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6. Details einer Buchung anzeigen
Das Menü "Berichte" ist einer der vier Bereiche von timr. In diesem Menü finden Sie:
Hinweis: Das Budget Dashboard ist Teil des Plus Plans. Informationen dazu finden Sie in unserem Doku-Artikel zu den Budgetinformationen für Admins und Projektleiter.
In den Dashboards können die Zeiträume individuell gewählt werden. Es können Daten des aktuellen "Tages", der "Woche", des "Monats", des "Quartals", des "Jahres" oder der "gesamten Arbeitszeit" eines Mitarbeiters angezeigt werden, oder man wählt unter "Frei" eine eigene Zeitspanne aus. Wenn Sie "Woche" auswählen, können Sie mittels der Pfeile "<"und ">" die einzelnen Wochen durchwechseln oder mit Klick ins Datumsfeld selbst einstellen. Die Einstellung der darzustellenden Zeitspanne kann in allen Tabs von "Berichte" festgelegt werden, also auch für Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch.
1. Benutzer Dashboard
Das "Benutzer Dashboard" zeigt je nach gewünschter Einstellung die Arbeits- und Projektzeiten der einzelnen Mitarbeiter an. Sie sehen auf einen Blick, welcher Ihrer Mitarbeiter gerade arbeitet, wo er sich befindet und was er gerade macht. Ein Blick in timr ersetzt also dauerndes Nachfragen woran die Mitarbeiter gerade arbeiten. Dies dient beispielsweise dazu, dass Sie beim Hereinkommen eines neuen Termins, jederzeit den Mitarbeiter ermitteln können, der gerade in der Nähe dieses Termines ist, um ihn gleich zu dem Kunden zu schicken. Sie ersparen sich viel Aufwand und Zeit, da Sie alles auf einen Blick erfassen können. An- und Abwesenheitszeiten sowie verrechenbare und nicht verrechenbare Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter können Sie hier jederzeit einsehen.
Markierung 1: Sie können den Zeitraum auswählen, den Sie sich ansehen möchten.
Markierung 2: Grundsätzlich wird die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeiter in der "Zusammenfassung" dargestellt, je nach Auswahl für 1 Tag, 1 Woche, etc. Sie können hier auch detailliert sehen, ob es sich bei Arbeitszeit um Anwesenheits- oder Abwesenheitszeiten handelt. Auch bei der Projektzeit haben Sie einen Überblick darüber, ob es sich um verrechenbare oder nicht verrechenbare Projektzeit handelt.
Markierung 3: Die "Arbeitszeit je" zeigt an, welche Arbeitszeitarten von den Mitarbeitern erfasst wurden.
Mehr Details bekommen Sie, wenn Sie auf einen bestimmten Benutzer gehen. Sie sehen dann eine grafische Darstellung der aufgezeichneten Arbeits- und Projektzeiten und können zusätzlich die prozentuale Aufteilung dieser Zeiten einsehen. Die verschiedenen Arbeitszeitarten und Projektzeitarten sind unterschiedlich eingefärbt, sodass Sie einen guten Überblick haben.
Sie haben auch die Möglichkeit diese grafische Darstellung der Arbeits- und Projektzeiten für alle Benutzer gesamt anzusehen. Gehen Sie dazu einfach auf “Gesamt” und Ihnen wird eine Grafik mit den entsprechenden Daten angezeigt.
Markierung 4: In "Jetzt aktiv - Arbeitszeit" sehen Sie auf einen Blick welcher Ihrer Mitarbeiter gerade Arbeitszeit aufzeichnet. Sie sehen außerdem wann er morgens die Arbeitszeit gestartet hat und wie lange er aktuell schon arbeitet.
Wenn Sie die GPS Positionserfassung für Ihr timr Konto aktiviert haben, sehen Sie zusätzlich den Standort, an dem der Mitarbeiter die Aufzeichnung gestartet hat.
Markierung 5: In "Jetzt aktiv - Projektzeit" sehen Sie auf einen Blick welcher Ihrer Mitarbeiter gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Wann sie damit begonnen haben und wie lange sie schon an dem Projekt arbeiten. Abgesehen von dem Mitarbeiter, der die Aufgabe bearbeitet, wird eine kurze Beschreibung angezeigt. Die Startzeit und die aktuelle Dauer scheinen auf, da das Projekt noch läuft.
