Reisezeiten - Regeln für die Erfassung, Bewertung und Verbuchung festlegen

1. Konfiguration von Reisezeiten

1.1 Reisezeiten als Arbeitszeitart mit eigener Unterkategorie anlegen

1.2 Verbuchungslogik festlegen

2. Reisezeiten einsehen

2.1 Ansicht Zeitkonto und Urlaubskonto

2.2 Ansicht im Stundennachweis

3. Korrektur, Umbuchung und Auszahlung

4. Reisezeit und gesetzliche Grenzen

4.1 Reisezeit und Pause

4.2 Reisezeit und Höchstarbeitszeit

4.3. Reisezeit und Überstunden

Mit den neuen Funktionen für „Reisezeiten“ definieren Sie individuelle Regeln zur Erfassung, Bewertung und Verbuchung von aktiven und passiven Reisezeiten in Ihrem Unternehmen – abgestimmt auf Ihre betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen.

Das System ermöglicht eine differenzierte Behandlung von Reisezeiten, sodass diese gezielt von der regulären Arbeitszeit abweichend bewertet werden können.

Sie können dafür eigene Reisezeitarten konfigurieren und festlegen:

• auf welches Konto Reisezeiten verbucht werden – entweder auf das Zeitkonto oder auf ein separates Reisezeitkonto,
• wie Reisezeiten bewertet werden – vollständig vergütet oder nur anteilig angerechnet,
• und nach welcher Logik die Verbuchung erfolgt – unabhängig von der täglichen Normalarbeitszeit, abhängig von deren Lage oder abhängig von deren Dauer.

So lassen sich unterschiedliche Anforderungen, wie etwa die getrennte Behandlung von aktiver und passiver Reisezeit, einfach und nachvollziehbar abbilden.

Im individuellen Zeitkonto und im Stundennachweis sehen Sie und Ihre Mitarbeiter auf einen Blick, wann Reisezeiten angefallen sind und wie diese bewertet wurden.

1. Konfiguration von Reisezeiten

1.1 Reisezeiten als Arbeitszeitart mit eigener Unterkategorie anlegen

Im Menü Verwaltung > Arbeitszeitarten können Sie für Reisezeitarten in der betreffenden Arbeitszeitart Regeln für die Verbuchung und Bewertung festlegen.

1. Kategorie: Wählen Sie die Kategorie “Anwesenheitszeit” aus.
2. Unterkategorie: Als Unterkategorie für Reisezeiten stehen aktuell zur Verfügung:

• Aktive Lenkzeit
• Passive Reisezeit

3. Name: Vergeben Sie einen Namen
4. Kurzname: Hier können Sie einen Kurznamen vergeben
5. Beschreibung: Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu
6. Kleinste Einheit: Wählen Sie zwischen Minuten, Halber Tag und Tag
7. Veranlasst: Kennzeichnet, dass es sich um eine angeordnete bzw. vom Unternehmen veranlasste Reisezeit handelt. Diese Einstellung kann in Kombination mit Regeln oder Auswertungen relevant sein.
8. Verbuchung nach: Hier legen Sie die Verbuchungslogik fest (siehe 1.2.1)
    

1.1.1 Reisezeitarten definieren: aktive und passive Reisezeit

Für die Abbildung von Reisezeiten empfehlen wir, mindestens zwei Arbeitszeitarten zu verwenden:
 

1. Aktive Lenkzeit

Typischer Name: Aktive Lenkzeit (PKW)

Diese Arbeitszeitart wird verwendet, wenn der Mitarbeiter während der Reise aktiv einen PKW oder ein Fahrzeug lenkt.

2. Passive Reisezeit

Typischer Name: Passive Reisezeit 

Diese Arbeitszeitart wird verwendet, wenn während der Reise keine aktive Arbeitstätigkeit erfolgt (z. B. Zugfahrt oder Mitfahrt in PKW/Zug/Bus).

