1. Clientes, proyectos, tareas - una visión general
3. Asignación de tareas a los trabajadores y equipos
6. Mostrar/ocultar las tareas inactivas
1. Clientes, proyectos, tareas - una visión general
timr ofrece una estructura de proyectos/tarea completa. Esto significa que puede adaptar la estructura de sus proyectos con total libertad a las necesidades de su empresa. No sólo hay que definir un cliente, o un proyecto concreto, también se pueden definir tareas específicas de su empresa. Todas las tareas y sus subcategorías pueden ser editadas, modificadas y eliminadas por el administrador (esto se define cuando se crea un usuario).
1.1 Estructura de las tareas
Dispone de una estructura en forma de árbol que se puede definir libremente según sus clientes, proyectos y tareas. Puedes utilizar tantos niveles de tareas como necesites.
La granularidad de la estructura de la tarea depende de usted. Una granularidad demasiado fina significa que a menudo hay que cambiar de tarea al grabar, pero por otro lado se obtienen evaluaciones muy precisas.
1.2 Propiedades de las tareas
Puede establecer ciertas propiedades para cada tarea.
Propiedades básicas en el plan Regular:
- Nombre:
Puede asignar un "nombre" a la tarea/proyecto, etc.
- Inicio/fin:
Para una tarea, se puede definir un periodo de tiempo en el que se puede registrar horas para esta tarea. El periodo se define por "Inicio" (el día a partir del cual la tarea es visible para los empleados) y "Fin" (el día hasta el que la tarea debe ser completada).
- Se puede registrar:
Con el ajuste "Se puede registrar" se determina si se puede registrar horas directamente en esta tarea o no. Si crea un cliente, por ejemplo, podría definirlo como "no se puede registrar", de modo que los empleados tengan que registrar horas para las subtareas del cliente, que luego marcará como "se puede registrar". Si quiere que los empleados registren siempre directamente al cliente y que sólo las actividades especiales se reserven a las subtareas, también puede marcar al cliente como "se puede registrar".
- Facturable:
Utilice la opción "Facturable" para especificar si los registros de tiempo para esta tarea son "Facturables" por defecto o no. Por ejemplo, un caso de garantía de su producto no sería facturable, por otro lado, el mantenimiento de su producto si podría ser facturable.
- Nota requerida para el tiempo del proyecto
Con la opción "Nota requerida para el tiempo del proyecto" se define si sus empleados tienen que introducir una nota al registrar horas en la tarea en cuestión. Si se selecciona esta opción, una registro de horas para esta tarea sólo puede detenerse cuando el empleado haya introducido una nota en ella.
- Bloqueado hasta
Para asegurarse de que el tiempo registrado en un proyecto ya no puede modificarse (por ejemplo, después de facturar al cliente), puede bloquear una tarea hasta una determinada fecha límite.
- Observaciones internas:
Aquí puede introducir observaciones sobre la tarea que se muestran a los empleados durante el registro de tiempos para esta tarea.
Propiedades adicionales (Plan Plus):
- Observaciones externas:
En las observaciones externas se puede almacenar información importante para la facturación del cliente. Actualmente, esta información sólo se muestra en el informe de estado del proyecto y no es visible para los empleados durante el registro.
- Tipo de planificación (planificación presupuestaria):
En el Plan Plus puede almacenar una planificación presupuestaria para cada tarea. Para más detalles, consulte nuestra documentación sobre las funciones presupuestarias.
2. Crear tareas
Para crear una tarea, vaya al menú Administración, seleccione "Tareas" y pulse "Añadir tarea".
A continuación, puede asignar un nombre y establecer las propiedades de la tarea (véase el apartado 1.2. anterior).
2.1 Creación de tareas para un cliente/proyecto
Para crear un cliente/proyecto con tareas asociadas, primero vaya a "Añadir tarea" y cree el cliente/proyecto.
A continuación, mueva el ratón sobre el cliente/proyecto que acaba de crear, haga clic en el icono de edición que aparece ahora y seleccione allí "Añadir subtarea".
De este modo, puede crear una estructura de tareas con tantos niveles como desee.
3. Asignación de tareas a los trabajadores y equipos
Cada tarea puede asignarse a los empleados y a los equipos (Plan Enterprise). Para ello, abra la opción de menú "Tareas" y seleccione el proyecto y "Editar tarea". En la pestaña "Usuarios" o "Usuarios y presupuesto" seleccione el botón "Asignar usuarios" o "Asignar usuarios y organizaciones".
En el siguiente paso, seleccione si desea asignar usuarios u organizaciones (Plan Enterprise).
Nota: Si los miembros del de un equipo sólo pueden ver los proyectos que les han sido asignados, desactive la selección "Mostrar todas las tareas" en "Administración/Configuración/Hora de los proyectos". Sólo si la selección está activada, la nota "Todos los usuarios pueden registrar horas" es visible. Consulte el artículo Configuración avanzada del tiempo del proyecto para obtener más información al respecto.
3.1 Asignación de personal a una tarea
Para asignar una nueva tarea a empleados individuales, vaya a la pestaña Usuarios y allí a "Asignar usuarios".
