1. Arbeitszeitart erstellen, Einheit "Tag" oder "Minuten" wählen
2. Wer darf Zeitausgleich erfassen
3. Abrechnung von Zeitausgleichsstunden
4. Zeitausgleich beantragen, Ansicht im Abwesenheitskalender
Wir empfehlen Ganztagesabwesenheiten bei Zeitausgleich (auch Abgleiten oder Kompensation) über die Arbeitszeitart "Zeitausgleich" zu erfassen, da sonst im Stundennachweis nicht ersichtlich ist, ob vergessen wurde Zeit zu erfassen oder es einen anderen Grund für die Abwesenheit gab. Inwieweit Sie Abwesenheiten in kleinere Zeiteinheiten erfassen wollen, können Sie unter Pkt. 1 nachlesen.
1. Arbeitszeitart erstellen, Einheit "Tag" oder "Minuten" wählen
Zeitausgleich, oder Kompensation, fällt unter die Zeitart "Unbezahlte Abwesenheit" und kann in Verwaltung/Arbeitszeitarten erstellt werden.
Als Einheit empfehlen wir "Halber Tag" oder "Tag". "Halber Tag" als kleinste Einheit ermöglicht es Ihren Mitarbeitern wahlweise einen ganzen oder halben Tag Zeitausgleich einzutragen.
Hinweis: Kategorie und Einheit können nachträglich nicht mehr verändert werden.
Tipp: Erfassen Sie kleinere Einheiten als Tag/halber Tag Zeitausgleich durch stoppen der Zeiterfassung. Der negative Saldo wird automatisch im Zeitkonto erfasst.
Beispiel: Geht ein Mitarbeiter 2 Std. früher, stoppt er die Zeiterfassung. Im Zeitkonto sehen Sie, dass der Saldo zwischen Sollarbeitszeit (8h) und tatsächlicher Arbeitszeit (6h) an diesem Tag -2 Std. beträgt. Die Abwesenheit wird automatisch vom Zeitkonto abgezogen. Es ist daher nicht zwingend notwendig hier einen Zeitausgleich für kürzere Zeiträume zu erfassen.
Möchten Sie zur besseren Kontrolle Zeitausgleich für kleinere Zeiträume erfassen, empfehlen wir eine zusätzliche Arbeitszeitart für Zeitausgleich in der Einheit "Minuten" anzulegen.
Hinweis: Derzeit können nur Arbeitszeitarten in der Einheit Tag/halber Tag über Anträge beantragt werden. Stundenbasierte Zeitarten können nicht beantragt werden.
Möchten Sie dennoch einen Zeitausgleich in Minuten über einen Antrag erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
Sie beantragen einen Zeitausgleich mit "halber Tag" und tragen im Notizfeld den Zeitraum ein, in dem Sie abwesend sind (z.B. 2h von 15 - 17 Uhr) (Markierung 1, Ansicht "Alle Anträge"). Damit kann der Vorgesetzte den Antrag genehmigen, die Abwesenheit wird im Abwesenheitskalender dargestellt und der genaue Zeitraum ist ebenfalls festgehalten.
Es wird nur der Saldo für das Zeitkonto berücksichtigt, der tatsächlich weniger gearbeitet wurde (Markierung 2, Ansicht im Stundennachweis).
2. Wer darf Zeitausgleich erfassen
Sie können in den Einstellungen entscheiden, ob ihre Mitarbeiter Zeitausgleich erfassen dürfen, dieser zu beantragen ist, oder ob Mitarbeiter diesen selbstständig eintragen dürfen.
Wählen Sie "Zu beantragen", muss ein Administrator (oder Teamleiter im Enterprise Plan) den Zeitausgleich freigeben. Bei "Erfassung durch Mitarbeiter: Nein", müssen Sie als Administrator den Antrag selbst eingeben.
Hinweis: Die Auswahl, die bei Erfassung gewählt wird, sollten Sie beibehalten, da Sie bei einem Wechsel von "Zu beantragen" zu "Selbständig" die alten Einträge unter "Anträge" nicht mehr einsehen können.
3. Abrechnung von Zeitausgleichsstunden
Die Arbeitszeitart "Unbezahlte Abwesenheit" wird nicht nicht als Arbeit gewertet und scheint daher als Minuszeit auf. Hat ein Tag also eine Sollarbeitszeit von 7:42h und Sie haben einen Tag Zeitausgleich gebucht, dann werden -7:42h ausgewiesen. Als Nachweis wird im Zeitkonto der Zeitausgleich mit einem Saldo von -7:42h gerechnet.
4. Zeitausgleich beantragen, Ansicht im Abwesenheitskalender
4.1 Zeitausgleich als Mitarbeiter eintragen oder beantragen
Ihren eigenen Zeitausgleich können Sie über den Menüpunkt Anträge/Urlaub & Abwesenheit eintragen oder beantragen. Alternativ ist auch eine Eingabe über den Kalender (mit der Maus die gewünschten Tage markieren) möglich.
Hier sehen Sie auch, dass Sie als Option ganzer oder halber Tag zur Verfügung haben, wenn als Einheit "halber Tag" angelegt wurde.
4.2 Zeitausgleich als Administrator für Mitarbeiter eintragen
Als Administrator können Sie Zeitausgleich für Ihre Mitarbeiter u.a. über "Anträge" beantragen und auch "sofort genehmigen".
In der Übersicht "Anträge/ Antragsfreigabe" sehen Sie alle beantragten und genehmigten Abwesenheiten.
Tipp: Sie können mit der Maus im Kalender die Zeitausgleichstage markieren. Es öffnet sich dann automatisch das Antragsfenster mit dem gewählten Zeitraum.
Wurde in den Einstellungen/Arbeitszeit die entsprechende Einstellung aktiviert, scheinen im Abwesenheitskalender die Zeitausgleichstage auf. Sie können den Kalender in Ihren eigenen Kalender integrieren. Dazu erstellen Sie unter [ihrname]/Einstellungen/Kalender Ihre Kalenderlinks und kopieren die URL. Eine Anleitung zur Freigabe und Integration des Kalenders finden Sie in der Dokumentation unter Abwesenheitskalender einrichten.
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