Überstunden und Zuschläge

Mit dem Modul „Überstunden und Zuschläge“ definieren Sie individuelle Regeln zur automatischen Erkennung und Berechnung von Überstunden und Zuschlägen, abgestimmt auf Ihre betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen.

Mit den konfigurierten Überstundenregelung erkennt das System automatisch, welche Art von Arbeitszeit vorliegt, und ordnet die Stunden klar getrennt den entsprechenden Konten zu:

• Plusstunden (z. B. im Rahmen von Gleitzeit) werden dem durchgerechneten Zeitkonto gutgeschrieben.

• Echte Überstunden – also zusätzliche Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte oder gesetzliche Normalarbeitszeit hinaus – werden dem Überstundenkonto zugewiesen.

• Zuschläge für Überstunden, Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit usw. werden automatisch berechnet und separat auf einem Zuschlagskonto in Zeit ausgewiesen.
  

Alle Arbeitszeiten werden damit korrekt, transparent und nachvollziehbar erfasst.

Im individuellen Zeitkonto und am Stundennachweis sehen Sie und Ihre Mitarbeiter auf einen Blick, wann welche Stunden geleistet wurden und wie sie abgerechnet werden sollten.

 

1. Konfiguration von Überstunden- und Zuschlagsregeln

1.1. Überstundenkonten anlegen
1.2. Veranlasste Überstunden
1.3. Überstundenkonto aktivieren

2. Überstundenkonten einsehen und verwalten

2.1. Ansicht Zeit- & Urlaubskonto
2.2. Ansicht im Stundennachweis

3. Auszahlung, Umbuchung, Korrektur

4. Pauschalen

5. Häufige Fragen zur Überstundenberechnung in timr

5.1. Was passiert bei sich überschneidenden Regeln?
5.2. Wie funktioniert die Berechnung an Feiertagen?

 

1. Konfiguration von Überstunden- und Zuschlagsregeln

1.1. Überstundenkonten anlegen

Unter "Verwaltung"/"Überstunden und Zuschläge" können Sie ein neues Überstundenkonto hinzufügen bzw. die angelegten Konten einsehen. Es wird automatisch dazu das entsprechende Zuschlagskonto angelegt.

Klicken Sie rechts oben auf “Überstundenkonto hinzufügen”, um die Eingabemaske zu öffnen.

Vergeben Sie folgende Parameter, um ein neues Überstundenkonto anzulegen:

Markierung 1: Wählen Sie eine Kategorie aus. Diese beeinflusst, wie die Grundstunde der Überstunde erfasst und verbucht wird:

• Kategorie Überstunde:
  Sowohl die Grundstunde als auch der Zuschlag der Überstunde werden dem Überstundenkonto bzw. dem entsprechenden Zuschlagskonto zugewiesen.
  Somit werden diese Stunden und Zuschläge gesondert behandelt und können z.B. einfach ausbezahlt werden.
  Auch eine manuelle Umbuchung auf das durchgerechnete Zeitkonto ist möglich, wenn ein Zeitausgleich vorgesehen ist.
  

• Kategorie Zuschlag:
  Die Grundstunde wird automatisch, ohne manuelle Umbuchung, dem regulären, durchgerechneten Zeitkonto gutgeschrieben und kann z. B. ohne weitere Maßnahmen durch Zeitausgleich konsumiert werden.
  Der Überstundenzuschlag selbst wird automatisch separat auf dem Zuschlagskonto erfasst und kann z. B. ausbezahlt werden.

So stellen Sie sicher, dass Arbeitszeit und Zuschläge flexibel und rechtssicher entsprechend Ihrer betrieblichen Vorgaben behandelt werden können.

Markierung 2: Vergeben Sie hier einen Namen für das Überstunden- und Zuschlagskonto. Der eingegebene Name wird automatisch am Ende des Stundennachweises angezeigt und erleichtert die eindeutige Zuordnung der erfassten Zeiten.

Markierung 3: Vergeben Sie hier ein individuelles Kurzzeichen für das Überstunden und Zuschlagskonto. Das Kurzzeichen wird direkt in der Tagesansicht des Stundennachweis verwendet und sollte nur wenige Zeichen haben.

Beispiel: TÜ50 - für Überstunden mit 50% Zuschlag, die nach der 10. Arbeitsstunde entstehen.

💡 Tipp: für die Lohnabrechnung ist meist die Zuschlagshöhe relevant - denken Sie daran bei der Vergabe des Kurznamens.

