Inhalt
2. Aufgabenstruktur: Aufgaben zu einem Kunden/Projekt anlegen
3. Schnellzugriff auf die Aufgabendetails
4. Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und Organisationen
7. Inaktive Aufgaben anzeigen/ausblenden
8. Verschieben und verschmelzen von Aufgaben
timr bietet eine völlig generische Projekt/Aufgabenstruktur. Damit können Sie diese Struktur vollkommen frei den Anforderungen Ihrer Firma anpassen. Es muss nicht nur ein Kunde, oder ein bestimmtes Projekt festgelegt werden, es können auch unternehmensspezifische Tätigkeiten definiert werden. Alle Aufgaben und ihre Unterkategorien können vom Administrator (wird bei der Erstellung eines Benutzers definiert) bearbeitet, geändert und gelöscht werden.
Das Anlegen und Verwalten von Kunden, Projekten und Aufgaben in timr können Sie sich auch in diesem Video Tutorial ansehen.
1. Aufgaben anlegen
Um eine Aufgabe zu erstellen gehen Sie im Menü Verwaltung in den Bereich "Aufgaben" und drücken auf "Aufgabe hinzufügen".
Nun können Sie die Aufgabeneigenschaften festlegen.
Für jede Aufgabe können Sie bestimmte Eigenschaften festlegen.
Basiseigenschaften im Regular Plan:
- Name
Sie können einen "Namen" für die Aufgabe/Projekt etc vergeben.
- Buchbar
Mittels der Einstellung "Buchbar" legen Sie fest ob auf diese Aufgabe direkt eine Zeit gebucht werden darf oder nicht. Wenn Sie z.B. einen Kunden anlegen könnten Sie diesen als "nicht buchbar" definieren, damit müssen die Mitarbeiter Zeiten auf Unteraufgaben zum Kunden buchen die Sie dann als "Buchbar" markieren. Wenn Sie möchten dass Mitarbeiter immer auf den Kunden direkt buchen und nur spezielle Tätigkeiten auf eigene Unteraufgaben gebucht werden können Sie den Kunden auch als "Buchbar" markieren.
- Verrechenbar
Mittels verrechenbar geben Sie vor ob Zeitaufzeichnungen zu dieser Aufgabe per Default "Verrechenbar" sind oder nicht. Zum Beispiel wäre ein Garantiefall standardmäßig nicht verrechenbar, eine Wartung aber schon.
- Notiz für Projektzeit erforderlich
Über die Option “Notiz für Projektzeit erforderlich” definieren Sie, ob Ihre Mitarbeiter eine Notiz bei der Zeitbuchung für die betreffende Aufgabe erfassen müssen oder nicht. Wenn Sie diese Option wählen, kann eine Zeitbuchung für diese Aufgabe erst dann gestoppt werden, wenn vom Mitarbeiter eine Notiz dazu erfasst wurde.
- Verfügbarkeit
Start/Ende: Für eine Aufgabe kann ein Zeitraum, in dem für diese Aufgabe Zeit erfasst werden kann, definiert werden. Der Zeitraum wird durch “Start”und“Ende”definiert. Die Aufgabe ist nur während Start und Ende zur Auswahl verfügbar. Weiters ist keine Buchung einer Projektzeit mit Datum < Start oder > Ende möglich.
- Einschränkungen
Gesperrt bis: Um sicherzustellen, dass auf ein Projekt gebuchte Zeiten nicht mehr verändert werden können (nach der Abrechnung mit dem Kunden zB), können Sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Stichtag sperren. Mehr Infos dazu finden Sie hier.
- Interne Bemerkungen
Hier können Sie Anmerkungen zur Aufgabe erfassen die Mitarbeitern bei der Zeiterfassung für diese Aufgabe angezeigt werden.
Im Web:
In der App:
Zusätzliche Aufgabeneigenschaften (ab Plus Plan):
- Externe Bemerkungen
Bei den externen Bemerkungen können Sie Infos hinterlegen, die für die Abrechnung mit dem Kunden wichtig sind. Diese Infos werden Ihnen derzeit nur am Projektstatusbericht angezeigt und sind für die Mitarbeiter bei der Aufzeichnung nicht sichtbar.
- Planungsart (Budgetplanung)
Im Plus Plan können Sie eine Budgetplanung für jede Aufgabe hinterlegen. Weitere Details dazu finden Sie in unserer Doku zu den Budgetfunktionen.
2. Aufgabenstruktur: Aufgaben zu einem Kunden/Projekt anlegen
Um einen Kunden/ein Projekt mit dazugehörigen Aufgaben anzulegen, gehen Sie zunächst auf "Aufgabe hinzufügen" und legen den Kunden/das Projekt an.
Anschließend fahren Sie mit der Maus über den gerade erstellten Kunden/das gerade erstellte Projekt, klicken auf das nun angezeigte Bearbeitungssymbol und wählen dort "Unteraufgabe hinzufügen".
Auf diese Weise können Sie eine Aufgabenstruktur mit beliebig vielen Ebenen anlegen.
