Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten

Was ist die automatische Überprüfung der Arbeitszeitbuchungen?

Die automatische Überprüfung der Arbeitszeitbuchungen in timr unterstützt Sie bei der Durchsicht der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vor dem Monatsabschluss. 

Bei der automatischen Überprüfung werden mögliche Fehlerquellen bei gebuchten Arbeitszeiten ermittelt und als Warnhinweis im Zeitkonto angezeigt. 

Wenn Sie einen Zeitraum abschließen, werden Ihnen die Warnhinweise der automatischen Überprüfung ebenfalls nochmals explizit angezeigt. Nach dem Abschluss werden diese Hinweise des abgeschlossenen Zeitraums nicht mehr angezeigt.

HINWEIS: Die Warnhinweise sollen Sie dabei unterstützen mögliche Falschbuchungen nicht zu übersehen. Sie können diese Hinweise aber auch ignorieren, wenn diese für Sie nicht relevant sind. Es ist jederzeit möglich trotz bestehender Warnungen einen Abschluss zu erstellen. Sie können die automatische Überprüfung unter Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit deaktivieren, dann werden die Hinweise nicht mehr angezeigt.

Welche Warnhinweise gibt es?

Die automatische Überprüfung kann folgende Warnhinweise ausgeben:

1. Arbeitszeit erfasst, jedoch kein Arbeitstag
2. Arbeitszeit und Krankenstand erfasst
3. Arbeitszeit erfasst an einem Urlaubstag
4. Arbeitszeit und Zeitausgleich erfasst
5. Keine Feiertage für das aktuelle Jahr erstellt
6. Keine Arbeitszeit erfasst für Arbeitstag
7. Bezahlte Abwesenheit erfasst, jedoch kein Arbeitstag
8. Bezahlte Abwesenheit erfasst an einem Feiertag
9. Urlaub erfasst, jedoch kein Arbeitstag
10. Urlaub erfasst an einem Feiertag
11. Überschneidung der erfassten Arbeitszeiten
12. Überschreitung der Höchstarbeitszeiten
13. Fehlende Arbeitszeit während Kernzeit
14. Arbeitszeit außerhalb des Gleitzeitrahmens
15. Arbeitszeit an einem Feiertag
16. Arbeitszeit innerhalb der Wochenendruhe
17. Arbeitszeit innerhalb der Sonntagsruhe
18. Tägliche Ruhezeit ist zu kurz
19. Soll-Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit wurde nicht erreicht
20. Projektzeit ohne Arbeitszeit
21. Dauer der Projektzeit übersteigt die Dauer der Arbeitszeiten
22. Mehrere Hinweise an einem Tag

1. Arbeitszeit erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Diese Meldung wird Ihnen angezeigt, wenn an einem Tag Arbeitszeit gebucht wurde, der im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters nicht als Arbeitstag mit einer Sollzeit definiert wurde. 

2. Arbeitszeit und Krankenstand erfasst

Diese Meldung erhalten Sie, wenn Sie an einem Tag sowohl eine Arbeitszeit als auch Krankenstand eingetragen haben.

3. Arbeitszeit erfasst an einem Urlaubstag

Wenn Sie an einem Tag gleichzeitig Urlaub eingetragen und Arbeitszeit erfasst haben, werden Sie von timr darauf hingewiesen.

4. Arbeitszeit und Zeitausgleich erfasst

Sollten Sie irrtümlich an einem Tag gleichzeitig Arbeitszeit und einen ganztägigen Zeitausgleich eingetragen haben, erhalten Sie dazu einen hinweis.

5. Keine Feiertage für das aktuelle Jahr erstellt

Den Feiertagskalender müssen Sie derzeit für jedes Jahr manuell generieren. Falls Sie die Feiertage noch nicht generiert haben, erhalten Sie diesen Hinweis.

6. Keine Arbeitszeit erfasst für Arbeitstag

Diese Meldung erhalten Sie, wenn ein Mitarbeiter an einem im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstag keine Zeit gebucht hat. 

7. Bezahlte Abwesenheit erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Sie haben in timr die Möglichkeit das Arbeitszeitmodell von Mitarbeitern zu wechseln. Wenn Sie das Arbeitszeitmodell wechseln ohne vorher einen Abschluss erstellt zu haben, kann das zu möglichen Fehlern bei den Zeitbuchungen führen.

Ein möglicher Folgefehler kann sein, dass bezahlte Abwesenheit an einem Tag erfasst wurde, der ursprünglich ein Arbeitstag war. Nach dem Wechsel des Arbeitszeitmodells ist dieser Tag nun kein Arbeitstag mehr und für die Buchung wird eine Warnung angezeigt. 

