Austritt eines Mitarbeiters - Benutzer deaktivieren – timr Support

1.1. Variante 1: Zeitkonto des Benutzers ist aktiv: Austrittsbuchung
1.2. Variante 2: Der Benutzer führt kein Zeitkonto

1. Benutzer deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie den Benutzer in timr deaktivieren. Je nachdem, wie dieser angelegt wurde, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten, die im Folgenden erläutert werden.

1.1. Variante 1: Zeitkonto des Benutzers ist aktiv: Austrittsbuchung

Wenn der Mitarbeiter initialisiert wurde, das Zeitkonto also aktiv ist, ist eine Austrittsbuchung notwendig. Sie können diese manuell erstellen, um Auszahlungen zu hinterlegen, oder automatisch mit dem nächsten Abschluss generieren.

1.1.1. Austrittsbuchung manuell erstellen

Wenn Sie die Auszahlung der überschüssigen Stunden oder Urlaubstage hinterlegen wollen, geht das nur mit einer manuellen Austrittsbuchung.

Gehen Sie dazu unter "Zeit- & Urlaubskonto"/"Alle Konten", wählen Sie den Benutzer aus und drücken Sie dann den Button "Austrittsbuchung erstellen".

Hinweis: Das Urlaubskontingent wird nicht automatisch mit dem Austrittsdatum aliquotiert.
Steht dem Mitarbeiter im Austrittsjahr weniger Urlaub zu, müssen Sie die überschüssigen Urlaubstage mit einer Urlaubskorrektur manuell ausbuchen.

Im folgenden Fenster nehmen Sie die Einstellungen für den Austritt vor:

Austrittsdatum festlegen (Markierung 1): Das Datum wird dem Benutzer automatisch hinterlegt. Mit Überschreitung des Austrittsdatums wird der Benutzer deaktiviert und die Lizenz wieder frei.
Auszahlung markieren (Markierung 2): Klicken Sie auf Auszahlen, wenn angefallene Mehrstunden, Überstunden, Zuschläge oder Urlaub ausbezahlt wurden.
Auszahlungs-Notiz prüfen (Markierung 3): Eine entsprechende Notiz wird automatisch eingefügt.
Individuelle Notiz hinzufügen (Markierung 4): Im Notizfeld können Sie der Austrittsbuchung eine eigene Notiz hinzufügen, die auf dem Stundennachweis abgedruckt wird.

Sie können sich zunächst eine Vorschau des Stundennachweises anzeigen lassen. Wenn hier alles passt, klicken Sie auf "Austritt buchen".

Damit wird eine Austrittsbuchung erstellt sowie, falls eingegeben, eine separate Auszahlungsbuchung.

Im erzeugten Stundennachweis ist das Austrittsdatum unter "Ausgetreten" hinterlegt. Außerdem wird das Urlaubsjahr angepasst.

Tipp: Die Austrittsbuchung ist sozusagen die finale Abschlussbuchung. Sie brauchen die Zeiten also nicht vorher abschließen.

Das Austrittsdatum wird unter Verwaltung/Benutzer automatisch bei dem Benutzer hinterlegt.

1.1.2. Austrittsdatum hinterlegen – Austrittsbuchung automatisch erstellen

Eine andere Möglichkeit ist es, beim Benutzer das Austrittsdatum zu hinterlegen. Das kann entweder manuell oder automatisch geschehen, beispielweise über den Azure Directory Sync (Enterprise Plan).

Bei dieser Variante wird automatisch bei Erstellen eines Abschlusses über den Zeitraum, in dem das Austrittsdatum liegt, die Austrittsbuchung erzeugt. Dadurch haben Sie allerdings nicht die Möglichkeit, die Auszahlungen einzugeben. Wenn Sie den Abschluss exportieren, ist die Austrittsbuchung darin enthalten.

1.2. Variante 2: Der Benutzer führt kein Zeitkonto

Wenn der Mitarbeiter nicht initialisiert wurde, können Sie ihn ganz einfach unter "Verwaltung"/"Benutzer" -> "Benutzer deaktivieren" deaktivieren. Damit wird das Benutzerkonto inaktiv und der Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen. Die Aufzeichnungen bleiben erhalten, sodass Sie diese auch im Nachhinein noch auswerten können.

Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier unter Punkt 4: Benutzer anlegen, bearbeiten und verwalten

2. Austritt rückgängig machen

Um einen Austritt rückgängig zu machen, klicken Sie auf die drei blauen Zeilen neben dem Austritt und wählen "Rückgängig machen". Dadurch wird automatisch auch das Austrittsdatum beim Benutzer gelöscht. Die Auszahlung bleibt zunächst stehen, kann aber natürlich auch rückgängig gemacht werden.