Erweiterte Konfiguration Projektzeit

Für die Projektzeiterfassung können Sie in Ihrem timr Konto im Menü "Verwaltung/Einstellungen" erweiterte Einstellungen treffen.

1. Projektzeit

2. Automatische Überprüfung

3. Apps zentral konfigurieren

3.1. Positionserfassung für timr Apps festlegen

3.2. Aufzeichnungsmodus für die timr Apps festlegen

3.3. Benachrichtigung neuer Aufgaben

3.4. Aufgabenauswahl für Apps konfigurieren

4. Eigene Aufgabenfelder

5. Budget

1. Projektzeit

1.1. Aufzeichnungszeit

Die Einstellung der "Aufzeichnungszeit" ist für Sie als Unternehmer eine sehr wichtige Option. Hier können Sie festlegen, ob Ihre Mitarbeiter selbstständig die Aufzeichnungszeit verändern können (zum Beispiel, wenn ein Auftrag länger dauert, oder der Mitarbeiter einmal vergisst auf Pause zu drücken) oder aber, dass die Mitarbeiter sie nicht ändern können und somit nur der Administrator hier Änderungen vornehmen kann.

Wir empfehlen zumindest die ersten 2 Wochen die Einstellung "Aufzeichnungszeit" = "Änderbar durch Benutzer" vorzunehmen. Während dieser Zeit können sich die Mitarbeiter an die Zeiterfassung mit timr gewöhnen. Gerade am Anfang kommt es manchmal vor, dass ein Mitarbeiter erst um 8:30 Uhr bemerkt, dass er um 8, als er gekommen ist, nicht auf "Start" gedrückt hat. Er kann dies selbst richtig stellen und ist nicht auf die Hilfe eines anderen angewiesen.

• Wichtig: Jede Veränderung scheint auf durch das Stift Symbol: Es ist nicht möglich einen Eintrag zu verändern, ohne einen Vermerk zu erhalten.

1.2. Alle Aufgaben anzeigen

Hier können Sie auswählen, ob jeder Mitarbeiter alle Projekte sieht, oder nur die ihm zugewiesenen Aufgaben. Wenn Sie wollen, dass Mitarbeiter nur ihre eigenen Projekte sehen, wählen Sie “Nein”. In den Aufgaben können Sie dann jeweils die Benutzer zuweisen.

1.3. Aufzeichnung verrechenbar

Wenn Sie die Einstellung "Aufzeichnung verrechenbar" mit "Veränderbar durch Benutzer" definieren, kann dieser selbst festlegen ob eine ihm zugewiesene Aufgabe verrechenbar ist. Mit der Einstellung “Veränderbar durch Administrator” ist dies nur mehr für einen Administrator möglich, nicht mehr für den Mitarbeiter selbst. 

1.4. Projektzeiterfassung über App zulassen

Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert, die Zeiterfassung ist über die App möglich. Sollen alle Mitarbeiter Projektzeiten nur über die Webapplikation im Büro erfassen, weil sie beispielsweise keine Auswärtstermine haben, dann können Sie die Erfassung über die App deaktivieren. 

2. Automatische Überprüfung

timr bietet eine automatische Validierung der Projektzeit an. Dabei werden die erfassten Zeiten auf ihre Plausibilität geprüft. Es stehen 2 Einstellungen zur Verfügung:

2.1. Überschneidungen prüfen

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, unterstützt timr Sie bei der Überprüfung der Projektzeit hinsichtlich Überschneidungen.

2.2. Zugehörige Arbeitszeiten prüfen

Weiteres können Sie überprüfen lassen, ob zur Projektzeit auch eine entsprechende Arbeitszeit erfasst wurde.

timr weist Sie dabei auf fehlende Arbeitszeiteinträge oder mögliche Fehlbuchungen hin. Weitere Infos zu den Warnhinweisen finden Sie hier.

