Sie können festlegen, dass bezahlte Abwesenheiten, die in Minuten erfasst werden (z.B. Arztgänge), nur innerhalb der (fiktiven) Normalarbeitszeit vergütet werden.
Dafür stehen drei Optionen zur Verfügung:
Vergütung nur für jenen Teil der Abwesenheit, der zeitlich in die Normalarbeitszeit fällt
Vergütung nur innerhalb der Dauer der täglichen Normalarbeitszeit
Kombiniert: Vergütung innerhalb der (fiktiven) Normalarbeitszeit (Lage) und gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit (Dauer)
Dadurch sparen Sie sich die manuelle Kontrolle und die Bewertung erfolgt automatisch.
1.1 Aktivierung in der Arbeitszeitart "Arztgang"
1.2 Normalarbeitszeit im Arbeitszeitmodell hinterlegen
2.1. Beispiel Gebuchte Zeit innerhalb (fiktiver) Normalarbeitszeit (nicht gedeckelt)
2.2. Beispiel Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit
2.3. Beispiel Gebuchte Zeit innerhalb NAZ und Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit
1. Aktivierung
Zur Aktivierung muss zum einen die Arbeitszeitart korrekt konfiguriert sein (siehe 1.1.) und zum anderen die (fiktive) Normalarbeitszeit im Arbeitszeitmodell hinterlegt sein (siehe 1.2.).
Hinweis: Solange Sie keine Normalarbeitszeit konfiguriert haben, werden die bezahlten Abwesenheiten, wie bspw. Arztgänge, auch weiterhin unabhängig der Lage gewertet.
1.1 Aktivierung in der Arbeitszeitart (z.B. "Arztgang" )
Schritt 1: Gehen Sie in den Menüpunkt Verwaltung/Arbeitszeitarten.
Schritt 2: Wählen Sie die entsprechende Arbeitszeitart aus.
- Falls Sie die Konfiguration bei einer bestehenden Arbeitszeitart ändern wollen, klicken Sie auf die drei blauen Striche neben der Arbeitszeitart und anschließend auf "Arbeitszeitart bearbeiten".
- Falls Sie eine neue Arbeitszeitart anlegen wollen, klicken Sie rechts oben auf "+ Arbeitszeitart hinzufügen" klicken. Wichtig hierbei ist, dass die Arbeitszeitart in der Einheit "Minuten" angelegt wird. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier unter Punkt 3: Arbeitszeitarten anlegen
Schritt 3: Wählen Sie bei Vergütung die gewünschte Option aus:
- Gebuchte Zeit innerhalb (fiktiver) Normalarbeitszeit: Nur jener Teil der Abwesenheit, der zeitlich in die Normalarbeitszeit fällt, wird vergütet (siehe 2.1.)
- Gebuchte Zeit unabhängig der Lage: Die gesamte Abwesenheitsdauer wird vergütet.
Schritt 4: Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit. Die Vergütung wird dann auf die Dauer der hinterlegten täglichen (fiktiven) Normalarbeitszeit begrenzt (siehe 2.2.).
Wenn Sie beides kombinieren möchten, also die Arbeitszeitart nur innerhalb der (fiktiven) Normalarbeitszeit anrechnen wollen und mit der täglichen Normalarbeitszeit deckeln möchten, aktivieren Sie beide Optionen (siehe 2.3.)
1.2. Normalarbeitszeit im Arbeitszeitmodell hinterlegen
Damit das System die bezahlten Abwesenheiten auch nur innerhalb der (fiktiven) Normalarbeitszeit wertet, müssen Sie die Lage der Normalarbeitszeit im jeweiligen Arbeitszeitmodell definieren.
Schritt 1: Gehen Sie zu Verwaltung/Arbeitszeitmodelle.
Schritt 2: Klicken Sie beim gewünschten Arbeitszeitmodell auf die drei blauen Striche und wählen Sie "Arbeitszeitmodell bearbeiten" aus.
Schritt 3: Setzen Sie das Häkchen bei „(fiktive) Normalarbeitszeit konfigurieren“.
Schritt 4: Tragen Sie nun die (fiktiven) Normalarbeitszeiten pro Tag ein. Es ist möglich, diese auf zwei Blöcke pro Tag festzulegen, zum Beispiel wenn die Normalarbeitszeit durch eine feste Mittagspause unterbrochen wird.