Wenn Sie die GPS Positionserfassung für Ihr timr Konto aktiviert haben, sehen Sie zusätzlich den Standort, an dem der Mitarbeiter die Aufzeichnung gestartet hat.
Markierung 6: In "Jetzt aktiv - Fahrtenbuch" sehen Sie auf einen Blick welcher Ihrer Mitarbeiter gerade seine Fahrten aufzeichnet. Sie sehen außerdem, wann er die Fahrtaufzeichnung begonnen hat und wie lange die Aufzeichnung aktuell schon läuft.
Wenn Sie die GPS Positionserfassung für Ihr timr Konto aktiviert haben, sehen Sie zusätzlich den Standort, an dem der Mitarbeiter die Aufzeichnung gestartet hat.
Alle Infos zur GPS Positionserfassung finden Sie in der Doku 'GPS Positionserfassung'.
Markierung 7: Um eine laufende Aufzeichnung zu löschen, wählen Sie das Menü und dann "Löschen". Um einen Zeitraum abzuschließen, dürfen nämlich keine laufenden Aufzeichnungen vorhanden sein.
2. Aufgaben Dashboard
Im "Aufgaben Dashboard" sieht man sofort wieviel Zeit für einen Kunden aufgewendet wurde.
Markierung 1: Es kann wieder eine "bestimmte Zeitspanne" ausgewählt werden, von der die Daten angezeigt werden.
Markierung 2: Es werden alle Projekte/Aufgaben dieser Zeitspanne, in diesem Beispiel einer Woche, dargestellt. Unter "Projektzeiten gruppiert nach Aufgaben" sieht man alle in dieser Woche konfigurierten "Aufgaben", die gesamte Dauer ("Gesamt") dieser Projekte und eine Aufsplittung der Dauer in "Verrechenbar" und "Nicht verrechenbar".
Markierung 3: Die "Projektzeiten je Benutzer" zeigt, welcher Mitarbeiter wie lange gearbeitet hat. Auch hier wird die "Gesamte", die "Verrechenbare" und die "Nicht verrechenbare" Zeit angegeben.
3. Arbeitszeit
Im Registerblatt "Arbeitszeit" können sämtliche Details der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ausgewertet und gedruckt werden.
Markierung 1: Es kann die gewünschte "Zeitspanne" konfiguriert werden.
Markierung 2: Sie können nach bestimmten Kriterien filtern, hierbei kann der "Benutzer", die "Art der Arbeitszeit", eine "Beschreibung", die gemacht wurde und ob der Eintrag einen "Status" hat, bestimmt werden.
Markierung 3: Sie haben die Möglichkeit in den Berichten die Zeiten gerundet anzeigen zu lassen.
Markierung 4: Mit Druck/Export können Sie Berichte erstellen. Dafür stehen Ihnen verschiedenste Dateiformate zur Verfügung.
Markierung 5: Hier können Sie Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nachtragen.
Markierung 6: In den Berichten können Sie sich auch Einträge inaktiver Benutzer anzeigen lassen.
HINWEIS: Um das aktuelle Stunden- und Urlaubskonto inkl. Soll-Ist-Vergleich der Mitarbeiter einzusehen, gehen Sie ins Zeit- und Urlaubskonto. Dort erstellen Sie auch den Monatsabschluss, führen Korrekturen am Stunden- und Urlaubskonto durch, oder sehen sich eine Vorschau des Stundennachweis an. Weitere Infos dazu finden Sie hier.
3.1. Druck/Export
timr ermöglicht es die erfassten Daten, die zuerst nach Belieben gefiltert angezeigt werden können, in Form eines Berichtes darzustellen. Durch die Schaltfläche "Druck/Export" kann das Ausgabeformat gewählt werden und es entsteht automatisch ein Bericht mit den gewünschten Daten. Durch vorherige Konfigurationen im Bereich "Verwaltung"/"Einstellungen" wird der Bericht mit dem firmenspezifischen Logo und der Anschrift aufgewertet.
3.2. Arbeitszeit hinzufügen
timr ermöglicht es jederzeit eine Arbeitszeit hinzuzufügen. Wenn ein Mitarbeiter einmal nicht die Möglichkeit hatte seine Arbeitszeit zu erfassen, kann dies nachträglich noch geschehen. Beim Klicken auf "Zeit eintragen" erscheint der Arbeitszeit Dialog und man kann den "Benutzer" definieren, für den die Arbeitszeit erstellt wird. Die "Art der Arbeitszeit" und eine detaillierte "Beschreibung" der Tätigkeit (falls erwünscht) können definiert werden. Sie haben die Möglichkeit den "Start" der zu erfassenden Zeit, das "Ende" und eine "Pause" einzutragen.
