Zur Weiterleitung der Zeit- und Urlaubssalden an die Lohnverrechnung sowie für Auswertungen steht in timr ein Excel oder PDF Export zur Verfügung. Sie können die Daten jedes Abschluss-Zeitpunkts exportieren und diese einzeln oder über eine gewisse Zeitspanne gesammelt exportieren.
1. Daten von Abschlüssen exportieren
Öffnen Sie im "Zeit- & Urlaubskonto" den Menüpunkt "Alle Konten". Rechts oben öffnet sich über die Option "Export" ein Dialogfenster.
Zur Auswahl stehen hier alle Zeitpunkte der Abschlüsse. Wählen Sie das Datum aus, für das Sie die Abschlusssalden exportieren möchten. Alternativ können Sie auch eine Zeitspanne wählen. Damit werden die Daten der entsprechenden Abschlüsse, die innerhalb dieser Zeitspanne liegen, gesammelt exportiert.
Möchten Sie beispielsweise eine Jahresübersicht über die Krankheitstage oder Homeoffice Tage des letzten Jahres haben, geben Sie von "31.01.23" bis "31.12.23" ein.
Wählen Sie außerdem, ob Sie eine Übersicht als Excel-Datei (Darstellung der Minuten in Minuten oder Dezimal möglich) (Markierung 1) oder die Stundennachweise pro Mitarbeiter exportieren wollen (Markierung 2). Es werden die Daten derjenigen Mitarbeiter exportiert, für die zu diesem Datum ein Abschluss gemacht wurde bzw. jene Daten, die in der Zeitspanne enthalten sind.
Sie können entweder alle Abschlüsse exportieren oder bestimmte Benutzer bzw. Organisationen (Enterprise Plan) filtern.
2. Inhalte des Excel Exports
Die exportierte XLS Datei enthält folgende Tabellenblätter:
2.2. Überstunden und Zuschläge
2.1. Übersicht Zeit- und Urlaubskonto
In dieser Ansicht erhalten Sie einen Überblick über den Status des Zeit- und Urlaubskontos zum Zeitpunkt des Abschlusses.
Die Inhalte entsprechen den Daten, die Sie auf den einzelnen Stundennachweisen finden:
2.2. Übersicht Überstunden & Zuschläge
Das Modul "Überstunden und Zuschläge" ist derzeit im Beta Test. Ist das Modul aktiviert und wurden Regeln für Überstunden und Zuschläge erstellt, sehen Sie hier die Summen der Stunden, die auf Basis der jeweiligen Regeln angefallen sind und den Status des Überstundenkontos.
2.3. Übersicht Auszahlungen
In dieser Ansicht sehen Sie die Details der einzelnen Auszahlungen, die in dem Zeitraum getätigt wurden. Diese Übersicht können Sie sich auch einzeln exportieren, siehe 3. Auszahlungen exportieren.
2.4. Übersicht Stunden nach Arbeitszeitarten aufgeschlüsselt
In der Übersicht "Arbeitszeitarten" sind alle Stunden des Zeitraums nach Kategorie und Arbeitszeitart aufgeschlüsselt. (Ihre angelegten Arbeitszeitarten finden Sie unter "Verwaltung/Arbeitszeitarten".)
2.5. Übersicht der Abwesenheiten
In dieser Übersicht werden alle Abwesenheiten in Tagen aufgelistet. Berücksichtigt werden alle Abwesenheiten, also solche, die über Anträge laufen und auch die, die selbst eingetragen werden können.
Markierung 1: Wird ein Urlaub über Antrag und einen Datumsbereich mit Nicht-Arbeitstagen erfasst, unterscheiden sich Arbeitstage und Kalendertage.
Markierung 2: Wird die Abwesenheit/Urlaub direkt erfasst (ohne Antragsfunktion), wird bei Nicht-Arbeitstagen der Eintrag unterbrochen. Es gibt also 2 Einträge.
2.5.1. Monatsabgrenzung
Monatsübergreifende Buchungen werden je Monat abgegrenzt.
Beispiel:
26.10. – 02.11. Krank wird wie folgt abgegrenzt:
Oktober Export: 26.10. – 31.10. Krank
November Export: 01.11. – 02.11. Krank
2.5.2. Abwesenheit wurde per Antrag erfasst
Wird eine Abwesenheit über die Antragsfunktion gebucht, gibt es keine Unterbrechung bei Nicht-Arbeitstagen (Markierung 1). Sie sehen in der Tabelle die Arbeitstage und die Kalendertage angeführt.
Beispiel:
Abwesenheit von 02.01. - 18.01.
Die Abwesenheit wird auch im Kalender als durchgehende Abwesenheit angezeigt.
2.5.3. Unterbrechung an Nicht-Arbeitstagen falls Abwesenheit selbständig (ohne Antrag) erfasst wurde
Wird eine Abwesenheit direkt erfasst, also nicht über die Antragsfunktion gebucht, gibt es eine Unterbrechung bei Nicht-Arbeitstagen (Markierung 2).
Beispiel:
Mo 2.1. – Mi 11.1. ergibt 2 Perioden:
Mo 2.1. – Fr 6.1.
Mo 9.1. – Mi 11.1.
Hinweis: Diese Darstellung wird noch geändert und soll auch bei direkter Erfassung durchgehend gebucht und ausgewiesen werden.
3. Auszahlungen exportieren
Sie haben die Möglichkeit, die Auszahlungen eines ausgewählten Monats als Excel-Datei oder PDF zu exportieren. Auch hier können Sie wählen, ob die Minuten als Minuten oder in Dezimalschreibweise dargestellt werden sollen.
3.1. Excel-Export
Im Excel-Export werden die Details zu den einzelnen Auszahlungen abgedruckt.
3.2. PDF-Export
Sie bekommen mit dem PDF-Export eine Übersicht über die einzelnen Auszahlungen sowie der Gesamtauszahlung im ausgewählten Monat.
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