Mit Arbeitszeit-Vorabmeldungen tragen Sie geplante Arbeitssituationen wie Homeoffice, Dienstreisen oder Remote Work schon vor der Zeiterfassung in timr ein. So ist bereits im Vorfeld klar, an welchen Tagen jemand wo und in welchem Kontext arbeitet.
Für ausgewählte Arbeitszeitarten legen Sie fest, dass ein Zeitraum vorab gemeldet sein soll, in dem diese Arbeitszeitart gebucht wird – wahlweise direkt eingetragen oder über einen Genehmigungsprozess.
Wird Arbeitszeit auf eine solche Arbeitszeitart gebucht, ohne dass für den Zeitraum eine passende Meldung vorliegt, entsteht eine Überprüfung.
Hinweis: Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Closed Beta Phase. Melden Sie sich gerne unter info@timr.com, damit wir sie Ihnen freischalten können.
2. Vorabmeldung für eine Arbeitszeitart konfigurieren
3.1 Als Mitarbeiter
3.2 Als Teamleiter oder Administrator
5. Überprüfungen bei fehlender Vorabmeldung
6. Sichtbarkeit im Abwesenheitskalender
7. Einschränkungen und Hinweise
1. Voraussetzungen
- Das timr-Feature Arbeitszeit-Vorabmeldungen muss für Ihr Konto aktiviert sein. Melden Sie sich gerne bei unserem Support Team unter info@timr.com, damit wir Ihnen das Feature freischalten können.
- Für die Konfiguration der Arbeitszeitarten benötigen Sie Administrator-Rechte.
- Die Funktion steht in der Webanwendung zur Verfügung.
2. Vorabmeldung für eine Arbeitszeitart konfigurieren
Legen Sie pro Arbeitszeitart fest, ob und durch wen eine Vorabmeldung erforderlich ist.
Schritt 1: Navigieren Sie zu den Einstellungen → Arbeitszeitarten.
Schritt 2: Öffnen Sie die gewünschte Arbeitszeitart (z. B. Homeoffice).
Schritt 3: Wählen Sie bei der Einstellung Vorabmeldung die passende Option aus:
- Nein – für diese Arbeitszeitart ist keine Vorabmeldung erforderlich; die Zeit kann direkt gebucht werden.
- Erforderlich, durch Mitarbeiter – die Mitarbeiter tragen ihre Vorabmeldung selbst ein. Die Meldung hat vor allem informativen Charakter.
- Erforderlich, durch Teamleiter oder Administrator – die Vorabmeldung wird durch Teamleiter oder Administratoren für die Mitarbeiter eingetragen.
- Zu beantragen – die Mitarbeiter beantragen die Vorabmeldung. Der Antrag läuft durch den normalen Freigabeprozess. Erst nach der Genehmigung ist die Vorabmeldung eingetragen.
Schritt 4: Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Bei allen bestehenden und neu angelegten Arbeitszeitarten ist Nein vorausgewählt.
Hinweis: Für die Arbeitszeitarten Urlaub, unbezahlte Abwesenheiten, Aussetzungen und Pause lässt sich keine Vorabmeldung konfigurieren. Für diese Arbeitszeitarten gelten die regulären Freigabeprozesse.
3. Vorabmeldungen eintragen
Wie eine Vorabmeldung erfasst wird, hängt von der Konfiguration der Arbeitszeitart ab: Mitarbeitende tragen sie selbst ein, Teamleitung bzw. Administration tragen sie für ihre Teammitglieder ein, oder sie wird von Mitarbeitenden beantragt und erst nach Genehmigung wirksam.
Eine Meldung deckt einen Zeitraum mit Start- und Enddatum ab und gibt das Buchen dieser Arbeitszeitart in diesem Zeitraum frei.