Hinweis: Für das Bearbeiten von Arbeitszeiten steht Ihnen auch eine Funktion für Sammeländerungen zur Verfügung. Damit können Sie den Status mehrere Einträge gleichzeitig ändern. Für eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion lesen Sie bitte unseren Artikel Arbeitszeiten editieren.
3.3. Historie
timr zeichnet Änderungen an Einträgen auf. Diese Änderungen können Sie sich mit "Zeige/Verberge Historie" anzeigen lassen. Sie gehen dazu auf den relevanten Eintrag des Benutzers und auf das Bearbeitungssymbol. Im nun aufgeklappten Menü klicken Sie auf "Zeige/Verberge Historie".
Alle erfassten Daten werden dargestellt und jede vorgenommene Änderung scheint auf. So kann genau nachvollzogen werden, wann und von wem etwas geändert wurde. In diesem Screenshot wurde zum Beispiel nachträglich die Beschreibung Wien eingetragen. Für mehr Informationen zu diesem Thema lesen Sie den Artikel zur Änderungsverfolgung.
Hinweis: Details einer Buchung können Sie über die Auswahl "Anzeigen" einsehen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Punkt 6.
4. Projektzeit
Im Tab "Projektzeit" werden die erfassten Projektzeiten dargestellt. Sie können sämtliche Projekte/Kunden auswerten und Berichte drucken.
Markierung 1: Es kann die genaue "Zeitspanne" festgelegt werden, die angezeigt werden soll.
Markierung 2: Die Projektzeiten können mit verschiedensten Kriterien (Aufgabe, Benutzer, Status etc.) gefiltert werden.
Markierung 3: Sie können für die Berichte einstellen, ob die Zeiten gerundet dargestellt werden sollen.
Markierung 4: Mit "Druck/Export" haben Sie die Möglichkeit Projektzeiten in verschiedensten Dateiformaten zu exportieren.
Markierung 5: Sie haben hier die Möglichkeit Projektzeiten für Ihre Mitarbeiter nachzutragen.
Markierung 6: Wenn Sie ein Kundenprojekt oder einen Teilauftrag abgeschlossen haben und diesen Abschluss auch in timr abbilden möchten, können Sie Aufgaben sperren.
Markierung 7: Sie können in den Berichten auch die Projektzeiten inaktiver Benutzer einsehen. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, können Sie explizit nach Zeiten inaktiver Benutzer oder Aufgaben suchen.
Hinweis: Damit sie keine abzurechnenden Stunden übersehen, werden bei Auswahl eines Zeitraums und ohne Aufgaben-Einschränkung auch Zeiten von deaktivierten Aufgaben angezeigt.
4.1. Druck/Export
timr ermöglicht es die erfassten Daten, die zuerst nach Belieben gefiltert angezeigt werden können, in Form eines Berichtes darzustellen. Durch die Schaltfläche "Druck/Export" kann das Ausgabeformat gewählt werden und es entsteht automatisch ein Bericht mit den gewünschten Daten. Durch vorherige Konfigurationen im Bereich "Verwaltung"/"Einstellungen" wird der Bericht mit dem firmenspezifischen Logo und der Anschrift aufgewertet.
4.2. PDF Bericht gruppiert nach Benutzer oder Aufgaben
Für den Export der Daten als PDF können Sie die ausgewählten Zeiten auch nach Aufgaben oder Benutzer gruppieren.
Gehen Sie zu "Druck/Export" > "PDF". Danach können Sie "Gruppierung nach Benutzer" wählen. Damit werden alle timr Benutzer, die für die ausgewählte Aufgabe (Kunde, Projekt etc.) Zeit erfasst haben, am PDF Bericht nacheinander aufgelistet.
Für den Export als PDF Bericht, haben Sie auch die Möglichkeit Zeiten nach Aufgaben gruppieren zu lassen.
Wenn Sie zum Beispiel alle Zeiten, die in einen Kundenauftrag geflossen sind, auf Ihrem Bericht nach spezifischer Tätigkeit aufschlüsseln wollen, können Sie "Gruppierung nach Aufgaben" wählen.
Damit werden am PDF Bericht alle für diesen Kundenauftrag erfassten Zeiten nach Aufgaben aufgelistet.
