Inhalt
1.1. Benutzer automatisch anlegen
2.2. Arbeitszeitmodell festlegen und Zeitkonto initialisieren
1. Benutzer anlegen
1.1. Benutzer automatisch anlegen
Geben Sie nun die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf “Einladungen senden”.
1.2. Benutzer manuell anlegen
Öffnen Sie das Menü "Verwaltung/Benutzer" und wählen Sie "Benutzer hinzufügen".
Für das "Login" legen Sie fest, unter welchem Namen sich dieser Benutzer (Mitarbeiter) einloggen kann. Danach legen Sie den "Namen" und die "E-Mail Adresse" fest.
1.2.1. Via E-Mail einladen
1.2.1.1. E-Mail Einladung nochmal schicken
1.2.2. Passwort manuell vergeben
Mit der Option "Passwort manuell vergeben" legen Sie als Administrator das Passwort für den Benutzer fest. Es wird keine E-Mail an den Benutzer geschickt.
1.2.3. Terminal QR Code
Mit der Option “Terminal QR Code” wird für den User kein Login und kein Passwort vergeben. Das ist besonders dort hilfreich, wo sich Mitarbeiter einfach nur via Terminal ein-/ausbuchen, sonst aber keinen direkten timr Zugang haben sollen.
2. Benutzer bearbeiten
Sie können einen Benutzer jederzeit bearbeiten.
2.1 Eigenschaften
WICHTIG: Speichern Sie alle Änderungen immer ab!
2.2. Arbeitszeitmodell festlegen und Zeitkonto initialisieren
Unter "Arbeitszeit" können Sie das Arbeitszeitmodell wechseln, den Jahresurlaubsanspruch verändern, oder eine Überstundenpauschale festlegen.
Hinweis: Sie können hier nur Daten eingeben, wenn das Zeitkonto bereits initialisiert wurde. Eine Anleitung zum Initialisieren des Zeitkontos finden Sie hier. Weitere Informationen zum Wechseln des Arbeitszeitmodells finden Sie hier.
2.3. Aufgaben zuweisen
Sie können jedem Benutzer in seinen Benutzereigenschaften Aufgaben zuteilen. Dazu klicken Sie auf "Aufgaben zuweisen". Nun wählen Sie aus welche Aufgaben Sie diesem Mitarbeiter zuteilen möchten. Sie können zum Beispiel einen gesamten Kunden mit allen Projekten und Aufgaben zuteilen, aber auch nur ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Aufgabe.
Hinweis: Sollen Mitarbeiter nur die ihnen zugewiesenen Projekte sehen dürfen, deaktivieren Sie in der Verwaltung/Einstellungen/Projektzeit die Auswahl "Alle Aufgaben anzeigen". Nur wenn die Auswahl aktiviert ist, ist der Hinweis "Alle Benutzer können derzeit für alle Aufgaben aufzeichnen" sichtbar. Im Artikel Erweiterte Konfiguration Projektzeit finden Sie weitere Informationen dazu.
2.4. Fahrzeuge zuweisen
Sie können jedem Benutzer in seinen Benutzereigenschaften Fahrzeuge aus Ihrem Fuhrpark zuteilen. Klicken Sie dazu auf "Fahrzeuge zuweisen".
2.5. Organisation zuweisen (Enterprise Plan)
Sie können jeden Benutzer in seinen Benutzereigenschaften zu einer Organisation hinzufügen. Er wird in der ausgewählten Organisation als Mitglied festgelegt. Klicken Sie dazu auf "Organisation zuweisen". Weitere Informationen dazu in der Dokumentation Organisation anlegen und verwalten.
2.6. Berechtigungen vergeben
Wenn Sie einstellen, dass der Benutzer kein Administrator ist, können Sie ihm trotzdem das Recht geben, Aufgaben zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte zuweisen. Zum Beispiel soll Ihr Mitarbeiter Hans Maier Aufgaben erstellen können, da er als Vertriebsmitarbeiter beim Kunden ist, er soll aber keine weiteren administrativen Einstellungen treffen können.
Weitere Details finden Sie in der Dokumentation timr Berechtigungen bzw. als Teil des Enterprise Plans: Pkt. 3 Teamleiter und Abteilungsleiter Berechtigungen und Projektleiter Berechtigungen.
2.7. E-Mail Einstellungen
Hier können Sie bestimmen, welche Informationen Sie von timr erhalten wollen. Details zu den E-Mail Einstellungen finden Sie hier.
3. Benutzer deaktivieren
Wenn ein Mitarbeiter Ihren Betrieb verlässt, können Sie diesen in timr deaktivieren. Sie können für einen ausgetretenen Benutzer noch Auswertungen und Berichte erstellen, dieser kann aber keine Zeit mehr in timr erfassen. Um einen Benutzer zu deaktivieren, klicken Sie auf das blaue Bearbeitungssymbol links neben dem gewünschten Benutzer und wählen Sie "Benutzer deaktivieren".
Sie können einen Benutzer auch deaktivieren, in dem Sie manuell ein Datum im Feld "Austrittsdatum" in den Benutzereigenschaften eintragen.
Die Grundeinstellung des Filter "Status" ist "Aktiv", es werden Ihnen also nur die aktiven Benutzer angezeigt. Wenn Sie nach "Status:Alle" filtern sehen Sie sowohl die aktiven, als auch die inaktiven Benutzer.
Hinweis: Wurde ein Benutzer deaktiviert, kann er sich nicht mehr in timr einloggen. Er erhält beim Versuch sich einzuloggen die Meldung "Der Zugang wurde vom Administrator deaktiviert".
4. Benutzer reaktivieren
Wenn Sie einen Benutzer nur vorübergehend nicht benötigen, können Sie diesen deaktivieren und später einfach reaktivieren.
Zum Reaktivieren des Benutzers gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Benutzer" und filtern dort auf den Status "Ausgetreten". In der nun angezeigten Liste gehen Sie beim entsprechenden Benutzer auf das Bearbeitungssymbol und wählen "Benutzer aktivieren".
5. Benutzer löschen
Löschen Sie Benutzer nur dann, wenn es sich beispielsweise um Testbenutzer handelt. Prüfen Sie, ob Sie einen Benutzer nicht besser deaktivieren (siehe Pkt. 3), um mögliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.
Um einen Benutzer zu löschen, wählen Sie im Menü "Verwaltung/Benutzer" das blaue Bearbeitungssymbol und klicken auf "Benutzer löschen".
Sind noch keine Zeiteinträge vorhanden, können Sie im nachfolgenden Fenster den Löschvorgang bestätigen, indem Sie "LÖSCHEN" eintippen.
Sind Zeiteinträge für den Benutzer vorhanden, werden Sie von timr darauf hingewiesen.
ACHTUNG: Es werden alle Zeiteinträge unwiderruflich gelöscht. Sie können das Löschen nicht rückgängig machen.
6. Passwort ändern
Um das Passwort als Administrator zu ändern gehen Sie ins Menü Verwaltung/Benutzer und auf das Bearbeitungssymbol neben dem jeweiligen Benutzer. Dort haben Sie die Option “Passwort ändern”.
Der Benutzer kann sein Passwort in seinen Einstellungen ebenfalls jederzeit ändern. Weitere Details finden Sie in der Dokumentation Passwort vergessen/Passwort ändern.
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