Passive Reisezeiten werden in der Praxis häufig anders bewertet (z. B. reduziert oder gar nicht als Arbeitszeit angerechnet).

1.2 Verbuchungslogik festlegen

Im Feld „Verbuchung nach“ definieren Sie, wie die gebuchte Reisezeit auf Konten angerechnet wird. Es gibt drei zentrale Varianten:
 

1.2.1 Unabhängig von der Normalarbeitszeit

Bei dieser Einstellung wird die gesamte gebuchte Reisezeit einheitlich behandelt, unabhängig davon, wann sie stattfindet oder wie lange sie dauert.

Das bedeutet:

• Die komplette Reisezeit wird ohne Aufteilung verbucht – es erfolgt keine Unterscheidung nach Uhrzeit oder Sollarbeitszeit.
• Sie entscheiden, ob die Zeit auf das Zeitkonto oder auf ein separates Reisezeitkonto gebucht wird.

Zusätzlich legen Sie fest, wie die Reisezeit hinsichtlich der Vergütung bewertet wird:

• z. B. 100 % vergütet: die gesamte Dauer wird auf das ausgewählte Konto angerechnet
• oder anteilig vergütet (z. B. 50 %): nur ein Teil der Reisezeit wird auf dem ausgewählten Konto berücksichtigt

1.2.2 Abhängig von der Lage der Normalarbeitszeit

Bei dieser Einstellung wird die Reisezeit abhängig davon verbucht, zu welcher Uhrzeit sie stattgefunden hat und ob sie innerhalb oder außerhalb der Normalarbeitszeit liegt.

Das bedeutet:

• Reisezeit innerhalb der Normalarbeitszeit wird dem Zeitkonto gutgeschrieben.
• Reisezeit außerhalb der Normalarbeitszeit wird auf das Reisezeitkonto gebucht.

Die gebuchte Reisezeit wird dabei automatisch auf die entsprechenden Konten (Zeitkonto und Reisezeitkonto) aufgeteilt – eine manuelle Trennung ist nicht erforderlich.

Zusätzlich können Sie für den Anteil außerhalb der Normalarbeitszeit eine abweichende Bewertung festlegen:

• z. B. 100 % vergütet
• oder reduziert vergütet (z. B. 50 %)

Das System berücksichtigt dabei automatisch die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Normalarbeitszeit (Sollzeit) des jeweiligen Mitarbeiters und ordnet die Reisezeit entsprechend korrekt zu.

Diese Variante eignet sich besonders, wenn Reisezeiten innerhalb der Arbeitszeit wie normale Arbeitszeit behandelt werden sollen, während Reisezeiten außerhalb separat ausgewiesen oder anders bewertet werden.

1.2.3 Abhängig von der Dauer der Normalarbeitszeit

Bei dieser Einstellung wird die Reisezeit abhängig von der täglich vorgesehenen Normalarbeitszeit (Sollzeit) verbucht – unabhängig davon, zu welcher Uhrzeit sie stattfindet.

Das bedeutet:

• Reisezeit wird bis zur Höhe der täglichen Normalarbeitszeit dem Zeitkonto gutgeschrieben.
• Reisezeit, die darüber hinausgeht, wird auf das Reisezeitkonto gebucht.

Die Aufteilung erfolgt automatisch auf Basis der Gesamtdauer der gebuchten Reisezeit – die konkrete Uhrzeit der Buchung spielt dabei keine Rolle.

Zusätzlich können Sie festlegen, wie die Reisezeit bewertet wird, z. B.:

• 100 % vergütet
• oder anteilig vergütet

Das System berücksichtigt dabei automatisch die im Arbeitszeitmodell hinterlegte tägliche Normalarbeitszeit (Sollzeit) des jeweiligen Mitarbeiters und teilt die Reisezeit entsprechend auf.

