Abwesenheitskalender (Urlaub, Krankenstand etc.) einrichten

Für die Optimierung der Teamorganisation steht Ihnen in timr ein Abwesenheitskalender zur Verfügung, der die Abwesenheiten aller Benutzer anzeigt. Im Enterprise Plan steht zusätzlich der Kalender für Teammitglieder zur Auswahl.

1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe

2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung

3. Abwesenheiten im eigenen Kalender (Outlook, Google, ...) anzeigen

1. Abwesenheitskalender bei der Antragsfreigabe

Wurden Abwesenheiten erstellt die zu beantragen sind, sehen Sie als Administrator diese Anträge direkt im Menü "Anträge/Antragsfreigabe" automatisch, ohne etwas speziell konfigurieren zu müssen, alle Anträge sowie genehmigte und abgelehnte Abwesenheiten aller Benutzer in Kalenderform. Es werden auch die Details angezeigt, also z.B. Max Huber Urlaub, Max Huber Krankenstand.

Im Enterprise Plan können Sie wahlweise Administratoren und/oder Teamleiter zur Freigabe berechtigen. Abhängig von der Berechtigung sehen Teamleiter im Freigabemenü unter "Anträge/Antragsfreigabe" alle Anträge der zugeteilten Teammitglieder in Kalenderform (siehe Berechtigungen).

Für Benutzer scheint der Menüpunkt Antragsfreigabe nicht auf.

2. Abwesenheitskalender bei der Beantragung

Unter "Anträge/Urlaub&Abwesenheit" steht ein Kalender zur Verfügung. Sie können für Administratoren und Benutzer getrennt freigeben, welche Abwesenheiten dargestellt werden sollen. Beim Beantragen eines Urlaubs sind Sie so bereits informiert, ob andere Kollegen zum gewünschten Zeitpunkt abwesend sind. 

2.1. Ansicht Abwesenheitskalender

Wurden die entsprechenden Einstellungen unter Punkt 2.2. getroffen, können Benutzer die Ansicht zwischen "Eigene" und "Alle" Einträge wechseln.

 

Hinweis: In dieser Ansicht sehen weder Administrator noch Benutzer Details zu den Einträgen der Kollegen. Alle Einträge werden nur mit der Information "Abwesend" dargestellt. Administratoren sehen Details zu den Abwesenheiten der Benutzer in der Ansicht "Anträge/Alle Anträge".

Wurde im Enterprise Plan der Kalender für Teammitglieder aktiviert, stehen die Ansichten "Eigene", "Team" und "Alle" zur Auswahl.

 

2.2. Konfiguration für Administratoren, Teamleiter und Benutzer

Um den Abwesenheitskalender nutzen zu können, muss zunächst die Antragsfunktion aktiviert sein.

Dafür öffnen Sie das Menü "Verwaltung/Einstellungen/Allgemein". Im Bereich “Funktionen" aktivieren Sie "Abwesenheitsanträge".

Die Berechtigungen können im Menü "Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit" im Bereich “Abwesenheitskalender" getrennt für Administratoren und Benutzer aktiviert werden. Im Enterprise Plan können Sie zusätzlich festlegen, ob Mitarbeiter nur Abwesenheiten ihres Teams sehen können, und/oder die Abwesenheiten aller Mitarbeiter.

Sie können entscheiden ob alle Abwesenheiten angezeigt werden oder zum Beispiel nur die Arbeitszeitart der Kategorie "Urlaub" oder "Feiertage". Letzteres ist besonders hilfreich, wenn der Feiertagsanspruch der Mitarbeiter durch das Arbeiten in unterschiedlichen Bundesländern verschieden ist. So ist für die Planung direkt ersichtlich, welcher Mitarbeiter aufgrund eines Feiertags abwesend sein wird.

3. Abwesenheiten im eigenen Kalender (Outlook, Google, ...) anzeigen

Mit "Privaten Kalenderlink generieren" können Sie nun einen Kalenderlink erstellen.

Mit dem generierten Link können Sie den Abwesenheitskalender im eigenen Kalender einrichten. Danach werden in Ihrem Kalender eingetragene Abwesenheitszeiten angezeigt.

Wurde der Abwesenheitskalender für Teammitglieder aktiviert (Enterprise Plan), dann stehen im persönlichen Bereich zusätzliche Kalenderlinks für Teams zur Verfügung.

Markierung 1: Unter "Kalender" sind die persönlichen Kalender, also nur die eigenen Einträge, der Zeiterfassung zu finden.

Markierung 2: Hier können Sie Ihre eigenen Abwesenheiten, die von Teamkollegen, Abwesenheiten aller Benutzer und die von allen Teams einzeln kopieren, um sie in Ihren Kalender zu integrieren.

Eine detaillierte Anleitung zum Einrichten des Kalenders finden Sie hier.