übergeordneten Aufgaben werden gemeinsam mit den direkt zugeordneten Anhängen alphabetisch gelistet. Eine Unterscheidung ist in der Anzeige nicht notwendig.

Beim Klick auf ein Bild öffnet sich der bekannte Foto‑Detail‑Dialog. Bei anderen Dateitypen sehen Sie Name, Dateityp und Größe; mit einem Klick laden Sie die Datei herunter oder öffnen sie mit einer passenden Anwendung.
 

4. Anhänge in den mobilen Apps anzeigen

Die mobilen Apps zeigen Anhänge im Aufgaben‑Detailbildschirm ebenfalls unter einem eigenen Tab „Dateien“ an. 

Beachten Sie folgende Besonderheiten:

• Read‑Only: In der App können keine Dateien hochgeladen oder gelöscht werden; alle Dateien sind nur zur Ansicht verfügbar.
• Download und Cache: Bilder werden beim Öffnen des Tabs automatisch geladen; andere Dateien werden erst beim Tippen heruntergeladen. Heruntergeladene Dateien verbleiben im Cache, so dass sie offline verfügbar sind.
• Öffnen und Teilen von Dokumenten: Dokumente (PDF, Office‑Dateien usw.) werden nicht innerhalb der App angezeigt. Beim Tippen wird ein App‑Chooser geöffnet, der entscheidet, mit welcher auf dem Gerät installierten App die Datei geöffnet werden kann. Ist keine geeignete App vorhanden, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Dasselbe gilt für das Teilen von Dokumenten.
• Sortierung in der App: Genau wie im Web werden Bilder vor den anderen Dateitypen angezeigt. Innerhalb der Gruppen erfolgt die Sortierung alphabetisch.
   

5. Einschränkungen und Downgrade‑Pfad

• Anzahl und Größe der Dateien: Maximal 10 Dateien pro Aufgabe, maximal 20 MB pro Datei.
• Dateitypen: In der ersten Version sind alle Dateiformate erlaubt.
• Feature deaktivieren: Wird das Feature “Task Attachments” im Account deaktiviert, werden die Anhänge weder angezeigt noch können neue hochgeladen werden. Bestehende Anhänge bleiben im System gespeichert und erscheinen wieder, sobald das Feature erneut aktiviert wird.
   

6. FAQs und Tipps

Kann ich Anhänge auch unterwegs hochladen?  
Nein. Das Hochladen und Löschen von Dateien ist derzeit nur in der Webanwendung möglich. In der App stehen die Anhänge zur Ansicht und können heruntergeladen oder über das Teilen‑Menü an andere Apps übergeben werden.

Was passiert, wenn beim Download ein Fehler auftritt?  
Bei Verbindungsproblemen zeigt timr im Placeholder ein Fehler‑Icon an. Tippen Sie erneut, um den Download zu wiederholen.

Wie kann ich eine Datei dauerhaft auf meinem Gerät speichern?  
Über den Download‑Button im Foto‑Detail‑Screen bzw. über das Kontextmenü einer Datei können Sie ein Dokument in den öffentlichen Download‑Ordner Ihres Gerätes kopieren. Das Herunterladen läuft im Hintergrund und wird durch eine Systembenachrichtigung bestätigt.

Wie werden Dateinamen angezeigt?  
Lange Dateinamen werden in der Mitte abgeschnitten, so dass sowohl der Anfang als auch das Dateiformat sichtbar bleibt.

Kann ich die Dateien offline verfügbar machen?  
Heruntergeladene Dateien verbleiben im Cache und können offline geöffnet werden. In einer späteren Version ist geplant, häufig benötigte Dateien dauerhaft offline zu speichern.