Automatische Kappung von Zeiten bei Normalarbeitszeit und Gleitzeit

Die Funktion „Automatische Kappung von Zeiten“ in timr hilft Ihnen dabei, klare Grenzen für Arbeitszeiten zu definieren und diese ohne zusätzlichen Aufwand automatisch durchzusetzen.

Ob durch monatliche Saldenbegrenzung, die Fixierung von Normalarbeitszeiten oder das Einhalten definierter Gleitzeitrahmen: Mit dieser Funktion vermeiden Sie ungewollte Überstunden, reduzieren manuelle Korrekturen und die volle Kontrolle über geleistete Arbeitszeiten.

1. Automatische Kappung des Gesamt-Stundensaldos bei Überschreitung eines definierten Grenzwerts zum Ende des Monats

2. Gebuchte Zeiten vor/nach der Normalarbeitszeit abschneiden

3. Automatisches Kappen für Gleitzeitrahmen konfigurieren

Grundlegendes zur Aktivierung der automatischen Kappung

• Die automatische Kappung legen Sie in den Arbeitszeitregeln fest.
• Bei der automatischen Kappung des Zeitsaldos bleibt die erfasste Arbeitszeit vollständig erhalten. Es wird lediglich der Saldo am Monatsende überprüft und ein möglicher Überschuss oberhalb der definierten Grenze automatisch ausgebucht.
• Bei der automatischen Kappung vor oder nach der Normalarbeitszeit sowie beim Gleitzeitrahmen können Sie festlegen, ob nur die Arbeitszeit oder zusätzlich auch die erfasste Projektzeit außerhalb des zulässigen Zeitfensters automatisch abgeschnitten werden soll.
  Als Administrator bzw. berechtigter Teamleiter können Sie die abgeschnittene Zeit auf die ursprüngliche Dauer korrigieren, falls sie gerechtgertigt war.
• Sind die Zeiteinträge abgeschnitten, bleiben sie abgeschnitten, auch wenn Sie das Abschneiden wieder deaktivieren. Die Zeiten müssen dann manuell auf die ursprüngliche Zeit gesetzt werden.

Hinweis: Prüfen Sie vorab, ob das automatische Abschneiden rechtlich zulässig ist!

1. Automatische Kappung des Gesamt-Stundensaldos bei Überschreitung eines definierten Grenzwerts zum Ende des Monats

Wenn die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Mehrstunden nicht überschreiten dürfen, können Sie diese Schwelle in der Arbeitszeitregel hinterlegen.

Die Kappung im Zeitkonto betrifft immer das "Gesamt"-Saldo. Das bedeutet, die Stunden der laufenden Periode werden immer vollständig angezeigt. Die ausgebuchten Stunden werden beim Abschluss unter "Korrektur" ausgebucht und die Kappung wird mit einer Notiz am Stundennachweis angezeigt.

Beispiel

Felix hat im Juli ein Saldo von +23:50h gemacht. In seinem Zeitkonto werden diese Stunden unter "Laufend" angezeigt. Aus Juni nimmt er noch +13:39h mit.
Dadurch, dass er insgesamt mit seinem alten Saldo und dem Saldo aus Juni die 20h überschreitet, werden ihm die überschüssigen 17:29h gekappt. Sein "Gesamt" beläuft sich auf +20:00h.

In seinem Stundennachweis werden die überschüssigen 17:29h in den Korrekturen angezeigt und mit der Notiz vermerkt.

2. Gebuchte Zeiten vor/nach der Normalarbeitszeit abschneiden

Um die automatische Kappung zur Sicherstellung fester Normalarbeitszeiten zu nutzen, müssen Sie zunächst ein Arbeitszeitmodell mit definierter Normalarbeitszeit erstellen.

Dieses Arbeitszeitmodell wird anschließend mit einer Arbeitszeitregel verknüpft. Innerhalb dieser Regel stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, mit denen Sie festlegen können, wie und wann Zeiten automatisch abgeschnitten werden sollen.