Markierung 4: Definieren Sie hier den prozentualen Zuschlag, der in Zeit automatisch berechnet wird. Die dadurch entstehenden zusätzlichen Stunden werden automatisch dem Zuschlagskonto zugewiesen.

Markierung 5: Bestimmen Sie hier, ob die Regelung auf Tagesbasis oder Wochenbasis greift, also ob Überstunden oder Zuschläge nach täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeit berechnet werden sollen.

Markierung 6: Hier markieren Sie alle Tage, an denen die Regel gelten soll.

Markierung 7: Soll es sich dabei um veranlasste Überstunden handeln oder sollen sie generell gelten? Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird die Regel nur dann angewendet, wenn im zutreffenden Zeitraum eine Arbeitszeitart gebucht ist, die als "veranlasst" gekennzeichnet ist. 
Wird hingegen eine Arbeitszeitart verwendet, die nicht als veranlasst definiert ist, werden die Stunden als normale Plusstunden dem Zeitkonto gutgeschrieben.

Weitere Informationen zu veranlassten Überstunden finden Sie unter Punkt 1.2.

Markierung 8: Hier definieren Sie, wann genau eine Regel greifen soll. 
Dafür stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, je nachdem, wie flexibel oder genau die Regel wirken soll. 

Verfügbare Optionen im Überblick:

• Ganztags: Die Regel gilt für den gesamten Arbeitstag, unabhängig von Uhrzeit oder geleisteter Stundenzahl.
  
  
• Zeitraum: Die Regel gilt nur innerhalb eines festgelegten Zeitfensters (z. B. von 20:00 bis 06:00 Uhr für Nachtzuschläge).
  
  
• Nur wenn die Tagesarbeitszeit über die angegebene Stundenzahl hinausgeht:
  Die Regel greift erst, wenn die tatsächliche Arbeitszeit eines Tages ein bestimmtes Stundenlimit überschreitet (z.B. wenn Überstunden erst aber der 10. Arbeitsstunde anfallen).
  
  
• Kombination aus Zeitraum und Tagesarbeitszeit überschritten:
  Die Regel wird angewendet, wenn beides zutrifft:
  • Die Arbeitszeit liegt im definierten Zeitraum und
  • Die Tagesarbeitszeit überschreitet eine bestimmte Stundenanzahl
    
    
• Ab Überschreitung der Sollarbeitszeit:
  Die Regel gilt, sobald die im Arbeitszeitmodell festgelegte Sollarbeitszeit überschritten wird.
  
  
• Ab Überschreitung der Sollarbeitszeit um X Stunden:
  Die Regel wird erst aktiv, wenn die Sollarbeitszeit um eine bestimmte Anzahl an Stunden überschritten wurde (z. B. 2 Stunden über Soll).
  
  
• Kombination: Überschreitung der Sollarbeitszeit um X Stunden und Zeitraum:
  Die Regel greift nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:
  • Der Mitarbeitende überschreitet die Sollarbeitszeit um X Stunden und
  • Die Arbeitszeit fällt zusätzlich in den definierten Zeitraum

 

1.2. Veranlasste Überstunden

Wie in Markierung 7 beschrieben, haben Sie die Möglichkeit, veranlasste (bzw. angeordnete) Überstunden gezielt in den Überstundenregeln zu berücksichtigen. 
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zwischen angeordneten (veranlassten) und nicht angeordneten Überstunden zu unterscheiden.

1.2.1. Was sind veranlasste Überstunden?

Veranlasste Überstunden sind nicht einfach nur zusätzliche Arbeitsstunden, sondern explizit angeordnete oder genehmigte Zeiten, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus geleistet werden.

Sie unterscheiden sich deutlich von freiwilligen Plusstunden, wie sie z. B. im Rahmen von Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit ohne direkte Anweisung entstehen.

Mit dieser Funktion stellen Sie sicher, dass ausschließlich tatsächlich angeordnete Überstunden korrekt erkannt, separat ausgewiesen und in weiterer Folge abgerechnet werden. Zudem können Sie besondere Zeiten innerhalb flexibler Arbeitszeitmodelle – wie z. B. Bereitschaftsdienste – rechtlich sauber erfassen, sodass Mitarbeitende ihren Anspruch auf Vergütung oder Zeitausgleich verlässlich geltend machen können.

