Abwesenheitsanträge in timr (Überblick)

Mit Abwesenheitsanträgen können Mitarbeiter alle Arten von Abwesenheiten beantragen, wie z.B. Urlaub, Zeitausgleich oder Pflegefreistellung. Die Anträge werden anschließend geprüft und freigegeben.

Bisher hing das immer an einer Rolle wie den Administatoren oder Teamleitern (mit Modul "Erweiterte Berechtigungen). Ohne die "Erweiterten Berechtigungen" können Sie nun neben dem Administrator einen spezifischen Benutzer oder eine Vertretung zur Genehmigung berechtigen.

Mit dem Modul "Erweiterte Berechtigungen" ist es nun auch möglich, mehrstufige Genehmigungsprozesse abzubilden. Das bedeutet, ein Antrag gilt erst dann als genehmigt, wenn ihn alle vorgesehenen Stationen freigegeben haben. 
Genaue Informationen dazu finden Sie unter Punkt 4.

1. Funktion "Abwesenheitsanträge" aktivieren

1.1. Grundfunktion aktivieren
1.2. Antragspflichtige Arbeitszeitart konfigurieren
1.3. Abwesenheitskalender für Mitarbeiter aktivieren

2. Rollen für die Freigabe

3. Einstufiger Freigabeprozess

4. Mehrstufige Antragsfreigabe (mit "Erweiterten Berechtigungen")

4.1. Konfiguration
4.2. Darstellung & Bedienung
4.3. Direkte Genehmigung (oder Ablehnung)
4.4. Berechtigungen & Benachrichtigungen
4.5. Migration & Downgrade

5. Individueller Freigabeprozess pro beantragbarer Arbeitszeitart

1. Funktion "Abwesenheitsanträge" aktivieren

1.1. Grundfunktion aktivieren

Um die Antragsfunktionen für Urlaub und andere Abwesenheiten in Ihrem bestehenden timr Konto nutzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Einstellungen" und aktivieren Sie dort die entsprechende Funktion. Vergessen Sie nicht, diese Einstellung abzuspeichern.

1.2. Antragspflichtige Arbeitszeitarten konfigurieren

Für die Arbeitszeitarten, die von Ihren Mitarbeitern beantragt werden sollen (Urlaub, Zeitausgleich etc.), definieren Sie nun, dass diese antragspflichtig sind.

Dazu gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Arbeitszeitarten" und bei der betreffenden Arbeitszeitart auf "Arbeitszeitart bearbeiten". Wählen Sie bei "Erfassung durch Mitarbeiter" nun die Option "Zu beantragen".

Sie können hier auch festlegen, ob für diese Arbeitszeitart eine Vertretung erforderlich ist. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Ab sofort steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein eigener Menüpunkt für Anträge in timr zur Verfügung.

1.3. Abwesenheitskalender für Mitarbeiter aktivieren

Für die Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit optional einen Abwesenheitskalender zur Verfügung zu stellen, damit diese zum Beispiel gleich beim Beantragen eines Urlaubs sehen können, ob andere Kollegen zum gewünschten Zeitpunkt bereits Urlaub haben.

Weitere Details zum Abwesenheitskalender finden Sie im Doku-Artikel zum Einrichten des Abwesenheitskalenders. 

2. Rollen für die Freigabe

Für den ein- bzw. mehrstufige Freigabeprozess können Sie folgende Rollen für die Freigabe festlegen:

• Administrator
• Vertretung (falls in der Arbeitszeitart aktiviert)
• Definierter Benutzer

Zusätzliche Rollen mit dem Modul "Erweiterte Berechtigungen" (Enterprise Plan):

• Teamleiter

• Teamleiter oder Administrator

  

3. Einstufiger Freigabeprozess

Die Einstellungen dazu finden Sie unter "Verwaltung"/"Einstellungen"/"Arbeitszeit" im Feld "Abwesenheitsanträge".

Ohne die "Erweiterten Berechtigungen" haben Sie folgenden Funktionsumfang: 

• Sie können eine Freigabeinstanz einstellen. Standardmäßig ist hier der Administrator hinterlegt. Sie können aber auch einer anderen Rolle die Berechtigung geben, siehe Punkt 2. 
  Auch wenn Sie eine andere Rolle berechtigen, kann der Administrator die Anträge immer noch genehmigen oder ablehnen (sollte die Instanz aktuell nicht anwesend sein oder den Antrag genehmigen bzw. ablehnen können).
• Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Anträgen konfiguriert werden. 
  Damit ist es möglich, die Anträge direkt aus der Email heraus zu genehmigen oder abzulehnen. 

