Für die Optimierung der Teamorganisation steht Ihnen in timr ein Abwesenheitskalender zur Verfügung, der die Abwesenheit aller Benutzer anzeigt.
1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe
2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung
3. Abwesenheiten im eigenen Kalender anzeigen
1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe
Als Administrator sehen Sie direkt im Menü Anträge/Antragsfreigabe automatisch, ohne etwas speziell konfigurieren zu müssen, alle Anträge, sowie genehmigte und abgelehnte Abwesenheiten aller Benutzer in Kalenderform. Es werden auch die Details angezeigt, also z.B. Max Huber Urlaub, Max Huber Krankenstand.
Ein Teamleiter (Enterprise Plan) sieht im Freigabemenü unter Anträge/Antragsfreigabe alle Anträge und Abwesenheiten der ihm zugeteilten Teammitglieder in Kalenderform, ohne etwas dafür speziell konfigurieren zu müssen. Es werden auch die Details angezeigt, also z.B. Max Huber Urlaub, Max Huber Krankenstand.
Für Benutzer scheint der Menüpunkt Antragsfreigabe nicht auf.
2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung
Unter Anträge/Urlaub&Abwesenheit steht ein Kalender zur Verfügung. Sie können für Administratoren und Benutzer getrennt freigeben, welche Abwesenheiten dargestellt werden sollen. Beim Beantragen eines Urlaubs sind Sie so bereits informiert, ob andere Kollegen zum gewünschten Zeitpunkt abwesend sind.
2.1. Ansicht Abwesenheitskalender
Wurden die entsprechenden Einstellungen unter
Punkt 2.2. getroffen, können Sie die Ansicht zwischen "Eigene" und "Alle" Einträge wechseln.
Hinweis: In dieser Ansicht sehen weder Administrator noch Benutzer Details zu den Einträgen der Kollegen. Alle Einträge werden nur mit der Information "Abwesend" dargestellt. Administratoren sehen Details zu den Abwesenheiten der Benutzer in der Ansicht "Anträge/Alle Anträge".
2.2. Konfiguration für Administratoren und Benutzer
Um den Abwesenheitskalender nutzen zu können, muss zunächst die Antragsfunktion aktiviert sein.
Dafür gehen Sie ins Menü Verwaltung/Einstellungen/Allgemein in den Bereich “Funktionen" und aktivieren "Abwesenheitsanträge".
Die Berechtigungen können im Menü Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit im Bereich “Abwesenheitskalender" getrennt für Administratoren und Benutzer aktiviert werden. Sie können auch entscheiden ob alle Abwesenheiten angezeigt werden, oder zum Beispiel nur Urlaube.
Hinweis: Die Freigaben in diesen Einstellungen wirken sich auf die Kalenderansicht unter Anträge/Urlaub & Abwesenheit, sowie die privaten Kalenderlinks (
siehe Pkt. 3) aus.
3. Abwesenheiten im eigenen Kalender (Outlook, Google, ...) anzeigen
Unabhängig davon ob Sie Antragsfunktionen für Urlaub und Abwesenheiten in timr nutzen, können sich Administratoren und Benutzer
einen privaten Kalenderlink generieren und so die Anzeige von Abwesenheiten direkt in ihren eigenen Kalender integrieren (z.B. Outlook, iPhone, Google, etc.). Dafür ist ebenfalls die Konfiguration in der Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit wie in
Punkt 2.2 beschrieben, notwendig.
HINWEIS: Jeder Benutzer muss sich seinen eigenen Kalenderlink in den Einstellungen generieren.
Dazu gehen Sie in Ihrem timr Konto auf Ihren Namen links in der Menüleiste und wählen "Einstellungen".
Mit "Privaten Kalenderlink generieren" können Sie nun einen Kalenderlink erstellen.
Mit dem generierten Link können Sie den Abwesenheitskalender im eigenen Kalender einrichten. Danach werden in Ihrem Kalender eingetragene Abwesenheitszeiten angezeigt.
Hinweis: Es sind weder über den Kalenderlink von Mitarbeitern noch in dem vom Administrator Details zu den Einträgen der Kollegen ersichtlich, alle Einträge werden nur mit der Information "Abwesend" dargestellt.
Eine detaillierte Anleitung zum Einrichten des Kalenders finden Sie hier.
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