2. Konfiguration - die wichtigsten Einstellungen für den Start mit timr

 

Damit Sie mit Ihren Mitarbeitern in timr gleich so richtig loslegen können, legen Sie die wichtigsten Einstellungen in wenigen Schritten fest:

Schritt 1:  Benutzer anlegen

Schritt 2: Zeiterfassung und/oder Fahrtenbuch einrichten

Schritt 3: Weitere Einstellungen

 

Schritt 1:  Benutzer anlegen

Sie haben 2 Möglichkeiten einen Benutzer in timr anzulegen:

1. Sie können einen Benutzer einladen
2. Sie können einen Benutzer manuell hinzufügen

 

1.1. Benutzer einladen

Um einen Benutzer in timr anzulegen, können Sie diesen Benutzer einladen. Dazu gehen Sie ins Menü “Verwaltung/Benutzer” und dort zu “Team einladen”.

Geben Sie nun die Email-Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf “Einladungen senden”.

Mit der eingegebenen Email-Adresse und einem Login wird der Benutzer nun automatisch in timr angelegt.

Der Benutzer erhält eine Email und muss die Einladung bestätigen. Dabei legt er auch sein eigenes Passwort fest.

 

1.2. Benutzer manuell hinzufügen

Wenn Sie als Administrator einen Benutzer manuell hinzufügen möchten, klicken Sie im Menü "Verwaltung/Benutzer" auf "Benutzer hinzufügen".

Für das "Login" legen Sie fest, unter welchem Namen sich dieser Benutzer einloggen kann. Danach legen Sie den "Namen" und die "Emailadresse" fest.

Für das Festlegen des Passworts haben Sie 2 Möglichkeiten:

a) Passwort als Administrator festlegen

Sie legen als Administrator zunächst das Passwort für den Benutzer fest. Dazu wählen Sie “Passwort vergeben”.

b) Benutzer Einladung verschicken

Sie verschicken an den Benutzer eine Einladung per Mail, der Benutzer legt dann das Passwort selbst fest. Wählen Sie dazu “Benutzer einladen” und klicken Sie auf "Einladung senden".

 

Schritt 2: Zeiterfassung und/oder Fahrtenbuch einrichten

 

2.1. Arbeitszeiterfassung einrichten

Für die Arbeitszeiterfassung in timr nutzen Sie das Zeitkonto. Das Zeitkonto besteht aus einem Stunden- und Urlaubskonto, wo Ihre Stunden- und Urlaubssalden automatisch geführt werden. Damit ist es nicht notwendig Salden am Ende des Monats manuell zu übertragen.

Sie können in timr sowohl die klassische Anwesenheitszeit wie Bürozeit, Dienstreise etc. erfassen als auch Abwesenheitszeit wie Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich. 

Einen kurzen Überblick zum Zeitkonto bekommen Sie in diesem Video: 

 

Um das Zeitkonto verwenden zu können, konfigurieren Sie jetzt die wichtigsten Komponenten im Menü "Verwaltung". Gehen Sie dazu in folgenden Schritten vor:

• Arbeitszeitarten überprüfen: Beim Erstellen Ihres Kontos wurden automatisch verschiedene Arbeitszeitarten angelegt. Überprüfen Sie kurz, ob das so für Sie passt, oder ob Sie noch weitere benötigen. Eine Anleitung, wie Sie Arbeitszeitarten anlegen und bearbeiten können finden Sie hier. 
• Automatische Pausen festlegen: Sie können automatische Pausen nach einer bestimmten Arbeitszeit sowie fixe Pausen zu bestimmten Uhrzeiten hinterlegen. Damit können Sie gesetzliche Vorgaben, zum Beispiel 30 min. nach 6 Stunden Arbeit, automatisch berücksichtigen lassen.
• Arbeitszeitmodelle erstellen: Sie haben die Möglichkeit verschiedene Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen Sollstunden für jeden Tag der Woche anlegen. Je nach Bedarf können Sie zuvor erstellte Pausenmodelle zuweisen. Auf Basis des Arbeitszeitmodells wird das Stunden- und Urlaubskonto geführt. 
• Feiertage generieren: Für Ihren timr Account können Sie einen länderspezifischen Feiertagskalender generieren, die von timr beim Führen des Stundenkontos berücksichtigt werden. 
• Zeitkonto für Mitarbeiter initialisieren: Damit timr automatisch das Stunden- und Urlaubskonto führen kann, muss es für jeden Benutzer initialisiert werden. Dazu weisen Sie dem jeweiligen Benutzer ein Arbeitszeitmodell zu und geben den Urlaubsanspruch pro Jahr an. Gehen Sie dazu ins Menü "Verwaltung/Benutzer" und öffnen Sie die Benutzereigenschaften des betreffenden Mitarbeiters (blaues Zahnradsymbol). 

Jetzt können Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Arbeitszeiterfassung starten. 

 

2.2. Projektzeiterfassung einrichten

Sie können in timr Kunden, Aufträge, Projekte und andere Tätigkeiten als "Aufgabe" anlegen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Ebenen zur Verfügung, sodass Sie eine Baumstruktur abbilden können. Diese Struktur passen Sie dabei vollkommen frei den Anforderungen Ihrer Firma an.

2.1.1. Aufgaben anlegen

 

Um eine Aufgabe zu erstellen gehen Sie in den Bereich "Aufgaben" und auf "Aufgabe hinzufügen".

Jetzt können Sie die Aufgabe frei benennen und deren Eigenschaften festlegen.

 

2.1.2. Mitarbeiter einer Aufgabe zuweisen

Sie können grundsätzlich in den Einstellungen wählen, ob alle Mitarbeiter alle Aufgaben sehen und dafür Zeit erfassen können, oder ob Sie die Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuweisen möchten.