La tarea se asigna a un usuario de la lista pulsando el símbolo + a la izquierda del nombre.
En los detalles de la tarea tiene una visión general de los usuarios asignados. Puede eliminar a un usuario de esta tarea seleccionando el símbolo - y haciendo clic en "Completar asignación" para guardarlo.
3.1.1 Asignación de subtareas de tareas ya existentes
Si crea una subtarea, se asignaran las subtareas ya asignadas al cliente . Por lo tanto, la subtarea se asigna automáticamente a los usuarios del cliente asociado.
3.2 Asignación de organizaciones/equipos/departamentos a una tarea (plan enterprise)
Para asignar tareas a organizaciones/equipos o departamentos, seleccione primero "Asignar usuarios y organizaciones" y luego "Organizaciones". Utilice el botón más para seleccionar la organización. Haga clic en "Completar asignación" para guardar la selección.
4. Copiar/Pegar tarea
Las tareas existentes pueden copiarse y, por tanto, duplicarse. Tiene la opción de copiar tareas individuales, varias tareas de un cliente, por ejemplo, o un cliente entero incluyendo todos los subproyectos y subtareas.
Para copiar una tarea, haga clic en el icono de edición situado a la derecha de la tarea deseada. Se abren las propiedades de la tarea y se selecciona "Copiar tareas".
Vaya a la ubicación deseada en su estructura de tareas y pulse de nuevo el pequeño icono de edición a la derecha de la tarea. Seleccione "Pegar tarea".
Ahora se le preguntará cómo quiere llamar a la tarea copiada. Elija un nombre y guarde la tarea.
5. Filtrar por tareas
En la estructura de tareas, puede filtrar sus tareas. Introduzca el nombre de la tarea deseada y timr le sugerirá inmediatamente todas las tareas de su estructura que tengan ese nombre.
6. Mostrar/ocultar las tareas inactivas
Puede decidir si las tareas inactivas se muestran en la estructura. Para ello, basta con activar o desactivar la pequeña casilla situada junto a "Mostrar tareas inactivas". La configuración por defecto de esta casilla se realiza en los ajustes.
7. Mover y fusionar tareas
Siempre puede revisar y optimizar una estructura, una forma de hacerlo es mover o fusionar tareas.
7.1 Mover las tareas al nivel superior
Si quiere mover una tarea existente al nivel superior, haga clic en ella y mantenga el botón del ratón pulsado. Arrastre la tarea a la parte superior de su estructura de tareas y suelte el ratón.
La tarea se traslada ahora al nivel superior.
7.2 Desplazamiento de tareas dentro de la estructura
Puede mover las tareas dentro de su estructura en cualquier momento. Por ejemplo, si ha creado por error una tarea para el cliente equivocado, puede moverla al cliente correcto.
Para ello, haga clic en la tarea en cuestión y arrástrela con el ratón hasta la posición deseada en la estructura de tareas.
En cuanto se suelta, se abre un menú de acciones. Allí se seleccione "Mover como subtarea".
La tarea está ahora insertada.
7.3 Fusión de tareas
Si considera que su estructura de tareas es demasiado detallada, puede fusionar las tareas en cualquier momento.
Por ejemplo: Tiene dos tareas para un proyecto, "Mantenimiento" y "Reparación". En el futuro querrá tener sólo una tarea "Mantenimiento". En este caso, arrastre la tarea "Reparación" a la tarea "Mantenimiento".
En cuanto se suelta, se abre un menú de acciones. Aquí se selecciona "Fusionar con la tarea objetivo".
También puede cerrar o archivar las tareas "Mantenimiento" y "Reparación" previamente existentes y crear una nueva tarea "Mantenimiento" para no coincidir con los calculos anteriores.
8. Desactivación de tareas
Puede desactivar las tareas en las que no necesite registrar horas. Cuando una tarea está inactiva, todavía puede crear valoraciones e informes para esa tarea.
Para desactivar una tarea, pulse la rueda pequeña a la derecha de la tarea deseada y seleccione "Desactivar tarea". Esto introduce automáticamente una fecha de "finalización" en las propiedades de la tarea y la tarea se muestra tachada.
Se introduce automáticamente una fecha de "finalización" en las propiedades de la tarea.
9. Reactivación de tareas
También puede reactivar las tareas, por ejemplo, si su cliente amplía el encargo. Para ello, marque primero la casilla "Mostrar tareas inactivas" en "Administración/Tareas".
Las tareas desactivadas se muestran ahora tachadas en el árbol de tareas. Sitúe el ratón sobre la tarea, haga clic en el icono de edición y seleccione "Editar tarea".
Para reactivar la tarea, simplemente borre la fecha de "Finalización" en las propiedades de la tarea y pulse "Guardar".
10. Borrar tareas
Por supuesto, también puede eliminar una tarea. A continuación, se borra de forma irrevocable y el proceso no puede deshacerse. Para eliminar una tarea, pulse la rueda pequeña a la derecha de la tarea deseada. Seleccione "Borrar tarea".
Se le pregunta si realmente desea eliminar esta tarea y cualquier subtarea de esta tarea. Si hace clic en "Borrar" aquí, la tarea se elimina.
Comments
0 comments
Article is closed for comments.