Budget Information für Administrator und Projektleiter

1. Budget Dashboard - Ansicht "Eigene Projekte"

2. Budget Dashboard - Ansicht "Projektleiter"

3. Projektstatusbericht drucken

    3.1. Projektstatusbericht "Budgetverbrauch"

    3.2. Projektstatusbericht "Übersicht"

4. Budget Warnung per E-Mail

Wurde einer Aufgabe ein Budget zugeteilt, scheint das Projekt im Budget Dashboard auf.

Administratoren und Projektleiter haben die Wahl zwischen der Ansicht der eigenen Projekte sowie aller Projekte, für die sie berechtigt sind (siehe Enterprise Plan: Projektleiter Berechtigung) und können zwischen den Ansichten hin- und her wechseln.

1. Budget Dashboard - Ansicht "Eigene Projekte"

In der Ansicht "Eigene" werden Projektleitern nur die eigenen Aufgaben und Budgets angezeigt. Das entspricht der Ansicht, die ihre Mitarbeiter im Budget Dashboard zur Verfügung haben.

Hinweis: ist die Ansicht "Eigene" ausgegraut, prüfen Sie bitte die Einstellung in der Budget Konfiguration, ob die Budget Ansicht für Mitarbeiter freigegeben ist: Budget Information für Benutzer anzeigen. 

2. Budget Dashboard - Ansicht "Projektleiter"

In der Ansicht "Projektleiter" werden Administratoren die Budgets aller Projekte, Projektleitern nur die Projekte angezeigt, für die sie berechtigt sind.

Markierung 1: In der Übersicht "Aufgaben" sehen Sie alle für Sie verfügbare Aufgaben.

Markierung 2: Im Bereich "Benutzer" sehen Sie die Benutzer, die den Aufgaben zugeordnet sind oder dafür aufzeichnen dürfen. Die Balken zeigen die Stunden "Verbraucht" optisch getrennt in verrechenbar (grün) und nicht verrechenbar (orange). Ein roter Balken bedeutet, das Budget wurde überschritten.

Markierung 3 und 4: Wurde einem Mitarbeiter direkt ein Budget zugewiesen, ist das durch "Mitarbeiter Budget" (3) gekennzeichnet.  Kann ein Mitarbeiter auf ein geteiltes Projekt Budget zugreifen, sehen Sie hier "Projekt Budget" (4). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Pkt. 1.5 Projekt Budget vs. Mitarbeiter Budget.

Markierung 5: Sie können zwischen den Ansichten Stunden, Umsatz und Kosten wählen.

Markierung 6: Wählen Sie, ob die Balken Ansicht "Absolut" oder "Relativ" dargestellt werden soll.

Markierung 7: Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie auch inaktive Aufgaben in der Auflistung inkludieren möchten.

Markierung 8: Drucken oder exportieren Sie den Projektstatusbericht. 

Um Details zu einer Aufgabe oder einem Kunden anzuzeigen, klicken Sie einfach darauf, so kommen Sie eine Ebene tiefer. In unserem Beispiel sehen wir uns Details zur "Website Fa. Mustermann" an.

Markierung 1: Im Block "Aufgaben" sehen Sie Details zu Aufgaben und Unteraufgaben

Markierung 2: Der Pfad zeigt an, in welcher Aufgabe Sie sich befinden. Über die Auswahl "Alle Aufgaben" kommen Sie wieder zurück zur Auflistung aller Aufgaben.

Markierung 3: Wurde eine Aufgabe mit Unteraufgaben ausgewählt, sehen Sie hier die Details der Unteraufgaben aufgelistet.

Markierung 4: Im Bereich "Benutzer" sind Details zu den Mitarbeitern und Budgets zu finden. Hier sehen Sie, ob dem Benutzer direkt ein Budget zugeordnet wurde (Mitarbeiter Budget), oder ob der Benutzer auf ein geteiltes Budget (Projekt Budget) zugreifen kann (siehe Pkt. 2. Projekt Budget vs. Mitarbeiter Budget).

2.1. Ansicht Stunden

Diese Ansicht zeigt die geplanten sowie die verbrauchten Stunden. Achtung: Im Verbraucht "Ist" werden immer nur verrechenbare Stunden mit eingerechnet. "Nicht verrechenbare" Stunden werden nur im Balkendiagramm dargestellt, aber nicht in den Budgetstatus mit eingerechnet.

