Arbeitszeitmodell Beispiele für "Minijobber"

Bei Minijobbern bzw. Freelancern unterscheiden wir, wie die Vorgaben lt. Dienstvereinbarung oder Arbeitsvertrag aussehen.

Je mehr Vorgaben (zB fixe Stunden oder feste Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Feiertage), ist eine Initialisierung mit festgelegtem Arbeitszeitmodell (Pkt. 1) sinnvoll. Erfolgt die Zeiteinteilung frei, wählen Sie die Variante ohne Initialisierung (Pkt. 2). 

1. Konto wird initialisiert

1.1. Mitarbeiter arbeitet an fixen Tagen

1.2. Mitarbeiter kann sich die Zeit frei einteilen 

2. Konto wird nicht initialisiert

3. Fixe monatliche Sollstunden anpassen

1. Konto wird initialisiert

Wann ist es sinnvoll mit Arbeitszeitmodell und Zeitkonto zu arbeiten:

- Es gibt eine bestimmte Stundenanzahl lt. Vereinbarung oder Dienstvertrag 

- Abwesenheiten und Urlaubsansprüche sollen mitgeführt werden

- Das Zeitkonto soll mitgeführt werden

- Sie benötigen den Stundennachweis

- Der Mitarbeiter hat Anspruch auf anteilige Feiertage

1.1. Mitarbeiter hat fixe Tage

Die Vorgaben für unser Beispiel: Die wöchentlich vereinbarten 10 Stunden werden an 3 Tagen verteilt abgearbeitet. Der Mitarbeiter kann nach Absprache auch an anderen Tagen arbeiten. Urlaub und Abwesenheiten werden ebenfalls erfasst. Der Mitarbeiter ist insgesamt 3 Monate im Unternehmen. 

1.1.1 Arbeitszeitmodell erstellen

Die vorgegebenen 10 Stunden werden auf die festgelegten  3 Tage aufgeteilt. 

1.1.2 Initialisierung

Die Initialisierung führen Sie im Zeit- & Urlaubskonto/Alle Konten beim entsprechenden Benutzer durch (siehe Mitarbeiter Zeitkonto einrichten) und sieht dann folgendermaßen aus:

Markierung 1: Sie initialisieren einen neuen Mitarbeiter ("Mitarbeiter beginnt neu im Unternehmen")

Markierung 2: Im nächsten Fenster wählen Sie das vorbereitete Arbeitszeitmodell aus

Markierung 3: Weil sich die Stundenanzahl je Arbeitstage unterscheidet, wählen wir die Einheit "Stunden" für das Urlaubskonto (siehe Urlaubskonto in "Stunden")

Markierung 4: In unserem Beispiel sind die Arbeitszeiten auf 3 Tage aufgeteilt. Der Anspruch pro Jahr ist daher 15 Tage (Berechnung: 3 Arbeitstage * 5 Wochen = 15 Urlaubstage). Sie können diese Angaben aber auch leer lassen.

Markierung 5: Da der Mitarbeiter nur 3 Monate im Unternehmen ist, wählen wir einen Start für das Urlaubsjahr, der nach diesen 3 Monaten liegt (Dauer der Anstellung im Beispiel: 1.11.-31.1.). So vermeiden wir, dass Urlaubstage automatisch auf das Konto gebucht werden.

Markierung 6: Bei festgelegten Arbeitstagen gelten auch die gesetzlichen Feiertage, daher wird auch ein Feiertagskalender hinterlegt.

Markierung 7: Geben Sie das Startdatum für die Aufzeichnung ("Erster Arbeitstag") ein.

Markierung 8: Da der Mitarbeiter im Beispiel nur 3 Monate im Unternehmen ist, geben wir hier den anteiligen Urlaub (Erstjahresurlaub aliquot) für diese 3 Monate ein. Achten Sie bei der Umrechnung auf die Darstellung: Wir haben hier die Zeit dezimal eingegeben. Die Darstellung im Zeitkonto erfolgt dann in Minuten. Achten Sie auch darauf, ob Sie Stunden oder Tage als Einheit des Urlaubskontos angegeben haben. 

1.1.3 Stundennachweis und Stundenkonto

Markierung 1: Wurde ein Arbeitszeitmodell hinterlegt, sind Sollstunden hinterlegt.

Markierung 2: Es sind auch Einträge an nicht festgelegten Arbeitstagen möglich. In der Spalte "Soll" steht dann "0:00". 

Markierung 3: Sie sehen den Zeitraum, für den die Vorschau erstellt wurde und den Status für diesen Zeitraum.

Markierung 4: Bei Minijobbern ist die Überprüfung der festgelegten Stunden am einfachsten über die Wochenarbeitszeit möglich.

Die Ansicht im Stundenkonto:

Markierung 1: Blenden Sie hier die Hinweise der Überprüfung ein/aus. Nach dem Abschluss eines Zeitraums verschwinden die Hinweise. Sie werden darauf hingewiesen, dass Arbeit an einem nicht festgelegten Arbeitstag erfasst wurde. Dieser Hinweis lässt sich auch deaktivieren.

Markierung 2: Sie sehen den Status des Zeitkontos mit den Angaben, welcher Zeitraum berücksichtigt wurde. 

