Für die Arbeitszeiterfassung können Sie in Ihrem timr Konto im Menü "Verwaltung/Einstellungen" verschiedene Einstellungen treffen.
1. Arbeitszeit
1.1. Aufzeichnungszeit
Die Einstellung der "Aufzeichnungszeit" ist für Sie als Unternehmer eine sehr wichtige Option. Hier können Sie festlegen, ob Ihre Mitarbeiter selbstständig die Aufzeichnungszeit verändern können (zum Beispiel, wenn ein Auftrag länger dauert, oder der Mitarbeiter einmal vergisst auf Pause zu drücken) oder aber, dass die Mitarbeiter sie nicht ändern können sondern nur Administratoren oder Teamleiter (im Enterprise Plan).
Diese Einstellung wird für Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch getrennt eingestellt.
1.1.1. Veränderbar durch Benutzer
In dieser Einstellung dürfen Benutzer ihre eigenen Zeiteinträge selbständig verändern und Zeiten nachtragen oder löschen. Sie können dies auch individuell pro Benutzer einstellen, siehe Punkt 2 in Konfigurieren wer Zeiten bearbeiten darf.
1.1.2. Veränderbar durch Teamleiter (Enterprise Plan)
Diese Option ist nur im Enterprise Plan verfügbar. Teamleiter können für ihnen zugewiesene Mitarbeiter Zeiten ändern, nachtragen oder löschen. Ist der Teamleiter selbst als Mitglied in seinem Team angelegt, kann er auch seine eigenen Einträge bearbeiten.
1.1.3. Veränderbar durch Administrator
Mit dieser Einstellung können nur Administratoren die Einträge von Mitarbeitern bearbeiten, sofern keine individuelle Einschränkung für bestimmte Administratoren getroffen wurde.
Wir empfehlen zumindest die ersten 2 Wochen die Einstellung "Aufzeichnungszeit" = "Veränderbar durch Benutzer" vorzunehmen. Während dieser Zeit können sich die Mitarbeiter an die Zeiterfassung mit timr gewöhnen. Gerade am Anfang kommt es manchmal vor, dass ein Mitarbeiter erst um 8:30 Uhr bemerkt, dass er um 8, als er gekommen ist, nicht auf "Start" gedrückt hat. Er kann dies selbst richtig stellen und ist nicht auf die Hilfe eines anderen angewiesen.
- Wichtig: Jede Veränderung scheint auf durch das Stift Symbol: Es ist nicht möglich einen Eintrag zu verändern, ohne einen Vermerk zu erhalten.
1.2. Darstellung Minuten
Hier können Sie einstellen wie die Minuten im Stundennachweis dargestellt werden. Hier empfiehlt es sich diese in Dezimal anzuzeigen, da man sie so leichter addieren kann. Als Beispiel würden sieben Stunden fünfundvierzig Minuten aussehen wie folgt, entweder in "Minuten" 7:45, oder in "Dezimal" 7,75.
1.3. Arbeitszeiterfassung über App zulassen
Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert, die Zeiterfassung ist über die App möglich. Sollen alle Mitarbeiter Arbeitszeiten nur über die Webapplikation im Büro erfassen, weil sie beispielsweise keine Auswärtstermine haben, dann können Sie die Erfassung über die App deaktivieren.
Mit der Team- und Abteilungsleiterberechtigung können Sie das auch auf Benutzerebene einstellen. Weitere Infos dazu finden Sie unter Konfigurieren wer Zeiten bearbeiten darf.
Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die mobilen Apps (iOS und Android). Die Zeiterfassung über das Terminal ist von dieser Einstellung nicht betroffen.
2. Abwesenheitskalender
Sie können auswählen, ob Sie für in timr eingetragene Abwesenheitszeiten wie Urlaub oder Zeitausgleich einen Abwesenheitskalender zur Verfügung stellen. Dabei haben Sie die Möglichkeit jeweils nur Administratoren oder alle Benutzer für die unterschiedlichen Arbeitszeitarten zu berechtigen. Weitere Informationen: Ansicht des Abwesenheitskalenders und der Freigabe von Kalenderlinks.
Im Enterprise Plan können Sie festlegen, ob Mitarbeiter eigene Abwesenheiten, die Abwesenheiten der Teammitglieder und/oder die Abwesenheiten aller Mitarbeiter im Kalender sehen und zwischen den Ansichten hin und her schalten können.
3. Abwesenheitsanträge
In dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Sie als Administrator eine E-Mail Benachrichtigung erhalten möchten, wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag stellt.
Die Antragsfreigabe ist ausgegraut. Das bedeutet, dass Sie als Administrator immer die Anträge freigeben müssen.
Im Enterprise Plan haben Sie zusätzlich die Option, dass Teamleiter Anträge freigeben können und/oder E-Mail Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Abwesenheitsantrag von einem Teammitglied gestellt wurde.
