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Arbeitszeit Status (inkl. Freigabe von Arbeitszeiten)

Gundi Leitner
  • Updated
Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Initial, nachdem ein Zeiteintrag erstellt wurde, ist der Status "Veränderbar". Die Statuswerte von Einträgen in Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch dienen einerseits als Filter, andererseits als Unterstützung im Workflow zur Abrechnung von Stunden und als Sicherstellung, dass Einträge nicht mehr verändert werden können.

 

Inhalt

1. Verfügbare Stati

2. Wer kann den Status einstellen?

3. Anwendungsfälle

4. Status ändern

5. Arbeitszeiten freigeben

6. Filtern nach Status

 

1. Verfügbare Stati

In der Arbeitszeit haben Sie die Möglichkeit, die Einträge auf
  • Veränderbar
  • Gesperrt
  • Freigegeben
  • Abgeschlossen
  • Archiviert
zu setzen.

StatusAZ Kopie.png

2. Wer kann den Status einstellen

Wer Einträge editieren und den Status einstellen kann, hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab.

- Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter kann eigene Einträge von "Veränderbar" auf "Gesperrt" setzen. Wurde der Status einmal auf "Gesperrt" gesetzt, kann der Mitarbeiter diese Einstellung nicht mehr rückgängig machen.

- Administrator: Der Administrator kann Einträge eines Mitarbeiters auf  "Veränderbar", "Gesperrt", "Freigegeben", "Abgeschlossen" oder "Archiviert" setzen. Jede getroffene Einstellung kann vom Administrator wieder verändert werden.

- Teamleiter: Der Teamleiter kann Einträge von Mitarbeitern seines Teams auf  "Veränderbar", "Gesperrt", "Freigegeben", "Abgeschlossen" oder "Archiviert" setzen. Jede getroffene Einstellung kann vom Teamleiter wieder verändert werden.

3. Anwendungsfälle

3.1. Veränderbar

Die initiale Status ist "veränderbar" und wird durch das Symbol eines offenen Schlosses angezeigt.

PZ_Veränderbar.png

Veränderbar bedeutet, dass dieser Eintrag bearbeitet werden kann bzw. noch nicht weiter verarbeitet wurde.

AZVeränderbar.png

 

3.2. Gesperrt 

Wenn der Mitarbeiter oder der Administrator einen Eintrag auf "Gesperrt" setzt, kann dieser Eintrag nicht mehr verändert werden. Damit kann der Mitarbeiter signalisieren, dass die Zeit für die weitere Verarbeitung bereit ist.
Gesperrte Zeiten werden mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.

PZ_Geperrt.png

AZGesperrt.png

 

3.3. Freigegeben

Dieser Status ist den Teamleitern bzw. den Administratoren vorbehalten. Damit kann der Teamleiter signalisieren, dass die Zeit von ihm genehmigt wurde.

PZ_Freigegeben.png

AZFreigegeben.png

3.4. Abgeschlossen

Wenn ein Eintrag fertig bearbeitet wurde und Sie keine weiteren Schritte setzen, können Sie den Eintrag auf "Abgeschlossen" setzen. Dadurch wird signalisiert, dass diese Aufzeichnung keiner weiteren Bearbeitung bedarf. 

Mit einem Abschluss im Zeitkonto werden die zugehörigen Einträge automatisch auf diesen Status gesetzt.

Der Status Abgeschlossen wird durch eine geschlossene Box dargestellt.

PZ_Abgeschlossen.png

AZAbgeschlossen.png

 

3.5. Archiviert

Mit dem Archiviert-Status können Sie noch einen weiteren Schritt symbolisieren. Wurden die Zeiten beispielsweise an die Lohnverrechnung weitergeleitet, können Sie die Zeiten über eine Sammeländerung (siehe 4.2.) auf archiviert setzen.

Der Status wird durch das Archiv Symbol dargestellt.

PZ_Archiviert.png

AZArchiviert.png

4. Status ändern

4.1 Status eines einzelnen Eintrags ändern

Sie können den Status jedes einzelnen Eintrags (gebuchte Zeit oder Fahrtenbucheintrag) ändern. Dazu gehen Sie beim betreffenden Eintrag auf das Bearbeitungssymbol. Dort können Sie den Status ändern.

Wurde bereits ein Abschluss erstellt, sind die Zeiten für die Bearbeitung gesperrt. Eine Anleitung, wie Sie den Abschluss rückgängig machen, um den Status von Einträgen wieder bearbeiten zu können, finden Sie in der Dokumentation "Abschluss erstellen" unter Punkt 4. "Abschluss zurücknehmen".

StatusAZ Kopie 2.png

4.2 Status mehrerer Einträge ändern - Sammeländerungen

Sie haben auch die Möglichkeit, den Status mehrerer Einträge in einem Schritt zu bearbeiten. Klicken Sie dazu in das Kästchen oberhalb der Einträge, um alle angezeigten Einträge zu markieren, oder setzen Sie die Häkchen bei den gewünschten Einträgen. Danach klicken Sie auf "Ausgewählte Einträge" und wählen die gewünschte Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, ausgewählte Einträge zu löschen. 

Sammeländerung Kopie.png

5. Arbeitszeiten freigeben

Der Status "Freigegeben" ist nur den Administratoren bzw. den Teamleitern vorbehalten. Damit ist es möglich, die Arbeitszeiteinträge über unterschiedliche Instanzen kontrollieren zu lassen.

Soll beispielsweise der Teamleiter zunächst die Zeiten seines Teams kontrollieren, kann er die überprüften Zeiten auf den Status "Freigegeben" setzen. Damit wird dem Administrator signalisiert, dass die Zeiten überprüft wurden und bereit für den Abschluss sind.

6. Filtern nach Status

Sie können Ihre gesamten Einträge nach verschiedenen Kriterien filtern. Sie können nach einem einzelnen Status oder auf "Noch nicht Freigegeben" (Veränderbar und Gesperrt) filtern. Nun werden Ihnen nur mehr jene Einträge angezeigt, die Ihren Filterkriterien entsprechen.
Wenn Sie auf "Druck/Export" klicken und ein Ausgabeformat wählen, erscheinen in diesem Dokument nur die durch den Filter angezeigten Einträge.

Tipp: Die Filtermöglichkeit "Noch nicht freigegeben" ist besonders hilfreich, wenn Sie als Administrator beispielsweise in Vorbereitung des Monatsabschlusses überprüfen wollen, ob es noch Zeiten gibt, die noch nicht freigegeben sind.

Filter Kopie.png

 

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