• Zusätzlicher Empfänger: Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine beliebige Email-Adresse zu hinterlegen, an die bei Statusänderung eines Antrages eine Benachrichtigung versendet wird. 
  Das ist hilfreich, wenn bspw. die HR-Abteilung informiert werden soll, diese aber keine Genehmigungsrechte haben soll.

4. Mehrstufige Antragsfreigabe (Modul „Erweiterte Berechtigungen“)

Mit dieser Funktion können Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse abbilden. Sie können unterschiedliche Instanzen definieren, die der Antrag durchlaufen muss. Erst, wenn alle notwendigen Instanzen den Antrag genehmigt haben, gilt der Antrag als freigegeben. 
Zusätzlich können Sie auch Berechtigungen zur direkten Genehmigung ohne das Durchlaufen der Instanzen erteilen, siehe Punkt 4.3. 

Dadurch sind die Zuständigkeiten klar geregelt und jeder weiß, wie der Freigabeprozess von Abwesenheitsanträgen ablauft und wer in welchem Schritt verantwortlich ist. 

Alle Genehmigungen werden dokumentiert, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. 
 

4.1. Konfiguration

Sie können bis zu 4 Instanzen konfigurieren, die durchlaufen werden müssen, bis ein Antrag final genehmigt ist. 

Markierung 1: Freigabe durch
Konfigurieren Sie Ihren mehrstufigen Freigabeprozess nach Ihren Anforderungen. Sie können dabei aus den Rollen wie in Punkt 2 beschrieben wählen.

Markierung 2: Stornofreigabe erforderlich
Hier können Sie einstellen, von welchen Instanzen im Fall einer Stornierung von Abwesenheitsanträgen eine Freigabe erforderlich ist. Erst, wenn alle notwendigen Instanzen die Stornierung freigegeben haben, gilt der Antrag als storniert.

Markierung 3: E-Mail Benachrichtigung zur Genehmigung
Aktivieren Sie diese Checkbox, damit für die User auf der Stufe, welche im Genehmigungsprozess gerade am Zug ist, eine E-Mail ausgelöst zur Genehmigung ausgelöst wird. Der Antrag kann dann direkt aus der Mail heraus genehmigt bzw. abgelehnt werden.

Beispiel: Stellt ein User mit unserer Beispielkonfiguration einen Antrag, erhält zunächst die Vertretung eine Email zur Genehmigung. Erst, wenn die Vertretung den Antrag genehmigt, entweder über die Mail oder in timr, erscheint der Antrag bei der Teamleitung zur Genehmigung. Sobald diese den Antrag genehmigt hat, wird der Administrator benachrichtigt, sowohl in timr als auch per Mail.

Sollte der User eine Stornierung anfragen, müssen, laut unserer Beispielkonfiguration, sowohl Teamleiter als auch Administrator die Stornierung freigeben.
 

4.2. Darstellung & Bedienung

4.2.1. Persönliche Ansicht

Eine genaue Anleitung zum Erstellen eines Antrags finden Sie hier.

Die persönlichen Abwesenheiten sind unter dem Menüpunkt "Urlaub & Abwesenheit" zu finden. Dort sieht man neben dem aktuellen Stand des Zeit- und Urlaubskontos auch die kommenden Anträge mit dem jeweiligen Status - beantragt, in Freigabe, genehmigt, abgelehnt, Storno beantragt, in Stornierung oder storniert.

Um mehr Informationen über den Antrag zu bekommen, klicken Sie auf die drei blauen Striche und weiter auf "Anzeigen".

In der Detailansicht des Antrags sehen Sie folgende Informationen:

Markierung 1: Hier sehen Sie den aktuellen Status des Antrags: Möglich sind "beantragt", "in Freigabe", "genehmigt", "abgelehnt", "Storno beantragt", "in Stornierung" oder "storniert".

Markierung 2: Freigabeinstanzen: Hier sehen Sie die benötigten Genehmigungsinstanzen und welche davon den Antrag bereits genehmigt haben.

Markierung 3: Hier werden die Einzelheiten des Antrags angezeigt: Benutzer, Art, ggf. Vertretung und Notiz.

Markierung 4: Hier ist der Zeitraum des Antrags ersichtlich.

Markierung 5: Falls es sich um einen Urlaubsantrag handelt, sehen Sie hier die benötigte Anzahl an Urlaubstagen für den Anragszeitraum.

Markierung 6: Verlauf: Hier können Sie die Historie des Antrags einsehen, von wem und wann der Antrag gestellt wurde und wann und wie er weiter bearbeitet wurde.

4.2.2. Darstellung für Freigabeverantwortliche

Sobald der Antrag gestellt ist, erscheint er für die jeweilige Instanz im Freigabeprozess unter Anträge/Genehmigung. Mögliche Instanzen sind die Vertretung, ein definierter Benutzer, Teamleiter oder Administrator (Rollenvergabe siehe Punkt 2). 

