Vertreterregelung für Abwesenheiten

Mit der neuen Vertreterregelung können Arbeitszeitarten so konfiguriert werden, dass vor dem Einreichen eines Antrags zwingend ein Vertreter ausgewählt werden muss. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass während der Abwesenheit eine Vertretung geregelt ist.

Das bedeutet: Bevor ein Antrag gestellt werden kann, stimmen sich Kolleginnen und Kollegen darüber ab, wer die Vertretung übernimmt. Diese Person wird anschließend direkt im Antrag hinterlegt.

Die gewählte Vertretung ist für andere Nutzer sowohl im Abwesenheitskalender als auch im Anwesenheitsboard sichtbar. Außerdem erhalten Nutzer beim Erstellen eigener Abwesenheiten einen Hinweis, wenn sich der Zeitraum mit einer bestehenden Vertretung überschneidet.

Diese Regelung kann bei allen tagesbasierten Arbeitszeitarten genutzt werden, also sowohl für Anwesenheits- als auch Abwesenheitszeiten, die selbstständig oder per Antrag eingetragen werden können.

1. Vertreterfunktion pro Arbeitszeitart aktivieren

2. Zusätzliche Einstellungen mit Modul Erweiterte Berechtigungen

2.1. Auswahl der Vertretung einschränken
2.2. Vertretungspflicht pro Team/Organisation steuern

3. Eintrag erstellen

4. Sichtbarkeit der Vertretung

5. Hinweise bei abwesender Vertretung

1. Vertreterfunktion pro Arbeitszeitart aktivieren

Bei halb- oder ganztagesbasierten Arbeitszeitarten (Anwesenheiten oder Abwesenheiten), die entweder selbstständig eingetragen werden können oder zu beantragen sind, kann die Vertreterfunktion aktiviert werden.

Gehen Sie dazu unter "Verwaltung/Arbeitszeitarten" und bearbeiten Sie bestehende Arten oder legen eine neue an. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier. Hier finden Sie nun die Möglichkeit, die Erforderlichkeit für eine Vertretung zu aktivieren. Damit muss bei der Erstellung des Eintrags ein Benutzer als Vertretung ausgewählt werden.

2. Zusätzliche Einstellungen mit Modul Erweiterte Berechtigungen

2.1. Auwahl der Vertretung einschränken

Falls Sie das Modul Erweiterte Berechtigungen nutzen, haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen zur Auswahl der Vertretung zu treffen. Sie können entweder erlauben, dass die Vertretung aus allen Benutzern gewählt werden kann, oder die Auswahl auf das jeweilige Team beschränken.

Gehen Sie dazu unter "Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit" und scrollen Sie zum Feld "Abwesenheitsanträge". Hier können Sie die Einstellung zur Vertretungsauswahl treffen. 
Bestätigen Sie die Einstellung, indem Sie abschließend auf "Speichern" klicken.

2.2. Vertretungspflicht pro Team/Organisation steuern

Außerdem lässt sich pro Team festlegen, ob für dessen Mitglieder überhaupt eine Vertretung erforderlich ist. So können Sie einzelne Teams oder Abteilungen von der Vertreterpflicht ausnehmen, während sie für andere weiterhin gilt.

Schritt 1: Navigieren Sie zu Verwaltung → Organisation.

Schritt 2: Bearbeiten Sie das gewünschte Team oder legen Sie ein neues an.

Schritt 3: Öffnen Sie den Reiter Eigenschaften.

Schritt 4: Wählen Sie im Feld "Vertretung erforderlich" eine der beiden Optionen:

• Standard: Es ist eine Vertretung erforderlich, sofern dies bei der Arbeitszeitart hinterlegt ist.
• Keine Vertretung erforderlich: Mitglieder dieses Teams müssen keine Vertretung auswählen, auch dann nicht, wenn die Arbeitszeitart dies vorsieht.

Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Ist ein Nutzer mehreren Teams zugeordnet, greift die strengere Regel. Sobald mindestens eines seiner Teams auf Standard eingestellt ist, muss er eine Vertretung hinterlegen, unabhängig davon, dass ein anderes Team auf „Keine Vertretung erforderlich" steht.

3. Eintrag erstellen

Sobald eine Arbeitszeitart ausgewählt wird, die eine Vertretung erfordert, muss diese ausgewählt werden, bevor der Eintrag abgeschlossen werden kann.

Falls ein Antrag erstellt wurde, wird nun die Vertretung bei der Antragsfreigabe angezeigt.

4. Sichtbarkeit der Vertretung

4.1. Sichtbarkeit für Kollegen

Je nach Einstellungen des Abwesenheitskalenders sehen die Kollegen, wer als Vertretung eingetragen wurde.

Ebenso wird die Vertretung im Anwesenheitsboard angezeigt.

4.2. Sichtbarkeit für Vertretung

Die Vertretung selbst erhält ebenso einen Eintrag in ihrem Abwesenheitskalender über den Zeitraum der Vertretung.

5. Hinweise bei abwesender Vertretung

Um die Ressourcenplanung und die Abstimmung zu erleichtern, gibt es bestimmte Hinweise bzgl. der Verfügbarkeit der Kollegen. Aktuell können die Abwesenheiten trotzdem eingetragen werden.

 

Fall 1: Vertretung will Abwesenheit eintragen

Will beispielsweise die Vertretung in dem gleichen Zeitraum eine ganztägige Buchung eintragen, in der sie bereits als Vertretung eingeplant wird, erhält sie bei der Erstellung der Buchung folgenden Hinweis: "Sie vertreten xy im gewählten Zeitraum!"

Fall 2: Abwesende Vertretung wird ausgewählt

Falls eine Vertretung ausgewählt wird, die in dem Zeitraum bereits eine ganztägige Buchung eingetragen hat, kommt ebenfalls ein Hinweis: "xy hat bereits eine Abwesenheit von dd.mm.yyyy - dd.mm.yyyy beantragt."