Konfiguration (Budget)

1. Währung für Stundensätze festlegen

2. Budget Warn-E-Mails

3. Budget Information für Benutzer anzeigen

4. Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen

5. Stundensätze exportieren

6. Mitarbeiter-Stundensätze hinterlegen

1. Währung für Stundensätze festlegen

Im Menü Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit können Sie im Bereich "Budget" die gewünschte Währung konfigurieren, zB EUR, CHF,...

2. Budget Warn-E-Mails

In Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit können Sie im Bereich "Budget" Warn-E-Mail aktivieren oder deaktivieren. 

Warn-E-Mails werden an Mitarbeiter und Projektleiter/Administratoren verschickt sobald ein Mitarbeiter 80%, 100%, 120%, ... seines Stundenbudgets überschritten hat.

Zusätzlich erhalten Projektleiter/Administratoren eine Warn-E-Mail wenn 80%, 100%, 120%, ... des Gesamt-Projektbudgets verbraucht wurden.

3. Budget Information für Benutzer anzeigen

Aktivieren oder deaktivieren Sie, ob die Budget Information für Benutzer angezeigt werden soll (Markierung 2), wenn "Alle Aufgaben anzeigen" aktiviert ist (Markierung 1).

Ist "Alle Aufgaben anzeigen" und zusätzlich "Budget Information für Benutzer anzeigen" aktiviert, sehen Benutzer beim Buchen von Projektzeiten das Projekt Budget. Zusätzlich werden unter dem nun sichtbaren Menüpunkt "Berichte/Budget Dashboard" alle Projekt Budgets angezeigt.

4. Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen

Sie können zwischen drei Einstellungsmöglichkeiten wählen:

• Nicht verrechenbare Stunden NICHT gegen das Budget rechnen (Default)
• Nicht verrechenbare Stunden gegen das Budget rechnen
• Individuell je Aufgabe einstellbar 

4.1. Nicht verrechenbare Stunden NICHT gegen das Budget rechnen (Default)

Die Standard Einstellung bezieht nur verrechenbare Stunden in das verbrauchte Budget ein. In der "Verwaltung/Einstellungen" im Reiter “Projektzeit” ist die Auswahl beim Punkt “Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen” auf “Nein” gesetzt.

4.2 Nicht verrechenbare Stunden gegen das Budget rechnen

Um auch nicht verrechenbaren Stunden für alle Projekte einzurechnen, öffnen Sie in der "Verwaltung/Einstellungen" den Reiter “Projektzeit”. Im Block “Budget” wählen Sie “Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen: Ja”. 

In der Ansicht "Berichte/Budget Dashboard" werden mit dieser Einstellung die nicht verrechenbaren Stunden einbezogen.

4.3 Nicht verrechenbare Stunden individuell je Aufgabe einbeziehen 

Möchten Sie festlegen, für welche Projekte die nicht verrechenbaren Stunden einbezogen werden sollen, treffen Sie in der "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" im Block “Budget” die Einstellung “Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen: Individuell je Aufgabe” und speichern diese Einstellung.

Wechseln Sie jetzt zu den "Aufgaben", wählen “Aufgabe bearbeiten” bei dem Projekt, für das Sie diese Einstellung treffen möchten. Im Reiter “Benutzer und Budget” aktivieren Sie den Punkt “Nicht verrechenbare Stunden in das Budget einrechnen" und speichern die Einstellung ab.

5. Stundensätze exportieren

Geben Sie hier an, ob beim Export der Excel Datei der externe und/oder der interne Stundensatz aufscheinen sollen.

6. Mitarbeiter-Stundensätze hinterlegen

In den Benutzereigenschaften im Menü Verwaltung/Benutzer können Sie für jeden bestehenden Mitarbeiter externe und interne Stundensätze hinterlegen. 

Erfassen Sie unter "Stundensatz extern" jenen Stundensatz mit dem Sie die Mitarbeiter an Kunden verrechnen, sowie unter "Stundensatz intern" die internen Kosten des Mitarbeiters pro Stunde. 

Achtung: Wir empfehlen die internen Kosten nicht exakt pro Mitarbeiter sondern je Mitarbeiterkategorie zu hinterlegen. Z.B. alle Gesellen haben Stundensatz X, alle Meister Stundensatz Y, gleiches für Entwickler, Projektleiter usw. Ansonsten laufen Sie in Gefahr das exakte Gehalt jedes Mitarbeiters für Projektleiter oder weitere Administratoren offen zu legen.

Geben Sie den Wert ein und drücken Sie auf "Speichern".

Bestehende Aufzeichnungen aktualisieren

Wenn Sie für Aufgaben in Ihrer Aufgabenstruktur bereits die Planungsart "Benutzer-Stundensatz" ausgewählt haben, werden Sie jetzt gefragt, ob Sie die bereits getätigten Aufzeichnungen mit dem Stundensatz aktualisieren möchten. Wählen Sie "Aufzeichnung aktualisieren" wenn Sie den Stundensatz auf bereits erfasste Aufzeichnungen anwenden möchten.