Konfiguration von Arbeitszeitarten wie Bürozeit, Urlaub, Krankenstand, Homeoffice etc.

1. Kategorien und Unterkategorien

2. Einheiten

3. Arbeitszeitarten anlegen

4. Abwesenheiten - Erfassung durch Mitarbeiter definieren

5. Bearbeiten von Arbeitszeitarten

6. Deaktivieren (archivieren) von Arbeitszeitarten

7. Empfehlungen für die Konfiguration von Arbeitszeitarten

Neben den klassischen Anwesenheits-Zeitarten wie Bürozeit oder Dienstreise können Sie in timr auch Abwesenheitszeiten anlegen und verbuchen. Darunter fallen Urlaub, Krankenstand, Arztgang usw.

Die Abwesenheitsarten können unter Verwaltung/Arbeitszeitarten konfiguriert werden. 

1. Kategorien und Unterkategorien

Hauptkategorien definieren die klassischen An- und Abwesenheiten. Anhand der Unterkategorien können Sie in der Kategorie "Anwesenheitszeit" weiter spezifizieren. 

1.1 Hauptkategorien

Folgende Kategorien gibt es in timr:

• Anwesenheitszeit (Büro, Dienstreise, Home Office, ...)
• Urlaub
• Bezahlte Abwesenheit (Krankenstand, Arztgang, ...)
• Unbezahlte Abwesenheit (Zeitausgleich, ...)
• Aussetzung (Unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Karenz...)

Hinweis zur Kategorie "Aussetzung": Aussetzung bedeutet, dass das Dienstverhältnis ausgesetzt ist, z.B. wegen Elternzeit/Karenz, Präsenzdienst etc. In diesem Fall können Sie dafür eine Arbeitszeitart mit der eigenen Kategorie “Aussetzung” anlegen.
Für den Zeitraum der Aussetzung (Karenz, Präsenzdienst etc.) verbuchen Sie für den betreffenden Mitarbeiter diese Arbeitszeitart. Dabei wird von timr automatisch Sollzeit = 0 und Ist-Zeit = 0 eingetragen.

"Unbezahlte Abwesenheiten" sind automatisch auch alle Zeiten die nicht gebucht wurden. Wenn also ein Tag eine Sollarbeitszeit von 8h hat und an dem Tag nichts gebucht wurde, so werden für den Tag automatisch -8h ausgewiesen. Um jedoch einen Nachweis zu haben was an dem Tag genau war und dass nicht auf den Tag vergessen wurde, soll in diesem Fall eine 'Unbezahlte Abwesenheit' wie 'Zeitausgleich' als Nachweis gebucht werden. Diese wird dann ebenfalls mit einem Saldo von -8h gerechnet.

Achtung: Sie können bestehende Arbeitszeitarten grundsätzlich bearbeiten und dabei Änderungen vornehmen. Bspw. können Sie eine Arbeitszeitart umbenennen. Sie können allerdings nicht die Kategorie einer Arbeitszeitart einfach ändern. Das heißt, dass Sie zum Beispiel “Bürozeit” (= Anwesenheitszeit) in “Dienstreise” umbenennen, aber nicht die Kategorie von “Anwesenheitszeit” auf “bezahlte Abwesenheit” ändern können.

1.2. Unterkategorien von Anwesenheitszeiten

Die folgenden Unterkategorien dienen der Klassifizierung der Hauptkategorie Anwesenheitszeit und werden für Auswertungen bzw. Berichte verwendet. Welche Informationen Sie für Stundennachweise aktivieren können, finden Sie in den erweiterten Einstellungen für Berichte unter 2.4.

• Anwesend
• Homeoffice
• Auswärts

Beispiele:

Mit der Einstellung "Anwesenheitszeit/Homeoffice" können die Homeoffice Tage ausgewertet und für die Abrechnung verwendet werden.

Die Arbeitszeitart "Dienstreise" kann durch die Zuordnung der Unterkategorie "Auswärts" spezifiziert werden.

2. Einheiten

Je Zeitart können Sie auch wählen wie diese zu erfassen ist. Beispielsweise können Sie festlegen, ob Urlaub nur ganztags oder auch halbtags bezogen werden kann.

Je nachdem welche Einheit Sie wählen, stellt sich dann der Dialog für die Erfassung dar. Bei “kleinste Einheit:Minuten" kann beispielsweise die konkrete Zeit erfasst werden, bei Tag kann nur ein Tag gewählt werden, bei “kleinste Einheit:halber Tag” können Sie im Dialogfeld zwischen Tag und halber Tag wählen. Diese Einstellung ist daher für Urlaube und Zeitausgleich zu empfehlen.

Beachten Sie: Sie können Arbeitszeitarten jederzeit bearbeiten. Wenn Sie eine Arbeitszeit jedoch löschen wollen, dürfen keine Einträge mit dieser Arbeitszeitart vorhanden sein.

3. Arbeitszeitarten anlegen

Zum Anlegen einer neuen Arbeitszeitart gehen Sie im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitarten" auf  "Arbeitszeitart hinzufügen".

