Slack Integration

Hinweis: Die neue Integrationen-Funktion ist noch in Beta, kann jedoch bereits verwendet werden. Wenn Sie die Slack-Integration verwenden möchten, wenden Sie sich bitte gerne an den Support.

Die timr Slack Integration ermöglicht es, timr mit Slack zu verbinden. Damit stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• timr Arbeitszeit-Erfassung direkt aus Slack Starten/Stoppen
  Über diese Funktion kann man direkt in Slack die Arbeitszeit starten, wechseln oder stoppen (siehe Punkt 2).
• Mitarbeiter Status Info:
  Ähnlich wie im Anwesenheitsboard wird der Anwesenheits-Status eines Mitarbeiters damit direkt in Slack dargestellt. Wenn man einem Kollegen schreiben möchte, sieht man sofort, ob dieser gerade arbeitet oder nicht. Zusätzlich sieht man, ob der Mitarbeiter im Büro, Homeoffice oder unterwegs ist (siehe Punkt 3).

Wir freuen uns über jegliches Feedback, bspw. ob die Integration hilfreich ist oder welche Funktionen Sie sich noch wünschen würden!

1. Einrichtung

2. Starten, Wechseln und Stoppen der Arbeitszeit

2.1. Befehle in Slack
2.2. Bedienung per Button in der Home-Ansicht

3. Status in Slack

4. Benachrichtigungen

5. Überprüfen, wer die Slack Integration eingerichtet hat

1. Einrichtung

Schritt 1: Freischaltung der Integrationen in Ihrem Konto durch den Support (sofern noch nicht erfolgt).

Schritt 2: Um die Slack-Schnittstelle hinzufügen, klicken Sie unter Verwaltung/Einstellungen/Integrationen auf „Hinzufügen“ und wählen Sie dann bei den verfügbaren Integrationen die Slack-Integration aus.

Schritt 3: Die Slack-Integration erscheint nun bei den Integrationen. Wählen Sie "Add to Slack".

Schritt 4: Sie werden nun weitergeleitet, um timr die Berechtigung zu gewähren, mit Slack zu interagieren. Falls Sie mehrere Workspaces verwenden, stellen Sie sicher, dass der richtige Workspace ausgewählt ist.

Wenn Sie auf "Zulassen" drücken, werden Sie auf die timr Loginseite weitergeleitet. Haben Sie sich dort erfolgreich eingeloggt, bekommen Sie folgende Meldung: "You can close this tab now, everything is done."

Schritt 5: Je Mitarbeiter auszuführen: Jeder Mitarbeiter muss seinen Slack User selbständig mit timr verbinden. Dies geht entweder über das Kommando /timr connect , welches der Mitarbeiter irgendwo in Slack eintippt, oder über einen Klick auf das timr-Logo und auf den Button "Connect your timr account":

2. Starten, Wechseln und Stoppen der Arbeitszeit

Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre Arbeitszeit in Slack entweder per Kurzbefehle oder per Button starten bzw. stoppen wollen.

2.1. Befehle in Slack

Wechseln Sie zu Slack, erscheint timr nach erfolgreicher Verbindung unter "Apps" (Markierung 1). Auch im Dialog sehen Sie, dass Slack mit timr verbunden ist (Markierung 2).

Mithilfe von bestimmten Befehlen können Sie timr nun direkt aus Slack heraus nutzen.

• /timr start working: Mit diesem Befehl können Sie die Arbeitszeit starten. Nachdem Sie die passende Arbeitszeitart ausgewählt haben, löst Slack in timr die Aufzeichung aus. Der Status wird automatisch angepasst und erscheint neben Ihrem Namen (Markierung 3). Außerdem können Sie Ihrem Status noch eine Nachricht hinzufügen, beispielsweise wie lange Sie heute erreichbar sind (Markierung 4).

Hinweis: Sollten Sie in timr eine Aufzeichnung starten oder bereits eine Aufzeichnung aktiv sein, erkennt das Slack und passt automatisch den Status entsprechend an. Auch ein Wechsel der Anwesenheitszeit wird automatisch übernommen.

• /timr stop working: Die Arbeitszeit wird gestoppt und Ihnen wird in Slack die Dauer der Buchung angezeigt. Der Status wird automatisch zurückgesetzt.

• /timr disconnect: Über diesen Befehl können Sie die Verbindung trennen.
• /timr connect: Hiermit können Sie die Verbindung wieder herstellen. Wenn Sie auf den Button "Connect" drücken, werden Sie zur Berechtigungsfreigabe weitergeleitet, siehe Einrichtung, Schritt 4.

2.2. Bedienung per Button in der Home Ansicht

Mit einem Klick auf das timr-Logo in den Apps kommen Sie in die Home-Ansicht. Hier können Sie bequem mithilfe des Buttons Ihre Zeit starten bzw. Stoppen.

3. Status in Slack

Der Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters wird automatisch in Slack dargestellt. Je nach ausgewählter Unterkategorie der Anwesenheitszeit wird ein eigener Emoji angezeigt:

Außerdem kann noch eine Nachricht zum Status hinzugefügt werden, beispielsweise "bis 16:00 Uhr". Damit weiß gleich jeder, wie lange der Mitarbeiter heute erreichbar ist.

4. Benachrichtigungen

Standardmäßig werden Benachrichtigungen beim Starten oder Wechseln einer Arbeitszeit und beim Wechsel einer Arbeitszeitart verschickt. Diese Benachrichtigungen finden Sie im Tab "Nachrichten".

Die Einstellungen für die Benachrichtigungen können Sie im Home-Reiter treffen:

5. Überprüfen, wer die Slack Integration eingerichtet hat

Damit sich die Teammitglieder auf den Status in Slack verlassen können, ist es wichtig, dass auch alle Mitglieder des Teams die Integration nutzen. Die Integration muss zwar von jedem Mitarbeitenden selbstständig eingerichtet werden, der Administrator des Slack Workspaces kann allerdings die Informationen einsehen, wer timr bereits mit Slack verbunden hat und wer noch nicht.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1) Öffnen Sie den timr App Bot unter "Apps" in Slack.

2) Klicken Sie oben auf das timr Logo.

3) Klicken Sie auf "Konfiguration". Nun öffnet sich die Slack App Directory im Browser. 

4) Klicken Sie auf "Alle anzeigen", um zu erfahren, wer die timr App wann autorisiert hat bzw. wer aus dem Team noch fehlt.