Arbeitszeitregeln & Mindestpausen festlegen – timr Support

Arbeitszeitregeln dienen der Sicherstellung von gesetzlichen Vorgaben wie Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausen. Ausserdem können Rahmenbedingungen wie Gleitzeit und Kernzeit vorgegeben werden. timr überprüft die Zeiteinträge anhand dieser Regeln, Abweichungen werden als Hinweis angezeigt.

Wichtig: Die Arbeitszeitregel wird nach Erstellung einem Arbeitszeitmodell zugeordnet (siehe Konfiguration Arbeitszeitmodelle).

1. Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit
2. Pausen
2.1 Mindestpausen oder gesetzliche Pausen
2.2 Fixe Pausen

2.3 Fixe tägliche Pause
2.4 Aufteilung der Mindestpause
2.5 Mindestpausen oder fixe Pausen auf Projektzeiten anwenden
2.6 Konfiguration der Pause
3. Ruhezeiten
4. Gleitzeit & Kernzeit
5. Mehrarbeit
6. Arbeitszeitregel zuordnen
7. Überprüfung der Arbeitszeitregeln

Um eine Arbeitszeitregel zu erstellen oder zu bearbeiten öffnen Sie das Menü "Verwaltung/Arbeitszeitregeln".

Markierung 1: Erstellen Sie eine neue Regel: "+ Arbeitszeitregel hinzufügen"

Markierung 2: Ändern Sie eine bestehende Regel über das Bearbeitungsmenü mit "Arbeitszeitregeln bearbeiten".

Markierung 3: Wenn Sie für unterschiedliche Mitarbeiter-Gruppen leicht abweichende Regeln benötigen, können Sie bestehende Regeln einfach duplizieren und anpassen.

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Achtung: Wenn Sie bestehende Arbeitszeitregeln bearbeiten und es existieren Zeitaufzeichnungen die noch nicht abgeschlossen sind, werden diese auf Basis der geänderten Regeln aktualisiert. Darauf werden Sie vorab vom System hingewiesen. Möchten Sie eine neue Regel einführen, müssen Sie daher vorher einen Abschluss erstellen.

1. Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit

Unter "Allgemein" können Sie Grenzen für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit definieren (1). Sie können auch festlegen, dass Zeiten bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit automatisch abgeschnitten werden (2). Weitere Details dazu finden Sie in der Dokumentation zur Limitierung der täglichen Höchstarbeitszeit und Mehrarbeit.

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Hinweis zu Reisezeiten:
Wenn Sie für Reisezeiten eigene Arbeitszeitarten verwenden, gilt:

Aktive Reisezeit wird wie Arbeitszeit behandelt und fließt in die Prüfung der Höchstarbeitszeit ein.
Passive Reisezeit wird bei der Prüfung der Höchstarbeitszeit ignoriert und auch beim automatischen Abschneiden nicht berücksichtigt.

2. Pausen

Sie können in timr 3 Arten von Pausen definieren:

2.1. Mindestpausen oder gesetzliche Pausen

2.2. Fixe Pausen

2.2.1. Gleiche Regeln für alle Tage
2.2.2. Verschiedene Regeln je Tag

2.3. Fixe tägliche Pausen

2.1 Mindestpausen oder gesetzliche Pausen

Eine automatisch hinterlegte Pause dient dazu, sicherzustellen, dass eine Pause in einem festgelegten Ausmaß gemacht wird. Damit lassen sich vor allem gesetzliche Vorgaben wie Mindest-Pausenzeiten bzw. gesetzlich vorgegebene Pausen abbilden. Sie können zum Beispiel definieren, dass gesetzliche Regelungen, wie die in Deutschland und Österreich verpflichtenden 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit, eingehalten werden. Insgesamt können Sie bis zu 3 Pausenregeln festlegen.

Beispiel: Bucht ein Mitarbeiter manuell nur eine Pause von 10 Minuten am Vormittag, so können sie aktivieren, dass die Differenz von 20 Minuten nach 6 Stunden von timr automatisch eingetragen wird. Diese automatische Pause scheint in der Zeitbuchung wie unten dargestellt auf.

Markierung 1: Definieren Sie die Mindestpausen, die zB gesetzlich oder vertraglich vorgegeben sind. Die Pausenzeiten werden aufaddiert in den Arbeitszeitregeln eingegeben. Wenn die erste Regel also 30 Minuten nach 6 Stunden lautet, die zweite Regel 45 Minuten nach 9 Stunden, bedeutet das insgesamt 45 Minuten für den Arbeitstag.

