Personio Integration

Hinweis: Diese Integration ist noch in Beta, kann jedoch bereits verwendet werden. Wenn Sie die Funktion testen wollen, um die Personio-Schnittstelle selbst direkt in timr einzurichten, wenden Sie sich bitte an den Support.
 

Hinweis: Manuelle Pausen: Personio nimmt manuelle Pausen nicht mehr entgegen. Einträge mit manuellen Pausen werden daher nicht mehr an Personio übertragen. In timr erscheint in diesem Fall eine Fehlermeldung (siehe Fehlerbehandlung). Bitte nutzen Sie eine der folgenden Varianten:

• Manuelle Pausen deaktivieren und Pausen per Start/Stopp erfassen: Navigieren Sie zu Verwaltung/Einstellungen → Allgemein und setzen Sie im Bereich Manuelle Pausen die Option auf Nicht erlaubt.
• Manuelle Pause mit Lage: Dabei wird eine eigene Pausenbuchung erstellt, sodass die Lage der Pause miterfasst wird. Diese Funktion ist aktuell in Beta, wenden Sie sich zur Freischaltung bitte an den Support.
   

1. Konfiguration

1.1. Personio Schnittstelle einrichten
1.2. Übertragung von Arbeitszeitarten konfigurieren

2. Benutzer verbinden, anlegen, synchronisieren

2.1. timr Benutzer erstellen
2.2. timr Benutzer verknüpfen
2.3. Verknüpfte timr Benutzer

3. Arbeitszeiten von timr nach Personio übertragen

4. Prüfen, ob Zeiten korrekt übertragen wurden

5. Fehlerbehandlung

6. Eintrag ändern und neu übertragen

7. Übertragung der Zeiten manuell anstoßen

1. Konfiguration

1.1. Personio Schnittstelle einrichten

Die Personio Schnittstelle können Sie unter Verwaltung/Einstellungen/Integrationen hinzufügen. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen Sie bei den verfügbaren Integrationen die Personio Integration aus.

Sie erhalten dann den folgenden Dialog, um die Personio Integration einzurichten:

Hinterlegen Sie unter Client ID und Client Secret (Markierung) die in Personio erstellten Zugangsdaten und klicken Sie auf "Zugangsdaten prüfen".
 

1.2. Übertragung von Arbeitszeitarten konfigurieren

Sie können grundsätzlich minutenbasierte Anwesenheitszeiten und minutenbasierte bezahlte Abwesenheiten nach Personio übertragen.

Um die Synchronisation der Arbeitszeitarten einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Aktivieren Sie den Haken bei "Arbeitszeiten von timr nach Personio übertragen".

Schritt 2: Wählen Sie die Arbeitszeitarten aus, die exportiert werden sollen. 
Sie haben die Auswahl,

• alle minutenbasierten Arbeitszeitarten (Markierung 1),
• alle minutenbasierte Anwesenheitsarten (Markierung 2) oder
• individuell ausgewählte minutenbasierte Arbeitszeitarten (Markierung 3)

zu übertragen. Diese können später auch noch angepasst werden. Wie Sie die Arbeitszeitarten anlegen bzw. bearbeiten, erfahren Sie hier.

Sie haben die Arbeitszeiten schon über die External ID konfiguriert (alte Methode)?

Der Arbeitszeit-Sync funktioniert weiterhin wie gewohnt. Möchten Sie Arbeitszeitarten hinzufügen oder entfernen? Öffnen Sie dazu den Konfigurations-Dialog. Damit werden die External IDs hinfällig und die Arbeitszeitarten können über diesen Dialog verwaltet werden.
 

2. Benutzer verbinden, anlegen, synchronisieren

Sobald Sie die Personio Integration hinzugefügt haben, erscheint unter Verwaltung/Benutzer der Button "Personio Benutzer". Hierüber können Sie das Erstellen bzw. Verknüpfen der Benutzer verwalten.

Hinweis: Sie haben die External ID bei den Benutzern bereits in Verwendung?

Bitte beachten Sie, dass die externe ID bei den Benutzern vor der Verknüpfung leer sein muss, da sonst die Zuordnung und damit die Verknüpfung der Benutzer nicht korrekt funktioniert. 
Sie können das über "Verwaltung"/"Benutzer" -> "Benutzer bearbeiten" -> "Eigenschaften" -> "Externe ID" überprüfen.
 

2.1. timr Benutzer erstellen

Falls ein Benutzer bereits in Personio, aber noch nicht in timr angelegt ist, wird Ihnen dieser im ersten Reiter angezeigt. Mit einem Klick auf "timr Benutzer erstellen" wird der entsprechende Benutzer in timr angelegt.

