Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten

Was ist die automatische Überprüfung der Arbeitszeitbuchungen?

Die automatische Überprüfung der Arbeitszeitbuchungen in timr unterstützt Sie bei der Durchsicht der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vor dem Monatsabschluss. Es werden mögliche Fehlerquellen bei gebuchten Arbeitszeiten ermittelt und als Hinweis im Zeitkonto angezeigt. 

 

Wenn Sie einen Zeitraum abschließen, werden Ihnen die Warnhinweise der automatischen Überprüfung nochmals explizit angezeigt. 

 

Beispiel für einen Hinweis im Zeit- & Urlaubskonto:

 

Beispiel für einen Warnhinweis wenn Sie einen Abschluss machen:

 

HINWEIS: Die Warnhinweise sollen Sie dabei unterstützen mögliche Falschbuchungen nicht zu übersehen. Sie können jederzeit trotz bestehender Warnungen einen Abschluss erstellen. Nach dem Abschluss werden diese Hinweise des abgeschlossenen Zeitraums nicht mehr angezeigt.

 

Sie haben ausserdem die Möglichkeit unter Verwaltung/Einstellungen/Arbeitszeit zu konfigurieren welche Überprüfungen durchgeführt werden sollen, oder Sie deaktivieren die automatische Überprüfung, dann werden die Hinweise nicht mehr angezeigt.

 

Welche Warnhinweise gibt es?

Die automatische Überprüfung kann folgende Warnhinweise ausgeben:

1. Arbeitszeit erfasst, jedoch kein Arbeitstag
2. Arbeitszeit und ganztägige bezahlte Abwesenheit erfasst
3. Arbeitszeit erfasst an einem Urlaubstag
4. Arbeitszeit und ganztägige unbezahlte Abwesenheit erfasst
5. Arbeitszeit und ganztägige Aussetzung erfasst
6. Arbeitszeit und ganztägige Anwesenheit erfasst
7. Es ist noch eine laufende Arbeitszeit aktiv
8. Erlaubte Mehrstunden überschritten
9. Keine Feiertage für das aktuelle Jahr erstellt
10. Keine Arbeitszeit erfasst für Arbeitstag
11. Bezahlte Abwesenheit erfasst, jedoch kein Arbeitstag
12. Bezahlte Abwesenheit erfasst an einem Feiertag
13. Urlaub erfasst, jedoch kein Arbeitstag
14. Urlaub erfasst an einem Feiertag
15. Arbeitszeit-Überschneidung aufgezeichnet
16. Überschreitung der Höchstarbeitszeiten
17. Fehlende Arbeitszeit während Kernzeit
18. Arbeitszeit außerhalb des Gleitzeitrahmens
19. Arbeitszeit an einem Feiertag
20. Arbeitszeit innerhalb der Wochenendruhe
21. Arbeitszeit innerhalb der Sonntagsruhe
22. Tägliche Ruhezeit ist zu kurz
23. Feiertagsruhezeit unterschreitet 24 Stunden
24. Arbeitszeit dauert über 24 Stunden
25. Soll-Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit wurde nicht erreicht
26. Keine Arbeitszeit erfasst für Halbtagesfeiertag
27. Projektzeit ohne Arbeitszeit
28. Dauer der Projektzeit übersteigt die Dauer der Arbeitszeiten
29. Arbeitszeitantrag ausstehend
30. Mehrere Hinweise an einem Tag

 

1. Arbeitszeit erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Diese Meldung wird Ihnen angezeigt, wenn an einem Tag Arbeitszeit gebucht wurde, der im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters nicht als Arbeitstag mit einer Sollzeit definiert wurde. 

 

2. Arbeitszeit und ganztägige bezahlte Abwesenheit erfasst

Diese Meldung erhalten Sie, wenn Sie an einem Tag sowohl eine Arbeitszeit als auch eine ganztägige bezahlte Abwesenheit (z.B. Krankenstand) eingetragen haben.

 

3. Arbeitszeit erfasst an einem Urlaubstag

Wenn Sie an einem Tag gleichzeitig Urlaub eingetragen und Arbeitszeit erfasst haben, werden Sie von timr darauf hingewiesen.

 

4. Arbeitszeit und ganztägige unbezahlte Abwesenheit erfasst

Sollten Sie irrtümlich an einem Tag gleichzeitig Arbeitszeit und eine ganztägigen unbezahlte Abwesenheit (z.B. Zeitausgleich) eingetragen haben, erhalten Sie dazu einen Hinweis.

 

5. Arbeitszeit und ganztägige Aussetzung erfasst

Wurde eine Aussetzung (z.B. Karenz) hinterlegt und Arbeitszeit gebucht, erhalten Sie diesen Hinweis.

 

6. Arbeitszeit und ganztägige Anwesenheit erfasst

Dieser Hinweis scheint auf, wenn Arbeitszeit und zusätzlich eine ganztägige Anwesenheit erfasst wurde.

 

7. Es ist noch eine laufende Arbeitszeit aktiv

Möchten Sie einen Zeitraum abschließen und im Hintergrund läuft noch eine aktive Zeitaufzeichnung, erhalten Sie diesen Hinweis.

 

8. Erlaubte Mehrstunden überschritten

Wurde in den Arbeitszeitregeln Mehrarbeit hinterlegt und wird dieses Limit überschritten, dann scheint dieser Hinweis auf.

 

9. Keine Feiertage für das aktuelle Jahr erstellt

Den Feiertagskalender müssen Sie derzeit für jedes Jahr manuell generieren. Falls Sie die Feiertage noch nicht generiert haben, erhalten Sie diesen Hinweis.

 

10. Keine Arbeitszeit erfasst für Arbeitstag

Diese Meldung erhalten Sie, wenn ein Mitarbeiter an einem im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstag keine Zeit gebucht hat. 

 

11. Bezahlte Abwesenheit erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Sie haben in timr die Möglichkeit das Arbeitszeitmodell von Mitarbeitern zu wechseln. Wenn Sie das Arbeitszeitmodell wechseln ohne vorher einen Abschluss erstellt zu haben, kann das zu möglichen Fehlern bei den Zeitbuchungen führen.

Ein möglicher Folgefehler kann sein, dass bezahlte Abwesenheit an einem Tag erfasst wurde, der ursprünglich ein Arbeitstag war. Nach dem Wechsel des Arbeitszeitmodells ist dieser Tag nun kein Arbeitstag mehr und für die Buchung wird eine Warnung angezeigt. 

 

12. Bezahlte Abwesenheit erfasst an einem Feiertag

Wenn der Feiertagskalender für das laufende Jahr noch nicht generiert wurde, können die Mitarbeiter an einem Feiertag, der auf einen Arbeitstag fallen würde, bezahlte Abwesenheit - zB Krankenstand - eintragen. Wenn Sie später den Feiertagskalender erstellen, werden Sie im Zeitkonto darauf hingewiesen, dass an einem Feiertag bezahlte Abwesenheit gebucht wurde. 

 

13. Urlaub erfasst, jedoch kein Arbeitstag

Sie haben in timr die Möglichkeit das Arbeitszeitmodell von Mitarbeitern zu wechseln. Wenn Sie das Arbeitszeitmodell wechseln ohne vorher einen Abschluss erstellt zu haben, kann das zu möglichen Fehlern bei den Zeitbuchungen führen.

Ein möglicher Folgefehler kann sein, dass Urlaub an einem Tag erfasst wurde, der ursprünglich ein Arbeitstag war. Nach dem Wechsel des Arbeitszeitmodells ist dieser Tag nun kein Arbeitstag mehr und für die Buchung wird eine Warnung angezeigt. 

 

14. Urlaub erfasst an einem Feiertag

Wenn der Feiertagskalender für das laufende Jahr noch nicht generiert wurde, können die Mitarbeiter an einem Feiertag, der auf einen Arbeitstag fallen würde, Urlaub eintragen. Wenn Sie später den Feiertagskalender erstellen, werden Sie im Zeitkonto darauf hingewiesen, dass an einem Feiertag Urlaub gebucht wurde. 

15. Arbeitszeit-Überschneidung aufgezeichnet

Diese Warnung wird angezeigt wenn sich Arbeitszeit-Einträge überschneiden.

Beispiel:

Arbeitszeit 8-11:30 und 9-10 Uhr gebucht.

 

16. Überschreitung der Höchstarbeitszeiten

Wenn die in der Verwaltung in den Arbeitszeitregeln festgelegte tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird, erhalten Sie folgenden Hinweis:

 

17. Fehlende Arbeitszeit während Kernzeit

Sie erhalten diese Meldung, wenn eine Kernzeit definiert, in diesem Zeitrahmen jedoch keine Zeit erfasst wurde.

 

18. Arbeitszeit außerhalb des Gleitzeitrahmens

Wurde eine Arbeitszeit außerhalb des vorgegebenen Gleitzeitrahmens erfasst, erhalten Sie eine entsprechende Meldung Meldung.

 

19. Arbeitszeit an einem Feiertag

Wird die Feiertagsruhe nicht eingehalten und an einem Feiertag Arbeitszeit erfasst, zeigt Ihnen die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

 

20. Arbeitszeit innerhalb der Wochenendruhe

Erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeit während der festgelegten Wochenendruhe, zeigt Ihnen die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

 

21. Arbeitszeit innerhalb der Sonntagsruhe

Wenn Sie eine Sonntagsruhe definiert haben, ein Mitarbeiter jedoch Arbeitszeit an einem Sonntag erfasst, erhalten Sie diesen Hinweis.

 

22. Tägliche Ruhezeit ist zu kurz

Wurde die tägliche Ruhezeit zwischen 2 Arbeitstagen unterschritten, zeigt timr einen entsprechenden Hinweis im Zeitkonto an.

 

23. Feiertagsruhezeit unterschreitet 24 Stunden

Wird die Feiertagsruhezeit nicht eingehalten, bekommen Sie einen Hinweis.

 

24. Arbeitszeit dauert über 24 Stunden

Dauert die Arbeitszeit mehr als 24 Stunden, bekommen Sie diesen Hinweis.

25. Keine Arbeitszeit erfasst für Halbtagesfeiertag

Haben Sie z.B. den 24. Dezember und 31. Dezember als halben Feiertag definiert und Mitarbeiter haben keine Arbeitszeit an diesen Tagen eingetragen, dann erhalten Sie diese Meldung.

 

26. Soll-Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit wurde nicht erreicht

Wenn Sie festgelegt haben, dass ein Mindestausmaß an Projektzeit auf die erfasste Arbeitszeit entfallen muss und ein MA diese Vorgabe nicht erfüllt, erhalten Sie einen Hinweis im Zeitkonto.

 

27. Projektzeit ohne Arbeitszeit

Sie können definieren, dass Projektzeiten nur erfasst werden dürfen, wenn auch Arbeitszeit erfasst wird. Sollte diese Vorgabe nicht erfüllt werden, zeigt die automatische Überprüfung diesen Hinweis an.

 

28. Dauer der Projektzeit übersteigt die Dauer der Arbeitszeiten

Wenn mehr Projektzeit als Arbeitszeit an einem Tag erfasst wurde, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis.

 

29. Arbeitszeitantrag ausstehend

Wurde z.B. ein Urlaub beantragt aber noch nicht genehmigt, bekommen Sie einen Hinweise dazu.

 

30. Mehrere Hinweise an einem Tag

Es ist möglich, dass für einen Tag mehrere Warnhinweise angezeigt werden. Das ist abhängig davon, welche Arbeitszeitregeln Sie konfiguriert haben.

Ein Beispiel: Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell hinterlegt haben, indem der Sonntag kein Arbeitstag ist, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Wenn Sie außerdem für den betreffenden Mitarbeiter einen Gleitzeitrahmen sowie Regeln zur Wochenendruhe hinterlegt haben, werden diese Hinweise zusätzlich angezeigt.