Abschluss erstellen

Inhalt

1. Zeitraum abschließen

   1.1. Vorschau erstellen

   1.2. Abschluss erstellen

   1.3. Vorschau und Abschluss für Teams erstellen (Enterprise Plan)

2. Stundennachweis herunterladen

3. Excel Export

4. Abschluss zurücknehmen

Um den Überblick über den Stand am Stunden- und Urlaubskonto zu behalten, ist es sinnvoll regelmäßig einen Abschluss zu erstellen. Mit dem Abschluss werden die Sollstunden eines Mitarbeiters mit seinen Ist-Stunden abgerechnet. Das Gleiche gilt für Urlaubsanspruch und verbrauchten Urlaub eines Mitarbeiters. Diese Daten sind vor allem für die Lohnverrechnung relevant. In vielen Unternehmen wird der Abschluss am Ende des Monats erstellt. Es ist jedoch auch ein Abschluss zu einem anderen Stichtag möglich.

1.  Zeitraum abschließen

1.1. Vorschau erstellen

Bevor Sie den Zeitraum endgültig abschließen, können Sie dazu ebenfalls wieder eine Vorschau erstellen. 

Wenn Sie hier zum Beispiel feststellen, dass ein Krankenstand bei einem Mitarbeiter nicht verbucht wurde, können Sie das vor dem Abschluss noch korrigieren (siehe dazu Artikel: Buchen von Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankenstand, etc.)).

Vorschau für alle Mitarbeiter erstellen

Indem Sie bei Benutzer auf X klicken, ändern Sie die Auswahl zu "Alle", oder wählen Sie im Dropdown Menü "Alle" aus. Legen Sie den Stichtag fest und wählen den Button "Vorschau Stundennachweis". Es werden nun die Vorschau-PDFs aller Mitarbeiter im Download Ordner abgespeichert und können zur Kontrolle an die Benutzer verschickt werden.

1.2. Abschluss erstellen

Sie können den Abschluss für 1 Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter erstellen. 

Um einen Abschluss für alle Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie "Alle".

Um den Abschluss nur für 1 Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus:

Sobald Sie auf "Abschließen" klicken wird der Abschluss erstellt. Dabei wird der Stundennachweis für diese Periode automatisch erstellt und heruntergeladen. Gleichzeitig werden alle Einträge des gewählten Zeitraums auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.  

1.3. Vorschau und Abschluss für Teams erstellen (Enterprise Plan)

Als Teamleiter oder Administrator können Sie abhängig von Ihren Berechtigungen für Ihr Team eine Vorschau vom Stundennachweis und Abschlüsse erstellen. Dazu öffnen Sie im Zeit- & Urlaubskonto "Zeitraum abschließen" wie unter Punkt 1 beschrieben. Im Enterprise Plan steht hier das Auswahlfeld "Organisation" zur Verfügung. Vorausgewählt sind alle Mitarbeiter, durch Klick in das Feld "Alle" öffnet sich das Drop-Down-Menü und Sie können das gewünschte Team auswählen.

Nun können Sie den Stichtag wählen und entweder "Vorschau Stundennachweis" wenn Sie die Einträge noch prüfen möchten, oder "Abschließen" um die Abschlüsse für Ihr Team zu erstellen.

2. Stundennachweis herunterladen

4. Abschluss zurücknehmen

Wenn Sie nach dem Abschluss eines Zeitraums feststellen sollten, dass z.B. Einträge fehlen, haben Sie die Möglichkeit den Abschluss wieder zurückzunehmen. Dazu machen Sie den Abschluss rückgängig, indem Sie auf den Bearbeitungsbutton links neben dem entsprechenden Abschluss gehen und dann auf "Rückgängig machen" klicken und im Hinweisfeld nochmals mit "Rückgängig machen" bestätigen.

Hinweis: Da die Abschlüsse aufeinander aufbauen, kann immer nur vom aktuellsten zum ältesten Abschluss, also von oben nach unten, rückgängig gemacht werden.

Anschließend können Sie für den betreffenden Zeitraum neue Einträge erstellen. Bestehende Einträge können Sie jedoch nicht einfach ändern, da deren Status beim Abschluss auf "Abgeschlossen" gesetzt wurde und dieser Status auch nach dem Löschen des Abschlusses erhalten bleibt. 

Sollten Sie dennoch bestehende Einträge bearbeiten müssen, können Sie als Administrator den Status eines Eintrags auf "Veränderbar" zurücksetzen. Dazu gehen Sie unter Aufzeichnung/Arbeitszeit auf das Bearbeitungssymbol links neben dem entsprechenden Eintrag und klicken auf "Status auf Veränderbar setzen". So geben Sie tatsächlich nur jene Einträge für den Mitarbeiter frei, die noch zu bearbeiten sind, und müssen danach nicht noch einmal alle Einträge überprüfen. 

Danach können Sie den Eintrag bearbeiten. 

Hinweis:

Sie können immer nur jeweils den aktuellsten Eintrag im Menü "Berichte/Zeitkonto" löschen. Wenn Sie am Februar Abschluss noch Änderungen durchführen möchten, müssen Sie zuvor die Abschlüsse der Folgemonate in chronologisch absteigender Reihenfolge löschen (Erst April, dann März, …)
Danach können Sie auch den Februar Abschluss löschen.