Konfiguration von Arbeitszeitarten wie Bürozeit, Urlaub, Krankenstand, Homeoffice etc.

1. Kategorien und Unterkategorien

2. Einheiten

3. Arbeitszeitarten anlegen

4. Erfassung durch Mitarbeiter definieren

5. Vertretung erforderlich

6. Bearbeiten von Arbeitszeitarten

7. Deaktivieren (archivieren) von Arbeitszeitarten

8. Empfehlungen für die Konfiguration von Arbeitszeitarten

Neben den klassischen Anwesenheits-Zeitarten wie Bürozeit oder Dienstreise können Sie in timr auch Abwesenheitszeiten anlegen und verbuchen. Darunter fallen Urlaub, Krankenstand, Arztgang usw.

Die Abwesenheitsarten können unter Verwaltung/Arbeitszeitarten konfiguriert werden. 

 

Hinweis: Wurden noch keine Arbeitszeitarten angelegt, haben Benutzer am Mobiltelefon keine Auswahlmöglichkeit für die Arbeitszeiterfassung, und es kann kein Zeitkonto initialisiert werden.

1. Kategorien und Unterkategorien

Hauptkategorien definieren die klassischen An- und Abwesenheiten. Anhand der Unterkategorien können Sie in der Kategorie "Anwesenheitszeit" weiter spezifizieren. 

1.1 Hauptkategorien

Folgende Kategorien gibt es in timr:

• Anwesenheitszeit (Büro, Dienstreise, Home Office, ...)
• Urlaub
• Bezahlte Abwesenheit (Krankenstand, Arztgang, ...)
• Unbezahlte Abwesenheit (Zeitausgleich, ...)
• Aussetzung (Unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Karenz...)

Hinweis zur Kategorie "Aussetzung": Aussetzung bedeutet, dass das Dienstverhältnis ausgesetzt ist, z.B. wegen Elternzeit/Karenz, Präsenzdienst etc. In diesem Fall können Sie dafür eine Arbeitszeitart mit der eigenen Kategorie “Aussetzung” anlegen. 
Für den Zeitraum der Aussetzung (Karenz, Präsenzdienst etc.) verbuchen Sie für den betreffenden Mitarbeiter diese Arbeitszeitart. Dabei wird von timr automatisch Sollzeit = 0 und Ist-Zeit = 0 eingetragen.

 

"Unbezahlte Abwesenheiten" sind automatisch auch alle Zeiten die nicht gebucht wurden. Wenn also ein Tag eine Sollarbeitszeit von 8h hat und an dem Tag nichts gebucht wurde, so werden für den Tag automatisch -8h ausgewiesen. Um jedoch einen Nachweis zu haben was an dem Tag genau war und dass nicht auf den Tag vergessen wurde, soll in diesem Fall eine 'Unbezahlte Abwesenheit' wie 'Zeitausgleich' als Nachweis gebucht werden. Diese wird dann ebenfalls mit einem Saldo von -8h gerechnet.

 

Achtung: Sie können bestehende Arbeitszeitarten grundsätzlich bearbeiten und dabei Änderungen vornehmen. Bspw. können Sie eine Arbeitszeitart umbenennen. Sie können allerdings nicht die Kategorie einer Arbeitszeitart einfach ändern. Das heißt, dass Sie zum Beispiel “Bürozeit” (= Anwesenheitszeit) in “Dienstreise” umbenennen, aber nicht die Kategorie von “Anwesenheitszeit” auf “bezahlte Abwesenheit” ändern können.

 

1.2. Unterkategorien von Anwesenheitszeiten

Die folgenden Unterkategorien dienen der Klassifizierung der Hauptkategorie Anwesenheitszeit und werden für Auswertungen bzw. Berichte verwendet. Welche Informationen Sie für Stundennachweise aktivieren können, finden Sie in den erweiterten Einstellungen für Berichte unter 2.4.

• Anwesend
• Homeoffice
• Auswärts

Beispiele:

Mit der Einstellung "Anwesenheitszeit/Homeoffice" können die Homeoffice Tage ausgewertet und für die Abrechnung verwendet werden.