8. Bezahlte Abwesenheit erfasst an einem Feiertag

Wenn der Feiertagskalender für das laufende Jahr noch nicht generiert wurde, können die Mitarbeiter an einem Feiertag, der auf einen Arbeitstag fallen würde, bezahlte Abwesenheit - zB Krankenstand - eintragen. Wenn Sie später den Feiertagskalender erstellen, werden Sie im Zeitkonto darauf hingewiesen, dass an einem Feiertag bezahlte Abwesenheit gebucht wurde. 

9. Urlaub erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Sie haben in timr die Möglichkeit das Arbeitszeitmodell von Mitarbeitern zu wechseln. Wenn Sie das Arbeitszeitmodell wechseln ohne vorher einen Abschluss erstellt zu haben, kann das zu möglichen Fehlern bei den Zeitbuchungen führen.

Ein möglicher Folgefehler kann sein, dass Urlaub an einem Tag erfasst wurde, der ursprünglich ein Arbeitstag war. Nach dem Wechsel des Arbeitszeitmodells ist dieser Tag nun kein Arbeitstag mehr und für die Buchung wird eine Warnung angezeigt. 

10. Urlaub erfasst an einem Feiertag

Wenn der Feiertagskalender für das laufende Jahr noch nicht generiert wurde, können die Mitarbeiter an einem Feiertag, der auf einen Arbeitstag fallen würde, Urlaub eintragen. Wenn Sie später den Feiertagskalender erstellen, werden Sie im Zeitkonto darauf hingewiesen, dass an einem Feiertag Urlaub gebucht wurde. 

11. Überschneidung der erfassten Arbeitszeiten

Diese Warnung wird angezeigt wenn sich Arbeitszeit-Einträge überschneiden.

Beispiel:

Arbeitszeit 8-11:30 und 9-10 Uhr gebucht.

12. Überschreitung der Höchstarbeitszeiten

Wenn die in der Verwaltung in den Arbeitszeitregeln festgelegte tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird, erhalten Sie folgenden Hinweis:

13. Fehlende Arbeitszeit während Kernzeit

Sie erhalten diese Meldung, wenn eine Kernzeit definiert, in diesem Zeitrahmen jedoch keine Zeit erfasst wurde.

14. Arbeitszeit außerhalb des Gleitzeitrahmens

Wurde eine Arbeitszeit außerhalb des vorgegebenen Gleitzeitrahmens erfasst, erhalten Sie eine entsprechende Meldung Meldung.

15. Arbeitszeit an einem Feiertag

Wird die Feiertagsruhe nicht eingehalten und an einem Feiertag Arbeitszeit erfasst, zeigt Ihnen die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

16. Arbeitszeit innerhalb der Wochenendruhe

Erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeit während der festgelegten Wochenendruhe, zeigt Ihnen die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

17. Arbeitszeit innerhalb der Sonntagsruhe

Wenn Sie eine Sonntagsruhe definiert haben, ein Mitarbeiter jedoch Arbeitszeit an einem Sonntag erfasst, erhalten Sie diesen Hinweis.

18. Tägliche Ruhezeit ist zu kurz

Wurde die tägliche Ruhezeit zwischen 2 Arbeitstagen unterschritten, zeigt timr einen entsprechenden Hinweis im Zeitkonto an.

19. Soll-Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit wurde nicht erreicht

Wenn Sie festgelegt haben, dass ein Mindestausmaß an Projektzeit auf die erfasste Arbeitszeit entfallen muss und ein MA diese Vorgabe nicht erfüllt, erhalten Sie einen Hinweis im Zeitkonto.

20. Projektzeit ohne Arbeitszeit

Sie können definieren, dass Projektzeiten nur erfasst werden dürfen, wenn auch Arbeitszeit erfasst wird. Sollte diese Vorgabe nicht erfüllt werden, zeigt die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

21. Dauer der Projektzeit übersteigt die Dauer der Arbeitszeiten

Wenn mehr Projektzeit als Arbeitszeit an einem Tag erfasst wurde, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis.

22. Mehrere Hinweise an einem Tag

Es ist möglich, dass für einen Tag mehrere Warnhinweise angezeigt werden. Das ist abhängig davon, welche Arbeitszeitregeln Sie konfiguriert haben.

Ein Beispiel: Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell hinterlegt haben, indem der Sonntag kein Arbeitstag ist, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Wenn Sie außerdem für den betreffenden Mitarbeiter einen Gleitzeitrahmen sowie Regeln zur Wochenendruhe hinterlegt haben, werden diese Hinweise zusätzlich angezeigt.