Austritt eines Mitarbeiters - Benutzer deaktivieren

1. Benutzer deaktivieren

1.1. Variante 1: Der Benutzer führt kein Zeitkonto

1.2. Variante 2: Zeitkonto des Benutzers ist aktiv: Austrittsbuchung

2. Austritt rückgängig machen

1. Benutzer deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie den Benutzer in timr deaktivieren. Je nachdem, wie dieser angelegt wurde, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:

1.1. Variante 1: Der Benutzer führt kein Zeitkonto

Wenn der Mitarbeiter nicht initialisiert wurde, können Sie ihn ganz einfach unter "Verwaltung"/"Benutzer" -> "Benutzer deaktivieren" deaktivieren. Damit wird das Benutzerkonto inaktiv und der Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen. Die Aufzeichnungen bleiben erhalten, sodass Sie diese auch im Nachhinein noch auswerten können.

Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier unter Punkt 4: Benutzer anlegen, bearbeiten und verwalten

1.2. Variante 2: Zeitkonto des Benutzers ist aktiv: Austrittsbuchung

Wenn der Mitarbeiter initialisiert wurde, das Zeitkonto also aktiv ist, ist eine Austrittsbuchung notwendig. Sie können diese manuell erstellen, um Auszahlungen zu hinterlegen, oder automatisch mit dem nächsten Abschluss generieren.

1.2.1. Austrittsbuchung manuell erstellen

Wenn Sie die Auszahlung der überschüssigen Stunden oder Urlaubstage hinterlegen wollen, geht das nur mit einer manuellen Austrittsbuchung. Gehen Sie dazu unter "Zeit- & Urlaubskonto"/"Alle Konten", wählen Sie den Benutzer aus und drücken Sie dann den Button "Austrittsbuchung erstellen".

Im folgenden Fenster können Sie das Austrittsdatum festlegen (Markierung 1), welches dem Benutzer automatisch hinterlegt und zu welchem er deaktiviert wird. Wenn die angefallenen Mehrstunden, Überstunden und Zuschläge oder der Urlaub ausbezahlt wurden, klicken Sie hier auf "Auszahlen" (Markierung 2). Eine entsprechende Auszahlungs-Notiz wird automatisch eingefügt (Markierung 3). Im Notizfeld (Markierung 4) können Sie der Austrittsbuchung noch eine individuelle Notiz hinzufügen, die auf dem Stundennachweis abgedruckt wird.

Sie können sich zunächst eine Vorschau des Stundennachweises anzeigen lassen. Wenn hier alles passt, klicken Sie auf "Austritt buchen".

Damit wird eine Austrittsbuchung erstellt sowie, falls eingegeben, eine separate Auszahlungsbuchung.

Im erzeugten Stundennachweis ist das Austrittsdatum unter "Ausgetreten" hinterlegt. Außerdem wird das Urlaubsjahr angepasst.

Tipp: Die Austrittsbuchung ist sozusagen die finale Abschlussbuchung. Sie brauchen die Zeiten also nicht vorher abschließen.

1.2.2. Austrittsdatum hinterlegen

Eine andere Möglichkeit ist es, beim Benutzer das Austrittsdatum zu hinterlegen. Das kann entweder manuell oder automatisch geschehen, beispielweise über den Azure Directory Sync (Enterprise Plan). Bei dieser Variante wird automatisch mit Erreichen des Stichtags eine Austrittsbuchung erstellt. Dadurch haben Sie allerdings nicht die Möglichkeit, die Auszahlungen einzugeben.

Sobald Sie dann einen Abschluss über den Zeitraum machen, in dem der Austritt liegt, bekommen Sie einen Hinweis, dass die Austrittsbuchung erzeugt wird. Wenn Sie den Abschluss exportieren, ist die Austrittsbuchung darin enthalten.

2. Austritt rückgängig machen

Um einen Austritt rückgängig zu machen, klicken Sie auf die drei blauen Zeilen neben dem Austritt und wählen "Rückgängig machen". Dadurch wird automatisch auch das Austrittsdatum beim Benutzer gelöscht. Die Auszahlung bleibt zunächst stehen, kann aber natürlich auch rückgängig gemacht werden.