Projektzeit Berichte und Export

1. Druck/Export

2. PDF Bericht gruppiert nach Benutzer und/oder Aufgaben

3. Bericht mit Linien für Unterschrift

4. Export mit Stundensätzen der Mitarbeiter

5. Projektzeit hinzufügen

6. Historie anzeigen

7. Pivot Auswertung für Projektzeit

Im Tab "Projektzeit" werden die erfassten Projektzeiten dargestellt. Sie können sämtliche Projekte/Kunden auswerten und Berichte drucken.

Markierung 1: Es kann die genaue "Zeitspanne" festgelegt werden, die angezeigt werden soll.

Markierung 2: Die Projektzeiten können mit verschiedensten Kriterien (Aufgabe, Benutzer, Status etc.) gefiltert werden.

Markierung 3: Sie können für die Berichte einstellen, ob die Zeiten gerundet dargestellt werden sollen. Die Standardeinstellung für Ihr timr Konto können Sie unter "Verwaltung/Einstellungen" im Bereich "Berichte" konfigurieren. In unserem Doku-Artikel zur erweiterten Konfiguration finden Sie dazu weitere Infos unter Punkt 2.5.

Markierung 4: Mit "Druck/Export" haben Sie die Möglichkeit Projektzeiten in verschiedensten Dateiformaten zu exportieren.

Markierung 5: Sie haben hier die Möglichkeit Projektzeiten für Ihre Mitarbeiter nachzutragen.

Markierung 6: Wenn Sie ein Kundenprojekt oder einen Teilauftrag abgeschlossen haben und diesen Abschluss auch in timr abbilden möchten, können Sie Aufgaben sperren. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Doku-Artikel Aufgaben sperren.

Markierung 7: Sie können in den Berichten auch die Projektzeiten inaktiver Benutzer einsehen. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, können Sie explizit nach Zeiten inaktiver Benutzer oder Aufgaben suchen.

Hinweis: Damit sie keine abzurechnenden Stunden übersehen, werden bei Auswahl eines Zeitraums und ohne Aufgaben-Einschränkung auch Zeiten von deaktivierten Aufgaben angezeigt.

1. Druck/Export

timr ermöglicht es die erfassten Daten, die zuerst nach Belieben gefiltert angezeigt werden können, in Form eines Berichtes darzustellen. Durch die Schaltfläche "Druck/Export" kann das Ausgabeformat gewählt werden und es entsteht automatisch ein Bericht mit den gewünschten Daten. Durch vorherige Konfigurationen im Bereich "Verwaltung"/"Einstellungen" wird der Bericht mit dem firmenspezifischen Logo und der Anschrift aufgewertet.

2. PDF Bericht gruppiert nach Benutzer und/oder Aufgaben

Für den Export der Daten als PDF stehen Ihnen für den gewählten Zeitraum verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• keine Gruppierung: Hier werden die Projektzeiteinträge nach Startdatum ungruppiert angezeigt
• nach Benutzer
• nach Aufgaben
• nach Benutzer und Aufgaben

2.1. Gruppierung nach Benutzer

Gehen Sie zu "Druck/Export" > "PDF". Danach können Sie "Gruppierung nach Benutzer" wählen. Damit werden alle timr Benutzer, die für die ausgewählte Aufgabe (Kunde, Projekt etc.) Zeit erfasst haben, am PDF Bericht nacheinander aufgelistet.

2.2. Gruppierung nach Aufgabe

Für den Export als PDF Bericht, haben Sie auch die Möglichkeit, Zeiten nach Aufgaben gruppieren zu lassen.

Wenn Sie zum Beispiel alle Zeiten, die in einen Kundenauftrag geflossen sind, auf Ihrem Bericht nach spezifischer Tätigkeit aufschlüsseln wollen, können Sie  "Gruppierung nach Aufgaben" wählen.

Damit werden am PDF Bericht alle für diesen Kundenauftrag erfassten Zeiten nach Aufgaben aufgelistet.

2.3. Gruppierung nach Benutzer und Aufgaben

Bei "Gruppierung nach Benutzer und Aufgaben" werden die Zeiten sowohl nach Benutzer als auch nach Aufgaben gruppiert. So sehen Sie auf einen Blick, wieviel Zeit jeder Mitarbeiter auf welche Aufgabe gebucht hat.

3. Bericht mit Linien für Unterschrift

In den Einstellungen des timr Kontos im Menü "Verwaltung/Einstellungen/Berichte" können Sie im Bereich "Berichte/Projektzeitbericht" konfigurieren, dass am Projektzeitbericht Linien für die Unterschriften von Auftraggeber und Mitarbeiter eingefügt werden.

Ein Projektzeitbericht kann somit jederzeit durch Unterschriften gleich direkt bestätigt werden.

Damit können die Mitarbeiter zum Beispiel auch unterwegs am Smartphone gleich vor Ort die Unterschrift des Auftraggebers einholen.

4. Export mit Stundensätzen der Mitarbeiter

Optional gibt es im Plus Plan in timr die Möglichkeit Stundensätze im Excel oder CSV Export mit ausweisen zu lassen.

Dazu aktivieren Sie diese Option im Menü "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" im Bereich "Budget". Vergessen Sie nicht Ihre Einstellung auch abzuspeichern, damit diese übernommen wird.

5. Projektzeit hinzufügen

timr ermöglicht es jederzeit eine Projektzeit hinzuzufügen. Sollte ein Mitarbeiter einmal nicht die Möglichkeit gehabt haben, seine Projektzeit zu erfassen, kann dies nachträglich noch geschehen. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass der Mitarbeiter unterwegs ist und und bei einem bereits definierten Projekt fällt eine weitere Tätigkeit an.

Beim Klicken auf "Projektzeit nachtragen" erscheint der Dialog zur  Projektzeit und man kann den "Benutzer" definieren, für den die Projektzeit erstellt wird (beim Enterprise Plan können Sie auch die Organisation auswählen). Die "Aufgabe" wird ausgewählt und eine "Notiz", beispielsweise eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeit (falls erwünscht), kann definiert werden. Sie haben die Möglichkeit den "Start" der zu erfassenden Zeit, das "Ende" und eine "Pause" einzutragen. Außerdem kann definiert werden, ob es "Verrechenbar" ist oder nicht.

Hinweis: Für das Bearbeiten von Projektzeiten steht Ihnen auch eine Funktion für Sammeländerungen zur Verfügung. Damit können Sie den Status mehrere Einträge gleichzeitig ändern. Eine genauere Beschreibung dieser Funktion finden Sie in unserem Doku Artikel zu Projektzeiten editieren.

6. Historie anzeigen

timr bietet Ihnen die Möglichkeit, jedes erstellte "Projekt", jeden aufgenommenen Auftrag nachträglich zu "bearbeiten", zu "löschen", seine "Historie anzuzeigen" und seinen "Status" zu setzen. Mit dieser Funktion sieht man wann und wie ein Eintrag verändert wurde. Gehen Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol des betreffenden Eintrags. Wählen Sie hier "Zeige/Verberge Historie".

Sie erhalten nun eine detaillierte Aufschlüsselung der Änderungen. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie wie eine Historie aussieht. Sie zeigt genau an, wann die Projektzeit bearbeitet worden ist.

7. Pivot Auswertung für Projektzeit

Sie können Projektzeiten als XLS Files exportieren und im Excel weiter bearbeiten. Im Videolink finden Sie die Anleitung dafür:

- Zahlenformat umstellen zu Dezimal

- Daten exportieren bzw. in Excel importieren

- eine Pivot Tabelle erstellen

- Beispiele für Auswertungsmöglichkeiten