Anhand der hinterlegten Regeln werden Arbeitszeiten von timr automatisch überprüft. Die Ergebnisse dieser Überprüfungen finden Sie im Zeit- & Urlaubskonto, in den Berichten unter Arbeitszeit, Projektzeit bzw. Fahrtenbuch und dem Menüpunkt Überprüfungen, wie hier beschrieben.

Überblicks-Video

Inhaltsverzeichnis

1. Aktivierung der Überprüfungen
2. Übersicht Überprüfungen
3. Überprüfungen genehmigen oder zurücknehmen
4. Überprüfung in der Ansicht Zeit- & Urlaubskonto
5. Überprüfungen per Mail

1. Aktivierung der Überprüfungen

Um die neuen Funktionen der Überprüfungen zu aktivieren, klicken Sie auf "Überprüfungen" und "Aktivieren".

Möchten Sie bestimmte Überprüfungen nicht angezeigt bekommen, können Sie die Regeln für die Überprüfung ändern (siehe Einstellungen unter Pkt. 4 Automatische Überprüfungen).

2. Übersicht Überprüfungen

Unter "Überprüfungen" finden Sie eine Auflistung aller Abweichungen zu den hinterlegten Arbeitszeitregeln. 

Es gibt dabei vier verschiedene Status, die die Verwaltung der Überprüfungen vereinfachen:

Offen: Neue Überprüfungen treten zunächst als "offen" auf.

Bestätigt: Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Überprüfung von seiner Seite aus auf "bestätigt" zu setzen. Das wird dem Teamleiter bzw. Administrator dementsprechend angezeigt.

Genehmigt: Der Teamleiter bzw. Administrator hat dann in letzter Instanz die Möglichkeit, die Überprüfung zu genehmigen.

Abgeschlossen: Bei einem Abschluss werden die Überprüfungen der zugehörigen Arbeitszeiten automatisch auf den Status "abgeschlossen" gesetzt, unabhängig des vorherigen Status. Der Status kann jedoch auch manuell ausgewählt werden.
Der Status der Projektzeitvalidierungen bleibt hingegen durch einen Abschluss unberührt.

Hinweis: Der Status muss nicht zwingend verändert werden. Ein Abschluss kann auch über Zeiten mit offenen Überprüfungen gemacht werden.

Im Menü wird die Anzahl der noch offenen Überprüfungen angezeigt. Die erste Zahl bezieht sich auf die persönlichen Überprüfungen, die zweite auf die des Teams (Teamleiter) bzw. auf die aller Benutzer (Administrator).

2.1. Ansicht Manager

Markierung 1: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus.

Markierung 2: Administratoren und Teamleiter können zwischen "Persönlich" für die eigenen Hinweise und "Manager" für die Hinweise aller Mitarbeiter bzw. Teammitglieder wählen.

Markierung 3: Falls Sie das Modul "Erweiterte Berechtigungen" nutzen (Enterprise Plan), können Sie hier nach Organisationen filtern.

Markierung 4: Wählen Sie Hinweise nach Status aus. Zur Auswahl stehen Alle/Offen/Bestätigt/Genehmigt/Abgeschlossen, sowie die Kombinationen "Offen oder Bestätigt" bzw. "Offen oder Bestätigt oder Genehmigt". 

Markierung 5: Filtern Sie nach einzelnen Überprüfungskategorien.

Markierung 6: Wählen Sie "Alle" Benutzer, oder schränken Sie auf einzelne Benutzer ein.

Markierung 7: Filtern Sie nach Dringlichkeit. 

Markierung 8: Die Hinweise können als PDF gedruckt, oder als XLS, DOCX oder HTML exportiert werden. 

Markierung 9: Ändern Sie den Status bzw. genehmigen Sie Aufzeichnungen (siehe Pkt. 2)

Markierung 10: Der Warnhinweis zeigt je nach Farbe die Dringlichkeit einer Überprüfung an.

2.2 Ansicht Persönlich

Für die persönliche Ansicht siehe Ansicht Überprüfungen Mitarbeiter.

2.3. Liste der Überprüfungen drucken oder exportieren

Um die Hinweise komfortabel zu prüfen, können Sie entweder ein zweites Browserfenster parallel öffnen, oder Sie laden sich die Hinweise als PDF bzw. als Export Datei.

3. Überprüfungen genehmigen oder zurücknehmen

Sie können als Administrator/Teamleiter Überprüfungen genehmigen, dann scheinen diese nicht mehr in der Übersicht auf. Möchten Sie eine Genehmigung wieder zurücknehmen, filtern Sie nach "Genehmigt" im Status. Über das Bearbeitungsmenü setzen Sie den Eintrag wieder auf "Offen".

Wurden Einträge von Mitarbeitern bereits geprüft und bestätigt, können Sie über den Filter "Bestätigt" danach eingrenzen und diese gegebenenfalls genehmigen.

Über die Mehrfachauswahl verändern Sie schnell und einfach den Status von mehreren Überprüfungen auf ein Mal.

4. Überprüfung in der Ansicht Zeit- & Urlaubskonto

Die Auflistung der Überprüfungen wird auch im "Zeit-&Urlaubskonto/Alle Konten" und bei einem Abschluss noch mal mit dem aktuellen Status (zB Bestätigt wenn der Mitarbeiter den Fehler geprüft hat, oder Genehmigt, wenn die Freigabe durch den Administrator/Teamleiter erfolgt ist). 

Markierung 1: Von Mitarbeitern bestätigte Abweichungen

Markierung 2: Über den Link "Überprüfung anzeigen" in das "Berichte/Überprüfungen" Fenster wechseln.

Wird ein Abschluss durchgeführt, scheinen die Überprüfungen nicht mehr auf, können aber über den Status "Abgeschlossen" gefiltert werden. Details dazu finden Sie unter Abschluss erstellen. 

5. Überprüfungen per Mail

Die Ergebnisse der automatischen Überprüfung können per Mail verschickt werden.

Sie können unter "Verwaltung/Einstellungen" im Reiter "Berichte" festlegen, wer die Überprüfungen bekommen soll (Administratoren, Teamleiter, Mitarbeiter). Außerdem können Sie hier den Zeitpunkt für den Versand konfigurieren.

Alle Dokumentationen zum Thema Überprüfungen:

Welche Hinweise gibt es: Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten

Aktivieren/Deaktivieren von Hinweisen: Erweiterte Konfiguration Arbeitszeit

Automatische Überprüfungen für Mitarbeiter: Automatische Überprüfungen - Funktionen für Mitarbeiter