Markierung 2: Definieren Sie, in welche Blöcke die Pause aufgeteilt werden kann. Sind z.B. 10 Minuten Mindestdauer angegeben, sind beispielsweise 3 Blöcke mit 10 Minuten möglich. (Siehe auch 2.4).

Markierung 3: Ist die Einstellung "Mindestpausen automatisch abziehen" aktiviert, prüft timr zunächst ob eine Pause manuell gebucht wurde. Ist das nicht der Fall, wird die Pause automatisch abgezogen. Wurde weniger Pause gemacht, wird nur die Differenz zur geforderten Dauer aufgefüllt. Ist die Einstellung deaktiviert, bekommen Sie nur einen Hinweis, dass die vorgegebene Pausenzeit nicht bzw. nicht ausreichend gebucht wurde.

Markierung 4: Ist hier der Haken gesetzt, wird die Pause bei Überschreitung der angegebenen Mindestarbeitszeit nicht nur bis zur Mindestarbeitszeitgrenze abgezogen, sondern komplett, auch wenn dadurch die Mindestarbeitszeit unterschritten wird.

Markierung 5: Haben Sie festgelegt Pausenzeiten, können Sie die Uhrzeiten dafür definieren, entweder für alle Tage gleiche Regeln, oder verschiedene Regeln je Tag (Siehe 2.2).

Markierung 6: Wenn eine fixe tägliche Pause pro Arbeitstag ab einer bestimmten Mindestarbeitszeit abgezogen werden soll, aktivieren Sie diese Einstellung (siehe 2.3).

Markierung 7: Sollen die Pausenregeln auf die Projektzeit angewendet werden, aktivieren Sie diese Einstellung.

Beispiel: Mit der Einstellung wie oben angegeben werden insgesamt 45 Minuten Pause automatisch gerechnet, wenn kein manueller Eintrag vorliegt.

Die Zeiteinträge sehen dann wie folgt aus: Arbeitszeit von 7:30 bis 18:00 sind insgesamt 10 Stunden 30 Minuten. Abzüglich 45 Minuten Pause ergibt eine Arbeitszeit von 9 Stunden 45 Minuten. Der Saldo zwischen Sollzeit und Istzeit beträgt 2 Stunden 3 Minuten.

2.2 Fixe Pausen

Sie können in timr fixe Pausen zu einer bestimmten Uhrzeit festlegen. Diese werden immer zum festgelegten Zeitpunkt verbucht, unabhängig davon wieviel und wann ein Mitarbeiter bereits manuell Pause gebucht hat. Mit einer fixen Pause können Sie zum Beispiel firmeninterne Pausenregelungen, wie eine Kaffeepause am Vormittag, von timr automatisch verbuchen lassen.

Für die Fixe Pausenzeiten stehen drei Optionen zur Verfügung: Nein (keine fixen Pausen), "Gleiche Regeln für alle Tage" (siehe 2.2.1.) und "Verschiedene Regeln je Tag" (siehe 2.2.2.).

2.2.1 Gleiche Regeln für alle Tage

In unserem Beispiel wird mit einer automatischen Pause sichergestellt, dass nach 6h insgesamt 30 Minuten Pause gemacht wurden (Markierung 1). Mit dem Häkchen unter Markierung 2 wird die Mindestpause automatisch abgezogen.
Weiters wird zwischen 9:00 und 9:15 Uhr eine fixe Pause von 15 Minuten abgezogen (Markierung 3).

Auch eine fixe Pause wird aufaddiert. Möchten Sie z.B. eine Pausenzeit von 45 Minuten darstellen mit einer fixen Pause von 15 Minuten um 9 Uhr und 30 Minuten zu Mittag, müssen Sie bei "Mindestpausen" insgesamt 45 Minuten eingeben.

In der Regel benötigen Sie pro Unternehmen nur 1 Pausenmodell. Sollten Sie aber z.B. unterschiedliche Pausenmodelle für Innendienst und Außendienst oder zusätzlich Teilzeitmodelle haben, können Sie auch mehrere Modelle erstellen.

2.2.2. Verschiedene Regeln je Tag

Fixe Pausen können Sie je Wochentag unterschiedlich hinterlegen. So bilden Sie verschiedene Tagesrhythmen innerhalb einer Woche sauber ab, zum Beispiel längere Arbeitstage von Montag bis Donnerstag und einen kürzeren Freitag, ohne unpassende Pausenregeln mitzuführen.

