Erweiterte Konfiguration Allgemein, Berichte & Sicherheit

Inhalt

1. Allgemein

2. Berichte

3. Sicherheit

Bei der Konfiguration von timr können Sie zahlreiche Einstellungen vornehmen, damit timr optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wird.

Die erweiterten Einstellungen finden Sie im Menü "Verwaltung/Einstellungen".

1. Allgemein

In diesem Menüpunkt können Sie verschiedene allgemeine Einstellungen für Ihr timr Konto festlegen.

1.1. Allgemein

Sprache: Damit wählen Sie die Standardsprache, mit der timr für neue Benutzer zur Verfügung steht und für die E-Mail-Kommunikation. Hinweis: Die Sprache von timr auf Ihren mobilen Devices ist von den Einstellungen Ihres Geräts abhängig.

Benutzer anzeigen: Wenn Sie "Benutzer anzeigen" einstellen, können  Sie wählen zwischen "Vorname Nachname" (z.B. Max Mustermann); "Vorname N." (z.B. Max, M.); "Nachname, V." (z.B. Mustermann, M.); "Login" (z.B. max.mustermann, wurde bei "Verwaltung"/"Aufgaben und Benutzer"/"Benutzer"/"Benutzer hinzufügen" festgelegt); oder "Nachname Vorname" (z.B. Mustermann Max). Das gewählte Anzeigeformat erscheint in allen Bereichen und Funktionen von timr.

Primäre Aufzeichnungsseite: Die Einstellung "Primäre Aufzeichnungsseite" ermöglicht es die "Arbeitszeit", die "Projektzeit", oder das "Fahrtenbuch" als ersten Tab beim Aufrufen des Bereichs Aufzeichnung anzeigen zu lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit die Tab-Auswahl auf “automatisch” einzustellen. Bei dieser Option wird zunächst immer der Arbeitszeittab angezeigt. Erst wenn die Arbeitszeitaufzeichnung gestartet wurde, erscheint der Projektzeit-Tab.

Manuelle Pausen: Wenn Sie die genaue Lage der Pausen festhalten wollen, müssen Ihre Mitarbeiter bei der Zeitaufzeichnung auf “Start” und “Stop” drücken. Damit Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das auch einhalten, können Sie manuelle Pausen deaktivieren, indem Sie “Nicht erlaubt” einstellen. Siehe hierfür auch Ausweisen der Lage der Pause.

1.2. Funktionen

Hier wählen Sie aus welche Funktionen Sie in Ihrem Account zur Verfügung haben wollen. Wenn Sie nur Arbeitszeit und Projektzeit benötigen, können Sie beispielsweise das Fahrtenbuch deaktivieren.

1.3. API

"timr API" dient dazu timr mit anderen Systemen zu koppeln. Weitere technische Infos finden Sie in unserem Artikel zur timr API.

1.4. Datums- und Zeitformat

Datumsformat: Legen Sie fest, welches Format Sie für die Anzeige des Datums bein Zeiteinträgen etc. bevorzugen.

Zeitformat: Hier wählen Sie Ihr bevorzugtes Zeitformat.

Erster Tag der Woche: Sie können einstellen, welcher Tag als "Erster Tag der Woche" angezeigt werden soll. Sie können jeden Wochentag auswählen und timr wird in allen Bereichen den von Ihnen eingestellten Wochentag als ersten Tag der Woche anzeigen.

Darstellung Minuten: Hier können Sie die Darstellung der Minuten in timr einstellen. Die Möglichkeit besteht zwischen "Minuten" und "Dezimal".

Zeitzone anzeigen: Es gibt die Möglichkeit die "Zeitzone anzuzeigen". Wenn Sie die Zeitzone anzeigen lassen, wird bei Einträgen die Zeitzone beim Start und beim Ende der Arbeitszeit angezeigt. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen unterwegs sind. Durch die Darstellung der Zeitzone wird unnötigen Verwirrungen auf Grund der Zeitdarstellung, vorgebeugt.

Dezimaltrennzeichen: Bei der Einstellung der "Dezimaltrennzeichen" können Sie wählen ob, die in Dezimalzahlen angezeigte Zeit, mit einem "Komma" (z.B. 9,00) angezeigt werden soll, oder mit einem "Punkt" (z.B. 9.00). Diese Einstellung ist vor allem für amerikanische Unternehmen interessant.

1.5. Zeitabgleich erforderlich (Beta)

Ist diese Funktion aktiv, wird beim Starten der timr Anwendung am Smartphone oder in der Webanwendung überprüft, ob die auf dem Gerät eingestellte Uhrzeit mit der tatsächlichen Uhrzeit übereinstimmt. Hierzu ist beim Starten der App, beispielsweise nachdem sie beendet wurde oder nach einem Geräteneustart, eine Internetverbindung nötig. Nach der Überprüfung kann sie weiterhin im Offline Modus verwendet werden.

Stimmen die Uhrzeiten nicht überein, kann die Aufzeichnung nicht gestartet werden.

1.6. Verlauf anzeigen (Beta)

Wie in den Apps ist es nun auch in der Webversion möglich, diese Funktion zu verwenden. Nach der Aktivierung erscheint bei jedem Benutzer der neue Menüpunkt "Verlauf".