Die Arbeitszeitart "Dienstreise" kann durch die Zuordnung der Unterkategorie "Auswärts" spezifiziert werden.

2. Einheiten

Je Zeitart können Sie auch wählen wie diese zu erfassen ist. Beispielsweise können Sie festlegen, ob Urlaub nur ganztags oder auch halbtags bezogen werden kann.

Je nachdem welche Einheit Sie wählen, stellt sich dann der Dialog für die Erfassung dar. Bei “kleinste Einheit:Minuten" kann beispielsweise die konkrete Zeit erfasst werden, bei Tag kann nur ein Tag gewählt werden, bei “kleinste Einheit:halber Tag” können Sie im Dialogfeld zwischen Tag und halber Tag wählen. Diese Einstellung ist daher für Urlaube und Zeitausgleich zu empfehlen.

Beachten Sie: Sie können Arbeitszeitarten jederzeit bearbeiten. Wenn Sie eine Arbeitszeit jedoch löschen wollen, dürfen keine Einträge mit dieser Arbeitszeitart vorhanden sein.

Hinweis: Bei Arbeitszeitarten der Kategorie „Bezahlte Abwesenheit“ mit der Einheit „Tag“ können Sie zusätzlich die Vergütung „Auffüllen bis tägl. Normalarbeitszeit“ wählen. Bei den Einheiten „Minuten“ und „halber Tag“ steht diese Option nicht zur Verfügung.
 

3. Arbeitszeitarten anlegen

Zum Anlegen einer neuen Arbeitszeitart gehen Sie im Menü "Verwaltung/Arbeitszeitarten" auf  "Arbeitszeitart hinzufügen".

Sie können den „Namen“ der Arbeitszeitart, einen „Kurznamen“, eine „Kategorie“ und die „Einheit“, in der die Arbeitszeitart verbucht werden soll, festlegen. 
Bei bezahlten Abwesenheiten legen Sie außerdem die „Vergütung“ fest. Mit der Option „Auffüllen bis tägl. Normalarbeitszeit“ wird nur so viel Zeit vergütet, wie an diesem Tag noch auf die Sollzeit fehlt. Mehr dazu: Bezahlte Abwesenheit bis zur täglichen Normalarbeitszeit auffüllen (z.B. krank untertags)
 

4. Erfassung durch Mitarbeiter definieren

Für alle Arbeitszeitarten können Sie festlegen, ob Mitarbeiter sie selbst erfassen dürfen, beantragen müssen oder gar nicht auswählen können. Das gilt für jede Einheit, also auch für minutenbasierte Arbeitszeitarten wie einen Arztgang.

Wählen Sie dazu im Feld Erfassung durch Mitarbeiter eine der folgenden Optionen:

• Nein: Mitarbeiter können die Arbeitszeitart weder im Web noch in der App auswählen. Nur Administratoren bzw. berechtigte Teamleiter erfassen sie für Mitarbeiter. Mitarbeiter sehen diese Einträge, können sie aber nicht bearbeiten.
• Selbstständig: Die Mitarbeiter dürfen die Arbeitszeitart selbstständig eintragen.
• Zu Beantragen: Mitarbeiter stellen einen Antrag, und die Zeit wird erst nach der Genehmigung gebucht. Bei minutenbasierten Arbeitszeitarten beantragen Mitarbeiter die Zeit mit Start- und Endzeit oder starten und stoppen sie wie gewohnt. Beim Stoppen erstellt timr automatisch einen Antrag. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie die Funktion Abwesenheitsanträge für Ihr timr Konto aktiviert haben.

Bei antragspflichtigen Arbeitszeitarten legen Sie außerdem im Feld Nachweis fest, ob Mitarbeiter einen Nachweis wie eine Krankmeldung oder eine Zeitbestätigung hinzufügen müssen. Mehr dazu im Artikel Nachweise zu Arbeitszeitanträgen hinzufügen und prüfen.

Mehr Informationen finden Sie im Artikel Antragspflichtige Arbeitszeitarten festlegen und in der Dokumentation zu den Abwesenheitsanträgen.
 