Beispiel: Besondere Zeiten innerhalb der Gleitzeit
Ein Mitarbeiter mit Gleitzeit leistet von 20:00 bis 21:00 Uhr aktiven Bereitschaftsdienst – diese Stunde liegt zwar noch innerhalb des Gleitzeitrahmens, wurde aber vom Arbeitgeber extra angeordnet.
Durch die Buchung mit einer veranlassten Arbeitszeitart wird diese Stunde automatisch als veranlasste Überstunde erkannt und z. B. mit einem Zuschlag von 50 % bewertet.

1.2.2. So konfigurieren Sie veranlasste (angeordnete) Überstunden

Die Abbildung veranlasster Überstunden erfolgt im System über die Verknüpfung einer Arbeitszeitart mit einem entsprechend gekennzeichneten Überstundenkonto.

In der jeweiligen Arbeitszeitart aktivieren Sie die Option „veranlasst“.

Parallel dazu muss auch das Überstundenkonto als „veranlasste Überstunden“ definiert sein.

Sind beide Optionen gesetzt, wird die definierte Überstundenregel nur dann angewendet, wenn eine Arbeitszeitart mit dem Status „veranlasst“ verwendet wurde. In diesem Fall erfolgt die Buchung automatisch auf das Überstundenkonto.

Wichtig: Wird eine nicht als veranlasst gekennzeichnete Arbeitszeitart verwendet, wertet das System die geleisteten Stunden nicht als Überstunden, sondern als reguläre Plusstunden. Diese werden dem Zeitkonto gutgeschrieben – nicht dem Überstundenkonto.

 

1.2.3. Beispiel

Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet an einem Arbeitstag 3 Stunden über seine vertraglich festgelegte Sollarbeitszeit hinaus. 

Es ist in timr eine Überstundenregel hinterlegt, die nur bei veranlassten Überstunden greift.

Fall A: Keine veranlasste Arbeitszeitart

• Der Mitarbeiter bucht seine Zeit mit einer neutralen Arbeitszeitart (z. B. „Anwesenheitszeit“, nicht als veranlasst konfiguriert).

• Die Überstundenregel wird nicht angewendet, da die Arbeitszeitart nicht als veranlasst konfiguriert ist.

• Die 3 zusätzlichen Stunden gelten als freiwillig geleistete Stunden und werden dem regulären Zeitkonto gutgeschrieben.

• Es erfolgt keine Buchung auf das Überstundenkonto, auch kein Zuschlag.

Fall B: Veranlasste Arbeitszeitart

• Der Mitarbeiter bucht seine Zeit mit einer Arbeitszeitart, die als „veranlasst“ markiert ist (z. B. „Angeordnete Überstunde“).

• Die Überstundenregel erkennt die veranlasste Buchung.

• Die 3 Stunden werden automatisch dem Überstundenkonto zugewiesen. 

• Falls konfiguriert, wird zusätzlich ein Zuschlag berechnet (z. B. 50 %) und dem Zuschlagskonto gutgeschrieben.
  
  

1.3. Überstundenkonto aktivieren

Damit die Regeln aktiv werden, müssen sie in der jeweiligen Arbeitszeitregel hinterlegt werden.

Schritt 1: Gehen Sie dazu unter "Verwaltung"/"Arbeitszeitregeln", klicken Sie auf die drei blauen Striche und wählen "Arbeitszeitregel bearbeiten".

Schritt 2: Öffnen Sie den Reiter "Überstunden/Zuschläge" und aktivieren Sie das gewünschte Überstundenkonto mit den entsprechenden Regeln.

 

Unterschiedliche Überstundenregelungen je Arbeitszeitregel

Um in Ihrem Unternehmen verschiedene Überstundenregelungen – etwa aufgrund unterschiedlicher Tarif- oder Kollektivverträge oder für spezifische Berufsgruppen wie z. B. Lehrlinge – abzubilden, bietet timr eine flexible Lösung:

In der Arbeitszeitregel, die Sie dem Arbeitszeitmodell des jeweiligen Mitarbeiters zuweisen, können Sie verschiedene Überstundenkonten aktivieren.

Sobald die entsprechenden Überstundenkonten bei der Arbeitszeitregel konfiguriert sind, erfolgt für alle betroffenen Mitarbeitenden eine automatische Neuberechnung der Zeitkonten – und zwar immer dann, wenn ihr Arbeitszeitmodell die jeweilige Regel enthält.

