Aufgaben planen – timr Support

1. Aufgaben planen

Um das Budget für eine Aufgabe zu hinterlegen öffnen Sie die Eigenschaften der Aufgabe. Wählen Sie nun zuerst eine der möglichen Planungsarten für die Aufgabe.

Hinweis: Das rote Dreieck bedeutet, dass für den Mitarbeiter in den Stammdaten kein externer Stundensatz hinterlegt ist.

1.1. Planungsart "Keine Planung"

Wählen Sie die Planungsart "Keine Planung", wenn Sie weder Stundensätze noch Zeitbudgets für die Aufgabe festlegen möchten.

1.2. Planungsart "Aufgaben Stundensatz"

Um eine Aufgabe nach Aufwand (Regie) mit einem bestimmten Stundensatz abzurechnen wählen Sie die Planungsart "Aufgaben Stundensatz" und hinterlegen den "Stundensatz" für diese Aufgabe.

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Kostenschätzung gegeben haben können Sie zusätzlich "Geplante Stunden" erfassen. Der hier eingegebene Wert wird automatisch auf die zugewiesenen Mitarbeiter aufgeteilt. Aus dem Stundensatz und den geplanten Stunden errechnet timr automatisch das geplante Budget.

Beispiel:

Lautet die Anforderung “eigener Stundensatz je Benutzer und Aufgabe”, dann können Sie das mit der Planungsart “Aufgaben Stundensatz” lösen.

Sie legen zunächst ein Projekt an: “Projekt A”. Der “Schlüssel” liegt darin, je Stundensatz eine eigene Aufgabe zu erstellen. Haben Sie beispielsweise die Aufgabe "Entwicklung" und es arbeiten hier Senior- und Junior Entwickler mit unterschiedlichen Stundensätzen, so erstellen Sie dafür jeweils eine eigene Aufgabe:

Projekt A

- Entwicklung Junior, Aufgaben Stundensatz 70 EUR

- Entwicklung Senior, Aufgaben Stundensatz 100 EUR

Damit haben Sie auch gleich eine gute Visualisierung nach den einzelnen Tätigkeiten.

1.3. Planungsart "Benutzer Stundensätze"

Um eine Aufgabe nach Aufwand (Regie) mit den (externen) Stundensätzen der Mitarbeiter abzurechnen, wählen Sie die Planungsart "Benutzer Stundensatz".

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Aufwandsschätzung gegeben haben, können Sie zusätzlich "Geplante Stunden" erfassen. Auf Basis dieser Stunden, der Aufteilung der Mitarbeiter und deren externen Stundensatz errechnet timr das geplante Budget.

1.4. Planungsart "Fixpreis"

Wenn Sie eine Aufgabe zu einem fixen Preis verkauft haben wählen Sie die Planungsart "Fixpreis". Im Feld "Budget" erfassen Sie den Preis zu dem die Aufgabe verkauft wurde. Anschließend können Sie unter "Geplante Stunden" erfassen wie viele Stunden in der Kalkulation geplant wurden. timr errechnet aus dem Budget und den geplanten Stunden automatisch einen geplanten Stundensatz.

1.5. Geplante Stunden je Mitarbeiter

Geplante Stunden werden automatisch auf die zugewiesenen Mitarbeiter gleichverteilt. Die Planung der Stunden je Mitarbeiter kann jedoch auch manuell erfolgen.

Wenn Sie zB für einen Mitarbeiter individuell eine fixe Stundenanzahl festlegen, errechnen sich sofort automatisch die verbleibenden Stunden für die restlichen Mitarbeiter. Sie erkennen manuell geplante Stunden am türkisen Symbol rechts daneben.

Um wieder auf eine automatische Stundenaufteilung umzuschalten drücken Sie auf das türkise Icon neben den geplanten Stunden des Benutzers.

1.6. Änderungen speichern

Sofern es zu einer Aufgabe bereits Aufzeichnungen gibt werden Sie beim Speichern einer Änderung an den Planungsparametern (Planungsart, Stundensatz, Budget, ...) gefragt, ob Sie die bereits getätigten Aufzeichnungen aktualisieren möchten.

Wählen Sie hier "Aufzeichnung aktualisieren" um alle bereits erfassten Aufzeichnungen an die neue Planung, z.B. einen geänderten Aufgabenstundensatz anzupassen.

Wählen Sie "Nicht aktualisieren" wenn Sie zb den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen aber die bereits erfassten Aufzeichnungen noch zum alten Stundensatz abrechnen möchten. Ein Beispiel: Sie haben eine Aufgabe "Wartung", diese wird nach Aufwand zum Stundensatz von 70 EUR verrechnet. Ab 01.01.15 haben Sie mit Ihrem Kunden einen neuen Stundensatz von 75 EUR vereinbart. Sie ändern nun am 31.12.14 den Stundensatz der Aufgabe auf 75 EUR, beim Speichern wählen Sie "Nicht aktualisieren" damit die bereits erfassten Stunden auch weiterhin mit dem alten Stundensatz von 70 EUR gerechnet werden.

2. Planen von Unteraufgaben

Wenn Sie ein Projekt mit mehreren Teilaufgaben planen haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie können die Unteraufgaben einzeln oder über das Projekt planen.

Zur Veranschaulichung nehmen wir das Projekt "Website" mit den Aufgaben "Entwicklung", "Testen", "Design"

2.1. Vereinfachte Planung: auf Projektebene

Wenn Sie das Projekt zum Fixpreis von 5000 EUR verkauft haben und die Planung möglichst einfach gestalten möchten, den Aufwand je Aufgabe aber trotzdem getrennt erfassen möchten so bietet sich folgende Planungsvariante an: Sie planen nur auf der obersten Ebene, dem Projekt. Die Unteraufgaben werden nicht extra geplant.

Website: Planungsart=Fixpreis, 5000 EUR, verrechenbar,

- Entwicklung: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

- Testen: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

- Design: Planungsart=Geplant durch Elternaufgabe

Die am Projekt tätigen Mitarbeiter weisen Sie dem Projekt "Website" zu, inkl. der je Mitarbeiter geplanten Stunden.

Der Entwickler bucht die Stunden auf die Unteraufgabe "Entwicklung", der Designer bucht die Stunden auf "Design", der Projektleiter hat in jeder der Aufgaben etwas zu tun und bucht je nachdem auf eine der 3 Unteraufgaben.

2.2. Detailplanung der einzelnen Aufgaben

Bei dieser Variante wird das Budget lt. Kalkulation auf die Unteraufgaben aufgeteilt.

Website: Planungsart=Keine Planung

- Entwicklung: Planungsart=Fixpreis, 3000 EUR

- Testen: Planungsart=Fixpreis, 500 EUR

- Design: Planungsart=Fixpreis, 1500 EUR