Die Granularität der Aufgabenstruktur ist Ihnen selbst überlassen. Zu fein granular bedeutet, dass man bei der Aufzeichnung oft die Tasks wechseln muss, andererseits bekommt man sehr genaue Auswertungen.
3. Schnellzugriff auf die Aufgabendetails
Sie können sowohl aus der Projektzeiterfassung (Bild 1) als auch aus der Berichtsansicht (Bild 2) heraus schnell auf die Aufgabendetails zugreifen. Klicken Sie dazu auf die drei blauen Striche neben dem Eintrag und klicken "Aufgabendetails anzeigen".
In der Detailansicht können nun alle Informationen zur Aufgabe wie die Verfügbarkeit, Notizen, Projektleitung (Erweiterte Berechtigungen), Adresse und Geofence, Budget (Plus Plan) oder eigene Felder (Enterprise Plan) eingesehen werden.
Benutzer mit Zugriff auf die Aufgabenverwaltung bzw. Admins haben zusätzlich den Button "Aufgabe bearbeiten" und können direkt hieraus Änderungen an der Aufgabe durchführen.
4. Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und Organisationen
Jede Aufgabe kann an Mitarbeiter und an Organisationen (Enterprise Plan) zugewiesen werden. Öffnen Sie dafür den Menüpunkt "Aufgaben" und wählen Sie das Projekt und "Aufgabe bearbeiten". Im Reiter "Benutzer" bzw. "Benutzer und Budget" wählen Sie den Button "Benutzer" bzw. "Benutzer und Organisationen zuweisen".
Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob Sie Benutzer oder Organisationen (Enterprise Plan) zuweisen möchten.
Hinweis: Sollen Mitarbeiter nur die ihnen zugewiesenen Projekte sehen dürfen, deaktivieren Sie in der "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" die Auswahl "Alle Aufgaben anzeigen". Nur wenn die Auswahl aktiviert ist, ist der Hinweis "Alle Benutzer können derzeit für alle Aufgaben aufzeichnen" sichtbar. Im Artikel Erweiterte Konfiguration Projektzeit finden Sie weitere Informationen dazu.
4.1 Mitarbeiter einer Aufgabe zuweisen
Um eine neue Aufgabe einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen, gehen Sie in den Tab Benutzer und dort auf "Benutzer zuweisen".
Sie weisen die Aufgabe einem Benutzer in Ihrer Liste zu, indem Sie auf das + Symbol links neben dem Namen drücken.
In den Aufgabendetails haben Sie den Überblick über die zugewiesenen Benutzer. Sie können einen Benutzer aus dieser Aufgabe entfernen, indem Sie das - Symbol wählen und "Zuweisung abschließen" zum Speichern klicken.
Zuweisen von Subaufgaben bereits bestehender Aufgaben
Wenn Sie eine Unteraufgabe, z.B. Hardware für Ihren bereits bestehenden Kunden Huber GmbH anlegen, werden die dem Kunden Huber GmbH bereits zugewiesenen vererbt. Die Unteraufgabe wird also automatisch den Benutzern des zugehörigen Kunden zugewiesen.
4.2. Organisationen/Teams/Abteilungen einer Aufgabe zuweisen (Enterprise Plan)
Um Aufgaben Organisationen/Teams oder Abteilungen zuzuweisen, wählen Sie zunächst "Benutzer und Organisationen zuweisen", dann "Organisationen". Über den Plus-Button wählen Sie die Organisation aus. Mit "Zuweisung abschließen" wird die Auswahl gespeichert.
5. Aufgabe kopieren/einfügen
Bestehende Aufgaben können kopiert und damit dupliziert werden. Sie haben die Möglichkeit einzelne Aufgaben, mehrere Aufgaben eines Kunden zum Beispiel, oder einen gesamten Kunden inkl. aller Unterprojekte und Unteraufgaben kopieren.
Um eine Aufgabe zu kopieren, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol rechts neben der gewünschten Aufgabe. Die Aufgabeneigenschaften öffnen sich und Sie wählen "Aufgaben kopieren".
Gehen Sie zu der gewünschten Stelle in Ihrer Aufgabenstruktur und drücken Sie wieder auf das kleine Bearbeitungssymbol rechts neben der Aufgabe. Wählen Sie "Aufgaben einfügen"
Sie werden nun gefragt, wie Sie die kopierte Aufgabe nennen möchten. Wählen Sie einen passenden Namen und speichern Sie die Aufgabe.
6. Nach Aufgaben filtern
Sie finden in der Aufgabenverwaltung verschiedene Filtereinstellungen, die es Ihnen vereinfachen, bestimmte Informationen schnell zu filtern.
Markierung 1: Geben Sie hier den Namen der gewünschten Aufgabe ein. timr schlägt Ihnen sofort alle Aufgaben in Ihrer Struktur vor, die diesen Namen haben.
Markierung 2: Hier können Sie nach einzelnen Benutzern filtern und erkennen sofort, welche Aufgaben ihm direkt zugewiesen sind.
