Kalender-Integration einrichten (Beta)

Überblick

Mit der Google-Kalender-Integration werden Abwesenheiten aus timr automatisch in den persönlichen Google Kalender oder Outlook Kalender übernommen. Dadurch ist die eigene Nichtverfügbarkeit dort sichtbar, wo Termine geplant werden – ohne Abwesenheiten doppelt eintragen zu müssen.

timr bleibt dabei die führende Datenquelle. Die Synchronisierung läuft nur von timr zum Kalender. Änderungen im Kalender werden nicht nach timr übertragen und können bei der nächsten Synchronisierung überschrieben werden.

Wichtig: Die Integration kann nicht zentral für alle Mitarbeitenden aktiviert werden. Jede Person muss ihren eigenen Kalender selbst mit timr verbinden – erst dann werden ihre Abwesenheiten übertragen. Sie können die Verbindung bspw. als festen Punkt in Ihre Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende aufnehmen, damit die Funktion im gesamten Team einheitlich genutzt wird. 

Wie Mitarbeitende ihren eigenen Kalender verbinden, ist in den Artikeln Abwesenheiten im eigenen Google Kalender anzeigen und Abwesenheiten im eigenen Outlook Kalender anzeigen beschrieben. Diese Links können Sie direkt nach der Einrichtigung an Ihre Mitarbeitenden weitergeben.

Hinweis: Die Kalender-Integration steht derzeit als Beta-Funktion zur Verfügung und kann nur in freigeschalteten timr Accounts verwendet werden. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wenden Sie sich an den timr Support unter info@timr.com.
 

1. Voraussetzungen

2. Integration aktivieren

3. Sichtbarkeit der Kalendereinträge festlegen

4. Mitarbeitende informieren

5. Integration entfernen

1. Voraussetzungen

• Die Kalender-Integration ist für Ihren timr Account freigeschaltet. Falls das noch nicht der Fall ist, wenden Sie sich bitte an den timr Support.
• Ihre Mitarbeitenden verwenden Google Kalender oder Outlook Kalender mit einem eigenen Account.
• Pop-ups und Weiterleitungen zu Google bzw. Microsoft sind im Browser erlaubt.
   

2. Integration aktivieren

1. Öffnen Sie in timr die Verwaltung.
2. Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen.
3. Klicken Sie auf "+ Hinzufügen".
   
4. Wählen Sie Outlook Kalender oder Google Kalender aus.

5. Melden Sie sich bei Bedarf erneut mit Ihren timr Zugangsdaten an.
6. Klicken Sie auf Einwilligung senden, um die Einrichtung zu bestätigen.

Die Integration ist damit für den gesamten timr Account aktiv. Es ist dabei noch kein persönlicher Kalender verbunden – auch nicht Ihr eigener.
 

3. Sichtbarkeit der Kalendereinträge festlegen

Die Sichtbarkeit legen Sie zentral fest. Sie gilt für alle Personen, die ihren Google Kalender mit timr verbinden.

1. Öffnen Sie die Integration unter Einstellungen → Integrationen.
2. Wählen Sie die gewünschte Sichtbarkeit aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• nur bei Google: Kalender-Standard übernehmen: Es gelten die Freigabe- und Sichtbarkeitseinstellungen des jeweiligen Google Kalenders.
• Klartext anzeigen: Der Grund der Abwesenheit, zum Beispiel Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich, ist für alle sichtbar, die den Kalender einsehen können.
• Vertraulich: Den genauen Titel sieht nur die betroffene Person selbst. Andere sehen lediglich, dass die Zeit belegt ist. Wenn Abwesenheitsgründe wie Krankenstand nicht für andere sichtbar sein sollen, wählen Sie diese Option.

Hinweis: Mitarbeitende können die geltende Konfiguration einsehen, aber nicht ändern.
 

4. Mitarbeitende informieren

Nach der Aktivierung kann jede Person ihren eigenen Kalender verbinden. Ohne diese persönliche Verbindung werden für die Person keine Abwesenheiten übertragen.

Dafür haben wir folgende Artikel als Anleitung: Google Kalender oder Outlook Kalender.

Welche Abwesenheiten übertragen werden und in welchem Zeitraum, ist ebenfalls in diesem Artikel beschrieben.

Verbinden Sie auch Ihren eigenen Kalender, wenn Ihre Abwesenheiten in Ihrem Kalender erscheinen sollen. Die zentrale Einrichtung ersetzt die persönliche Zustimmung nicht.
 

5. Integration entfernen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen.
2. Öffnen Sie die gewünschte Integration.
3. Klicken Sie auf Integration entfernen.

Nach dem Entfernen werden für keine Person im Account mehr Abwesenheiten in den jeweiligen Kalender übertragen.

Bereits synchronisierte Kalendereinträge bleiben im Kalender bestehen.