Kalender-Integration: Abwesenheiten im eigenen Outlook-Kalender anzeigen

Überblick

Mit der Outlook-Kalender-Integration werden Abwesenheiten aus timr automatisch in den persönlichen Outlook Kalender übernommen. Dadurch ist die eigene Nichtverfügbarkeit dort sichtbar, wo Termine geplant werden – ohne Abwesenheiten doppelt eintragen zu müssen.
 

1. Voraussetzungen

2. Integration aktivieren 

2.1 Über den Kalender 
2.2 Über die persönlichen Einstellungen

3. Microsoft Account verbinden

4. Was synchronisiert wird

5. Verbindung trennen

6. Tipps und Hinweise

7. Häufige Fragen

1. Voraussetzungen

• Ihre Administratoren haben die Outlook-Kalender-Integration für Ihren timr Account aktiviert. Mehr dazu im Artikel Kalender-Integration einrichten.
• Sie haben Zugriff auf den Microsoft Account, dessen Kalender Sie verbinden möchten.
• Pop-ups und Weiterleitungen zu Microsoft sind in Ihrem Browser erlaubt.
• Die timr App ist in Ihrer Microsoft-365-Organisation freigegeben, falls Ihre IT-Administration dafür eine Zustimmung verlangt.

2. Integration aktivieren

Die Integrationsseite erreichen Sie über zwei Wege. Beide führen auf dieselbe Seite.

2.1 Über den Kalender

1. Öffnen Sie in timr den Kalender unter Urlaub & Abwesenheit.
2. Klicken Sie auf Synchronisieren.
3. Melden Sie sich bei Bedarf erneut mit Ihren timr Zugangsdaten an.

2.2 Über die persönlichen Einstellungen

1. Öffnen Sie Ihre persönlichen Einstellungen.
2. Navigieren Sie zum Bereich Abwesenheiten in den eigenen Kalender synchronisieren.
3. Klicken Sie auf Synchronisieren.
    

3. Microsoft Account verbinden

1. Sobald Sie auf einen Synchronisieren-Button geklickt haben (und sich ggf. nochmal eingeloggt haben), werden Sie auf die Seite Ihre Verbindung weitergeleitet.
2. Klicken Sie auf Verbinden.
3. Wählen Sie das gewünschte Microsoft-Konto aus.
4. Prüfen Sie die von Microsoft angezeigten Berechtigungen und bestätigen Sie die Zustimmung.

Hinweis: Falls Microsoft meldet, dass eine Administratorzustimmung erforderlich ist, wenden Sie sich an die zuständige Microsoft-365-Administration in Ihrem Unternehmen. Die Verbindung kann erst abgeschlossen werden, wenn die timr App für Ihre Organisation freigegeben wurde.

Nach der Rückkehr zu timr zeigt der Bereich Ihre Verbindung den Status an, zum Beispiel „Verbunden seit …“. Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. timr überträgt Ihre Abwesenheiten ab jetzt automatisch – Sie müssen keine Synchronisierung manuell starten.
 

4. Was synchronisiert wird

Folgende Einträge überträgt timr in Ihren Outlook Kalender:

• Urlaub, bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten sowie Aussetzungen
• Tagesbasierte Anträge dieser Arten – die Zeit ist ab dem Antrag blockiert, bis der Antrag storniert wird
• Feiertage als ganztägige Einträge mit dem Namen des Feiertags

Minutenbasierte Abwesenheiten erscheinen mit ihrer tatsächlichen Uhrzeit und Dauer. Ganztägige und halbtägige Abwesenheiten blockieren jeweils den ganzen Tag. Beim ersten Verbinden überträgt timr Ihre Abwesenheiten der vergangenen 30 Tage sowie alle zukünftigen Einträge. Danach werden neue, geänderte und gelöschte Einträge sowie Statusänderungen automatisch übernommen.
 

5. Verbindung trennen

1. Öffnen Sie die Integrationsseite über den Kalender unter Urlaub & Abwesenheit → Synchronisieren oder über Ihre persönlichen Einstellungen.
2. Navigieren Sie zum Bereich Ihre Verbindung.
3. Klicken Sie auf Trennen.

Nach dem Trennen überträgt timr keine Änderungen mehr in Ihren Outlook Kalender. Bereits synchronisierte Einträge bleiben im Kalender bestehen.
 

6. Tipps und Hinweise

• timr ist die führende Datenquelle. Tragen Sie Abwesenheiten immer in timr ein oder ändern Sie sie dort. Änderungen im Outlook Kalender werden nicht nach timr übertragen und können bei der nächsten Synchronisierung überschrieben werden.
• Erinnerungen: Für die übertragenen Einträge werden im Outlook Kalender keine Erinnerungen gesetzt.
   

7. Häufige Fragen

Muss ich nach jeder neuen Abwesenheit auf Synchronisieren klicken? 
Nein. Der Button Synchronisieren öffnet nur die Seite, auf der Sie Ihren Microsoft Account einmalig verbinden. Danach werden neue und geänderte Abwesenheiten automatisch übertragen.

Kann ich festlegen, ob andere den Grund meiner Abwesenheit sehen? 
Nein. Ihre Administratoren legen für alle fest, ob andere den Grund Ihrer Abwesenheit sehen oder nur, dass die Zeit belegt ist. Die geltende Einstellung sehen Sie auf der Integrationsseite.

Ich habe einen Eintrag im Outlook Kalender geändert. Warum ist die Änderung wieder weg? 
Einträge, die timr erstellt hat, werden bei der nächsten Synchronisierung mit den Daten aus timr abgeglichen. Ändern Sie die Abwesenheit daher direkt in timr.

Ich sehe den Button „Synchronisieren“ nicht. Was kann ich tun? 
Die Integration wurde für Ihren timr Account noch nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihre Administratoren.

Microsoft meldet, dass eine Administratorzustimmung erforderlich ist. Was kann ich tun? 
In Ihrer Microsoft-365-Organisation muss die timr App erst von der IT-Administration freigegeben werden. Wenden Sie sich an die zuständige Microsoft-365-Administration. Danach können Sie die Verbindung abschließen.