1. Budget Dashboard - Ansicht "Eigene Projekte"
2. Budget Dashboard - Ansicht "Projektleiter"
3. Projektstatusbericht drucken
3.1. Projektstatusbericht "Budgetverbrauch"
3.2. Projektstatusbericht "Übersicht"
Administratoren und Projektleiter (siehe Enterprise Plan: Projektleiter Berechtigung) haben im Budget Dashboard die Wahl zwischen der Ansicht der eigenen Projekte sowie aller Projekte für die man berechtigt ist. Sie können zwischen Ihrem eigenen Dashboard und der Gesamtübersicht hin- und her wechseln.
1. Budget Dashboard - Ansicht "Eigene Projekte"
In der Ansicht "Eigene" werden nur die eigenen Aufgaben und Budgets angezeigt, das entspricht der Ansicht die Ihre Mitarbeiter im Budget Dashboard zur Verfügung haben.
2. Budget Dashboard - Ansicht "Projektleiter"
In der Ansicht "Projektleiter" werden die Budgets aller Projekte für die man als Administrator oder Projektleiter berechtigt ist angezeigt.
Markierung 1: In der Übersicht "Aufgaben" sehen Sie alle für Sie verfügbare Aufgaben.
Markierung 2: Im Bereich "Benutzer" sehen Sie die Benutzer, die den Aufgaben zugeordnet sind oder dafür aufzeichnen dürfen. Die Balken zeigen die Stunden "Verbraucht" optisch getrennt in verrechenbar (grün) und nicht verrechenbar (orange). Rot bedeutet, das Budget wurde überschritten.
Markierung 3 und 4: Wurde einem Mitarbeiter direkt ein Budget zugewiesen, ist das durch "Mitarbeiter Budget" (3) gekennzeichnet. Kann ein Mitarbeiter auf ein geteiltes Projekt Budget zugreifen, sehen Sie hier "Projekt Budget" (4). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Pkt. 1.5 Projekt Budget vs. Mitarbeiter Budget.
Markierung 5: Sie können zwischen den Ansichten Stunden, Umsatz und Kosten wählen.
Markierung 6: Wählen Sie, ob die Balken Ansicht "Absolut" oder "Relativ" dargestellt werden soll.
Markierung 7: Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie auch inaktive Aufgaben in der Auflistung inkludieren möchten.
Markierung 8: Drucken oder exportieren Sie den Projektstatusbericht.
Um Details zu einer Aufgabe oder einem Kunden anzuzeigen, klicken Sie einfach darauf, so kommen Sie eine Ebene tiefer. In unserem Beispiel sehen wir uns Details zur "Website Fa. Mustermann" an.
Markierung 1: Im Block "Aufgaben" sehen Sie Details zu Aufgaben und Unteraufgaben
Markierung 2: Der Pfad zeigt an, in welcher Aufgabe Sie sich befinden. Über die Auswahl "Alle Aufgaben" kommen Sie wieder zurück zur Auflistung aller Aufgaben.
Markierung 3: Wurde eine Aufgabe mit Unteraufgaben ausgewählt, sehen Sie hier die Details der Unteraufgaben aufgelistet.
Markierung 4: Im Bereich "Benutzer" sind Details zu den Mitarbeitern und Budgets zu finden. Hier sehen Sie, ob dem Benutzer direkt ein Budget zugeordnet wurde (Mitarbeiter Budget), oder ob der Benutzer auf ein geteiltes Budget (Projekt Budget) zugreifen kann (siehe Pkt. 2. Projekt Budget vs. Mitarbeiter Budget).
2.1. Ansicht Stunden
Diese Ansicht zeigt die geplanten sowie die verbrauchten Stunden. Achtung: Im Verbraucht "Ist" werden immer nur verrechenbare Stunden mit eingerechnet. "Nicht verrechenbare" Stunden werden nur im Balkendiagramm dargestellt, aber nicht in den Budgetstatus mit eingerechnet.
Sie können diese Einstellung ändern und die nicht verrechenbaren Stunden mit einbeziehen (siehe Konfiguration des Budgets unter Punkt 3).