Aktivieren Sie dazu die tagesabhängige Konfiguration und legen Sie für jeden Wochentag die gewünschten fixen Pausen fest. Ein Wochentag kann auch ganz ohne fixe Pause bleiben.

Beispiel: Von Montag bis Donnerstag wird eine fixe Mittagspause von 1h abgezogen. Am Freitag wird kürzer gearbeitet, hier hinterlegen Sie keine fixe Mittagspause.
Mit der Konfiguration der Mindestpause haben wir denn für Freitag die gesetzlichen Anforderungen hinterlegt, sollte doch mal jemand länger arbeiten.

Hinweis: Werden die fixen Pausen auch auf Projektzeiten angewendet, gilt die tagesabhängige Konfiguration dort ebenfalls.

2.3 Fixe tägliche Pause

Bei der fixen täglichen Pause wird überprüft, ob die angegebene Pausendauer insgesamt über den Tag verteilt eingehalten wurde, sofern der Arbeitstag die angegebenen Stunden überschreitet. Die Pause wird gegebenenfalls aufgefüllt.

Im Unterschied zur Mindestpause kommt es hier nicht darauf an, wann diese Pausen gemacht wurden.

Hinweis: Mit dieser Funktion werden nicht automatisch die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten!

Hierzu ein Beispiel:

08:00 - 12:00 Arbeitszeit
Pause: 15min
12:15 - 14:30 Arbeitszeit
Pause: 45min
15:15 - 17:30 Arbeitszeit

Mit der Einstellung der Mindestpausen von 30min nach 6h Arbeitszeit bzw. 45min nach 9h Arbeitszeit würde in der Arbeitszeit von 12:15 - 14:30 Uhr eine 15 minütige Pause eingefügt werden, da nach 6h Arbeitszeit erst 15min Pause gemacht wurden.
Die Gesamtpause am Tag wäre also 1:15h.

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Im Gegensatz dazu würde mit der Einstellung "Fixe tägliche Pause" mit einem automatischen Pausenabzug von 45min ab einer Mindestarbeitszeit von 6h und der aktivierten Funktion "Alle sonstigen manuell und automatisch gebuchten Pausen anrechnen" keine automatische Pause mehr eingefügt, da über den Tag hinweg bereits mehr als 45min, genauer gesagt 1h, Pause gemacht wurde.
In diesem Beispiel wäre die gesetzliche Pause von 30min nach 6h nicht erfüllt!

2.4 Aufteilung der Mindestpause

Sie können festlegen, wie groß der Block für eine Mindestpause sein darf - also die kürzeste zu berücksichtigende Pausenzeit.

Damit können Sie festlegen, dass manuell verbuchte Pausen erst ab einer bestimmten Dauer für die Berechnung der automatischen Pause vom System berücksichtigt werden. Was als kürzeste zu berücksichtigende Pause gilt, wird meist über gesetzliche Vorgaben geregelt.

Beispiel: Sie legen die Mindestpausenzeit mit 10 Minuten fest. Ihr Pausenmodell ist definiert mit 30 Minuten Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit. Verbucht ein Mitarbeiter nun manuell 10 min. Pause innerhalb der 6 Stunden Arbeitszeit, werden nach 6 Stunden die noch fehlenden 20 min. Pausenzeit automatisch eingetragen.

Verbucht ein Mitarbeiter allerdings manuell nur 5 min. Pause - also weniger als die Mindestpause - werden ihm nach 6 Stunden Arbeitszeit 30 min. Pausenzeit eingetragen. Insgesamt werden allerdings die gesamten 35 Minuten Pause berücksichtigt.

2.5 Mindestpausen oder fixe Pausen auf Projektzeiten anwenden

Sie können auch festlegen, ob das Pausenmodell auf Projektzeiten angewendet werden soll. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn gleichzeitig Arbeitszeit gebucht wird, da die Arbeitszeitregelungen nur auf die Arbeitszeit angewendet werden.

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Beispiel: Wenn Sie eine fixe Pause von 9 - 9:15 Uhr festgelegt haben und diese auch auf Projektzeiten anwenden, werden bei einer Zeitbuchung für Projektzeit von 8:30 - 11 Uhr ebenfalls 15 Minuten Pause verbucht. Das Gleiche gilt für eine automatische Pause von 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeitszeit. In diesem Fall werden um 14 Uhr automatisch 30 Minuten Pause in der Arbeitszeit und in der Projektzeit gebucht.