3.1 Als Mitarbeiter
Je nach Konfiguration der Arbeitszeitart tragen Mitarbeitende ihre Vorabmeldung direkt ein (Erforderlich, durch Mitarbeiter) oder beantragen sie (Zu beantragen). In beiden Fällen starten Sie im Bereich Urlaub & Abwesenheit über den Button + Vorabmeldung oder direkt über den Abwesenheitskalender.
3.1.1 Erforderlich, durch Mitarbeiter
Ist die Arbeitszeitart auf Erforderlich, durch Mitarbeiter konfiguriert, tragen die Mitarbeitenden ihre Meldung selbst ein.
Schritt 1: Öffnen Sie den Bereich Urlaub & Abwesenheit.
Schritt 2: Klicken Sie auf + Vorabmeldung oder direkt in den Abwesenheitskalender.
Schritt 3: Wählen Sie die Arbeitszeitart und den Zeitraum aus.
Schritt 4: Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Der Button + Vorabmeldung wird nur angezeigt, wenn es aktive Arbeitszeitarten gibt, für die Sie eine Vorabmeldung eintragen dürfen. Ist die Arbeitszeitart auf Erforderlich, durch Teamleiter oder Administrator konfiguriert, sehen Mitarbeitende die Vorabmeldung, können sie aber nicht selbst eintragen.
Hinweis: Nach dem Eintragen lassen sich Datum und Beschreibung einer direkt eingetragenen Vorabmeldung bearbeiten, jedoch nicht mehr die zugeordnete Person. Meldungen, die nur durch Teamleiter oder Administrator eingetragen werden dürfen, öffnen sich für Mitarbeitende im reinen Ansichtsmodus.
3.1.2 Vorabmeldung zu beantragen
Ist die Arbeitszeitart auf Zu beantragen konfiguriert, erstellen Mitarbeitende einen Antrag statt eines direkten Eintrags.
Schritt 1: Öffnen Sie den Bereich Urlaub & Abwesenheit.
Schritt 2: Klicken Sie auf + Vorabmeldung oder direkt in den Abwesenheitskalender.
Schritt 3: Wählen Sie die Arbeitszeitart und den Zeitraum aus.
Schritt 4: Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
Schritt 5: Klicken Sie auf Beantragen.
Der Antrag läuft durch den normalen Freigabeprozess inklusive der gewohnten E-Mail-Benachrichtigungen. Sind in Ihrem Konto individuelle Freigabeprozesse aktiv, lässt sich auch hier ein individueller Freigabeprozess hinterlegen. Erst nach der Genehmigung ist die Vorabmeldung eingetragen.
Offene Anträge sehen Sie im Kalender (weißer Hintergrund, gestrichelter Rand), im Verlauf sowie unter Urlaub & Abwesenheit.
Hinweis: Genehmigte Vorabmeldungen lassen sich nicht mehr bearbeiten – sie können nur über den Antrag storniert werden.
3.2 Als Teamleiter oder Administrator
Teamleiter und Administratoren tragen Meldungen unter Anträge → Genehmigung für ihre Teammitglieder ein. Das gilt für Arbeitszeitarten, die auf Erforderlich, durch Teamleiter oder Administrator konfiguriert sind oder auf Zu beantragen. Auch hier können Sie eine Vorabmeldung direkt für ein Teammitglied eintragen, ohne dass dieses selbst einen Antrag stellen muss.
Schritt 1: Navigieren Sie zu Anträge → Genehmigung.
Schritt 2: Klicken Sie auf + Vorabmeldung.
Schritt 3: Wählen Sie den Benutzer, die Arbeitszeitart und den Zeitraum aus.
Schritt 4: Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern bzw. Sofort genehmigen (bei einem Antrag).
4. Anzeige im Verlauf
Vorabmeldungen werden an den betroffenen Tagen direkt im Verlauf angezeigt — sowohl in der persönlichen Ansicht als auch im Tagesverlauf. So sind Hinweise, Buchungen und mögliche Validierungen an einer zentralen Stelle sichtbar.
