Vergessene Buchungen stoppen (Hinweise für Administratoren)

Manchmal passiert es, dass jemand vergisst, seine Zeit zu stoppen. Um das zu vermeiden, haben Sie zum einen die Möglichkeit, eine Email-Erinnerung zu konfigurieren: Ab einer bestimmten Uhrzeit kann automatisch eine Benachrichtigung gesendet werden. Diese fragt nach, ob die Zeit bewusst noch läuft oder versehentlich nicht gestoppt wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie hier unter Punkt 1.

Wenn ein Mitarbeiter allerdings nicht mehr erreichbar ist, z. B. wegen Urlaub oder Krankenstand, können Sie als Admin entweder eine kontoweite Einstellung festlegen, ab welcher Uhrzeit laufende Buchungen automatisch gestoppt werden sollen, oder alternativ die laufende Buchung manuell stoppen.
 

1. Laufende Buchungen automatisch zu bestimmter Uhrzeit stoppen

2. Laufende Buchung manuell löschen

1. Laufende Buchungen automatisch zu bestimmter Uhrzeit stoppen

Mit dieser Funktion definieren Sie eine Uhrzeit, aber der alle laufenden Buchungen automatisch gestoppt werden. Die Dauer des Eintrags wird automatisch auf 0min gesetzt und zusätzlich wird eine Überprüfung generiert, damit der Eintrag auf die korrekte Endzeit gesetzt werden kann.
 

1.1. Konfiguration

Um das zu aktivieren, gehen Sie unter Verwaltung/Einstellungen/Allgemein. Im Feld "Allgemein" sehen Sie die Einstellung "Laufende Arbeits- und Projektzeiten automatisch ausbuchen". 

Sobald Sie diese aktivieren, öffnet sich ein Feld, in dem Sie die Uhrzeit einstellen können.

1.2. Bearbeiten des Eintrags

Wenn zu dieser Uhrzeit eine Arbeits- bzw. Projektzeit läuft, wird sie automtisch beendet. Die Endzeit wird auf die Startzeit gesetzt, die Dauer ist somit 0 Minuten, und es wird folgende Überprüfung generiert:

Damit werden Sie in der Kontrolle der Arbeitszeiten darauf aufmerksam gemacht und können diesen Eintrag direkt aus der Überprüfung heraus auf die tatsächliche Dauer bearbeiten.
 

Hinweis: Auch, wenn Sie bspw. Notizen als erforderlich für das Stoppen einer Projektzeit konfiguriert haben, wird die Buchung gestoppt. Die einzige Ausnahme bilden die individuellen Felder bei der Aufzeichnung: Falls Sie hier ein Feld verpflichtend konfiguriert haben und es ist noch nicht ausgefüllt, so läuft die Zeit weiter und muss, wie unter Punkt 2 beschrieben, manuell gelöscht werden.

2. Laufende Buchung manuell löschen

Alternativ können Sie als Admin die laufenden Buchungen Ihrer Mitarbeiter auch manuell löschen. Gehen Sie unter Berichte/Benutzer Dashboard und scrollen Sie etwas nach unten. Hier kommen Sie zum Abschnitt "Jetzt aktiv - Arbeitszeit" bzw. "Jetzt aktiv - Projektzeit"/"Jetzt aktiv - Fahrtenbuch". 

Hier sehen Sie alle laufenden Buchungen mit den jeweiligen Informationen wie Arbeitszeitart, ggf. Notiz, ggf. Standort, Startzeit und Dauer. 

Klicken Sie hier auf die drei blauen Striche der Buchung, die Sie löschen möchten und weiter auf "Laufende Arbeitszeit löschen". 

Damit ist diese Zeit gelöscht und Sie können die korrekte Zeit unter Berichte/Arbeitszeit nachtragen.