Der Verlauf vereint Arbeitszeit und Projektzeit übersichtlich in einer Ansicht. Weitere Infos zu den Funktionen erhalten Sie hier: Verlauf/Timeline

2. Berichte

Mit den Berichten haben Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmen durch die Erfassung aller Zeiten und die Auswertung der Projekte zu optimieren. Sie können hier die Art der Darstellung in den Berichten einstellen.

2.1. Berichte

Adresse in Berichten: Wenn Sie die Adresse Ihres Unternehmens in "Adresse in Berichten" eingeben, erscheint diese automatisch unter dem Logo (wenn Sie wie in Punkt 2 beschrieben eines eingefügt haben) auf den Berichten.

2.2. Logo

Wählen Sie Ihr "Firmenlogo" aus und laden Sie es hier hoch. Das Logo wird dann automatisch auf Ihre Berichte und Auswertungen gedruckt.

2.3. Export

Spaltentrennzeichen: Wenn Sie den Bericht als Datei exportieren und in ein anderes Programm importieren wollen, können Sie in der Einstellung "Spaltentrennzeichen" zwischen "Semikolon", "Tabulator" und "Komma" wählen. Beachten Sie bei Ihrer Wahl, dass Sie die gewünschte Option (Komma, Semikolon, Tabulator) nicht in der Beschreibung einer Aufzeichnung verwendet haben, um etwaige Fehler in der Darstellung zu vermeiden.

Datum und Zeit splitten: Die Funktion "Datum und Zeit splitten" dient dem gleichen Zweck, wie die Spaltentrennzeichen. Sie können wählen, ob das Datum und die Zeit beim Export gesplittet angezeigt werden sollen. Wenn Sie timr Berichte nicht mit einem anderem Programm koppeln wollen, empfehlen wir die default Einstellung bei "Spaltentrennzeichen" ("Komma") und die default Einstellung bei "Datum und Zeit splitten" ("Nein") zu übernehmen.

Darstellung Minuten: Hier können Sie wählen, ob in der Export-Datei die Zeit in Minuten oder Dezimal angegeben wird. Für die Anzeige in timr ist meist hh:mm (z.B. 1:30) besser, für den Export wird oft Dezimal (z.B. 1,5) verwendet. 

2.4. Stundennachweis

Sie können hier auswählen, welche Informationen auf dem Stundennachweis ausgewiesen werden:

• Notiz anzeigen
• Anzahl der Homeoffice-Tage anzeigen
• Summe nach Arbeitszeitarten anzeigen
• Unterschriftsfeld für Mitarbeiter
• Unterschriftsfeld für Arbeitgeber

Aktivieren Sie Stundennachweis mit Notizen um Notizen von Mitarbeitern im Stundennachweis anzuzeigen. 

Einen Stundennachweis erhalten Sie dann, wenn Sie einen Abschluss erstellen.

Haben Sie beispielsweise die Summen der Arbeitszeitarten, Homeoffice-Tage und Unterschriftsfelder aktiviert, sehen Sie diese Informationen auf der letzten Seite Ihres Stundennachweises:

2.5. Runden und Unterschriftsfelder

Runden: Mit der Option "Runden" können Sie für jede Funktion getrennt einstellen, ob Sie die Zeitangaben "Nicht runden", "Kaufmännisch runden", "Aufrunden" oder "Abrunden" möchten. Diese Einstellung wirkt sich kontoübergreifend aus. Das heißt, alle Ansichten, auch für Ihre Mitarbeiter, unter "Berichte", in den Dashboards sowie alle Exporte sind von dieser Einstellung betroffen.

Minuten: Sie legen fest, auf wieviel Minuten gerundet werden soll.

Unterschriftsfelder: Sie können je nach aktivierter Funktion für Ihre Arbeitszeit- und Projektzeitberichte festlegen, ob Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Auftraggeber/Kunde eingefügt werden. 

Im Fahrtenbuchbericht legen Sie fest, ob die Zeiten angezeigt werden sollen.

2.6. Automatische Überprüfungen, Ergebnisse per Mail verschicken

Sie können hier einen automatischen Email-Versand der Ergebnisse der Überprüfungen einstellen. Genauere Informationen dazu finden Sie hier: Automatische Überprüfungen

3. Sicherheit

Standardmäßig sind keine Passwortregeln eingestellt, das bedeutet, jeder Benutzer kann ein beliebiges Passwort erstellen.
Um die Sicherheit der Passwörter zu erhöhen, können Sie im Reiter Sicherheit Mindestanforderungen für Passwörter einstellen. Klicken Sie dazu in das Feld "Keine Passwortregeln" und wählen Sie "Passwortregeln" aus.

Nun können Sie entsprechende Einstellungen treffen:

Bestätigen Sie die neuen Einstellungen mit einem Klick auf "Speichern".

Hinweis: Diese Änderungen betreffen ab diesem Zeitpunkt neu erstellte Passwörter. Bereits erstellte Passwörter bleiben weiterhin gültig. Falls diese jedoch bearbeitet oder neu angefordert werden, müssen die neuen Passwörter den hinterlegten Regeln entsprechen.