Abwesenheitskalender (Urlaub, Krankenstand etc.) einrichten

Für die Optimierung der Teamorganisation steht Ihnen in timr ein Abwesenheitskalender zur Verfügung, der die Abwesenheiten aller Benutzer anzeigt. Mit dem Modul Erweiterte Berechtigungen steht zusätzlich der Kalender für Teammitglieder zur Auswahl.
 

1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe

2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung

3. Abwesenheiten im eigenen Kalender (Outlook, Google, ...) anzeigen

1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe

Wurden Abwesenheiten erstell,t die zu beantragen sind, sehen Sie als Administrator diese Anträge direkt im Menü "Anträge/Antragsfreigabe" automatisch, ohne etwas speziell konfigurieren zu müssen, alle Anträge sowie genehmigte und abgelehnte Abwesenheiten aller Benutzer in Kalenderform. Es werden auch die Details angezeigt, also z.B. Max Huber Urlaub, Max Huber Krankenstand.

 

Mit dem Modul Erweiterte Berechtigungen können Sie wahlweise Administratoren und/oder Teamleiter zur Freigabe berechtigen. Abhängig von der Berechtigung sehen Teamleiter im Freigabemenü unter "Anträge/Genehmigung" alle Anträge der zugeteilten Teammitglieder in Kalenderform (siehe Berechtigungen).
 

Für Benutzer scheint der Menüpunkt Genehmigung nicht auf.

 

2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung

Unter "Anträge/Urlaub&Abwesenheit" steht ein Kalender zur Verfügung. Sie können für Administratoren und Benutzer getrennt freigeben, welche Abwesenheiten dargestellt werden sollen. Beim Beantragen eines Urlaubs sind Sie so bereits informiert, ob andere Kollegen zum gewünschten Zeitpunkt abwesend sind. 
 

2.1. Ansicht Abwesenheitskalender

Wurden die entsprechenden Einstellungen unter Punkt 2.2. getroffen, können Benutzer die Ansicht zwischen "Eigene" und "Alle" Einträge wechseln.

Hinweis: In dieser Ansicht sehen weder Administrator noch Benutzer Details zu den Einträgen der Kollegen. Alle Einträge werden nur mit der Information "Abwesend" dargestellt. Administratoren sehen Details zu den Abwesenheiten der Benutzer in der Ansicht "Anträge/Alle Anträge".

Wurde mit dem Modul Erweiterte Berechtigungen der Kalender für Teammitglieder aktiviert, stehen die Ansichten "Eigene", "Team" und "Alle" zur Auswahl.

 

2.2. Konfiguration für Administratoren, Teamleiter und Benutzer

Um den Abwesenheitskalender nutzen zu können, muss zunächst die Antragsfunktion aktiviert sein.

Dafür öffnen Sie das Menü "Verwaltung/Einstellungen/Allgemein". Im Bereich “Funktionen" aktivieren Sie "Abwesenheitsanträge".

Die Berechtigungen können im Menü "Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit" im Bereich “Abwesenheitskalender" getrennt für Administratoren und Benutzer aktiviert werden. Mit dem Modul Erweiterte Berechtigungen können Sie zusätzlich festlegen, ob Mitarbeiter nur Abwesenheiten ihres Teams sehen können, und/oder die Abwesenheiten aller Mitarbeiter.

Sie können entscheiden, ob alle Abwesenheiten angezeigt werden oder zum Beispiel nur die Arbeitszeitart der Kategorie "Urlaub" oder "Feiertage". Letzteres ist besonders hilfreich, wenn der Feiertagsanspruch der Mitarbeiter durch das Arbeiten in unterschiedlichen Bundesländern verschieden ist. So ist für die Planung direkt ersichtlich, welcher Mitarbeiter aufgrund eines Feiertags abwesend sein wird. 

Hinweis: Die Freigaben in diesen Einstellungen wirken sich auf die Kalenderansicht unter "Anträge/Urlaub & Abwesenheit", sowie die privaten Kalenderlinks (siehe Punkt 3) aus.
 

3. Abwesenheiten im eigenen Kalender (Outlook, Google, ...) anzeigen

Mit "Privaten Kalenderlink generieren" können Sie nun einen Kalenderlink erstellen.

Mit dem generierten Link können Sie den Abwesenheitskalender im eigenen Kalender einrichten. Danach werden in Ihrem Kalender eingetragene Abwesenheitszeiten angezeigt.
 

Wurde der Abwesenheitskalender für Teammitglieder aktiviert (Modul Erweiterte Berechtigungen), dann stehen im persönlichen Bereich zusätzliche Kalenderlinks für Teams zur Verfügung.

Markierung 1: Unter "Kalender" sind die persönlichen Kalender, also nur die eigenen Einträge, der Zeiterfassung zu finden.

Markierung 2: Hier können Sie Ihre eigenen Abwesenheiten, die von Teamkollegen, Abwesenheiten aller Benutzer und die von allen Teams einzeln kopieren, um sie in Ihren Kalender zu integrieren.

Weitere Anleitungen

Wie Mitarbeitende ihren Abwesenheitskalender am einfachsten in ihren eigenen Kalender integrieren, zeigt dieser Artikel: Abwesenheiten im eigenen Kalender anzeigen

Eine detaillierte Anleitung zur Übertragung der eigenen Zeiteinträge in den eigenen Kalender finden Sie hier: Zeiteinträge in Kalender anzeigen