Projektzeit Status (z.B. Freigeben und Abrechnen von Projektzeiten)

1. Verfügbare Projektzeit Stati

2. Status ändern

2.1. Status manuell setzen

2.2. Sammeländerung des Status mehrerer Projektzeiten

3. Projektzeiten freigeben

4. Aufgaben und Projektzeiten sperren

5. Abrechnen von Projektzeiten

1. Verfügbare Projektzeit Stati

1.1. Veränderbar

Die initiale Status ist "veränderbar" und wird durch das Symbol eines offenen Schlosses angezeigt.

1.2. Gesperrt 

1.3. Freigegeben

Dieser Status ist nur Admins bzw. Projektleitern oder Teamleitern vorbehalten. Damit ist es möglich, gezielte Zeiteinträge freizugeben bzw. zu genehmigen. Es empfiehlt sich, diesen Status zu verwenden, um jene Einträge zu markieren, die geprüft und zur weiteren Verarbeitung (Abrechnung, Rechnungserstellung für den Kunden, etc.) bereit sind.

Tipp: Für eine bessere Übersicht können Sie sich die Einträge, welche noch nicht freigegeben wurden, filtern. Mit diesem Filter werden veränderbare und gesperrte Einträge angezeigt.

1.4. Abgerechnet

Wird der Status eines Eintrags auf "Abgerechnet" gesetzt, bedeutet dies, dass für den Eintrag eine Rechnung erstellt und dem Kunden zugesandt wurde. Für Ihr Unternehmen zeigt diese Markierung, dass der Auftrag zwar bereits abgerechnet wurde, allerdings zum Beispiel der Betrag noch nicht eingegangen ist. Wenn ein Eintrag abgerechnet wurde, wird das Symbol von einem Dokument mit Dollarzeichen dargestellt.

Tipp: Für eine bessere Übersicht können Sie sich die Einträge, welche noch nicht abgerechnet wurden, filtern. Es werden veränderbare, gesperrte und freigegebene Einträge angezeigt.

1.5. Abgeschlossen

Wenn ein Eintrag fertig bearbeitet wurde und Sie keine weiteren Schritte setzen, können Sie den Eintrag auf "Abgeschlossen" setzen. Dadurch wird signalisiert, dass diese Aufzeichnung keiner weiteren Bearbeitung bedarf. Der Status Abgeschlossen wird durch eine geschlossene Box dargestellt.

1.6. Archiviert

Wenn der Kunde den Aufwand bezahlt hat und damit die Leistung vollständig abgeschlossen ist, können Sie den Status auf Archiviert setzen.

Dieser Status wird mit dem Archiv Symbol dargestellt.

2. Status ändern

2.1. Status manuell setzen

Sie können den Status jedes einzelnen Eintrags (gebuchte Zeit) ändern. Dazu gehen Sie beim betreffenden Eintrag auf das Bearbeitungssymbol. Dort können Sie den Status ändern.

2.2. Status mehrerer Einträge ändern - Sammeländerungen

Sie haben auch die Möglichkeit den Status mehrerer Einträge in einem Schritt zu bearbeiten. Sie können mehrere Einträge auswählen und einfach mit einem Häkchen markieren. Danach klicken Sie "Ausgewählte Einträge" und wählen die gewünschte Option aus.

3. Projektzeiten freigeben

Der Status "Freigegeben" ist nur Projektleitern, Teamleitern oder Admins vorbehalten. Damit ist es möglich, die Einträge über unterschiedliche Instanzen kontrollieren zu lassen.
Haben Sie die Zeiten eines Projekts überprüft, können Sie den Status der Einträge auf "Freigegeben" setzen, um zu signalisieren, dass diese nun für die Weiterverarbeitung bzw. Abrechnung bereit sind. Sie können den Status der Einträge wie in Punkt 2.2. erklärt gesammelt ändern.

4. Aufgaben und Projektzeiten sperren

Für Administratoren und Projektleiter gibt es in timr die Möglichkeit, Aufgaben, Projekte oder Kunden für die Zeiterfassung und Bearbeitung zu sperren. Sie legen dafür einen Zeitpunkt fest, vor dem bestehende Einträge nicht mehr verändert werden können. Damit stellen Sie sicher, dass:

    - bestehende Einträge nicht mehr verändert oder gelöscht werden
    - keine Einträge nachgetragen werden können

Hinweis: Projektleiter haben diese Funktion nur für ihre eigenen Projekte zur Verfügung. 

Um eine oder mehrere Aufgaben zu sperren, gehen Sie ins Menü "Berichte/Projektzeit", dort klicken Sie auf "Aufgabe(n) sperren". 

Jetzt können Sie auswählen, welche Aufgaben Sie sperren möchten und den Zeitpunkt der Sperre festlegen. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder auch alle Aufgaben auf einmal zu sperren. 

Im Menü "Administration/Aufgaben" wird Ihnen in den Aufgabeneigenschaften der Aufgabe (Aufgabe bearbeiten) der Zeitpunkt der Sperre angezeigt.

Hier können Sie die Sperre einer Aufgabe auch wieder aufheben. Klicken Sie dazu auf das X neben dem Datum der Sperre und dann auf Speichern. 

Beispiel: Projekt 1 ist ein laufendes Projekt, auf das gebucht wird. Die Zeitaufzeichnungen bis zum 31. Oktober sollen abgerechnet werden. Buchungen dürfen daher nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, es dürfen auch keine Buchungen mehr ergänzt werden. Indem Sie die Aufgabe Projekt 1 mit Stichtag 31.10. sperren, ist der Zeitraum bis zum 31. Oktober vor Veränderung geschützt.

5. Abrechnen von Projektzeiten

Um die Zeiten eines laufenden Projektes abzurechnen, gehen Sie am besten wie folgt vor:

1. Gehen Sie unter Berichte/Projektzeit und filtern Sie sich die Zeiten des gewünschten Projektes.
2. Klicken Sie auf "Aufgabe(n) sperren" und geben Sie das Datum ein, zu welchem Sie abrechnen möchten (siehe Punkt 4). Nun kann niemand mehr in den Zeitraum buchen oder Zeiten in diesem Zeitraum verändern. Nun können Sie diese Zeiten überprüfen und dann auf den Status "Freigegeben" setzen.
3. Erstellen Sie nun einen PDF-Bericht bzw. Excel-Export mit den Zeiten im Status "Freigegeben". Dieser Export ist die Basis für die Abrechnung.
4. Nun können Sie die Stunden auf Status "Abgerechnet" setzen.
5. Sobald der Kunde die Leistung bezahlt hat, setzen Sie die Einträge auf "Abgeschlossen". Mit dem Status "Archiviert" können Sie einen weiteren Schritt abbilden, falls die abgeschlossenen Einträge an eine weitere Instanz weitergeleitet werden.