Konfiguration von Arbeitszeitmodellen

1. Hinzufügen von Arbeitszeitmodellen

2. Beispiele Arbeitszeitmodelle

3. Option "Arbeitstage flexibel"

4. Alternierende Arbeitszeitmodelle

5. Arbeitszeitregel zuweisen

6. Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit festlegen

7. Arbeitszeitmodelle archivieren

1. Hinzufügen von Arbeitszeitmodellen

Sie können in timr verschiedene Arbeitszeitmodelle für Ihre Mitarbeiter festlegen. Die Arbeitszeitmodelle können unter Verwaltung/Arbeitszeitmodelle hinzugefügt und verwaltet werden.

Geben Sie dem Zeitmodell einen sprechenden Namen und erfassen Sie die Sollzeit je Tag. Weiters können Sie optional eine Arbeitszeitregel und Pausenregeln festlegen.

Infos zur Konfiguration von Arbeitszeitregeln und Pausenmodellen finden Sie hier. 

Tipp: Um das Anlegen zu erleichtern, können Sie auch ein bereits erstelltes Arbeitszeitmodell duplizieren und anpassen.

2. Beispiele Arbeitszeitmodelle

2.1. Vollzeit:

2.2.  Teilzeit 80%:

2.3. Teilzeit 50% (gleichmäßig aufgeteilt auf Mo - Fr):

2.4. Teilzeit (individuell aufgeteilt):

3. Option „Arbeitstage flexibel“

Wenn Sie für ein Arbeitszeitmodell die Option „Arbeitstage flexibel“ aktivieren, entfällt die automatische Überprüfung „Keine Arbeitszeit erfasst für Arbeitstag“.

Das bedeutet: Auch wenn im Arbeitszeitmodell für einen bestimmten Tag eine Sollzeit hinterlegt ist, wird die Überprüfung an diesem Tag nicht erzeugt, falls keine Arbeitszeit erfasst wurde.

Diese Funktion eignet sich besonders für Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, z. B. bei Gleitzeit, Honorarkräften oder Teilzeitmodellen ohne feste Wochentage.

 

3.1. Konfiguration

So aktivieren Sie diese Funktion:

Schritt 1: Gehen Sie unter Verwaltung > Arbeitszeitmodelle.

Schritt 2: Öffnen Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell.

Schritt 3: Aktivieren Sie die Checkbox „Arbeitstage flexibel“.

3.2. Beispiele für Anwendungsfälle

Beispiel 1: Gleitzeit ohne feste Wochentage

• Mitarbeiterprofil: Softwareentwickler im Homeoffice mit Gleitzeit
• Arbeitsweise: 40-Stunden-Woche, Arbeitszeit ist flexibel auf Mo–Fr verteilt, arbeitet z. B. in einer Woche Di, Mi, Fr, in der nächsten nur Mo bis Mi
• Vorteil: Ohne diese Option würde das System an allen Wochentagen prüfen, ob Arbeitszeit erfasst wurde und eine Fehlermeldung ausgeben. Mit aktivierter Option entfällt diese unnötige Prüfung.

Beispiel 2: Honorarkraft in der Erwachsenenbildung

• Mitarbeiterprofil: Lehrbeauftragte an einer Bildungseinrichtung
• Arbeitsweise: Gibt Kurse an wechselnden Tagen (z. B. Woche 1: Mo + Mi, Woche 2: nur Fr), keine fixen Arbeitstage
• Vorteil: Es wird nur an tatsächlichen Kurstagen Zeit erfasst. Mit der Option gibt es keine Fehlermeldungen an Tagen ohne Kurse.

Beispiel 3: Teilzeit mit wechselnden Wochentagen

• Mitarbeiterprofil: Teilzeitkraft, 20 Stunden/Woche
• Arbeitsweise: Keine festen Arbeitstage, Abstimmung jede Woche individuell, z. B. einmal Mo + Do, in der nächsten Woche Di + Fr)
• Vorteil: Das Modell sieht 20 Wochenstunden vor, jedoch nicht an fixen Tagen. Mit der Option werden keine unnötigen Warnungen für „fehlende“ Arbeitszeiten angezeigt.
   