Diese Variante eignet sich besonders, wenn Reisezeiten unabhängig von ihrer Lage bewertet werden sollen – zum Beispiel bei Reisen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, bei denen dennoch bis zur Sollzeit eine normale Anrechnung erfolgen soll.

2. Reisezeiten einsehen

2.1 Ansicht Zeitkonto und Urlaubskonto

Sobald Reisezeiten erfasst werden, können Sie diese im Zeit- & Urlaubskonto einsehen.

Für Administratoren:
→ „Zeit- & Urlaubskonto“ / „Alle Konten“

Für Mitarbeiter:
→ „Zeit- & Urlaubskonto“

Wenn Reisezeiten auf das Zeitkonto gebucht werden, dann verändert sich der Saldo am Zeitkonto entsprechend.

Werden Reisezeiten auf ein eigenes Konto gebucht, erscheint in der Ansicht zusätzlich der Bereich “Reisezeiten”:

Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Reisezeitenkonto, dann sehen Sie eine detaillierte Ansicht:

• Konto alt: Saldo der Reisezeiten zum Zeitpunkt des letzten Abschlusses.
• Laufend: Reisezeiten, die seit dem letzten Abschluss in der aktuellen Periode erfasst wurden.
• Korrekturen: Manuelle Anpassungen durch Administratoren.
• Umbuchungen: Übertrag von Reisezeiten auf andere Konten (z. B. auf das Zeitkonto).
• Auszahlungen: Reisezeiten, die zur Abrechnung gebracht und aus dem Konto ausgebucht wurden.

• Konto neu: Aktueller Saldo der Reisezeiten zum heutigen Stand.

   

2.2 Ansicht im Stundennachweis

Im Stundennachweis sehen Sie:

Markierung 1: Gesamtsumme der Reisezeiten je Periode
Markierung 2: Tagesansicht der Buchungen
Markierung 3: Zuordnung der Reisezeit zum Reisezeitkonto

Am Ende des Stundennachweises finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Reisezeiten.

Die Übersicht enthält folgende Informationen:

Konto alt: Übertragsstand aus der Vorperiode

Laufend: Im aktuellen Zeitraum auf das Reisezeitenkonto gebuchte Reisezeiten

Korrekturen: Manuell vorgenommene Anpassungen durch berechtigte Personen

Umbuchungen: Übertrag von Reisezeiten auf andere Konten, z.B. ins Zeitkonto

Auszahlungen: Bereits ausgezahlte Reisezeiten

Konto neu: Berechneter Stand nach Berücksichtigung aller oben genannten Änderungen

In diesem Beispiel hat Karin 20:23h Reisezeit als Aktive Lenkzeit verbucht. Bisher wurde keine dieser Stunden auf ein anderes Konto umgebucht oder ausgezahlt. 

Am Ende des Stundennachweises finden Sie außerdem eine Aufschlüsselung der gebuchten Arbeitszeit je Arbeitszeitart. 

In unserem Beispiel sehen Sie hier, dass 20:23h auf die Arbeitszeitart “Reisezeit Aktiv” gebucht wurden und 7:35h auf die Arbeitszeitart “Reisezeit Passiv”.

3. Korrektur, Umbuchung und Auszahlung

Durch die getrennte Ausweisung der Reisezeiten behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über deren weitere Behandlung.

Reisezeiten können je nach Bedarf:

• korrigiert
• auf das Zeitkonto umgebucht
• oder ausbezahlt

werden.

Diese Funktionen finden Sie unter:
→ „Zeit- & Urlaubskonto“ / „Alle Konten“ / „Zeitkonto korrigieren“ (Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Zeitkonto korrigieren)

Um eine Aktion durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

• Benutzer und Stichtag auswählen: Legen Sie fest, für welche Person und zu welchem Zeitpunkt die Änderung erfolgen soll.
• Konto auswählen: Wählen Sie das entsprechende Reisezeitkonto, auf dem die Aktion durchgeführt werden soll.
• Aktion festlegen: Entscheiden Sie, ob eine Korrektur, Umbuchung oder Auszahlung erfolgen soll.
• Stundenanzahl definieren: Sie können entweder den gesamten Kontostand oder einen Teilbetrag bearbeiten.
• Notiz (optional): Ergänzen Sie bei Bedarf eine individuelle Notiz, z. B. zur Dokumentation des Grundes der Änderung.