Die Auswahlmöglichkeiten im Enterprise Plan sehen daher so aus:
- Die Antragsfreigabe erfolgt wahlweise durch Administratoren oder Teamleiter, oder durch beide. Eine Auswahl ist aber verpflichtend.
- Die E-Mail Benachrichtigung zur Freigabe kann entweder an Administratoren oder Teamleiter, an beide oder an keinen gehen.
4. Automatische Überprüfung
timr bietet eine automatische Überprüfung der Arbeitszeiten an. Dabei werden die erfassten Zeiten auf ihre Plausibilität geprüft. Es stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:
4.1. Überschneidungen prüfen
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, unterstützt timr Sie bei der Überprüfung der Arbeitszeiten hinsichtlich Überschneidungen. Wird beispielsweise an einem Tag von 8 - 12:50 gestempelt und 12:30 bis 17:00 Uhr nachgetragen, dann erkennt timr diese Überschneidung und Sie erhalten einen Hinweis. Weitere Details finden Sie in der Dokumentation unter Hinweise zu Überschneidungen.
4.2. Arbeitszeit überprüfen
Diese Funktion unterstützt Sie bei der Administration des Stunden- und Urlaubskontos. timr prüft die hinterlegten Arbeitszeitregeln und weist Sie auf fehlende Arbeitszeiteinträge oder mögliche Fehlbuchungen hin. Weitere Details dazu finden Sie in der Dokumentation zur automatischen Überprüfung der Arbeitszeiten.
4.2.1. Alle Regeln prüfen
Es werden alle Regeln geprüft wenn der Schieberegler grün ist.
4.2.2 Individuelle Einstellung welche Regeln geprüft werden
Indem Sie den grünen Regler deaktivieren (siehe Markierung) erhalten Sie eine Auflistung aller überprüfbaren Regeln. Sie können sich durch die Liste scrollen und die Überprüfungen individuell festlegen.
5. Apps
5.1. Positionserfassung in den timr Apps
Bei der Zeiterfassung über die timr App am Smartphone haben Sie die Möglichkeit die Position, also den Standort, beim Starten und Stoppen eines Eintrags mitzuerfassen. (Kein Live Tracking!)
In den Einstellungen Ihres timr Kontos können Sie generelle Regeln für die Positionserfassung festlegen (Markierung 1).
Sie können definieren, ob die Standorterfassung erforderlich ist um Zeiten mit der App am Smartphone erfassen zu können und wie genau die Positionserfassung sein soll.
Standardmäßig ist die Positionserfassung deaktiviert.
Außerdem können Sie auch eine automatische Löschung (Markierung 2) einstellen oder Positionen manuell löschen (Markierung 3).
Weitere Infos zu diesen Einstellungen finden Sie in unserem Doku-Artikel zu den Einstellungen für die Positionserfassung.
5.2. Start-/Stopp-Erinnerungen (Beta)
Es gibt in der App die Möglichkeit, Start-/Stop-Erinnerungen zu aktivieren. Diese können entweder standortbasiert (Markierung 4) oder auf Grund des Aufzeichnungsverhaltens (Markierung 5) erfolgen. Der Benutzer erhält dann auf seinem Smartphone eine Erinnerung als Push-Benachrichtigung.
5.2.1. Standortbasierte Start/Stop-Erinnerungen
Bei den standortbasierten Start-/Stop-Erinnerungen registriert die App, an welchem Standort der Benutzer sich regelmäßig einloggt. Kommt er dann in die Nähe des Standorts bzw. verlässt ihn und es läuft noch keine oder immer noch eine Arbeitszeitaufzeichnung, wird er darauf aufmerksam gemacht.
Für die Konfiguration stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Benutzerdefiniert: Es gibt keine kontoweite Einstellung, der Benutzer kann es individuell in der App einstellen
- Deaktiviert: Die Benutzer erhalten keine Erinnerungen
- Kleiner Radius (50 Meter): Der Benutzer erhält eine Erinnerung, wenn er außer-/innerhalb eines Radius von ca. 50 Metern ist
- Großer Radius (500 Meter): Der Benutzer erhält eine Erinnerung, wenn er außer-/innerhalb eines Radius von ca. 500 Metern ist
5.2.2. Start-/Stopp-Erinnerungen (Beta)
Bei der Start-/Stopp-Erinnerung erinnert timr den Benutzer basierend auf dem Aufzeichungsverhalten daran, die Arbeitszeiterfassung zu starten oder zu stoppen, sollte das einmal vergessen werden.
Zur Auswahl stehen:
- Benutzerdefiniert: Es gibt keine kontoweite Einstellung, der Benutzer kann es individuell in der App einstellen
- Aktiviert: Die Einstellung ist kontoweit aktiv
- Deaktiviert: Die Einstellung ist kontoweit inaktiv
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