Bestätigen Sie dafür dieses Dialogfeld:

 

2. Überstundenkonten einsehen und verwalten

2.1. Ansicht Zeit- & Urlaubskonto

Sobald die Überstundenregeln aktiviert sind, können Sie den Stand der Überstunden wie folgt einsehen:

Für Administratoren: Unter "Zeit- & Urlaubskonto"/"Aktuelle Salden" bzw. "Alle Konten"

Für Mitarbeiter: Unter "Zeit- & Urlaubskonto"

Dort sehen Sie und Ihre Mitarbeiter die aktuelle Summe aller Überstunden und Zuschläge:

• Alt: Übertrag aus dem letzten Zeitabschluss (Stand nach dem durchgeführten Monatsabschluss)
• Laufend: Summe der Überstunden und Zuschläge, die in der aktuellen Periode erfasst wurden (seit dem letzten Zeitabschluss)
• Gesamt: Aktueller Gesamtstand der Überstunden- und Zuschlagskonten zum heutigen Tag – also Alt + Laufend abzüglich Pauschalen, Korrekturen, Auszahlungen und Umbuchungen

Wichtig: Wenn Sie das Überstundenkonto als “Zuschlag” konfiguriert haben, dann wird die Grundstunde am Zeitkonto ausgewiesen, nicht am Überstundenkonto.

💡 Tipp: Detailansicht der Überstunden- und Zuschlagskonten 
Bewegen Sie den Mauszeiger über die angezeigten Stundenwerte – es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, das eine Kurzübersicht der einzelnen Überstunden- und Zuschlagskonten enthält.

So erhalten Sie auf einen Blick alle relevanten Informationen zu den gebuchten Stunden, ohne die Ansicht wechseln zu müssen.

In unserem Beispiel setzen sich die +16:57 Stunden unter Gesamt wie folgt zusammen:

• 6:26h laufen auf das WÜ50-Konto, das bedeutet, es wurden in der laufenden Periode 6:26h über die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden hinaus gearbeitet (WÜ50: Wochenüberstunden >40h)
• Zusätzlich waren auf diesem Konto vom letzten Abschluss (Konto alt) bereits 2:56h, welche mitgenommen wurden
• Aus diesen Überstunden mit dem Zuschlag von 50% errechnet sich der neue Stand von 14:03h.
• In der laufenden Periode wurde 1:12h über die Tagesarbeitszeit von 10 Stunden hinaus geleistet (TÜ50: Überstunden >10h)
• Darauf entfällt ein 50 %-Zuschlag, der weitere 0:36h ergibt
• Aus der alten Periode wurden 0:44h Überstunden mit 0:22h Zuschlag auf dem Tagesüberstundenkonto mitgenommen, sodass sich ein neuer Stand von 2:54h ergibt
  
  

2.2. Ansicht im Stundennachweis

Markierung 1: Gesamtsumme Überstunden und Zuschläge je Periode

Die geleisteten Überstunden und Zuschläge sind am Ende der Spalte Stunden Soll/Ist ausgewiesen. 

Markierung 2: Tagesansicht der Zeitbuchungen

In der Tagesansicht sehen Sie, an welchem Tag wie viele Überstunden entstanden sind und auf welches Überstundenkonto diese automatisch gebucht wurden (Markierung 3).

Am Ende des Stundennachweises finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung aller Überstunden- und Zuschlagskonten – getrennt nach jedem konfigurierten Überstundenkonto.

Die Übersicht enthält neben dem aktuellen Gesamtstand auch folgende Informationen:

Konto alt: Übertragsstand aus der Vorperiode

Laufend: Im aktuellen Zeitraum geleistete Überstunden

Pauschaliert: Anzahl der Überstunden, die im Rahmen einer monatlichen Pauschale berücksichtigt wurden

Korrekturen: Manuell vorgenommene Anpassungen durch berechtigte Personen

Umbuchungen: Übertrag von Stunden auf andere Konten, z.B. ins Zeitkonto

Auszahlungen: Bereits ausgezahlte Überstunden

Konto neu: Berechneter Stand nach Berücksichtigung aller oben genannten Änderungen

Gesamt: Gesamt-Saldo zum Stichtag

Beispiel:
In diesem Beispiel hat Karin 176:52h gearbeitet bei einer Sollzeit von 161:42h.