2.2. Ansicht Umsatz
Diese Ansicht zeigt die Stunden multipliziert mit dem anzuwendenden Stundensatz. Der Stundensatz ist abhängig von der Planungsart, kann also ein fixer Stundensatz pro Aufgabe oder ein externer Stundensatz des Mitarbeiters sein. Diese Ansicht ist also v.a. bei Projekten mit Planungsart "Benutzer Stundensatz" interessant, um den je Aufgabe erzielten Umsatz zu sehen.
Markierung 1 und 2: Fehlen Stundensätze bei zugewiesenen Mitarbeitern, sehen Sie ein rotes Warndreieck beim Projekt. In diesem Fall kann der Umsatz nicht berechnet werden. Die Werte in der Übersicht sind daher nicht korrekt (Siehe dazu Pkt. 4 Mitarbeiter Stundensätze anpassen).
2.3. Ansicht Kosten
In dieser Ansicht können Sie schnell und einfach erkennen ob Sie mit einem Projekt bereits Verluste machen, oder ob zwar das Stundenbudget überzogen ist, das Projekt aber für das Unternehmen trotzdem noch einen Überschuss bringt. Das ist wichtig um Entscheidungen treffen zu können, zB ob ein kleiner Änderungswunsch des Kunden noch gemacht werden soll oder nicht.
Markierung 1 und 2: Fehlen Stundensätze bei zugewiesenen Mitarbeitern, sehen Sie ein rotes Warndreieck beim Projekt. Fehlt der interne Stundensatz, können die Kosten nicht berechnet werden. Die Werte in der Übersicht sind daher nicht korrekt.
Hinweis: Für die Kosten wird immer der interne Stundensatz herangezogen (Siehe Pkt. 4 Mitarbeiter Stundensätze anpassen).
3. Projektstatusbericht drucken
Als Administrator oder Projektleiter können Sie verschiedene Projektstatusberichte erstellen. Sie können zwischen den Ansichten Stunden, Umsatz und Kosten wechseln. Klicken Sie dazu im Budget Dashboard in der Ansicht "Projektleiter" auf "Projektstatusbericht" und wählen zunächst das gewünschte Format.
Wählen Sie, ob Sie die Berichtsart "Budgetverbrauch" oder "Übersicht" drucken oder exportieren wollen und geben Sie, wenn Sie möchten, eine Bemerkung ein.
3.1. Projektstatusbericht "Budgetverbrauch"
"Budgetverbrauch" zeigt den Status zu einem bestimmten Stichtag an, zusätzlich wird der Verbrauch pro Monat aufgelistet.
3.2. Projektstatusbericht "Übersicht"
Im Bericht "Übersicht" wird die ausgewählte Budget Dashboard Ansicht gedruckt. Der Bericht entspricht also grundsätzlich der aktuellen Ansicht im Budget Dashboard, hat jedoch noch einen entscheidenden Vorteil: Dieser Bericht enthält automatisch auch die Budget Übersicht für alle Unteraufgaben. Damit müssen Sie sich nicht in jede Ebene des Budget-Dashboards klicken.
Möchten Sie also zB die Stunden von allen Projekten für eine Besprechung drucken, wählen Sie die Ansicht Stunden und das Verzeichnis "Alle Aufgaben". Möchten Sie den Umsatz von einem bestimmten Projekt als Bericht ausdrucken, wählen Sie die Ansicht "Umsatz" und das gewünschte Projekt aus.
4. Budget Warnung per E-Mail
Sie können in der "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" Budget Warn-E-Mails aktivieren. Im Plus Plan werden diese Mails an den Administrator verschickt. Im Enterprise Plan bzw. im Paket der "Erweiterten Berechtigungen" erhält der Projektleiter eine Warn-E-Mail sobald von Mitarbeitern bestimmte Budget-Grenzen überschritten wurden.
Administratoren müssen also Projektleiterstatus erhalten um ebenfalls diese Warn-E-Mails zu erhalten.
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