Abschluss erstellen – timr Support

Inhalt

Um den Überblick über den Stand am Stunden- und Urlaubskonto zu behalten, ist es sinnvoll regelmäßig einen Abschluss zu erstellen. Mit dem Abschluss werden die Sollstunden eines Mitarbeiters mit seinen Iststunden abgerechnet. Das Gleiche gilt für Urlaubsanspruch und verbrauchten Urlaub eines Mitarbeiters. Diese Daten sind vor allem für die Lohnverrechnung relevant. In vielen Unternehmen wird der Abschluss am Ende des Monats erstellt. Es ist jedoch auch ein Abschluss zu einem anderen Stichtag möglich.

1. Zeitraum abschließen

Klicken Sie auf "Zeitraum abschließen" um einen Abschluss zu machen. Der Abschluss erfolgt zu einem Stichtag (Periodenende, also zb Monatsende) und schließt den Zeitraum vom letztem Abschluss bis zu diesem Stichtag ein.

Hinweis: timr unterstützt Sie beim Erstellen eines Abschluss durch eine automatische Validierung. Dabei wird vom System ein Hinweis angezeigt (siehe Screenshot Oranges Hinweisfeld), zum Beispiel wenn an einem Arbeitstag keine Zeit gebucht wurde. Diese Information dient als Hinweis und Unterstützung für Sie. Einen Abschluss können Sie trotzdem jederzeit erstellen. Weitere Infos zur automatischen Validierung finden Sie in unserem Doku-Artikel Automatische Überprüfung der Arbeitszeiten.

1.1. Vorschau

Bevor Sie den Zeitraum endgültig abschließen, können Sie dazu ebenfalls wieder eine Vorschau erstellen.

Wenn Sie hier zum Beispiel feststellen, dass ein Krankenstand bei einem Mitarbeiter nicht verbucht wurde, können Sie das vor dem Abschluss noch korrigieren. (siehe dazu Artikel: Buchen von Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankenstand, etc.))

1.2. Abschluss

Sie können den Abschluss für 1 Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter erstellen.

Um einen Abschluss für alle Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie "Alle Mitarbeiter".

Um den Abschluss nur für 1 Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus:

Sobald Sie auf "Abschließen" klicken wird der Abschluss erstellt. Dabei wird der Stundennachweis für diese Periode automatisch erstellt und heruntergeladen. Gleichzeitig werden alle Einträge des gewählten Zeitraums auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.

2. Stundennachweis herunterladen

Sie können den Stundennachweis zu einem Abschluss auch nachtäglich herunterladen. Auch die Mitarbeiter können ihren Stundennachweis jederzeit selbständig herunterladen. Gehen Sie dazu ins Zeit- & Urlaubskonto und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol links neben dem betreffend Abschluss. Danach klicken Sie auf "Stundennachweis herunterladen".

3. Excel Export

Für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung der Daten des Zeitkontos steht in timr ein Excel Export zur Verfügung. Diesen können Sie analog zu jedem Abschluss im Zeitkonto erstellen.

Der Excel Export beinhaltet Angaben zu Soll-Arbeitszeit, Ist-Arbeitszeit und weitere Informationen zum Stundensaldo.

4. Abschluss zurücknehmen

Wenn Sie nach dem Abschluss eines Zeitraums feststellen sollten, dass Einträge fehlen, haben Sie die Möglichkeit den Abschluss wieder zurückzunehmen. Dazu löschen Sie den Abschluss, indem Sie auf den Bearbeitungsbutton links neben dem entsprechenden Abchluss gehen und dann auf "Löschen" klicken.

Anschließend können Sie für den betreffenden Zeitraum neue Einträge erstellen. Bestehende Einträge können Sie jedoch nicht einfach ändern, da deren Status beim Abschluss auf "Abgeschlossen" gesetzt wurde und dieser Status auch nach dem Löschen des Abschlusses erhalten bleibt.

Sollten Sie dennoch bestehende Einträge bearbeiten müssen, können Sie als Administrator den Status eines Eintrags auf "Veränderbar" zurücksetzen. Dazu gehen Sie unter Aufzeichnung/Arbeitszeit auf das Bearbeitungssymbol links neben dem entsprechenden Eintrag und klicken auf "Status auf Veränderbar setzen". So geben Sie tatsächlich nur jene Einträge für den Mitarbeiter frei, die noch zu bearbeiten sind, und müssen danach nicht noch einmal alle Einträge überprüfen.

Danach können Sie den Eintrag bearbeiten.

Hinweis:

Sie können immer nur jeweils den aktuellsten Eintrag im Menü "Berichte/Zeitkonto" löschen. Wenn Sie am Februar Abschluss noch Änderungen durchführen möchten, müssen Sie zuvor die Abschlüsse der Folgemonate in chronologisch absteigender Reihenfolge löschen (Erst April, dann März, …)
Danach können Sie auch den Februar Abschluss löschen.