Aufgaben planen

1. Aufgaben planen

2. Geplantes Budget einer Aufgabe für Mitarbeiter aufteilen

3. Planung von Unteraufgaben

 

1. Aufgaben planen

Um das Budget für eine Aufgabe zu hinterlegen, öffnen Sie den Reiter "Benutzer und Budget". Wählen Sie eine der möglichen Planungsarten für die Aufgabe.

 

 

1.1. Planungsart "Keine Planung"

Wählen Sie die Planungsart "Keine Planung", wenn Sie weder Stundensätze noch Zeitbudgets für die Aufgabe festlegen möchten.

1.2. Planungsart "Aufgaben Stundensatz"

Markierung 1: Um eine Aufgabe nach Aufwand (Regie) mit einem bestimmten Stundensatz abzurechnen, wählen Sie die Planungsart "Aufgaben Stundensatz" und hinterlegen den "Stundensatz" für diese Aufgabe.

Markierung 2: Wenn Sie Ihrem Kunden eine Aufwand Abschätzung gegeben haben, können Sie zusätzlich "Geplante Stunden" oder das "Geplante Budget" erfassen. Aus dem Stundensatz und den geplanten Stunden errechnet timr automatisch das geplante Budget, bzw. wenn das Budget vorgegeben ist, errechnet timr die geplanten Stunden.

Markierung 3: Sie können Mitarbeitern fixe Stunden (Mitarbeiter Budget) zuordnen. Ohne Zuordnung teilen sich die Mitarbeiter das Projekt Budget.

Markierung 4: Um ein fixes Mitarbeiter Budget zuzuweisen, wählen Sie "Fixes Budget vergeben". 

 

         - Entwicklung Junior, Aufgaben Stundensatz 70 EUR

         - Entwicklung Senior, Aufgaben Stundensatz 100 EUR

 

1.3. Planungsart "Benutzer Stundensätze"

Um eine Aufgabe nach Aufwand (Regie) mit den Stundensätzen der Mitarbeiter abzurechnen, wählen Sie die Planungsart "Benutzer Stundensätze". Hier wird der externe Stundensatz herangezogen, der beim Benutzer hinterlegt ist.

Markierung 1 und 2: Wenn Sie Ihrem Kunden eine Aufwandsschätzung gegeben haben, geben Sie "Geplante Stunden" ein. Sie können zusätzlich auch ein geplantes Budget vorgeben.

Markierung 3: Sie können Mitarbeitern ein fixes Stunden Budget (Mitarbeiter Budget) zuordnen. Ohne Zuordnung teilen sich die Mitarbeiter das Projekt Budget.

Markierung 4: Für diesen Mitarbeiter wurde ein fixes Budget vergeben (Mitarbeiter Budget).

Markierung 5: Die Warnung zeigt an, dass für einen Mitarbeiter kein externer Stundensatz hinterlegt wurde (siehe Punkt 4. Mitarbeiter-Stundensätze hinterlegen).

 

 

1.4. Planungsart "Fixpreis"

Wenn Sie eine Aufgabe zu einem fixen Preis verkauft haben wählen Sie die Planungsart "Fixpreis".

Markierung 1: Im Feld "Budget" erfassen Sie den Preis, zu dem die Aufgabe verkauft wurde.

Markierung 2: Anschließend können Sie unter "Geplante Stunden" erfassen, wie viele Stunden in der Kalkulation geplant wurden. timr errechnet aus dem Budget und den geplanten Stunden automatisch einen geplanten Stundensatz. 

Markierung 3: Sie können Mitarbeitern ein fixes Stunden Budget (Mitarbeiter Budget) zuordnen. Ohne Zuordnung teilen sich die Mitarbeiter die Stunden (Projekt Budget).

Markierung 4: Für diesen Mitarbeiter wurde ein fixes Budget vergeben.

 

 

1.5. Änderungen speichern 

Sofern es zu einer Aufgabe bereits Aufzeichnungen gibt, werden Sie beim Speichern einer Änderung an den Planungsparametern (Planungsart, Stundensatz, Budget, ...) gefragt, ob Sie die bereits getätigten Aufzeichnungen aktualisieren möchten.

Wählen Sie hier "Aufzeichnung aktualisieren" um alle bereits erfassten Aufzeichnungen an die neue Planung, z.B. einen geänderten Aufgabenstundensatz anzupassen. 

Wählen Sie "Nicht aktualisieren" wenn Sie zB den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen aber die bereits erfassten Aufzeichnungen noch zum alten Stundensatz abrechnen möchten.

 

Beispiel: Sie haben eine Aufgabe "Wartung", diese wird nach Aufwand zum Stundensatz von 70 EUR verrechnet. Ab 01.01.20 haben Sie mit Ihrem Kunden einen neuen Stundensatz von 75 EUR vereinbart. Sie ändern nun am 31.12.19 den Stundensatz der Aufgabe auf 75 EUR, beim Speichern wählen Sie "Nicht aktualisieren" damit die bereits erfassten Stunden auch weiterhin mit dem alten Stundensatz von 70 EUR gerechnet werden.