3. Apps konfigurieren

Als Administrator können Sie über die Webanwendung Einstellungen für die mobilen Apps vorgeben. Eine individuelle Konfiguration über die mobilen Apps ist dann nicht mehr möglich.

3.1. Positionserfassung für timr Apps festlegen

Bei der Zeiterfassung über die timr App am Smartphone haben Sie die Möglichkeit, die Position, also den Standort, beim Starten und Stoppen eines Eintrags mitzuerfassen. (Kein Live Tracking!)

Sie legen unter "Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit" die generellen Regeln für die Positionserfassung fest. Legen Sie fest, ob die Standorterfassung erforderlich ist um Zeiten mit der App am Smartphone erfassen zu können und wie groß der Positionsradius sein soll. Standardmäßig ist die Positionserfassung deaktiviert.

Außerdem können Sie hier auch Positionen manuell löschen oder eine automatische Löschung einstellen.

Weitere Infos zu diesen Einstellungen finden Sie in unserem Doku-Artikel zu den Einstellungen für die Positionserfassung.

3.2. Aufzeichnungsmodus für die timr Apps festlegen

Aufzeichnungsmodi können entweder individuell über die mobile App konfiguriert werden, oder zentral über die Webapplikation.

Wurden die Einstellungen durch den Administrator über die Webapplikation festgelegt, ist eine individuelle Auswahl über die mobilen Apps nicht mehr möglich.

Detaillierte Informationen zur Auswahl der Aufzeichnungsmodi und Einstellung in der App sind hier nachzulesen:

-> für iPhone

-> für Android

Zur Auswahl stehen:

A. Aufzeichnungsmodus: Klassisch

Bietet die größte Flexibilität und erlaubt individuelle Aufzeichnung von Arbeitszeit und Projektzeit. 

B. Aufzeichnungsmodus: Kombiniert

In der Einstellung Kombinierte Arbeits- und Projektzeit können Sie entweder nur Arbeitszeit oder Arbeitszeit- und Projektzeit gemeinsam erfassen. Arbeitszeit ist also verpflichtend, Projektzeit ist optional.

C. Aufzeichnungsmodus: Strikt

In diesem Modus werden Arbeitszeit und Projektzeit gemeinsam erfasst. 

3.3. Benachrichtigung neuer Aufgaben

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Benutzer in der App benachrichtigt werden sollen, wenn Ihnen neue Aufgaben zugeteilt wurden.

Zur Auswahl stehen:

• Benutzerdefiniert: Es gibt keine kontoweite Einstellung, die Benutzer konfigurieren es individuell in der App
• Aktiviert: Die Benutzer bekommen eine Benachrichtigung
• Deaktiviert: Die Benutzer bekommen keine Benachrichtigung

3.4. Aufgabenauswahl für Apps konfigurieren

Markierung 1: Aktivieren Sie diesen Regler, um die Auswahl zu sehen.

Markierung 2: Ziehen Sie Ihre gewünschte Auswahl in die Spalte "Auswahl" und legen Sie die Reihenfolge fest.

Markierung 3: Die Aufgabenauswahl automatisch öffnen wenn "Projektzeit starten" gewählt wird.

Markierung 4: Bei Auswahl einer Aufgabe automatisch mit der Aufzeichnung starten, ohne dass "Start" ausgewählt werden muss. 

Weitere Informationen zur Aufgabenauswahl, sofern die Einstellung nicht zentral durch den Administrator festgelegt wurde:

-> Aufgabenauswahl in der iPhone App

-> Aufgabenauswahl in der Android App

4. Eigene Aufgabenfelder

Hier können Sie bis zu 3 kundenspezifische Felder für Aufgaben erweitern. Diese Felder stehen beim Anlegen von Aufgaben in den Eigenschaften zur Verfügung. Weitere Informationen zum Anlegen von Aufgaben finden Sie hier. 

5. Budget

Mit den Funktionen des Plus Plans wird hier das Feld "Budget" angezeigt. Eine detaillierte Anleitung zur Konfiguration finden Sie hier: Konfiguration (Budget).