5. Vertretung erforderlich

Außerdem können Sie festlegen, ob beim Erstellen eines Antrags mit dieser Arbeitszeitart eine Vertretung eingetragen werden muss. Das ist nur bei Arbeitszeitarten mit der Einheit Tag oder halber Tag möglich. Genaue Informationen dazu finden Sie hier.

6. Bearbeiten von Arbeitszeitarten

Sie können Ihre Arbeitszeitarten jederzeit bearbeiten, bspw. sie umbenennen. Dazu gehen Sie auf den Bearbeitungsbutton links neben der Arbeitszeitart und klicken auf “Arbeitszeitart bearbeiten”.

Achtung: Sie können bestehende Arbeitszeitarten grundsätzlich bearbeiten und dabei Änderungen vornehmen. Bspw. können Sie eine Arbeitszeitart umbenennen. Sie können allerdings nicht die Kategorie einer Arbeitszeitart ändern. Das heißt, dass Sie zum Beispiel “Bürozeit” (= Anwesenheitszeit) in “Dienstreise” umbenennen, aber nicht die Kategorie von “Anwesenheitszeit” auf “bezahlte Abwesenheit” ändern können.

Es ist auch möglich sie zu löschen, allerdings nur, wenn keine Zeiteinträge mit dieser Arbeitszeitart vorhanden sind.

Klicken Sie dazu auf den Button links neben der Arbeitszeitart. Wählen Sie dann "Arbeitszeitart löschen".

7. Deaktivieren (archivieren) von Arbeitszeitarten

Nicht mehr benötigte Arbeitszeitarten können Sie deaktivieren. Gehen Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol und auf "Arbeitszeitart archivieren".

8. Empfehlungen für die Konfiguration von Arbeitszeitarten

Neben der Anwesenheitszeit können Sie in timr auch sämtliche Abwesenheitszeiten erfassen. Dafür stehen Ihnen die oben erläuterten Kategorien (1.) und Einheiten (2.) zur Verfügung. Wir empfehlen folgende Konfiguration: 

Urlaub: Art = Urlaub, Kleinste Einheit = Halber Tag

Krankenstand: Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag

Krank untertags: Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag, Vergütung = Auffüllen bis tägl. Normalarbeitszeit

Arztgang: Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Minute

Zeitausgleich: Art = Unbezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag (oder halber Tag)

Homeoffice: Art = Anwesenheitszeit, Unterkategorie = Homeoffice

Dienstreise: Art = Anwesenheitszeit, Unterkategorie = Auswärts

Sonderurlaub (zB bei Umzug): Art = Bezahlte Abwesenheit, Kleinste Einheit = Tag (oder halber Tag), Erfassung durch Mitarbeiter = Nein

Elternzeit/Karenz: Art = Aussetzung, Kleinste Einheit = Tag, Erfassung durch Mitarbeiter = Nein
 

Krankenstand in der Einheit "Tag" wird auch im Abwesenheitskalender angezeigt. 
Um abzubilden, wenn Mitarbeiter im Laufe des Tages krank werden und früher gehen (Krank untertags), empfehlen wir eine eigene Arbeitszeitart in der Einheit „Tag“ mit der Vergütung „Auffüllen bis tägl. Normalarbeitszeit“. Damit bleiben die bereits erfassten Zeiten erhalten, und timr vergütet nur die bis zur Sollzeit fehlende Zeit. Mehr dazu: Bezahlte Abwesenheit bis zur täglichen Normalarbeitszeit auffüllen (z.B. krank untertags)

Zeitausgleich empfehlen wir als ganz- oder halbtägige Einheit anzulegen. Damit scheint der Grund der Abwesenheit im Stundennachweis auf und der Tag wird im Abwesenheitskalender berücksichtigt. Möchten Sie zusätzlich auch erfassen wenn ein Mitarbeiter früher geht, dann wird eine 2. Art Zeitausgleich in der Einheit "Minuten" angelegt.

Weitere Informationen siehe: Zeitausgleich richtig konfigurieren.

Hinweis: Kleinste Einheit = halber Tag erlaubt die Auswahl zwischen ganzer Tag oder halber Tag.