Überblick
Mit Nachweisen hängen Mitarbeiter Bestätigungen wie eine Krankmeldung, eine ärztliche Zeitbestätigung oder eine Bestätigung zur Pflegefreistellung direkt an ihren Antrag.
Die zuständige Person prüft den Nachweis im Freigabeprozess und akzeptiert oder lehnt ihn zusammen mit dem Antrag ab.
Für jede Arbeitszeitart legen Sie fest, ob ein Nachweis optional oder erforderlich ist.
Nachweise gibt es sowohl für tagesbasierte Anträge (z. B. Krankenstand) als auch für minutenbasierte Anträge (z. B. Arztgang).
Hinweis zum Datenschutz: Laden Sie nur die Informationen hoch, die für die Bearbeitung des Antrags erforderlich sind, z. B. eine Zeitbestätigung. Medizinische Diagnosen, Befunde oder andere sensible Gesundheitsdaten gehören nicht in einen Nachweis.
2. Nachweis für eine Arbeitszeitart einstellen
1. Voraussetzungen
- Die Funktion Nachweise ist für Ihr timr-Konto aktiviert. Wenden Sie sich dafür an den timr Support.
- Die Funktion Abwesenheitsanträge ist aktiviert.
- Die Arbeitszeitart gehört zur Kategorie Bezahlte Abwesenheit.
- Für die Konfiguration benötigen Sie Administrator-Rechte.
- Um Nachweise während der laufenden Arbeitszeit hinzuzufügen, muss zusätzlich die Zeiterfassung neu aktiviert sein. Mehr dazu im Artikel Zeiterfassung neu (Kombinierte Zeiterfassung).
Wie Sie eine Arbeitszeitart als antragspflichtig einrichten – tagesbasiert oder minutenbasiert –, erfahren Sie im Artikel Antragspflichtige Arbeitszeitarten festlegen.
2. Nachweis für eine Arbeitszeitart einstellen
Schritt 1: Navigieren Sie zu Verwaltung → Arbeitszeitarten.
Schritt 2: Öffnen Sie die gewünschte Arbeitszeitart, z. B. Krankenstand oder Arztgang.
Schritt 3: Nur, wenn die Arbeitszeitart zu beantragen ist, können Sie die Nachweise konfigurieren.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Nein: Es können keine Nachweise hinzugefügt werden.
- Optional: Mitarbeiter können einen Nachweis hinzufügen, müssen aber nicht.
- Erforderlich: Ein Nachweis muss vorliegen und akzeptiert werden, bevor der Antrag genehmigt werden kann.
- Erforderlich ab x Kalendertagen: Ein Nachweis ist erst ab der angegebenen Dauer erforderlich, z. B. bei einem Krankenstand ab dem 3. Tag. Bei kürzeren Anträgen ist der Nachweis optional. Diese Option gibt es nur bei tagesbasierten Arbeitszeitarten.
Hinweis: Die geänderte Einstellung gilt erst für neue Anträge.
Schritt 4: Klicken Sie auf Speichern.
3. Nachweis hinzufügen
Pro Antrag können Sie bis zu 5 Dateien mit jeweils maximal 20 MB hinzufügen. Erlaubt sind Bilder und PDF-Dateien.
Solange der Antrag den Status beantragt oder in Freigabe hat und der Nachweis noch nicht akzeptiert oder abgelehnt wurde, können Sie Nachweise ergänzen, bearbeiten oder löschen. Sie können Dateien auch schrittweise hochladen, z. B. eine Datei bei der Antragsstellung und eine weitere am nächsten Tag.
3.1. Im Web
Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Antrag oder öffnen Sie einen bestehenden Antrag unter Anträge → Urlaub & Abwesenheit.
Schritt 2: Fügen Sie im Bereich Nachweise eine oder mehrere Dateien hinzu – über Dateien durchsuchen oder per Drag & Drop.
Schritt 3: Klicken Sie auf Beantragen bzw. Speichern.
Administratoren und berechtigte Teamleiter können Nachweise auch für Mitarbeiter ergänzen. Dazu bearbeiten sie den Antrag unter Anträge → Alle Anträge.
3.2. In der App
In der timr App wählen Sie Nachweise über Kamera, Fotomediathek, Dateien oder den Dokumentenscanner aus. Mit dem Dokumentenscanner fassen Sie mehrere Seiten zu einer PDF-Datei zusammen.
Sie können einen Nachweis zu einem bereits eingereichten Antrag hinzufügen. Bei minutenbasierten Arbeitszeitarten wie Arztgang geht das auch schon, während die Arbeitszeit noch läuft.
3.2.1 Nachweis zu einem eingereichten Antrag hinzufügen
Schritt 1: Öffnen Sie den Antrag, z. B. über das Dashboard oder den Verlauf.
Schritt 2: Tippen Sie auf Bearbeiten.
Schritt 3: Fügen Sie im Bereich Nachweise eine oder mehrere Dateien hinzu.
Schritt 4: Tippen Sie auf Speichern.
