Konfigurieren wer Zeiten bearbeiten darf

Inhalt

1. Allgemeine Konfiguration

1.1. Veränderbar durch Benutzer

1.2. Veränderbar durch Benutzer bis zu x Tagen

1.3. Veränderbar durch Teamleiter (Enterprise Plan)

1.4. Veränderbar durch Administrator

2. Individuelle Einstellungen

3. Wie sich Einstellungen auf die Zeiterfassung für den Teamleiter auswirken

3.1. Eigene erfasste Zeiten dürfen bearbeitet werden, nicht jedoch Start/Stop (unmittelbare Zeiterfassung)

3.2. Eigene Zeiten inkl. Start/Stop (unmittelbare Zeiterfassung) dürfen bearbeitet werden

3.3 Teamleiter darf eigene Zeiten nicht bearbeiten, nur die von Mitarbeitern

1. Allgemeine Konfiguration

Die Einstellung der "Aufzeichnungszeit" ist für Sie als Unternehmer eine sehr wichtige Option.

Hier können Sie festlegen, ob Ihre Mitarbeiter selbstständig die Aufzeichnungszeit verändern können (zum Beispiel, wenn ein Auftrag länger dauert, oder der Mitarbeiter einmal vergisst auf Pause zu drücken) oder aber, dass die Mitarbeiter sie nicht ändern können sondern nur Administratoren oder Teamleiter (im Enterprise Plan). Diese Einstellung wird für Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch getrennt eingestellt.

Jede Veränderung wird durch das Stift Symbol visualisiert: Es ist nicht möglich einen Eintrag zu verändern, ohne einen Vermerk zu erhalten. Weitere Informationen Änderungsverfolgung finden Sie hier.

Hinweis: Wir empfehlen, zumindest die ersten 2 Wochen die Einstellung "Aufzeichnungszeit" = "Veränderbar durch Benutzer" vorzunehmen. Während dieser Zeit können sich die Mitarbeiter an die Zeiterfassung mit timr gewöhnen. Gerade am Anfang kommt es manchmal vor, dass ein Mitarbeiter erst um 8:30 Uhr bemerkt, dass er um 8, als er gekommen ist, nicht auf "Start" gedrückt hat. Er kann dies selbst richtig stellen und ist nicht auf die Hilfe eines anderen angewiesen.

1.1. Veränderbar durch Benutzer

In dieser Einstellung dürfen Benutzer ihre eigenen Zeiteinträge selbständig verändern und Zeiten nachtragen oder löschen.

1.2. Veränderbar durch Benutzer bis zu x Tage

Bei der Einstellung "Veränderbar durch Benutzer bis zu x Tagen" erlauben Sie, dass Benutzer ihre Arbeitszeiten innerhalb einer gewissen Anzahl an Tagen, die Sie unter "Tage" vorgeben, ganz normal verändern oder nachtragen dürfen.

Falls Benutzer außerhalb dieses Rahmens Zeiten verändern oder nachtragen wollen, können Sie das, unter Erzeugung einer Warnung, erlauben, oder Sie können das Bearbeiten grundsätzlich verhindern.

Hinweis: 1 Tag bezieht sich auf einen Kalendertag. Wenn Sie also 1 Tag eingeben, können die Benutzer unabhängig der aktuellen Uhrzeit Einträge des Vortages bearbeiten oder nachtragen.

Mit der Einstellung "Warnung anzeigen" wird folgende Warnung erzeugt, sollte die Änderung außerhalb des Zeitraums liegen:

Mit einem Blick unter Berichte/Arbeitszeit können Sie sich die Historie zu dem Eintrag ansehen, um nachzusehen, wann die Buchung eingetragen wurde. Mehr Infos dazu finden Sie hier: Änderungshistorie

1.3. Veränderbar durch Teamleiter (Enterprise Plan)

Diese Option ist nur im Enterprise Plan verfügbar. Teamleiter können für ihnen zugewiesene Mitarbeiter Zeiten ändern, nachtragen oder löschen. Ist der Teamleiter selbst als Mitglied in seinem Team angelegt, kann er auch seine eigenen Einträge bearbeiten. Weitere Informatioen dazu finden Sie hier.

1.4. Veränderbar durch Administrator

Mit dieser Einstellung können nur Administratoren die Einträge von Mitarbeitern bearbeiten, sofern keine individuelle Einschränkung für bestimmte Administratoren getroffen wurde. 

