Budget Information für Administrator und Projektleiter

Administratoren und Projektleiter (Zusatzfunktion "Abteilungen und Projektleiter") haben im Budget Dashboard die Wahl zwischen der Ansicht der eigenen Projekte sowie aller Projekte für die man berechtigt ist. Sie können zwischen Ihrem eigenen Dashboard und der Gesamtübersicht hin- und her wechseln.

1. Budget Dashboard - Ansicht "Eigene Projekte"

In der Ansicht "Eigene" werden nur die eigenen Aufgaben und Budgets angezeigt, so wie im Budget Dashboard für Standard Mitarbeiter.

2. Budget Dashboard - Ansicht "Projektleiter"

In der Ansicht "Projekleiter" werden die Budgets aller Projekte für die man als Administrator oder Projektleiter berechtigt ist angezeigt.

Im Bereich "Aufgaben" sehen Sie die Übersicht für die Aufgaben, im Bereich "Benutzer" für die Benutzer. Die Balken zeigen die Stunden "Verbraucht" optisch getrennt in verrechenbar und nicht verrechenbar. Die Werte werden je nach Auswahl "Absolut" oder "Relativ" dargestellt.

Das Budget Dashboard bietet die Möglichkeit den Projektstatus in 3 Ansichten als Stunden, Umsatz und Kosten darzustellen, Details dazu finden Sie weiter unten.

Um Details zu einer Aufgabe/Kunde anzeigen zu können klicken Sie einfach darauf, so kommen Sie eine Ebene tiefer. In unserem Beispiel sehen wir uns Details zum Kunden Huber an.

2.1. Ansicht Stunden

Diese Ansicht zeigt die geplanten sowie die verbrauchten Stunden. Achtung: Im Verbraucht "Ist" werden immer nur verrechenbare Stunden mit eingerechnet. "Nicht verrechenbare" Stunden werden nur im Diagramm dargestellt aber nicht in den Budgetstatus mit eingerechnet.

2.2. Ansicht Umsatz

Diese Ansicht zeigt die Stunden multipliziert mit dem anzuwendenden Stundensatz. Der Stundensatz ist abhängig von der Planungsart, kann also ein fixer Stundensatz pro Aufgabe oder ein externer Stundensatz des Mitarbeiters sein. Diese Ansicht ist also v.a. bei Projekten mit Planungsart "Benutzer Stundensatz" interessant um den je Aufgabe erzielten Umsatz zu sehen.

2.3. Ansicht Kosten

In dieser Ansicht können Sie schnell und einfach erkennen ob Sie mit einem Projekt bereits Verluste machen oder ob zwar das Stundenbudget überzogen ist, das Projekt aber für das Unternehmen trotzdem noch einen Überschuss bringt. Dies ist wichtig um Entscheidungen treffen zu können, zb ob ein kleiner Änderungswunsch des Kunden noch gemacht werden soll oder nicht.

In unserem Beispiel ist wie in der Ansicht Stunden unter 2.1 dargestellt das Stundenbudget um 1h überzogen. Die angelaufenen Kosten, basierend auf dem internen Stundensatz der Mitarbeiter, führt aber trotzdem noch zu einem Überschuss bei dieser Aufgabe.

3. Projektstatusbericht

Als Administrator oder Projektleiter können Sie einen Projektstatusbericht erstellen. Klicken Sie dazu im Budget Dashboard in der Ansicht "Projektleiter" auf "Projektstatusbericht" und wählen Sie das gewünschte Format.

Wählen Sie den Stichtag aus und erfassen Sie ggf. eine Beschreibung.

Wenn Sie auf "Erstellen" klicken wird der Projektstatusbericht angezeigt.

4. Budget Warnung per Email

Sofern aktiviert erhalten Administratoren oder Projektleiter eine Warn-Email sobald von Mitarbeitern bestimmte Budget-Grenzen überschritten wurden. Details zu Budget-Warnmails finden Sie hier.