2. Ansicht und Auswertung
Sobald Sie die (fiktiven) Normalarbeitszeiten im Arbeitszeitmodell hinterlegt haben, bewertet timr die Abwesenheiten automatisch gemäß der gewählten Einstellung.
Dies ist sowohl in den Berichten als auch im Stundennachweis erkenntlich. Die Dauer in den Berichten bezieht sich dabei auf die gestempelte Dauer, die Arbeitszeit wiederum auf die Dauer, welche als vergütete Zeit im Zeitkonto gewertet wird.
In der Detailansicht der Buchung wird der Selbstbehalt ebenso aufgezeigt:
2.1. Beispiel Gebuchte Zeit innerhalb (fiktiver) Normalarbeitszeit (nicht gedeckelt)
Soll der Arztgang automatisch auf den Zeitraum der Normalarbeitszeit gekürzt werden, wählen Sie „Gebuchte Zeit innerhalb (fiktiver) Normalarbeitszeit":
Beispiel
Tim war 2:30h, von 07:00 - 9:30 Uhr, beim Arzt. Seine Normalarbeitszeit beginnt um 08:00 Uhr.
-> Die Zeit von 07:00 - 08:00 Uhr wird als nicht vergüteter Selbstbehalt gewertet
-> Die Zeit innerhalb seiner Normalarbeitszeit von 08:00 - 09:30 Uhr wird als vergütete Arbeitszeit gewertet
In seinem Stundennachweis wird ebenso die Start- und Endzeit des Arztbesuchs abgebildet, allerdings nur die vergütete Arbeitszeit gewertet. Auch in der Zusammenfassung am Ende wird nur 1:30h für den Arztgang gewertet.
Gewertete Arbeitszeit am 23.07.:
- Vergütete Arbeitszeit durch Arztgang: 1:30h
- Anwesenheitszeit: 5:33h
- Ist-Zeit an diesem Tag: 7:03h
2.2. Beispiel Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit
Soll verhindert werden, dass ein Arztgang zu Überstunden führt, unabhängig von der Lage des Arztgangs, aktivieren Sie "Gedeckelt mit tägl. Normalarbeitszeit: Ja":
Beispiel
Tim war von 07:00 – 09:30 Uhr (2:30 h) beim Arzt und hat anschließend von 09:42 – 15:48 Uhr, mit einer Unterbrechung von 33min, gearbeitet. Das sind 5:33h Arbeitszeit.
Seine tägliche Normalarbeitszeit beträgt 5:00h.
Die Arbeitszeitart ist mit „Gebuchte Zeit unabhängig der Lage" und „Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit: Ja" konfiguriert.
Tim hat mit seiner Arbeitszeit bereits 5:33h geleistet und damit seine tägliche Normalarbeitszeit von 5:00h überschritten. Der Arztgang wird daher mit 0:00h vergütet.
Gewertete Arbeitszeit am 23.07.:
- Vergütete Arbeitszeit durch Arztgang: 0:00 h
- Anwesenheitszeit: 5:33 h
- Ist-Zeit an diesem Tag: 5:33 h
2.3. Beispiel Gebuchte Zeit innerhalb NAZ und Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit
Sollen beide Einschränkungen gleichzeitig gelten, kombinieren Sie beide Optionen:
Beispiel
Tim war von 07:00 – 09:30 Uhr (2:30h) beim Arzt und hat anschließend von 09:42 – 13:52 Uhr (4:10h) gearbeitet.
Seine tägliche Normalarbeitszeit beträgt 5:00h und beginnt um 08:00 Uhr.
Die Arbeitszeitart ist mit „Gebuchte Zeit innerhalb (fiktiver) Normalarbeitszeit" und „Gedeckelt mit täglicher Normalarbeitszeit" konfiguriert.
Zwei Einschränkungen greifen nacheinander:
- Lage: Vom Arztgang fallen nur 01:30h in die Normalarbeitszeit (08:00 – 09:30 Uhr). Die Zeit von 07:00 – 08:00 Uhr wird nicht vergütet.
- Deckelung: Tim hat 4:10h Arbeitszeit geleistet. Zur täglichen Normalarbeitszeit fehlen noch 0:50h → nur 0:50h des Arztgangs wird vergütet.
Gewertete Arbeitszeit am 23.07.:
- Vergütete Arbeitszeit durch Arztgang: 0:50h
- Anwesenheitszeit: 4:10h
- Ist-Zeit an diesem Tag: 5:00h
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