Inhalt
1.3. Arbeitszeitmodell festlegen und Zeitkonto initialisieren
1. Benutzer anlegen
Sie haben 2 Möglichkeiten einen Benutzer in timr anzulegen: Sie können einen Benutzer manuell anlegen, oder eine Einladung verschicken.
1.1. Benutzer einladen
Um einen Benutzer in timr anzulegen, können Sie diesen Benutzer einladen. Dazu gehen Sie ins Menü “Verwaltung/Benutzer” und dort zu “Benutzer einladen”.
Geben Sie nun die Email-Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf “Einladungen senden”.
Der Benutzer wird nun mit der eingegebenen Email-Adresse und einem Login automatisch in timr angelegt. Er erhält eine Email und muss die Einladung nun bestätigen. Dabei legt er sein eigenes Passwort fest.
1.2. Benutzer manuell anlegen
Gehen Sie in das Menü "Verwaltung" und legen Sie im Tab "Benutzer" Ihre Mitarbeiter an. Klicken Sie im Bereich "Benutzer" auf "Benutzer hinzufügen".
Für das "Login" legen Sie fest, unter welchem Namen sich dieser Benutzer (Mitarbeiter) einloggen kann. Danach legen Sie den "Namen" und die "Emailadresse" fest.
Für das Festlegen des Passworts haben Sie 2 Möglichkeiten:
a) Passwort als Administrator festlegen
Sie legen als Administrator zunächst das Passwort für den Benutzer fest. Dazu wählen Sie “Passwort vergeben”.
b) Benutzer Einladung verschicken
Sie verschicken an den Benutzer eine Einladung per Mail, der Benutzer legt dann das Passwort selbst fest. Wählen Sie dazu “Benutzer einladen” und klicken Sie auf "Einladung senden".
c) Passwort ändern
Um das Passwort als Administrator zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern gehen Sie ins Menü Verwaltung/Benutzer und auf das Zahnradsymbol neben dem jeweiligen Benutzer. Dort haben Sie die Option “Passwort ändern”.
Der Benutzer kann sein Passwort später in seinen Einstellungen ebenfalls jederzeit ändern.
1.3. Arbeitszeitmodell festlegen und Zeitkonto initialisieren
Unter "Arbeitszeit" bestimmen Sie das Arbeitszeitmodell des Benutzers, die Einheit des Urlaubskontos sowie den Urlaubsanspruch pro Jahr und den Start des Urlaubsjahres.
Im nächsten Schritt initialisieren Sie das Zeitkonto. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
1.4. Aufgaben zuweisen
Sie können jedem Benutzer in seinen Benutzereigenschaften Aufgaben zuteilen. Dazu klicken Sie auf "Aufgaben zuweisen". Es öffnet sich ein kleines Fenster, das Ihnen Ihre gesamte Aufgabenstruktur anzeigt. Nun wählen Sie aus welche Aufgaben Sie diesem Mitarbeiter zuteilen möchten. Sie können zum Beispiel einen gesamten Kunden mit allen Projekten und Aufgaben zuteilen, aber auch nur ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Aufgabe. Im Hintergrund sehen Sie sofort die von Ihnen zugeteilten Aufgaben und können diese hier wenn nötig auch wieder entfernen. Dazu drücken Sie auf X Symbol link neben der Aufgabe.
1.5. Fahrzeuge zuweisen
Sie können jedem Benutzer in seinen Benutzereigenschaften Fahrzeuge aus Ihrem Fuhrpark zuteilen. Klicken Sie dazu auf "Fahrzeuge zuweisen". Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Ihnen alle Fahrzeuge Ihres Fuhrparks angezeigt werden. Wählen Sie die gewünschten Fahrzeuge aus, Sie sehen im Hintergrund die von Ihnen zugewiesenen Fahrzeuge und können diese hier wenn nötig durch das Drücken auf das X Symbol links neben dem Fahrzeug entfernen.
1.6. Organisation zuweisen
Sie können jeden Benutzer in seinen Benutzereigenschaften zu einer Organisation hinzufügen. Er wird in der ausgewählten Organisation als Mitglied festgelegt. Klicken Sie dazu auf "Organisation zuweisen". Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können aus den angelegten Organisationen auswählen. Im Hintergrund sehen Sie die zugeteilten Organisationen und können wenn nötig diese durch das Drücken auf das X Symbol wieder entfernen.
1.7. Berechtigungen geben
Wenn Sie einstellen, dass der Benutzer kein Administrator ist, können Sie ihm trotzdem das Recht geben, Aufgaben zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte zuweisen. Zum Beispiel soll Ihr Mitarbeiter Hans Maier Aufgaben erstellen können, da er als Vertriebsmitarbeiter beim Kunden ist, er soll aber keine weiteren administrativen Einstellungen treffen können.
Weitere Details finden Sie in der Dokumentation zu den timr Berechtigungen.
1.8. Email Einstellungen
Details zu den Email Einstellungen finden Sie hier.
2. Benutzer bearbeiten
Sie können einen Benutzer jederzeit bearbeiten.
So können Sie zum Beispiel den Login oder die Email Adresse ändern, oder auch das Arbeitszeitmodell wechseln.
WICHTIG: Speichern Sie alle Änderungen immer ab!
3. Benutzer deaktivieren
Wenn ein Mitarbeiter Ihren Betrieb verlässt, können Sie diesen in timr deaktivieren. Sie können für einen ausgetretenen Benutzer noch Auswertungen und Berichte erstellen, dieser kann aber keine Zeit mehr in timr erfassen. Um einen Benutzer zu deaktivieren, klicken Sie auf das blaue Rädchen links neben dem gewünschten Benutzer und wählen Sie "Benutzer deaktivieren".
Sie können einen Benutzer auch deaktivieren, in dem Sie manuell ein Datum im Feld "Austrittsdatum" in den Benutzereigenschaften eintragen.
Die Grundeinstellung des Filter "Status" ist "Aktiv", es werden Ihnen also nur die aktiven Benutzer angezeigt.
Wenn Sie nach "Status" "Alle" filtern sehen Sie sowohl die aktiven, als auch die inaktiven Benutzer.
4. Benutzer reaktivieren
Wenn Sie einen Benutzer nur vorübergehend nicht benötigen, können Sie diesen deaktivieren und später einfach reaktivieren.
Zum Reaktivieren des Benutzers gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Benutzer" und filtern dort auf den Status "Ausgetreten". In der nun angezeigten Liste gehen Sie beim entsprechenden Benutzer auf das Bearbeitungssymbol (Zahnrad) und wählen "Benutzer aktivieren".
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