Markierung 3: Wenn Sie "Über Organisationen zugewiesene Aufgaben anzeigen" aktivieren, werden nicht nur die direkt zugewiesenen Aufgaben, sondern auch die indirekt über die zugehörige Organisation zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Hier werden uns in unserem Beispiel entsprechend mehr Aufgaben angezeigt.
Markierung 4: Dementsprechend können Sie die Aufgaben filtern, die bestimmten Organisationen zugeordnet sind.
Markierung 5: Außerdem können Sie nach Projektleitern filtern.
7. Inaktive Aufgaben anzeigen/ausblenden
Sie können entscheiden, ob die inaktiven Aufgaben in Ihrer Struktur angezeigt werden sollen. Aktivieren oder deaktivieren Sie dazu einfach das kleine Kästchen neben "Inaktive Aufgaben anzeigen". Die Voreinstellung für dieses Kästchen wird in den Einstellungen getroffen.
8. Verschieben und verschmelzen von Aufgaben
Man kann seine Struktur immer überarbeiten und optimieren, eine Möglichkeit dazu ist es Aufgaben zu verschieben oder auch zu verschmelzen.
8.1. Aufgaben auf oberste Ebene verschieben
Wenn Sie eine bereits bestehende Aufgabe auf die oberste Ebene verschieben möchten, klicken Sie darauf und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Aufgabe an die oberste Stelle Ihrer Aufgabenstruktur und lassen Sie die Maus los.
Die Aufgabe wird nun auf die oberste Ebene verschoben.
8.2. Aufgaben innerhalb der Struktur verschieben
Sie können Aufgaben jederzeit innerhalb Ihrer Struktur verschieben. Wenn Sie zum Beispiel eine Aufgabe irrtümlich beim falschen Kunden angelegt haben, können Sie diese in den richtigen Kunden verschieben.
Dazu klicken Sie auf die betreffende Aufgabe und ziehen diese dann mit der Maus an die gewünschte Stelle in der Aufgabenstruktur. Sobald Sie loslassen, öffnet sich ein Aktionsmenü. Dort wählen Sie "Als Unteraufgabe verschieben".
Die Aufgabe wird nun eingefügt.
8.3. Aufgaben verschmelzen
Sollten Sie feststellen, dass Sie Ihre Aufgabenstruktur zu feingranular angelegt haben, können Sie Aufgaben jederzeit miteinander verschmelzen.
Ein Beispiel: Sie haben zu einem Projekt die beiden Aufgaben „Planung“ und „Kalkulation“. In Zukunft wollen Sie nur eine Aufgabe „Planung“ haben. In diesem Fall ziehen Sie die Aufgabe „Kalkulation“ auf die Aufgabe "Planung".
Sobald Sie loslassen, öffnet sich ein Aktionsmenü. Hier wählen Sie "Mit Zielaufgabe verschmelzen".
Alternativ können Sie auch die bisher bestehenden Aufgaben "Planung" und "Kalkulation" abschließen bzw. archivieren und eine neue Aufgabe „Planung“ anlegen, um mit bereits erstellen Abrechnungen nicht zu kollidieren.
9. Deaktivieren von Aufgaben
Sie können die Aufgaben in Ihrer Struktur deaktivieren, wenn keine Zeit mehr dafür erfasst werden soll. Wenn eine Aufgabe inaktiv ist, können Sie weiterhin Auswertungen und Berichte für diese Aufgabe erstellen.
Zum Deaktivieren einer Aufgabe drücken Sie auf das kleine Rädchen rechts neben der gewünschten Aufgabe und wählen Sie "Aufgabe deaktivieren". Damit wird in den Aufgabeneigenschaften automatisch ein "Ende"-Datum eingefügt und die Aufgabe wird durchgestrichen dargestellt.
In den Aufgabeneigenschaften wird automatisch ein "Ende"-Datum eingefügt.
10. Reaktivieren von Aufgaben
Sie können Aufgaben auch reaktivieren, z.B. wenn der Kunde den Auftrag verlängert. Dazu setzen Sie in "Verwaltung/Aufgaben" zunächst das Häkchen bei "Inaktive Aufgaben anzeigen" wie in Punkt 6 erklärt.
Deaktivierte Aufgaben werden nun im Aufgabenbaum durchgestrichen angezeigt. Bewegen Sie die Maus über die Aufgabe, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol und wählen Sie "Aufgabe bearbeiten".
Um die Aufgabe zu reaktiveren, löschen Sie in den Aufgabeneigenschaften einfach das "Ende" Datum und drücken Sie "Speichern".
11. Löschen von Aufgaben
Sie können natürlich eine Aufgabe auch löschen. Diese ist dann unwiderruflich gelöscht und der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Zum Löschen einer Aufgabe drücken Sie auf das kleine Rädchen rechts neben der gewünschten Aufgabe. Wählen Sie "Aufgabe löschen".
Sie werden gefragt, ob Sie diese Aufgabe und eventuelle Unteraufgaben dieser Aufgabe tatsächlich löschen möchten. Wenn Sie hier auf "Löschen" klicken, ist die Aufgabe gelöscht.
Nächste Schritte
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie nun in timr die Zeit für Ihre Aufgaben, Projekte, Kunden, etc. optimal erfassen können.
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