Eine weitere Option ist, die Zeiteinträge zu sperren, die Sie nicht ändern möchten (siehe Pkt. 3.2. Statuswerte ändern).

 

2. Geplantes Budget einer Aufgabe an Mitarbeiter aufteilen

Grundsätzlich gibt es 2 Optionen um Mitarbeitern das Budget einer Aufgabe aufteilen zu können: Entweder können die für die Aufgabe berechtigen Mitarbeiter vom gesamten Projekt Budget "zehren" (Pkt. 2.1.) oder Sie vergeben ein fixes Stunden Budget je Mitarbeiter (Pkt. 2.2.).

 

2.1. Projekt Budget

Bei einem Projekt Budget können alle zugewiesenen Mitarbeiter auf das Budget zugreifen. Diese Einstellung ist automatisch aktiviert wenn Sie einen Mitarbeiter oder ein Team zuweisen. 

 

2.2. Mitarbeiter Budget

Haben Sie für Ihr Projekt fixe Stunden für Mitarbeiter geplant, können Sie ein Mitarbeiter Budget zuweisen. Um die Stunden zuzuweisen, wählen Sie "Fixes Budget vergeben".

 

 

2.3. Budget je Mitarbeiter bei "Alle Aufgaben anzeigen" 

Über die Konfiguration "Alle Aufgaben anzeigen" stehen Benutzern alle Aufgaben zur Auswahl und sie können Zeit darauf aufzeichnen. Wurde einer Aufgabe ein Budget zugewiesen, greifen alle Mitarbeiter darauf zu (Einstellung für "Alle Aufgaben anzeigen" siehe Pkt. 1 in der Konfiguration der Projektzeiten).

Um in diesem Fall einem Mitarbeiter ein fixes Budget zuweisen zu können siehe Pkt. 2.5.

 

2.4. Budget je Mitarbeiter bei Zuweisung via Organisation 

Sie können einer Aufgabe auch ein Team bzw. eine Organisation zuweisen. In diesem Fall greifen alle Mitglieder des Teams bzw. der Organisation auf das Projekt Budget zu. Um einem Mitarbeiter der Organisation ein fixes Budget zuzuweisen siehe Pkt. 2.5.

 

 

2.5. "Mitarbeiter Budget" bei "Alle Aufgaben anzeigen" oder Zuweisung via Organisation vergeben

Auch wenn Sie die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter via "Alle Aufgaben anzeigen" oder durch die Zuweisung einer Organisation verwenden, können Sie ein fixes Budget je Mitarbeiter vergeben.

In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:

Markierung 1: Wählen Sie diesen Benutzer explizit über "Benutzer und Organisationen zuweisen" aus und weisen über "Fixes Budget vergeben" die entsprechenden Stunden zu.

Markierung 2: Alle anderen Mitarbeiter können weiter auf die Aufgabe aufzeichnen und ziehen vom verbleibenden Projekt Budget.

 

3. Planen von Unteraufgaben

Wenn Sie ein Projekt mit mehreren Teilaufgaben planen, haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie können die Unteraufgaben einzeln oder über das Projekt planen.

Zur Veranschaulichung nehmen wir das Projekt "Website" mit den Aufgaben "Entwicklung", "Testen", "Design".

 

 

3.1. Vereinfachte Planung auf Projektebene

Wenn Sie das Projekt zu einem Fixpreis verkauft haben und die Planung möglichst einfach gestalten möchten, den Aufwand je Aufgabe aber trotzdem getrennt erfassen möchten, so bietet sich folgende Planungsvariante an: Sie planen nur auf der obersten Ebene, dem Projekt. Die Unteraufgaben werden nicht extra geplant.

 

Beispiel:

Projekt: Website, verrechenbar = ja, Buchbar = nein

Bei Benutzer und Budget: Planungsart = Fixpreis, Budget = 5.000 EUR, geplante Stunden = 60

Unteraufgaben:

  - Entwicklung: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

  - Testen: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

  - Design: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

 

Die am Projekt tätigen Mitarbeiter weisen Sie dem Projekt "Website" zu. Die Mitarbeiter sind damit automatisch auch bei den Unteraufgaben zugewiesen. Werden keine Stunden je Mitarbeiter festgelegt, teilen sich die Mitarbeiter das Projekt Budget. 

Der Entwickler bucht die Stunden auf die Unteraufgabe "Entwicklung", der Designer bucht die Stunden auf "Design", der Projektleiter hat in jeder der Aufgaben etwas zu tun und bucht je nachdem auf eine der 3 Unteraufgaben.

 

 

 

3.2. Detailplanung der einzelnen Aufgaben

Bei dieser Variante wird das Budget lt. Kalkulation auf die Unteraufgaben aufgeteilt.

Website: Planungsart=Keine Planung, die Kosten werden auf die Unteraufgaben verteilt.

  - Entwicklung: Planungsart=Fixpreis, 3.000 EUR

  - Testen: Planungsart=Fixpreis, 500 EUR

  - Design: Planungsart=Fixpreis, 1.500 EUR