4.3. Bericht mit Linien für Unterschrift
In den Einstellungen des timr Kontos im Menü "Verwaltung/Einstellungen" können Sie im Bereich "Berichte/Projektzeitbericht" konfigurieren, dass am Projektzeitbericht Linien für die Unterschriften von Auftraggeber und Mitarbeiter eingefügt werden.
Ein Projektzeitbericht kann somit jederzeit durch Unterschriften gleich direkt bestätigt werden.
Damit können die Mitarbeiter zum Beispiel auch unterwegs am Smartphone gleich vor Ort die Unterschrift des Auftraggebers einholen.
4.4. Bericht mit Stundensätzen der Mitarbeiter
Optional gibt es im Plus Plan in timr die Möglichkeit Stundensätze auf den Berichten im Format Excel oder CSV mit ausweisen zu lassen.
Dazu aktivieren Sie diese Option im Menü "Verwaltung/Einstellungen" im Bereich "Budget". (Vergessen Sie nicht Ihre Einstellung auch abzuspeichern, damit diese übernommen wird!)
4.5. Projektzeit hinzufügen
timr ermöglicht es jederzeit eine Projektzeit hinzuzufügen. Sollte ein Mitarbeiter einmal nicht die Möglichkeit gehabt haben, seine Projektzeit zu erfassen, kann dies nachträglich noch geschehen. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass der Mitarbeiter unterwegs ist und und bei einem bereits definierten Projekt fällt eine weitere Tätigkeit an.
Beim Klicken auf "Projektzeit nachtragen" erscheint der Dialog zur Projektzeit und man kann den "Benutzer" definieren, für den die Projektzeit erstellt wird. Die "Aufgabe" wird ausgewählt und eine detaillierte "Beschreibung" der Tätigkeit (falls erwünscht) kann definiert werden. Sie haben die Möglichkeit den "Start" der zu erfassenden Zeit, das "Ende" und eine "Pause" einzutragen. Außerdem kann definiert werden, ob es "Verrechenbar" ist oder nicht.
Hinweis: Für das Bearbeiten von Projektzeiten steht Ihnen auch eine Funktion für Sammeländerungen zur Verfügung. Damit können Sie den Status mehrere Einträge gleichzeitig ändern. Eine genauere Beschreibung dieser Funktion finden Sie in unserem Doku Artikel zu Projektzeiten editieren.
4.6. Historie anzeigen
timr zeichnet Änderungen an Projektzeiteinträgen auf. Um sich die Änderungshistorie anzeigen zu lassen, gehen auf den relevanten Eintrag des "Benutzers"und auf das Bearbeitungssymbol. Im nun aufgeklappten Menü klicken Sie auf "Zeige/Verberge Historie".
Sie erhalten nun eine detaillierte Aufschlüsselung der Änderungen. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie wie eine Historie aussieht. Sie zeigt genau an, wann und von wem die Projektzeit bearbeitet worden ist.
Hinweis: Details zu den Buchungen können Sie über die Auswahl "Anzeigen" einsehen. Details dazu finden Sie unter Punkt 6.
5. Fahrtenbuch
Das "Fahrtenbuch" zeigt alle erfassten Fahrten in timr.
Markierung 1: Es kann die genaue "Zeitspanne" festgelegt werden, die angezeigt werden soll.
Markierung 2: Die erfassten Fahrten können mit verschiedensten Kriterien (Benutzer, Fahrzeug, Status etc.) gefiltert werden.
Markierung 3: Sie können für die Berichte einstellen, ob die Dauer gerundet dargestellt werden sollen.
Markierung 4: Mit "Druck/Export" haben Sie die Möglichkeit das Fahrtenbuch in verschiedensten Dateiformaten zu exportieren.
Markierung 5: Sie haben hier die Möglichkeit Fahrten für Ihre Mitarbeiter nachzutragen.
Markierung 6: Sie können in den Berichten auch die Fahrten inaktiver Benutzer einsehen.
5.1. Druck/Export
timr ermöglicht es die erfassten Daten, die zuerst nach Belieben gefiltert angezeigt werden können, in Form eines Berichtes darzustellen. Durch die Schaltfläche "Druck/Export" kann das Ausgabeformat gewählt werden und es entsteht automatisch ein Bericht mit den gewünschten Daten. Durch vorherige Konfigurationen im Bereich "Verwaltung"/"Einstellungen" wird der Bericht mit dem firmenspezifischen Logo und der Anschrift aufgewertet.