4. Alternierende Arbeitszeitmodelle

Neben fixen Arbeitszeitmodellen können Sie auch alternierende Arbeitszeitmodelle konfigurieren. Diese eignen sich z. B., wenn sich die Arbeitstage und/oder Arbeitszeiten im Wochenrhythmus ändern (etwa eine kurze und eine lange Woche im Wechsel). Die hinterlegte Wochenabfolge wiederholt sich automatisch fortlaufend.
 

4.1. Konfiguration

Erstellen Sie ein neues Arbeitszeitmodell, vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung und wählen Sie in der Arbeitszeitmodellkonfiguration unter "Modelltyp" nicht "fixe Woche", sondern die Option "Alternierende Wochen" aus.

4.1.1. Konfiguration der Arbeitswochen

Haben Sie die Option "Alternierende Wochen" ausgewählt, öffnet sich der Bereich zur Konfiguration der einzelnen Wochen weiter unten automatisch. 

Markierung 1: Vergeben Sie für jede Woche einen Namen. Später beim Zuweisen eines Mitarbeiters können Sie festlegen, mit welcher Woche im Modell er starten soll. 

Markierung 2: Tragen Sie hier die genauen Sollstunden pro Wochentag ein.

Markierung 3: Fügen Sie beliebig viele Wochen hinzu, je nachdem, wie Ihr Modell aufgebaut ist.

Markierung 4: Hier wird der Durchschnitt der Wochenstunden aller angelegten Wochen angezeigt.

Hinweis: Sobald Sie das alternierende Arbeitszeitmodell gespeichert haben, können Sie aktuell keine weiteren Wochen mehr hinzufügen. Sie können allerdings die einzelnen Tage der konfigurierten Wochen bearbeiten. 
 

4.1.2. Konfiguration der Urlaubsberechnung

Standardmäßig werden die Urlaubstage anhand der festgelegten Sollarbeitstage berechnet. 

Falls die Urlaubstage abweichend von den konfigurierten Sollarbeitstagen berechnet werden sollen, deaktivieren Sie das Häkchen und konfigurieren Sie die einzelnen Wochentage, welche zur Urlaubsberechnung berücksichtigt werden sollen.

4.2. Aktivierung des Arbeitszeitmodells

Bei der Initialisierung bzw. der Zuweisung des Modells wählen Sie, mit welcher Woche gestartet werden soll. 
So können Sie beispielsweise Mitarbeiter abbilden, die gegengleich arbeiten, ohne ein neues Modell anlegen zu müssen – einer beginnt mit einer kurzen, der andere mit der langen Woche. In der folgenden Woche wird automatisch gewechselt. 

5. Arbeitszeitregel zuweisen

Wenn Sie eine Arbeitszeitregel mit Vorgaben wie zB automatischen Pausen, Höchstarbeitszeiten, Gleitzeit oder Kernzeitvorgaben etc. erstellt haben, weisen Sie diese Arbeitszeitregel dem/den Arbeitszeitmodell(en) zu, bei denen die Regeln angewendet werden sollen. Wenn Sie in das Feld bei den Arbeitszeitregeln klicken, erhalten Sie die Auswahl der angelegten Regeln und können das gewünschte Modell wählen. Informationen zu den Arbeitszeitregeln und Pausen finden Sie in -> dieser Dokumentation. 

6. Verhältnis von Projektzeit zu Arbeitszeit festlegen

Wenn Sie neben Arbeitszeit auch Projektzeit erfassen, können Sie im Arbeitszeitmodell zusätzlich auch definieren wieviel % der Arbeitszeit unbedingt auf die Projektzeit entfallen müssen. Dazu geben Sie ein Verhältnis in % an.

7. Arbeitszeitmodelle archivieren

Um einen Überblick zu behalten, können Sie diejenigen Arbeitszeitmodelle, die Sie aktuell nicht benötigen, archivieren. Werfen Sie dazu einen Blick in die Spalte "Benutzer": Hier wird Ihnen angezeigt, wievielen Benutzern das Modell aktuell zugeordnet ist. 
Hinweis: Es können nur Modelle archiviert werden, die aktuell keinem Benutzer zugewiesen sind.

Um ein Arbeitszeitmodell zu archivieren, klicken Sie auf die drei blauen Striche und klicken "Arbeitszeitmodell archivieren".

Über den "Status"-Button können Sie filtern, ob die aktiven, archivierten oder alle Modelle angezeigt werden sollen. Sie können die archivierten Modelle jederzeit wieder aktivieren.