Um eine neue Aufgabe einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen, drücken Sie in den Eigenschaften einer Aufgabe auf "Benutzer zuweisen".

 

Sie können Aufgaben auch kopieren, verschieben oder mit anderen Aufgaben verschmelzen. Weiters ist es möglich Aufgaben, die Sie nicht mehr benötigen zu deaktivieren oder komplett zu löschen. Details dazu finden Sie hier.

 

Alle Details zum Anlegen und Verwalten von Kunden, Projekten und Aufgaben erfahren Sie auch in diesem 10-minütigen Video Tutorial:

 

2.3. Fahrzeuge anlegen

Das timr Fahrtenbuch ist schnell eingerichtet. Dazu legen Sie einfach Ihre Fahrzeuge an und weisen diese bei Bedarf den Mitarbeitern zu.

2.3.1. Fahrzeug anlegen

Zum Anlegen eines Fahrzeugs gehen Sie ins Menü "Verwaltung/Fahrzeuge" und klicken Sie auf "Fahrzeug hinzufügen".

Geben Sie nun den "Namen" des Fahrzeuges sowie das "Kennzeichen" ein und bestimmen Sie ob es "Verwendbar" ist.

2.3.2. Fahrzeug zuweisen

Sie können grundsätzlich in den Einstellungen wählen, ob alle Mitarbeiter alle Fahrzeuge sehen und dafür Fahrten aufzeichnen können, oder ob Sie die Fahrzeuge den einzelnen Mitarbeitern zuweisen möchten.

Sie haben dann die Möglichkeit ein Fahrzeug gleich beim Anlegen oder auch nachträglich Ihren Mitarbeitern zuweisen. Dazu klicken Sie auf "Benutzer zuweisen" und wählen aus der Liste Ihrer Mitarbeiter die gewünschten Personen aus.

 

Schritt 3: Weitere Einstellungen

Sie haben in timr umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten. Zum Starten mit timr sollten Sie diese Einstellungen festlegen:

3.1. Berechtigungen je Benutzer

Es gibt in timr verschiedene Benutzertypen. Diese können Sie je Benutzer im Menü "Verwaltung/Benutzer" in den Benutzereigenschaften definieren.

Ein "normaler" Benutzer kann nur für sich selbst Zeit erfassen, sieht nur seine eigenen Zeiten und kann grundsätzlich keine Verwaltungsaufgaben durchführen.

Ein Administrator kann für sich selbst und für andere Zeiten erfassen, Zeiten einsehen und bearbeiten sowie Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Hinweis: Der Kontoeigentümer ist automatisch ein Administrator und kann als einziger Benutzer das timr Konto verlängern oder ein Upgrade durchführen.

Wenn Sie einstellen, dass der Benutzer kein Administrator ist, können Sie ihm trotzdem das Recht geben, Aufgaben zu erstellen.

 

3.2. Berechtigungen, die für alle Benutzer gültig sind

Im Menü "Verwaltung/Einstellungen" können Sie wichtige Details konfigurieren, die für alle Benutzer Ihres timr Kontos gleich gelten.

3.2.1. Zeiten verändern

Sie können festlegen, ob Ihre Mitarbeiter selbstständig die Aufzeichnungszeit verändern können (zum Beispiel, wenn ein Auftrag länger dauert, oder der Mitarbeiter einmal vergisst auf Pause zu drücken) oder aber, dass die Mitarbeiter sie nicht ändern können und somit nur der Administrator hier Änderungen vornehmen kann.

Sie haben die Möglichkeit je Bereich (Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Fahrtenbuch) festzulegen, ob Mitarbeiter Zeiten verändern/bearbeiten dürfen oder nicht.

- Arbeitszeit: Menü "Verwaltung/Einstellungen" > "Arbeitszeit" > "Aufzeichnungszeit

- Projektzeit: Menü "Verwaltung/Einstellungen" > "Projektzeit" > "Aufzeichnungszeit

- Fahrtenbuch: Menü "Verwaltung/Einstellungen" > "Fahrtenbuch" > "Aufzeichnungszeit

Wir empfehlen zumindest die ersten 2 Wochen den Mitarbeitern das Bearbeiten von Zeiten zu erlauben. Während dieser Zeit können sich die Mitarbeiter an die Zeiterfassung mit timr gewöhnen. Gerade am Anfang kommt es manchmal vor, dass ein Mitarbeiter erst um 8:30 Uhr bemerkt, dass er um 8, als er gekommen ist, nicht auf "Start" gedrückt hat. Er kann dies selbst richtig stellen und ist nicht auf die Hilfe eines anderen angewiesen.

• Wichtig: Jede Veränderung scheint auf durch das im Screenshot markierte Symbol. Es ist nicht möglich einen Eintrag zu verändern, ohne einen Vermerk zu erhalten.

 

3.2.2. Manuelle Pausen:

Wenn Sie die genaue Lage der Pausen festhalten wollen, müssen Ihre Mitarbeiter bei der Zeitaufzeichnung auf “Start” und “Stop” drücken. Damit Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das auch einhalten, können Sie manuelle Pausen deaktivieren, indem Sie “Nicht erlaubt” einstellen.

 

3.2.3. Alle Aufgaben anzeigen:

Hier können Sie auswählen, ob jeder Mitarbeiter alle Projekte sieht, oder nur die ihm zugewiesenen Aufgaben.

 

3.2.4. Alle Fahrzeuge anzeigen:

Mit der Option "Alle Fahrzeuge anzeigen" können Sie bestimmen, ob alle Mitarbeiter alle Fahrzeuge sehen, oder ob Mitarbeiter nur die ihnen zugeteilten Fahrzeuge sehen.