Als Besonderheit gilt beim Fahrtenbuch, dass Sie eine finanzamtskonforme pdf-Datei erstellen können. Dafür klicken Sie, wie im Screenshot oben markiert, auf "PDF mit Historie". Die PDF-Datei enthält alle für das Finanzamt benötigten Informationen.
Hinweis: Buchungsdetails können Sie über die Auswahl "Anzeigen" einsehen. Details dazu finden Sie unter Punkt 6.
5.2. Fahrt hinzufügen
Wenn eine Fahrt hinzugefügt werden soll, weil sie zum Beispiel nicht geplant war, klicken Sie auf "Fahrt hinzufügen". Sie können den "Benutzer", das "Fahrzeug", die "Startzeit" und den "Kilometerstand bei Start der Fahrt" einstellen.
Die "Endzeit" und der "Kilometerstand bei Ende der Fahrt" können ebenfalls eingetragen werden. Weiters haben Sie die Möglichkeit die "Route" einzutragen , also zum Beispiel Wien-München.
Der "Zweck" kann angegeben werden, wie ein Kundenbesuch, eine Vorbesprechung, etc. und wen Sie "Besucht" haben, also welchen Kunden, welche Firma. Als letztes Detail kann festgelegt werden, ob der Termin "Geschäftlich" war. Alle diese Informationen ermöglichen es Ihnen später jederzeit Daten zu bestimmten Fahrten zu ermitteln.
Hinweis: Für das Bearbeiten von Fahrten steht Ihnen auch eine Funktion für Sammeländerungen zur Verfügung. Damit können Sie den Status mehrere Einträge gleichzeitig ändern. Eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion finden Sie in unserem Doku-Artikel Status Werte - Verrechnen.
5.3. Historie anzeigen
timr zeichnet Änderungen an Fahrtenbucheinträgen auf. Um sich die Änderungshistorie anzeigen zu lassen, gehen auf den relevanten Eintrag des Benutzers und auf das Bearbeitungssymbol. Im aufgeklappten Menü klicken Sie auf "Zeige/Verberge Historie".
Sie erhalten eine detaillierte Aufschlüsselung der Änderungen. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie wie eine Historie aussieht. Sie zeigt genau an, wann und von wem der Eintrag bearbeitet worden ist (Markierung Pfeile). In unserem Beispiel wurden in der ersten Änderung Details hinzugefügt (1), in der zweiten Änderung wurde die Uhrzeit verändert (2). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Änderungsverfolgung.
Durch die lückenlose Aufzeichnung der Änderungen ist das Fahrtenbuch von timr auch finanzamtskonform. Diesen Bericht können Sie als PDF mit Historie drucken (siehe Pkt. 5.1.).
Hinweis: Weitere Details zu den Buchungen können Sie über die Auswahl "Anzeigen" einsehen. Details dazu finden Sie unter Punkt 6.
6. Details einer Buchung anzeigen
Über die Option "Anzeigen" können Sie sich weitere Details zu Zeitaufzeichnungen anzeigen lassen.
Sie sehen im Beispiel unten einen Anzeigen Dialog für Projektzeit. Sie sehen das Projekt (1) und wie die Zeit erfasst wurde (2). In unserem Beispiel war das mit dem Computer in der Web Applikation. Datum und Start/Stop Zeiten (3), Pause (4) und Dauer des Eintrags (5). Unter "Verlauf einblenden" sehen Sie, dass die Aufgabe geändert wurde (6) sowie wann und von wem diese Änderung gemacht wurde (7). Weitere Informationen zur Änderungsverfolgung können Sie hier nachlesen.
Wurde eine Buchung mit GPS Daten erfasst, sehen Sie im Anzeigen Dialog zusätzlich eine geografische Karte der Start bzw. Endzeit.
In unserem Beispiel sehen Sie die Positionen von Start und Stop der Aufzeichnung (1). Indem Sie den Verlauf (2) öffnen, sehen Sie die Änderungsverfolgung (3) mit Datum und Uhrzeit und wer die Änderung durchgeführt hat. Zusätzlich sehen Sie, über welche Plattform (4) die Zeiterfassung erfolgt ist.
In unserem Beispiel wurde Start und Stop über die mobile App am Telefon erfasst.
Buchungsdetails sind in der Arbeitszeit, Projektzeit und im Fahrtenbuch einsehbar.
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