Fahrtenbuch Status und Abrechnen von Fahrten

Inhalt

1. Verfügbare Stati

2. Wer kann den Status einstellen?

3. Anwendungsfälle

4. Status ändern

5. Filtern nach Status

6. Abrechnung erstellen

1. Verfügbare Stati

2. Wer kann den Status einstellen

3. Anwendungsfälle

3.1. Veränderbar

Die initiale Status ist "veränderbar" und wird durch das Symbol eines offenen Schlosses angezeigt.

3.2. Gesperrt 

3.3. Freigegeben

3.4. Abgerechnet

Wird der Status eines Eintrags auf "Abgerechnet" gesetzt, bedeutet dies, dass für den Eintrag eine Rechnung erstellt und dem Kunden zugesandt wurde. Für Ihr Unternehmen zeigt diese Markierung, dass der Auftrag zwar bereits abgerechnet wurde, allerdings zum Beispiel der Betrag noch nicht eingegangen ist. Wenn ein Eintrag abgerechnet wurde, wird das Symbol von einem Dokument mit Dollarzeichen dargestellt.

Tipp: Für eine bessere Übersicht können Sie sich die Einträge, welche noch nicht abgerechnet wurden, filtern. Es werden veränderbare, gesperrte und freigegebene Einträge angezeigt.

3.5. Abgeschlossen

Wenn ein Eintrag fertig bearbeitet wurde und Sie keine weiteren Schritte setzen, können Sie den Eintrag auf "Abgeschlossen" setzen. Dadurch wird signalisiert, dass diese Aufzeichnung keiner weiteren Bearbeitung bedarf. 

Mit einem Abschluss im Zeitkonto werden die zugehörigen Einträge automatisch auf diesen Status gesetzt.

Der Status Abgeschlossen wird durch eine geschlossene Box dargestellt.

3.6. Archiviert

Mit dem Archiviert-Status können Sie noch einen weiteren Schritt symbolisieren. Wurden die Zeiten beispielsweise an die Lohnverrechnung weitergeleitet, können Sie die Zeiten über eine Sammeländerung (siehe 4.2.) auf archiviert setzen.

Der Status wird durch das Archiv Symbol dargestellt.

4. Status ändern

4.1 Status eines einzelnen Eintrags ändern

Sie können den Status jedes einzelnen Eintrags ändern. Dazu gehen Sie beim betreffenden Eintrag auf das Bearbeitungssymbol. Dort können Sie den Status ändern.

4.2 Status mehrerer Einträge ändern - Sammeländerungen

Sie haben auch die Möglichkeit, den Status mehrerer Einträge in einem Schritt zu bearbeiten. Klicken Sie dazu in das Kästchen oberhalb der Einträge, um alle angezeigten Einträge zu markieren, oder setzen Sie die Häkchen bei den gewünschten Einträgen. Danach klicken Sie "Ausgewählte Einträge" und wählen die gewünschte Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, ausgewählte Einträge zu löschen. 

5. Filtern nach Status

Sie können Ihre gesamten Einträge nach verschiedenen Kriterien filtern. Sie können nach einem einzelnen Status oder auf "Noch nicht Freigegeben" (Veränderbar und Gesperrt) filtern. Nun werden Ihnen nur mehr jene Einträge angezeigt, die Ihren Filterkriterien entsprechen.
Wenn Sie auf "Druck/Export" klicken und ein Ausgabeformat wählen, erscheinen in diesem Dokument auch nur die durch den Filter angezeigten Einträge.

6. Abrechnung erstellen

Um eine Abrechnung Ihrer Fahrtzeiten zu erstellen, gehen Sie am besten wie folgt vor:

1. Gehen Sie unter Berichte/Fahrtenbuch und filtern Sie sich die gewünschten Zeiten.
2. Überprüfen Sie nun die Zeiten. Wenn alles passt, können Sie sie auf den Status "Freigegeben" setzen.
3. Erstellen Sie nun einen PDF-Bericht bzw. Excel-Export mit den Zeiten im Status "Freigegeben". Dieser Export ist die Basis für die Abrechnung.
4. Nun können Sie die Einträge auf den Status "Abgerechnet" setzen.
5. Sobald der Kunde die Leistung bezahlt hat, setzen Sie die Einträge auf "Abgeschlossen". Mit dem Status "Archiviert" können Sie einen weiteren Schritt abbilden, falls die abgeschlossenen Einträge an eine weitere Instanz weitergeleitet werden.