- Per Klick auf den Hinweis lässt sich die Vorabmeldung — abhängig von den Berechtigungen — ansehen oder bearbeiten.
- Neue Meldungen lassen sich über das Plus-Symbol im Tageskopf direkt beim jeweiligen Tag erstellen.
5. Überprüfungen bei fehlender Vorabmeldung
Wird Arbeitszeit auf eine Arbeitszeitart mit erforderlicher Vorabmeldung gebucht, ohne dass für den Zeitraum eine passende Meldung vorliegt, wird für die betroffene Buchung eine Überprüfung erstellt: „Arbeitszeit ist nicht vollständig durch eine Vorabmeldung abgedeckt". Sobald eine passende Vorabmeldung für den Zeitraum vorliegt oder die Buchung in einen abgedeckten Zeitraum verschoben wird, entfällt die Überprüfung.
Hinweise:
Die Zeiterfassung wird nicht aktiv verhindert. Fehlt eine passende Vorabmeldung, wird die Zeit dennoch gebucht und stattdessen eine Überprüfung angelegt.
Ein offener (noch nicht genehmigter) Antrag gilt nicht als vorhandene Vorabmeldung – bis zur Genehmigung entsteht daher für gebuchte Zeit in diesem Zeitraum eine Überprüfung.
Wird eine Vorabmeldung für eine Arbeitszeitart aktiviert, für die bereits Buchungen bestehen, werden für diese Buchungen rückwirkend bis zum letzten Zeitkonto-Abschluss Überprüfungen erzeugt.
6. Sichtbarkeit im Abwesenheitskalender
In den Einstellungen lässt sich konfigurieren, ob und für wen Vorabmeldungen im Abwesenheitskalender sichtbar sind.
Genaue Infos zum Abwesenheitskalender finden Sie hier: Abwesenheitskalender (Urlaub, Krankenstand etc.) einrichten
Je nach Konfiguration werden die Vorabmeldungen auch in den externen Kalenderlinks als eigenes Kalenderereignis ausgeliefert, sodass geplante Arbeitskontexte wie Homeoffice- oder Dienstreisetage auch in verknüpften Kalendern sichtbar sind.
Hinweis: Standardmäßig sind Vorabmeldungen für Administratoren und für die eigene Person in den Kalendern aktiv.
7. Einschränkungen und Hinweise
- Vorabmeldungen sind nur tageweise möglich, halbe Tage oder minutengenaue Zeiträume werden nicht unterstützt
- Die Zeiterfassung wird bei fehlender Vorabmeldung nicht verhindert, stattdessen wird eine Überprüfung erstellt.
- Vorabmeldungen, die in einem bereits abgeschlossenen Zeitraum liegen, können nicht mehr bearbeitet werden. In einem abgeschlossenen Zeitraum lassen sich auch keine neuen Vorabmeldungen eintragen. Dazu müsste der Abschluss nochmal rückgängig gemacht werden, siehe hier.
8. Häufige Fragen
Für welche Arbeitszeitarten eignen sich Vorabmeldungen?
Vorabmeldungen eignen sich für Arbeitszeitarten, die geplante Arbeitskontexte abbilden — etwa Homeoffice, Dienstreise, Außendienst oder Remote Work.
Für Urlaub, unbezahlte Abwesenheiten, Aussetzungen und Pause lässt sich keine Vorabmeldung konfigurieren.
Was passiert, wenn ich Arbeitszeit ohne passende Vorabmeldung buche?
Die Zeit wird gebucht, und für die Buchung wird eine Überprüfung erstellt. Sobald eine passende Vorabmeldung für den Zeitraum vorliegt, entfällt die Überprüfung.
Können Mitarbeitende Vorabmeldungen immer selbst eintragen?
Das hängt von der Konfiguration der Arbeitszeitart ab. Ist der Eintrag durch Teamleiter oder Administratoren vorgesehen, sehen Mitarbeitende die Vorabmeldung, tragen sie aber nicht selbst ein.
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