2. Einzelnen Benutzern individuelle Berechtigung erteilen

• nur für sich selbst Zeit erfassen
• nur seine eigenen Zeiten einsehen
• keine Verwaltungsaufgaben durchführen

Sie können allerdings einzelnen Benutzern individuelle Berechtigungen erteilen.

Gehen Sie dazu unter "Verwaltung/Benutzer" auf "Benutzer bearbeiten" und in den Tab "Berechtigungen".

3. Wie sich Einstellungen auf die Zeiterfassung für den Teamleiter auswirken

Teamleiter können für Mitarbeiter Zeit erfassen, abhängig von den Einstellungen in den Berechtigungen wirkt sich das auf die eigene Zeiterfassung für den Teamleiter selbst aus.

3.1. Eigene erfasste Zeiten dürfen bearbeitet werden, nicht jedoch Start/Stop

3.2 Eigene Zeiten inkl. Start/Stop dürfen bearbeitet werden

3.3. Eigene Zeit darf nicht bearbeitet werden

 

Zunächst muss der Mitarbeiter die Teamleiter Berechtigung haben. Dazu muss die entsprechende Zuordnung über Verwaltung/Organisation getroffen worden sein. Siehe dazu Punkt 1 in "Leiter zuweisen und berechtigen".

Für welche Benutzer der Teamleiter Einträge ändern und ansehen kann, ist in der Organisation festgelegt. 

3.1. Eigene erfasste Zeiten dürfen bearbeitet werden, nicht jedoch Start/Stop (unmittelbare Zeiterfassung)

Dazu muss unter Verwaltung/Einstellung die Aufzeichnungszeit auf "Veränderbar durch Teamleiter" gesetzt werden. Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung für Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch getrennt getroffen werden kann.

In der Verwaltung/Organisation ist der Teamleiter Mitglied im eigenen Team. Er hat damit eine Doppelrolle, einmal als Teamleiter, einmal als Mitglied. Das bedeutet, dass der Teamleiter für sich selbst Einträge bearbeiten kann. Start/Stop für die eigenen unmittelbare Aufzeichnungen kann er allerdings nicht bearbeiten, weil er als Mitglied im eigenen Team durch die Einstellung "Veränderbar durch Teamleiter" eingeschränkt wurde.

Eigene Abwesenheitsanträge erhält er in seiner Rolle als Teamleiter und kann diese daher für sich selbst freigeben.

3.2. Eigene Zeiten inkl. Start/Stop (unmittelbare Zeiterfassung) dürfen bearbeitet werden

Im Menü Verwaltung/Einstellung wird die Aufzeichnungszeit auf "Veränderbar durch Benutzer" eingestellt. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter eigene Einträge bearbeiten kann.

Der Teamleiter kann daher seine eigenen Zeiten bearbeiten und auch in der unmittelbaren Zeiterfassung die Start/Stop Zeiten bearbeiten.

Eigene Abwesenheitsanträge erhält er in seiner Rolle als Teamleiter und kann diese auch für sich selbst freigeben.

3.3 Teamleiter darf eigene Zeiten nicht bearbeiten, nur die von Mitarbeitern

Soll der Teamleiter nur die Einträge seiner Mitarbeiter bearbeiten dürfen, die eigenen Einträge aber nicht, sind nachfolgende Einstellungen notwendig.

In der Verwaltung/Einstellungen muss die Aufzeichnungszeit als "Veränderbar durch Teamleiter" eingestellt werden.

Damit der Teamleiter die eigenen Einträge nicht bearbeiten kann, wird er als Mitglied in der Organisation entfernt, damit ist er nicht mehr sein eigener Teamleiter. Mit dieser Einstellung kann er keine Abwesenheitsanträge mehr für sich selbst freigeben.

(Derzeit ist es mit diesen Einstellungen zwar möglich das Bearbeitungsfenster von eigenen Einträgen zu öffnen, die Optionen zur Bearbeitung sind aber nicht verfügbar.)

Hinweis: Wurde einer Aufgabe ein Team zugewiesen (und nicht Benutzer) und es werden nur zugewiesene Aufgaben angezeigt, kann der Teamleiter diese Aufgaben nicht buchen wenn er als Mitglied der Organisation entfernt wurde.