2.2. timr Benutzer verknüpfen

Sollte sowohl ein timr Benutzer als auch ein Personio Benutzer mit der gleichen Email-Adresse gefunden worden sein, können Sie diesen unter "timr Benutzer verknüpfen" verbinden.

2.3. Verknüpfte timr Benutzer

Hier sehen Sie die Liste der bereits verknüpften Benutzer. Falls sich Änderungen der Benutzerdaten in Personio geändert haben (bspw. der Name), können Sie diese Änderungen hierüber aktualisieren und nach timr übernehmen.

Außerdem können Sie hier die Verknüpfung trennen.

3. Arbeitszeiten von timr nach Personio übertragen

Wenn der Status der Arbeitszeit "veränderbar" ist, wird die Arbeitszeit übertragen, vorausgesetzt, die zugehörige Arbeitszeitart wurde, wie in Punkt 1.3. geschildert, als zu übertragen konfiguriert und der timr-Benutzer ist mit dem Personio-Benutzer verknüpft ist.

Hinweis: Einträge mit manuellen Pausen werden von Personio nicht angenommen und daher nicht übertragen. Damit die Pause korrekt in Personio ankommt, erfassen Sie diese entweder per Start/Stopp (manuelle Pausen unter Verwaltung/Einstellungen → Allgemein auf Nicht erlaubt setzen) oder über den Pause-Button als eigene Pausenbuchung (Beta-Funktion, wenden Sie sich bitte an den Support, damit wir Ihnen diese Funktion freischalten können).
 

4. Prüfen, ob Zeiten korrekt übertragen wurden

Über den Status der Zeiten können Sie überprüfen, ob die Zeiten korrekt übertragen werden, denn diese werden durch die Schnittstelle automatisch auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt. Sie können diese Zeiten z.B. einsehen, indem Sie unter Berichte/Arbeitszeit nach Status „Abgeschlossen“ filtern.

5. Fehlerbehandlung

Zeiten, bei denen es bei der Übertragung einen Fehler gab, werden automatisch auf den Status „Gesperrt“ gesetzt (Schloss-Symbol). In der Notiz wird, falls vorhanden, die Fehlermeldung hinzugefügt.

Um die Zeiten mit einem Übertragungsfehler einzusehen, gehen Sie unter Berichte/Arbeitszeit und filtern dort auf Status “Gesperrt“ (u.a. idealerweise Zeitraum=Gesamt, Alle Mitarbeiter).

Damit erhalten Sie alle Zeiten mit Übertragungsfehler und Fehlerursache in der Notiz.

Fehlerursachen

• “ERROR: start and end date don't match - can't export to personio” 
  In diesem Fall sind beim Zeiteintrag das Start und Ende Datum unterschiedlich, dh der Eintrag wurde über Mitternacht gebucht. Sollten Ihre Mitarbeiter öfter über Mitternacht arbeiten, kann dies aktiviert werden. Ansonsten werden solche Fälle zur Fehlervermeidung nicht übertragen.
• "ERROR 400: Existing overlapping attendances periods" 
  Falls es z.B. in Personio einen Eintrag von 8-10 Uhr gibt und Sie in timr einen Eintrag 9-11 Uhr gebucht haben, so wird dieser Eintrag nicht übertragen.
• „ERROR: manual breaks can't be synced to personio"
  Der Eintrag enthält eine manuelle Pause, die von Personio nicht angenommen wird. Erfassen Sie die Pause stattdessen per Start/Stopp und übertragen Sie den Eintrag anschließend erneut (siehe Punkt 6).
   

6. Eintrag ändern und neu übertragen

Wenn Sie einen Eintrag, der aufgrund eines Fehlers nicht übertragen werden konnte, nochmal neu übertragen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Setzen die den Status des Eintrags auf „Veränderbar“.

Schritt 2: Nun können Sie Änderungen am Eintrag vornehmen. Hier entfernen Sie zuerst die Fehlermeldung „ERROR …“, damit diese nach der Korrektur nicht nach Personio übertragen wird. Anschließend werden die Zeiten entweder manuell (siehe Punkt 7) oder automatisch mit dem nächsten Sync übertragen.

 

7. Übertragung der Zeiten manuell anstoßen

Falls eine Übertragung mal nicht funktioniert haben sollte oder Sie die aktuellen Zeiten nach Personio importieren wollen, können Sie die Übertragung auch manuell anstoßen.

Klicken Sie dazu unter Verwaltung/Einstellungen/Integrationen auf den Button "Arbeitszeiten jetzt übertragen".

Damit werden alle zu diesem Zeitpunkt abgeschlossenen Zeitbuchungen nach Personio übertragen.