Tipp: Nach dem Erstellen eines tagesbasierten Antrags gelangen Sie über Nachweise hochladen direkt zum Bearbeiten-Screen.
3.2.2 Nachweis während der laufenden Arbeitszeit hinzufügen
Diese Möglichkeit gibt es bei minutenbasierten, antragspflichtigen Arbeitszeitarten, für die ein Nachweis Optional oder Erforderlich eingestellt ist. So halten Sie z. B. die Zeitbestätigung noch in der Arztpraxis fest.
Schritt 1: Starten Sie die Arbeitszeitart, z. B. Arztgang, oder wechseln Sie darauf.
Schritt 2: Tippen Sie in der laufenden Arbeitszeit beim Nachweis auf Hinzufügen.
Schritt 3: Fügen Sie eine oder mehrere Dateien hinzu.
Schritt 4: Stoppen Sie die Arbeitszeitart oder wechseln Sie auf eine andere, sobald Sie zurück sind.
Beim Stoppen oder Wechseln erstellt timr einen Antrag und übernimmt die Dateien automatisch als Nachweis. Noch nicht hochgeladene Dateien bleiben auch offline erhalten und werden bei der nächsten Synchronisation übertragen. Solange die Arbeitszeit läuft, können Sie hinzugefügte Dateien wieder entfernen.
Hinweis: Bei einer laufenden Arbeitszeit mit Nachweis können Sie die Arbeitszeitart nicht nachträglich ändern. Nutzen Sie stattdessen Wechseln oder Stopp.
4. Status des Nachweises
Den Status des Nachweises zeigt der Antrag als Badge an – im Web und in der App, z. B. im Dashboard, im Verlauf und in der Detailansicht.
- Nachweis optional: Ein Nachweis ist möglich, aber nicht erforderlich.
- Nachweis fehlt: Ein Nachweis ist erforderlich, wurde aber noch nicht hinzugefügt.
- Nachweis ungeprüft: Ein Nachweis wurde hinzugefügt und wartet auf die Prüfung.
- Nachweis akzeptiert: Der Nachweis wurde akzeptiert.
- Nachweis abgelehnt: Der Nachweis wurde abgelehnt.
5. Nachweis prüfen
Den Nachweis prüfen Sie zusammen mit dem Antrag.
Schritt 1: Navigieren Sie zu Anträge → Genehmigung.
Schritt 2: Öffnen Sie den Antrag.
Schritt 3: Öffnen Sie die angehängten Dateien oder laden Sie sie herunter und prüfen Sie sie.
Schritt 4: Akzeptieren Sie den Nachweis und klicken Sie auf Genehmigen – oder lehnen Sie ihn ab und klicken Sie auf Ablehnen.
Dabei gilt:
- Einen Nachweis akzeptieren oder lehnen Sie immer zusammen mit dem Antrag ab.
- Wird der Nachweis abgelehnt, kann der Antrag nicht genehmigt werden.
- Ist ein Nachweis erforderlich, kann der Antrag im letzten Freigabeschritt erst genehmigt werden, wenn ein Nachweis vorliegt und akzeptiert wird.
- Bei mehrstufigen Freigabeprozessen kann ein späterer Freigabeschritt die Bewertung eines früheren Schritts ändern.
Hinweis: Nachweise sehen nur Administratoren, Teamleiter und Personen, die als Freigabeberechtigte festgelegt sind. Vertretungen sehen Nachweise nicht. Ist eine Vertretung der einzige Freigabeschritt, kann ein Antrag mit erforderlichem Nachweis daher nicht genehmigt werden. Passen Sie in diesem Fall den Freigabeprozess an.
Mehr zur Genehmigung von Anträgen erfahren Sie im Artikel Urlaub oder andere Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen.
6. Tipps und Hinweise
- Wird ein Antrag gelöscht, werden auch die Nachweise gelöscht. Bei einem Storno bleiben die Nachweise erhalten.
- Administratoren und berechtigte Teamleiter können Nachweise auch bei bereits genehmigten Anträgen löschen, z. B. wenn ein Nachweis versehentlich eine Diagnose enthält.
- Am Terminal können keine Nachweise hinzugefügt werden.
7. Häufige Fragen
Kann ich einen Nachweis nachreichen?
Ja. Solange der Antrag den Status beantragt oder in Freigabe hat und der Nachweis noch nicht geprüft wurde, können Sie jederzeit Dateien hinzufügen – im Web und in der App.
Was passiert, wenn die Einstellung der Arbeitszeitart geändert wird?
Bestehende Anträge behalten die Einstellung, die beim Erstellen galt. Die Änderung gilt nur für neue Anträge.
Was passiert, wenn ich bei einem tagesbasierten Antrag die Dauer verlängere?
Solange der Antrag noch bearbeitet werden kann, passt sich die Nachweispflicht an. Verlängern Sie z. B. einen Krankenstand über die eingestellte Grenze hinaus, wechselt der Status von Nachweis optional zu Nachweis fehlt.
Welche Dateiformate sind erlaubt?
Bilder und PDF-Dateien – bis zu 5 Dateien mit jeweils maximal 20 MB pro Antrag.
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