In der Darstellung sehen Sie alle Anträge mit dem jeweiligen Status, die laut hinterlegtem Genehmigungsprozess aktuell bei Ihnen liegen und die Sie noch bearbeiten müssen. Sie können die anträge über einen Klick auf die drei blauen Striche genehmigen oder ablehnen. 

Mit dem Abwesenheitskalender auf der rechten Seite behalten Sie den Überblick über alle Abwesenheiten. 

4.3. Direkte Genehmigung (oder Ablehnung)

Mit dieser Funktion können Sie konfigurieren, welche Rollen die Anträge unabhängig des mehrstufigen Freigabeprozesses sofort genehmigen dürfen. Sollte beispielsweise der Freigabeprozess an einer Stelle verzögert werden, weil diese Person aktuell nicht verfügbar ist, können die berechtigten Rollen den Antrag dennoch genehmigen oder ablehnen. 

Wo finde ich die Anträge für die direkte Genehmigung?

• Sind Sie gemäß Freigabeprozess aktuell an der Reihe, den Antrag zu genehmigen, erscheinen die entsprechenden Anträge im Bereich "Anträge"/"Genehmigung".
• Sind Sie gemäß Freigabeprozess nicht an der Reihe, aber für die direkte Genehmigung berechtigt, finden Sie alle Anträge unter "Anträge"/"Alle Anträge". Über die drei blauen Striche können Sie diese hier sofort vollständig genehmigen bzw. ablehnen.

4.4. Berechtigungen & Benachrichtigungen

Berechtigungen: 

• Administratoren sehen alle Anträge und können sie jederzeit freigeben oder ablehnen.
• Teamleiter sehen die Anträge ihrer Teammitglieder und können ggf. ebenso zur sofortigen Freigabe von Anträgen berechtigt werden.
• Benutzer sehen ihre persönlichen Anträge und jene, bei denen sie selbst im Freigabeprozess eingebunden sind.

Benachrichtigungen: 

• Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, wird automatisch eine Nachricht an die Instanz gesendet, die für den nächsten Freigabeschritt zuständig ist. 

• Die Anträge können direkt über die Email-Benachrichtigung genehmigt oder abgelehnt werden. So ist auch eine mobile Freigabe ganz einfach möglich. 

  

4.5. Migration & Downgrade

• Bestehende Anträge: Alle laufenden Anträge und Arbeitszeitarten werden automatisch in den neuen Prozess übernommen. Offene Anträge behalten ihre bisherige Einstellung, bis sie abgeschlossen sind.
• Fallback bei fehlenden Rollen: Wenn nach einem Downgrade bestimmte Rollen nicht mehr verfügbar sind, übernimmt automatisch der Administrator die Freigabe. Weitere Schritte im Prozess werden ausgeblendet.

5. Inidividueller Freigabeprozess pro beantragbarer Arbeitszeitart

Unter Punkt 3 haben wir die standardmäßig gültige Konfiguration beschrieben.
Für einzelne Arbeitszeitarten können Sie individuelle Freigaberegeln festlegen, die die allgemeine Einstellung übersteuern.

Beispiel:
Ihr Standard-Freigabeprozess ist wie folgt definiert:

1. Instanz: Vertretung
2. Instanz: Teamleitung

Für den Krankenstand möchten Sie jedoch einen eigenen Freigabeprozess festlegen, bei dem ein bestimmter Mitarbeiter aus dem HR-Team die Anträge genehmigt.

Gehen Sie dazu unter Verwaltung/Arbeitszeitarten und klicken Sie auf die drei blauen Striche neben der Arbeitszeitart, die Sie konfigurieren möchten.

Wichtig: Das Feld zur Konfiguration des individuellen Freigabeprozesses wird Ihnen nur angezeigt, wenn es sich um eine beantragbare Arbeitszeitart handelt!

Sobald Sie "Individueller Freigabeprozess" ausgewählt haben, öffnen sich die entsprechenden Konfigurationsoptionen.

Sie können nun aus den verschiedenen Rollen, siehe Punkt 2, auswählen. 

Wenn Sie das Modul „Erweiterte Berechtigungen“ nutzen, können Sie zusätzlich einen mehrstufigen Freigabeprozess konfigurieren, wie in Punkt 4 beschrieben. 

Außerdem können Sie festlegen, ob bei neuen Anträgen mit dieser Arbeitszeitart eine E-Mail-Benachrichtigung für die betroffene Instanz generiert werden soll.
Der Antrag kann direkt aus dieser E-Mail heraus genehmigt oder abgelehnt werden, siehe Punkt 4.4.