Markierung 3: Sie sehen den Zeitraum, Status und Einheit des Urlaubskontos

1.2 Freie Zeiteinteilung

Die Vorgaben für unser Beispiel: Lt. Vereinbarung können die wöchentlich vorgegebenen 10 Stunden frei eingeteilt werden. Urlaub und Abwesenheiten werden erfasst. Der Mitarbeiter ist insgesamt 3 Monate im Unternehmen. 

1.2.1 Arbeitszeitmodell erstellen

Die vorgegebenen 10 Stunden werden gleichmäßig auf 5 Wochentage verteilt. 

1.2.2 Initialisierung

Die Initialisierung führen Sie im Zeit- & Urlaubskonto/Alle Konten beim entsprechenden Benutzer durch (siehe Mitarbeiter Zeitkonto einrichten). 

Markierung 1: Sie initialisieren einen neuen Mitarbeiter ("Mitarbeiter beginnt neu im Unternehmen")

Markierung 2: Im nächsten Fenster wählen Sie das vorbereitete Arbeitszeitmodell aus

Markierung 3: Da die Stunden gleichmäßig auf die Wochentage verteilt sind, wählen wir die Einheit "Tage" für das Urlaubskonto (siehe Urlaubskonto in Stunden oder in Tagen führen).

Markierung 4: In unserem Beispiel sind die Arbeitszeiten auf 5 Tage aufgeteilt. Der Anspruch pro Jahr ist 25 Tage. Die Berechnung lautet 5 Arbeitstage * 5 Wochen Urlaub = 25 Urlaubstage. Der Anspruch für 3 Monate ist daher: 25 Urlaubstage / 12 Monate * 3 Monate = 6,25 Urlaubstage. 

Markierung 5: Da der Mitarbeiter nur 3 Monate im Unternehmen ist, wählen wir einen Start für das Urlaubsjahr, der nach diesen 3 Monaten liegt, damit die Urlaubstage nicht automatisch aufgebucht werden.

Markierung 6: Bei festgelegten Arbeitstagen gelten auch die gesetzlichen Feiertage, daher wird auch ein Feiertagskalender hinterlegt.

2. Konto wird nicht initialisiert

Wann reicht die Aufzeichnung ohne Initialisierung:

- Arbeit auf Abruf: es sind keine festen Stunden vorgegeben

- Urlaube und Abwesenheiten brauchen nicht aufgezeichnet werden
   oder müssen nicht über das Urlaubskonto verwaltet werden

- Ein Arbeitszeitbericht ist ausreichend 

- Es muss kein Zeitkonto (kein Stundennachweis) mitgeführt werden

Mitarbeiter buchen wie gewohnt die Arbeitszeit bzw. Projektzeit. Es wird keine Initialisierung durchgeführt, das bedeutet: kein Arbeitszeitmodell, keine Überprüfung von Regeln, kein Zeitkontostatus und keine Abschlüsse.

Gearbeitete bzw. gebuchte Stunden finden Sie aufgelistet unter "Berichte/Arbeitszeit". Dieser Arbeitszeitbericht kann als PDF gedruckt oder auch zB als Excel File exportiert werden. 

Markierung 1: wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus

Markierung 2: Filtern Sie nach der gewünschten Arbeitszeitart. Wird kein Filter gesetzt, werden alle gebuchten Zeiten angeführt. 

Markierung 3: Wählen Sie den Benutzer aus.

Über Druck/Export können Sie nun die gewünschten Zeiten zB als PDF drucken, oder als XLS exportieren.

Wird für den Export kein Filter gesetzt, werden alle gebuchten Zeiten aufgelistet. Das bedeutet, dass auch Abwesenheiten aufgelistet werden wenn diese gebucht wurden (zB Arztbesuche). Möchten Sie die reine Anwesenheitszeit (hier im Beispiel Bürozeit), dann filtern Sie speziell nach dieser Anwesenheit.

Die abzurechnenden Stunden in unserem Beispiel wären also nur 39, da 4 Stunden Arztbesuch gebucht wurden, die von den Gesamt 43 Stunden abgezogen werden müssen.

Hinweis: Tagesabwesenheiten wie zB Urlaub benötigen ein hinterlegtes Arbeitszeitmodell und können daher ohne Initialisierung nicht erfasst werden. 

3. Fixe monatliche Sollstunden

Sind mit Praktikanten monatliche Sollstunden festgelegt, so kann das durch die unterschiedliche Länge der Monate nicht immer korrekt dargestellt werden. In diesem Fall ist derzeit nur ein "Workaround" über die Arbeitszeitart "Aussetzung" möglich. 

Beispiel: Die vertraglich vereinbarte Sollarbeitszeit beträgt 42 Stunden pro Monat. Die tägliche Sollarbeitszeit wird im Arbeitszeitmodell auf Mo - Fr jeweils 2 Stunden aufgeteilt. Für Mai beträgt die Sollarbeitszeit korrekt 42 Stunden, für den Juni allerdings 44 Stunden. Sie können nun, indem Sie einen Tag über die Kategorie "Aussetzung" ausbuchen, die Sollzeit um 2 Stunden reduzieren.