• 7:38h davon sind als Überstunden gebucht und laufen nicht ins Zeitkonto, sondern in das Überstundenkonto WÜ50 (6:26h) und TÜ50 (1:12h)

• Mit den Zuschlägen ergeben sich zusätzlich 3:49h.
  → 7:38h fließen auf das Überstundenkonto.
  → Das Zeitkonto zeigt einen Saldo von 7:32h.
  
  

3. Auszahlung, Umbuchung, Korrektur

Durch die genaue Trennung und Ausweisung der einzelnen Überstundenkonten und Zuschläge haben Sie die volle Kontrolle darüber, was mit diesen Stunden passiert. 

Falls Sie diese Übertstunden und/oder Zuschläge auszahlen, umbuchen oder korrigieren wollen, können Sie das unter "Zeit- & Urlaubskonto"/"Alle Konten" über den Button "Zeitkonto korrigieren" machen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Markierung 1 & 2: Wählen Sie den gewünschten Benutzer und den entsprechenden Stichtag, zu dem die Überstunden oder Zuschläge bearbeitet werden sollen.

Markierung 3: Wählen Sie das Überstunden- oder Zuschlagskonto, auf dem Sie eine Aktion durchführen möchten.

Markierung 4: Legen Sie fest, welche Aktion Sie ausführen möchten:

• Auszahlung
• Korrektur
• Umbuchung auf das Zeitkonto

Markierung 5: Hier sehen Sie den aktuellen Stand der Überstunden bzw. Zuschläge zum gewählten Stichtag. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt automatisch die Gesamtstundenanzahl in das Eingabefeld.

Markierung 6: Wenn Sie nicht den gesamten Kontostand, sondern nur einen Teilbetrag bearbeiten möchten, können Sie diesen hier manuell eingeben.

Markierung 7: Standardmäßig wird eine automatische Notiz zur Aktion hinterlegt.
Diese können Sie individuell anpassen oder ergänzen, z. B. mit dem Grund der Auszahlung oder Umbuchung oder für welchen Monat sie Überstunden auszahlen.

Die Auszahlungen, Korrekturen oder Umbuchungen werden sowohl im Stundennachweis festgehalten als auch im Export der Abschlüsse exportiert. Weitere Informationen dazu finden Sie in folgender Doku: Abschlüsse, Stundennachweise und Auszahlungen exportieren

4. Pauschalen

Falls Sie einen All-In Vertrag oder eine Überstundenpauschale haben, können Sie einstellen, wie die Überstunden behandelt werden sollen. Genaue Informationen dazu finden Sie in dieser Doku: Überstundenpauschale hinterlegen

5. Häufige Fragen zur Überstundenberechnung in timr

5.1. Was passiert bei sich überschneidenden Regeln?

Wenn sich mehrere Regeln überschneiden, gelten folgende Prioritäten:

• Die Regel mit dem höheren Zuschlag wird vorrangig angewendet.
• Tagesbasierte Regeln haben Vorrang vor wochenbasierten Regeln.

5.2. Wie funktioniert die Berechnung an Feiertagen?

1. Arbeit an einem arbeitsfreien Feiertag (laut Arbeitszeitmodell):
Wenn an einem (lt. Arbeitszeitmodell) arbeitsfreien Feiertag gearbeitet wird und eine entsprechende Feiertagsregel hinterlegt ist, werden die geleisteten Stunden vollständig als Überstunden inklusive Zuschlag bewertet und ausgewiesen.

2. Feiertag fällt auf einen regulären Soll-Arbeitstag:
In diesem Fall wird der Feiertag zunächst wie ein normaler Arbeitstag vergütet.
Werden an diesem Tag zusätzlich Arbeitsstunden geleistet, gilt:

• Die Arbeitsstunden innerhalb der Sollarbeitszeit werden als regulär bezahlt.
• Nur die über die Sollzeit hinausgehende Arbeitszeit wird als Überstunde mit Zuschlag gewertet – sofern eine entsprechende Regel definiert ist.

 

Wichtiger Hinweis zur rechtlichen Bewertung

Die in timr abbildbaren Regeln und Konfigurationen ermöglichen eine flexible und betriebsindividuelle Gestaltung.
Ob die gewählte Umsetzung arbeitsrechtlich zulässig ist, hängt vom jeweiligen Tarif- bzw. Kollektivvertrag, gesetzlichen Vorgaben und betrieblichen Vereinbarungen ab.

Bitte prüfen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen oder lassen Sie sich durch eine arbeitsrechtliche Fachperson beraten.