Das folgende Video gibt einen Überblick über die Funktionalität des Moduls:

2.1. Normalarbeitszeit konfigurieren

Erstellen oder öffnen Sie in der "Verwaltung" ein Arbeitszeitmodell.

Markierung 1: Wählen Sie "(Fiktive) Normalarbeitszeit konfigurieren", um die "Wochentage und Start-/Endzeiten" anzuzeigen.

Markierung 2: Geben Sie die Beginn- und Endzeiten der gewünschten Arbeitstage ein.

Markierung 3: Die Sollstunden ergeben sich automatisch aus den Start- und Endzeiten. 

Markierung 4: Ordnen Sie die Arbeitszeitregel zu.

Markierung 5: Speichern Sie das Arbeitszeitmodell bzw. die Änderungen.

2.2. Automatisches Abschneiden in den Arbeitszeitregeln aktivieren

Öffnen Sie die Arbeitszeitregel, die Sie unter Pkt. 2.1. dem Arbeitszeitmodell zugeordnet haben.

Markierung 1: Legen Sie fest, ob die Zeiten vor Beginn und/oder nach Ende der Normalarbeitszeit abgeschnitten werden sollen.

Markierung 2: Aktivieren Sie, ob das Abschneiden auch auf Projektzeiten angewendet werden soll.

Markierung 3: Klären Sie vorab mit Ihrer steuerlichen Vertretung, ob das Abschneiden von Arbeitszeiten rechtlich zulässig ist. 

Hinweis: Ist die Arbeitszeitregel bereits aktiv und Sie wollen die Änderungen speichern, können Sie entscheiden, ob Sie die Regel nur aktualisieren wollen (Markierung 1), damit werden dann nur künftige Arbeitszeiten abgeschnitten, oder ob Sie die Zeiten aktualisieren und abschneiden wollen (Markierung 2). Mit dieser Einstellung werden die Arbeitszeiten rückwirkend bis zum letzten Abschluss abgeschnitten.

Achtung: Das Abschneiden kann nicht rückgängig gemacht werden! Auch wenn Sie die Abschneiden-Funktion wieder deaktivieren, bleiben die bisherigen Zeiten abgeschnitten und können nur manuell angepasst werden!

2.3. Anzeigen und Erkennen von abgeschnittenen Arbeitszeiten

Wurden die Arbeitszeiten abgeschnitten, wird jeweils eine Überprüfung erzeugt und der Eintrag mit dem Hinweisdreieck gekennzeichnet. Zusätzlich wird oberhalb des Eintrags ein Hinweisfenster eingeblendet, das die Regelverstöße im Detail anzeigt.

Der Mitarbeiter sieht hier ebenfalls seine eigenen Überprüfungen.

2.4. Tatsächlich gebuchte Zeit (veranlasste Überstunden) anrechnen

Als Administrator sind Sie berechtigt, Zeiten unter "Berichte/Arbeitszeit" über die drei blauen Striche beim jeweiligen Eintrag -> "Bearbeiten" zu bearbeiten, und die Zeiten korrigieren, wenn sie gerechtfertigt waren.

In der Detailansicht des Eintrags sehen Sie die Information, wann tatsächlich ein- bzw. ausgestempelt wurde und können somit die Start- bzw. Endzeit einfach auf die ursprüngliche Uhrzeit bearbeiten. 

Hinweis: Auch bei Administratoren werden die Zeiten abgeschnitten, wenn das entsprechende Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. Die Zeiten müssen also ebenfalls korrigiert werden, wenn sie gerechtfertigt waren.

Wurden die Uhrzeiten auf die ursprünglich gestempelte Zeit korrigiert, verschwindet der Hinweis.

3. Automatisches Kappen für Gleitzeitrahmen konfigurieren

Sie haben die Möglichkeit, Zeitbuchungen auf den Zeitraum des täglichen Gleitzeitrahmens zu begrenzen. Das bedeutet, dass gebuchte Arbeitszeiten und auf Wunsch auch zusätzlich Projektzeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens nicht als Arbeitszeit angerechnet werden.

3.1. Gleitzeitrahmen festlegen

Schritt 1: Klicken Sie in der "Verwaltung" auf den Button "Arbeitszeitregeln". Hier können Sie entweder über die drei blauen Striche eine bestehende Regel bearbeiten oder eine neue Regel hinzufügen.

Schritt 2: Aktivieren Sie im Reiter "Allgemein" die Funktion "Gleitzeit".

Schritt 3: Wechseln Sie in den Reiter "Gleitzeit & Kernzeit". Legen Sie hier die Uhrzeiten für den frühesten Arbeitsbeginn bzw. das späteste Arbeitsende fest und speichern Sie diese Angaben.

💡 Tipp: Zusätzlich können Sie die fiktive Normalarbeitszeit im Arbeitszeitmodell definieren, siehe Punkt 2.1.

3.2. Automatische Kappung in den Arbeitszeitregeln aktivieren

Um das automatische Abschneiden vor Beginn bzw. nach Ende des Gleitzeitrahmens zu aktivieren, wechseln Sie in der Arbeitszeitregel wieder in den Reiter "Allgemein".

Hier können Sie die Kappung aktivieren (Markierung 1) sowie konfigurieren, ob die zugehörigen Projektzeit ebenso abgeschnitten werden sollen oder nicht (Markierung 2). 

Wichtig: Prüfen Sie vorab, ob das automatische Abschneiden rechtlich zulässig ist (siehe Hinweis, Markierung 3). 

Achtung: Das Abschneiden kann nicht rückgängig gemacht werden! Auch wenn Sie die Abschneiden-Funktion wieder deaktivieren, bleiben die bisherigen Zeiten abgeschnitten und können nur manuell angepasst werden!

Prüfen Sie abschließend unter "Verwaltung"/"Arbeitszeitmodelle", ob die Arbeitszeitregel dem gewünschten Arbeitszeitmodell zugeordnet ist. 

3.3. Anzeigen und Erkennen von abgeschnittenen Arbeitszeiten

Wurde der vorgegebene Rahmen nicht eingehalten, sehen Sie bei den Einträgen unter "Berichte" am rechten Rand des Eintrags das Überprüfungszeichen

Zusätzlich wird oberhalb des Eintrags ein Hinweisfenster eingeblendet, das die Regelverstöße im Detail anzeigt. 

Der Mitarbeiter sieht hier ebenfalls seine eigenen Überprüfungen.

3.4. Tatsächlich gebuchte Zeit anrechnen - Abschneiden korrigieren

Als Administrator sind Sie berechtigt, Zeiten unter "Berichte/Arbeitszeit" über die drei blauen Striche beim jeweiligen Eintrag -> "Bearbeiten" zu bearbeiten und die Zeiten zu korrigieren, wenn sie gerechtfertigt waren.

Auch in der Detailansicht sehen Sie, wann die Arbeitszeit tatsächlich gestartet wurde und können somit ganz einfach auf diese Uhrzeit korrigieren.

Hinweis: Auch bei Administratoren werden die Zeiten abgeschnitten, wenn das entsprechende Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. Die Zeiten müssen also ebenfalls korrigiert werden, wenn sie gerechtfertigt waren.

Wurden die Uhrzeiten auf die ursprünglich gestempelte Zeit korrigiert, verschwindet der Hinweis der automatischen Korrektur. Die Überprüfung der Verletzung des Gleitzeitrahmens bleibt bestehen und kann über den Menüpunkt "Überprüfungen" genehmigt werden (siehe Punkt 3: Automatische Überprüfungen: Funktionen für Administratoren/Teamleiter).