Sie können diese Einstellung ändern und die nicht verrechenbaren Stunden mit einbeziehen (siehe Konfiguration des Budgets unter Punkt 3).

2.2. Ansicht Umsatz

Diese Ansicht zeigt die Stunden multipliziert mit dem anzuwendenden Stundensatz. Der Stundensatz ist abhängig von der Planungsart, kann also ein fixer Stundensatz pro Aufgabe oder ein externer Stundensatz des Mitarbeiters sein. Diese Ansicht ist also v.a. bei Projekten mit Planungsart "Benutzer Stundensatz" interessant, um den je Aufgabe erzielten Umsatz zu sehen.

Markierung 1 und 2: Fehlen Stundensätze bei zugewiesenen Mitarbeitern, sehen Sie ein rotes Warndreieck beim Projekt. In diesem Fall kann der Umsatz nicht berechnet werden. Die Werte in der Übersicht sind daher nicht korrekt (Siehe dazu Pkt. 4 Mitarbeiter Stundensätze anpassen).

2.3. Ansicht Kosten

In dieser Ansicht können Sie schnell und einfach erkennen ob Sie mit einem Projekt bereits Verluste machen, oder ob zwar das Stundenbudget überzogen ist, das Projekt aber für das Unternehmen trotzdem noch einen Überschuss bringt. Das ist wichtig um Entscheidungen treffen zu können, zB ob ein kleiner Änderungswunsch des Kunden noch gemacht werden soll oder nicht.

Markierung 1 und 2: Fehlen Stundensätze bei zugewiesenen Mitarbeitern, sehen Sie ein rotes Warndreieck beim Projekt. Fehlt der interne Stundensatz, können die Kosten nicht berechnet werden. Die Werte in der Übersicht sind daher nicht korrekt.

Hinweis: Für die Kosten wird immer der interne Stundensatz herangezogen (Siehe Pkt. 4 Mitarbeiter Stundensätze anpassen).

3. Projektstatusbericht drucken

Als Administrator oder Projektleiter können Sie verschiedene Projektstatusberichte erstellen. Sie können zwischen den Ansichten Stunden, Umsatz und Kosten wählen. Klicken Sie dazu im Budget Dashboard in der Ansicht "Projektleiter" auf "Projektstatusbericht" und wählen das gewünschte Format.

Markierung 1: Bei den Formaten PDF, DOCX und HTML können Sie wählen, ob Sie die Berichtsart "Budgetverbrauch" oder "Übersicht" drucken bzw. exportieren wollen. 

Markierung 2: Beim XLSX Export wird automatisch die Übersicht wie in 3.2. beschrieben exportiert.

3.1. Projektstatusbericht "Budgetverbrauch"

"Budgetverbrauch" zeigt den Status zu einem bestimmten Stichtag an, zusätzlich wird der Verbrauch pro Monat aufgelistet. Abhängig von der Vorauswahl werden hier die Stunden, Umsatz oder Kosten exportiert bzw. gedruckt.

3.2. Projektstatusbericht "Übersicht"

Im Bericht "Übersicht" wird die ausgewählte Budget Dashboard Ansicht gedruckt. Der Bericht entspricht also grundsätzlich der aktuellen Ansicht im Budget Dashboard, hat jedoch noch einen entscheidenden Vorteil: Dieser Bericht enthält automatisch auch die Budget Übersicht für alle Unteraufgaben. Damit müssen Sie sich nicht in jede Ebene des Budget-Dashboards klicken.

Möchten Sie also zB die Stunden von allen Projekten für eine Besprechung drucken, wählen Sie die Ansicht Stunden und das Verzeichnis "Alle Aufgaben". Möchten Sie den Umsatz von einem bestimmten Projekt als Bericht ausdrucken, wählen Sie die Ansicht "Umsatz" und das gewünschte Projekt aus.

4. Budget Warnung per E-Mail

Sie können in der "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" Budget Warn-E-Mails aktivieren. Im Plus Plan werden diese Mails an den Administrator verschickt. Im Enterprise Plan bzw. im Paket der "Erweiterten Berechtigungen" erhält der Projektleiter eine Warn-E-Mail sobald von Mitarbeitern bestimmte Budget-Grenzen überschritten wurden.

Administratoren müssen also Projektleiterstatus erhalten um ebenfalls diese Warn-E-Mails zu erhalten.