Alle durchgeführten Aktionen werden nachvollziehbar dokumentiert und sind im Stundennachweis sowie in den entsprechenden Auswertungen ersichtlich (siehe Abschnitt 2: Reisezeiten einsehen)
 

4. Reisezeit und gesetzliche Grenzen

4.1 Reisezeit und Pause

Bei Reisezeiten wird das Verhalten von Pausen je nach Art der Reisezeit unterschiedlich berücksichtigt:

• Aktive Reisezeit wird bei der Pausenüberprüfung wie Arbeitszeit berücksichtigt.
• Passive Reisezeit wird vom System hingegen wie eine Pause behandelt und daher nicht als Arbeitszeit gewertet. Dadurch kann es vorkommen, dass bei längeren passiven Reisezeiten keine Pausenwarnung ausgelöst wird und/oder passive Reisezeit die Arbeitszeit aus Sicht der Pausenüberprüfung unterbricht:

Beispiel: 

• 5h Arbeitszeit (Kundenbesuch)
• 2h passive Reisezeit
• 4h Arbeitszeit (Homeoffice)

Ergebnis:

Es wird keine Pause abgezogen, da die 2h passive Reisezeit wie eine Pause gewertet werden.
 

4.2. Reisezeit und Höchstarbeitszeit

Bei der automatischen arbeitsrechtlichen Prüfung der Höchstarbeitszeit unterscheidet timr zwischen aktiver und passiver Reisezeit:

• Aktive Reisezeit (wenn ein Fahrzeug selbst gelenkt wird) gilt als Arbeitszeit und wird bei der Prüfung der Höchstarbeitszeit vollständig berücksichtigt.
• Passive Reisezeit (wenn man befördert wird) wird bei dieser Prüfung nicht als Arbeitszeit gewertet und daher nicht in die Höchstarbeitszeit eingerechnet.

Das hat folgende konkrete Effekte im System:

• Passive Reisezeit unterbricht die für die Prüfung relevante Arbeitszeit.
• Warnhinweise zur Überschreitung der Höchstarbeitszeit werden durch passive Reisezeit nicht ausgelöst. Weitere Informationen zu den Überprüfungen finden Sie hier.

• Ist automatisches Abschneiden aktiviert, berücksichtigt timr bei der Kürzung auf die Höchstarbeitszeit keine passive Reisezeit. Nur Arbeitszeit wird entsprechend reduziert.

   

4.3. Reisezeit und Überstunden

Wenn Sie das timr Überstunden-Modul verwenden gilt es in Kombination mit Reisezeiten folgendes zu berücksichtigen:

Sowohl aktive als auch passive Reisezeiten werden immer 1:1 auf das (je nach Konfiguration) Zeit- oder Reisezeitkonto gebucht. Diese Zeiten werden nicht als Überstunden gewertet und unterliegen keiner Zuschlagsberechnung.

Folgende Beispiele zeigen dies (Konfiguration Reiszeit wird auf das Reisezeit Konto gebucht):

Beispiel 1: 

Normale Arbeitszeit, Nacht-Überstunden werden als solche erkannt und bewertet (N100)

Beispiel 2:

Aktive oder Passive Reisezeit, wird auf das Reisezeit Konto gebucht aber nicht bezuschlagt:

Beispiel 3:

Passive Reisezeit konfiguriert mit "Verbuchen nach=Zeitkonto", wird auf das Zeitkonto gebucht und nicht bezugschlagt: