Die Auswahl der Einheit des Urlaubskontos erfolgt bei der Initialisierung des Zeitkontos und kann nach der Initialisierung nicht mehr geändert werden. Wir haben für Sie die relevanten Informationen zusammengefasst, wann Sie ein Urlaubskonto in Stunden und wann in Tagen führen sollten.
1. Urlaubskonto in Stunden
2. Urlaubskonto in Tagen
3. Variable Tagesarbeitsstunden, Urlaubskonto in Tagen
4. Gleitzeit, Urlaubskonto in Tagen
Tage oder Stunden - unsere Empfehlung:
-> Hat ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag jeden Tag gleich viele Arbeitsstunden (= Sollstunden pro Arbeitstag gleichbleibend), dann wählen Sie die Einheit "Tage".
-> Sind die täglichen Arbeitszeiten laut Arbeitsvertrag variabel (= Sollstunden pro Arbeitstag variierend), dann wählen Sie die Einheit "Stunden".
Hinweis: Wird das Urlaubskonto in Stunden geführt, wird auch der Urlaubsanspruch im Zeit- & Urlaubskonto in Stunden angezeigt. Den Urlaub in Tagen anzuzeigen ist nicht möglich, weil die Stundenanzahl pro Tag variiert.
Möchten Sie ein Konto für einen Benutzer von Tagen auf Stunden umstellen, wenden Sie sich bitte an den Support.
1. Urlaubskonto in Stunden
Wann sollten Sie Ihr Urlaubskonto in Stunden führen:
- Wenn die vorgegebene Arbeitszeit (Sollstunden) je nach Wochentag variiert.
- Wenn geplant ist, dass ein Mitarbeiter das Arbeitszeitmodell wechselt, sich also die Wochenarbeitszeit erhöht oder verringert.
Bei der Initialisierung wählen Sie im Dialogfenster "Urlaub/Feiertage" die Einheit "Stunden". Der Urlaubsanspruch im Feld "Urlaub pro Jahr" wird aber in Tagen angegeben und von timr automatisch in Stunden umgerechnet.
Urlaube werden, ausgehend von der hinterlegten Sollzeit der beantragten Tage, in Stunden abgerechnet.
Beispiel: Hat ein Mitarbeiter eine 5-Tage Woche, in der er von Montag bis Donnerstag jeweils 8:30 Stunden arbeitet und am Freitag 6 Stunden, geben Sie die Einheit des Urlaubskontos in Stunden an. Bei 25 Urlaubstagen beträgt der Anspruch daher: 25 Tage x 40 Wochenstunden = 200 Stunden Urlaubsanspruch.
Wird an einem Tag mit 8 Stunden Arbeitszeit (Sollzeit) Urlaub beansprucht, werden 8 Stunden vom Urlaubskonto abgezogen. Ist der Arbeitstag mit 6 Stunden hinterlegt, werden 6 Stunden vom Urlaubskonto abgezogen.
1.1. Berichtigung des Urlaubskontos bei Wechsel des Arbeitszeitmodells
Wird das Arbeitszeitmodell im Laufe des Urlaubsjahres geändert, muss der Urlaubsanspruch manuell angepasst werden (siehe Urlaubssaldo korrigieren).
Der Anspruch muss auch im Benutzerkonto unter "Verwaltung/Benutzer" angepasst werden.
Beispiel: Das Konto eines Mitarbeiters wird nach 6 Monaten Vollzeit auf ein Arbeitszeitmodell mit 20 Wochenstunden umgestellt. Der Urlaubsanspruch muss manuell berichtigt werden. Ausschlaggebend für die anteilige Berechnung ist das Urlaubsjahr. Für die ersten 6 Monate im Vollzeitmodell besteht ein Anspruch von insgesamt 100 Stunden. Für die restlichen 6 Monate des Urlaubsjahrs halbiert sich der Anspruch um 50 Stunden. Es müssen daher minus 50 Stunden im Zeit- & Urlaubskonto unter "Urlaub berichtigen" eingegeben werden.
2. Urlaubskonto in Tagen
Wann sollten Sie Ihr Urlaubskonto in Tagen führen:
- Wenn die vorgegebene Arbeitszeit (Sollstunden) an allen Wochentagen gleich bleiben
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine 5-Tage-Woche, in der er von Montag bis Freitag 8 Stunden arbeitet. In diesem Fall ist jeder Urlaubstag gleich lang. Das Urlaubskonto kann daher in Tagen geführt werden.
2.1. Wechsel des Arbeitszeitmodells bei gleichbleibender Anzahl von Arbeitstagen
Wird das Arbeitszeitmodell gewechselt und die Arbeitstage bleiben gleich, bleibt auch der Urlaubsanspruch gleich. Der Urlaubsanspruch im Benutzerkonto muss in diesem Fall nicht angepasst werden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat bei einer Vollzeitbeschäftigung an 5 Tagen einen Anspruch von 25 Urlaubstagen. Arbeitet er künftig von Montag bis Freitag nur noch 4 statt 8 Stunden, bleibt der Urlaubsanspruch von 25 Tagen gleich.
2.2. Wechsel des Arbeitszeitmodells bei geänderter Anzahl von Arbeitstagen
Wechselt ein Mitarbeiter das Arbeitszeitmodell von z.B. 5 Tagen auf 3 Arbeitstage pro Woche, ändert sich der Urlaubsanspruch und das Urlaubskonto muss berichtigt werden.
Gehen wir von 5 Wochen Urlaub bei 5 Arbeitstagen von insgesamt 25 Urlaubstagen aus, so reduziert sich bei 5 Wochen Urlaub mit 3 Arbeitstagen der Urlaubsanspruch auf 15 Tage (5 x 3=15).
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Vollzeit mit 25 Tagen Urlaub und wechselt nach 6 Monaten das Arbeitszeitmodell auf 3 Tage. Der Urlaubsanspruch beträgt in diesem Fall nur noch 15 Tage. Das bedeutet, dass er in der ersten Hälfte des Urlaubsjahres insgesamt 12,5 Urlaubstage beanspruchen darf. Für die zweite Hälfte reduziert sich der Anspruch durch das neue Arbeitszeitmodell auf 6,5 Tage (die Hälfte von 15). Die Differenz von 6,5 Tagen muss daher im "Zeit- & Urlaubskonto" über "Urlaub korrigieren" als Minus berichtigt werden.
Hinweis: Ändert sich der Urlaubsanspruch, so ist der neue Anspruch unter "Verwaltung/Benutzer" anzupassen. Beachten Sie auch bereits konsumierte bzw. geplante Tage. Diese müssen mit den geänderten Ansprüchen abgestimmt werden. Am besten sprechen Sie hier mit Ihrer steuerlichen Beratung.
3. Variable Tagesarbeitsstunden, Urlaubskonto in Tagen
Wird das Urlaubskonto in Tagen geführt, wird jeder Arbeitstag als ganzer Urlaubstag gerechnet. Es ist irrelevant, ob ein Arbeitstag länger oder kürzer ist.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine 5-Tage-Woche, in der er von Montag bis Donnerstag 9 Stunden und am Freitag 4 Stunden arbeitet. Nimmt er an einem Freitag Urlaub, muss er einen ganzen Urlaubstag nehmen, auch wenn der Freitag nur mit einer Sollzeit von 4 Stunden hinterlegt ist.
Da bei Urlaub in der Einheit in Tagen ein Mittelwert gerechnet wird, muss auch am Freitag ein ganzer Urlaubstag beantragt werden. Es reicht nicht, nur einen halben Tag frei zu nehmen.
Wird ein halber Urlaubstag für den Freitag beantragt, bleiben bei einer Sollzeit von 4 Stunden noch 2 Stunden (= halber Tag) als Saldo stehen.
4. Gleitzeit, Urlaubskonto in Tagen
Bei einer Gleitzeitvereinbarung können sich Mitarbeiter die Arbeitszeit in einem vereinbarten Rahmen frei einteilen. Die Sollstunden werden daher meist auf 5 Arbeitstage aufgeteilt (siehe dazu unsere Empfehlungen zu Arbeitszeitmodellen). Um das Urlaubskonto mitführen zu können, benötigen wir die hinterlegten Sollstunden. Wir empfehlen daher auch bei Gleitzeit das Urlaubskonto in Tagen zu führen.
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