2.6 Konfiguration der Pause

Lage der Pause (Uhrzeit) erfassen

Wenn Sie die genaue Lage der Pausen festhalten wollen, müssen Ihre Mitarbeiter bei der Zeitaufzeichnung auf “Start” und “Stop” drücken. Dafür ist unter Verwaltung/Einstellungen/Allgemein die Auswahl "Manuelle Pausen: Nicht erlaubt" notwendig.

Nur Pausendauer erfassen

Die Einstellung "Manuelle Pausen:Erlaubt" bietet bei der Arbeitszeitaufzeichnung die Möglichkeit bei Unterbrechung der Arbeitszeit auf Pause zu drücken (Pause Button), die Lage der Pause (Uhrzeit) wird damit aber nicht erfasst.

Wir empfehlen daher die Einstellung "Manuelle Pausen:Nicht erlaubt" und die Erfassung der Pause mit Stopp/Start der Arbeitszeit. Damit ist auch die Lage der Pause erfasst. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation unter "Ausweisen der Lage der Pause".

3. Ruhezeiten

Sie können gesetzliche Vorgaben zur Ruhezeit in timr abbilden. Dabei haben Sie die Möglichkeit Regeln zur täglichen und wöchentlichen Ruhezeit sowie zur Feiertagsruhe festzulegen.

Tägliche Ruhezeit (1): Hier legen Sie die Dauer der tägliche Ruhezeit zwischen 2 Arbeitstagen fest.
Wöchentliche Ruhezeit (2): Sie haben die Option eine Sonntagsruhe festzulegen (gilt von 0:00 bis 24:00 Uhr) oder eine Wochenendruhe, für die Sie den spätesten Beginn individuell definieren.
Feiertagsruhe (3): Um die Einhaltung der Feiertagsruhe zu gewährleisten, können Sie in timr eine entsprechende Regel konfigurieren.

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4. Gleitzeit & Kernzeit

Wenn Sie mit Ihren Arbeitnehmern einen Gleitzeitrahmen und/oder Kernarbeitszeiten vereinbart haben, können Sie diese hier definieren.

Aktivieren Sie die Einstellung für "Gleitzeit":

Dann legen Sie den Gleitzeitrahmen fest.

Aktivieren Sie Kernzeiten und legen Sie die Zeiten fest. Berücksichtigen Sie hier auch die Mittagspause. Wenn Sie eine durchgehende Kernzeit ohne Mittagspause festlegen (zB Kernzeit1 von 9 bis 16 Uhr), erhalten Sie Fehlermeldungen wenn eine Mittagspause gestempelt wird.

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5. Mehrarbeit

Hier können Sie die erlaubten Mehrstunden für bestimmte Arbeitszeitarten vorgeben. Bei Überschreitung erhalten Sie einen Hinweis. Maßgeblich ist immer die letzte Aufzeichnung des Tages.

Weitere Informationen zum Thema Mehrstunden finden Sie hier.

6. Arbeitszeitregel einem Arbeitszeitmodell zuordnen

Damit die Arbeitszeitregel von timr auch überprüft werden kann, muss sie einem Arbeitszeitmodell zugeordnet werden. Das ist unter Verwaltung/Arbeitszeitmodelle möglich. Siehe auch: Konfiguration Arbeitszeitmodelle. Meist sind in einem Unternehmen nur wenige Arbeitszeitregeln notwendig um alle Vorgaben und Pausenregelungen abzudecken.

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7. Überprüfung der Arbeitszeitregeln

Wenn Sie Arbeitszeitregeln festlegen, werden diese bei der automatischen Validierung der Arbeitszeiten in timr überprüft. Bei Abweichungen erhalten Sie im Zeit- & Urlaubskonto einen entsprechenden Hinweis. Weitere Infos zur automatischen Validierung können Sie im Artikel Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten nachlesen.

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Bei Konten mit konfigurierten Reisezeiten (mit dem Reisezeitenmodul) berücksichtigt timr bei der Validierung die jeweilige Art der Reisezeit:

Aktive Reisezeit wird als Arbeitszeit gewertet und in die Prüfung der Höchstarbeitszeit einbezogen.
Passive Reisezeit wird nicht als Arbeitszeit gezählt und daher bei der Prüfung ignoriert. Dadurch kann es vorkommen, dass trotz einer langen Gesamtdauer eines Tages kein Warnhinweis zur Höchstarbeitszeit erscheint, wenn ein wesentlicher Teil davon als passive Reisezeit erfasst ist.