Sie können den "Namen" der Arbeitszeit, einen "Kurznamen", eine “Kategorie” und die “Einheit”, in der die Arbeitszeitart verbucht werden soll, festlegen.

4. Abwesenheiten - Erfassung durch Mitarbeiter definieren

Für alle Abwesenheitsarten können Sie definieren, ob diese durch Mitarbeiter erfasst werden dürfen oder nicht.

Wenn Sie für Ihr timr Konto die Funktionen für Abwesenheitsanträge aktiviert haben, können Sie außerdem festlegen, ob für die jeweilige Arbeitszeitart ein Antrag erforderlich ist, oder nicht.

Infos und Anleitungen zu den Abwesenheitsanträgen finden Sie in dieser Dokumentation zu den Abwesenheitsanträgen.

Wenn Sie bei "Erfassung durch Mitarbeiter" die Option "Nein" wählen, kann nur ein Vorgesetzter diese Arbeitszeitart für einen Mitarbeiter erfassen.

Mit der Option "Zu Beantragen" muss ein Mitarbeiter einen Antrag für die entsprechende Abwesenheit stellen.

5. Bearbeiten von Arbeitszeitarten

Sie können Ihre Arbeitszeitarten jederzeit bearbeiten, bspw. sie umbenennen. Dazu gehen Sie auf den Bearbeitungsbutton links neben der Arbeitszeitart und klicken auf “Arbeitszeitart bearbeiten”.

Achtung: Sie können bestehende Arbeitszeitarten grundsätzlich bearbeiten und dabei Änderungen vornehmen. Bspw. können Sie eine Arbeitszeitart umbenennen. Sie können allerdings nicht die Kategorie einer Arbeitszeitart ändern. Das heißt, dass Sie zum Beispiel “Bürozeit” (= Anwesenheitszeit) in “Dienstreise” umbenennen, aber nicht die Kategorie von “Anwesenheitszeit” auf “bezahlte Abwesenheit” ändern können.

Es ist auch möglich sie zu löschen, allerdings nur, wenn keine Zeiteinträge mit dieser Arbeitszeitart vorhanden sind.

Klicken Sie dazu auf den Button links neben der Arbeitszeitart. Wählen Sie dann "Arbeitszeitart löschen".

6. Deaktivieren (archivieren) von Arbeitszeitarten

Nicht mehr benötigte Arbeitszeitarten können Sie deaktivieren. Gehen Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol und auf "Arbeitszeitart archivieren".

7. Empfehlungen für die Konfiguration von Arbeitszeitarten

Neben der Anwesenheitszeit können Sie in timr auch sämtliche Abwesenheitszeiten erfassen. Dafür stehen Ihnen die oben erläuterten Kategorien (1.) und Einheiten (2.) zur Verfügung. Wir empfehlen folgende Konfiguration: 

Urlaub: Art = Urlaub, Kleinste Einheit = Halber Tag

Krankenstand: Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag

Krank unter Tags: Art = Bezahlte Abwesenheit, Einheit = Minuten

Arztgang: Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Minute

Zeitausgleich: Art = Unbezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag (oder halber Tag)

Homeoffice: Art = Anwesenheitszeit, Unterkategorie = Homeoffice

Dienstreise: Art = Anwesenheitszeit, Unterkategorie = Auswärts

Elternzeit/Karenz: Art = Aussetzung, Kleinste Einheit = Tag, Erfassung durch Mitarbeiter = Nein

Krankenstand in der Einheit "Tag" wird auch im Abwesenheitskalender angezeigt. Um abzubilden wenn Mitarbeiter krank werden und z.B. früher gehen (Krank unter Tags), empfehlen wir eine weitere Arbeitszeitart in Minuten anzulegen.

Grundsätzlich empfehlen wir Zeitausgleich nur dann über die Arbeitszeitart "Zeitausgleich" zu erfassen, wenn ein ganzer Tag genommen wird. In diesem Fall wäre sonst am Stundennachweis nicht ersichtlich, warum hier der Saldo im Minus ist. Deshalb ist das hier für den Nachweis natürlich wichtig. Zeitausgleich scheint im Abwesenheitskalender auf. Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter auch über Halbtagsabwesenheiten informiert sind, wählen Sie als "Kleinste Einheit = halber Tag". 

Wenn ein Mitarbeiter einfach nur früher geht, ist an diesem Tag bereits Arbeitszeit verbucht. Zwingend notwendig ist es in diesem Fall daher nicht, Zeitausgleich extra noch zu erfassen. Sollte das aber für die bessere Kontrolle relevant sein, empfehlen wir einfach 2 Arbeitszeitarten für Zeitausgleich anzulegen. Einmal "Zeitausgleich ganztägig/halbtags" mit der Einheit "Tag/halber Tag" und einmal "Zeitausgleich stundenweise" mit der Einheit "Minuten".

Hinweis: Kleinste Einheit = halber Tag erlaubt die Auswahl zwischen ganzer Tag oder halber Tag.